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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Rechnung ohne Steuernummer

Wer bislang nur Rechnungen bezahlt, aber noch nie selbst eine geschrieben hat, der wird sich vermutlich einige Fragen stellen. Vor allem die Frage, ob man eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben darf. Und wie denn eine korrekte Rechnung überhaupt aussieht.

Welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen und wie du eine rechtskonforme Rechnung schreibst, erfährst du in diesem Beitrag.

Keine Lust zu lesen? Alles wichtige ist auch in unserem Video zum Thema Rechnung ohne Steuernummer erklärt:

Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen?

Die Antwort auf diese Frage lautet vorerst: NEIN! Die Steuernummer ist in jedem Fall auf einer Rechnung anzugeben. Sie ist Teil der Pflichtangaben, welche auf jeder Rechnung aufgeführt werden müssen. Dies regelt § 14 UStG. Wer hingegen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, also beide Nummern besitzt, der kann die Steuernummer durch die USt.-IdNr. ersetzen. Es gibt allerdings darüber hinaus zwei Ausnahmefälle, auf welche später nochmal näher eingegangen wird. 

Pflichtangaben einer Rechnung

Wer falsche oder fehlerhafte Rechnungen ausstellt, der könnte Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, sich von Anfang an, an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Erstelle also direkt deine Rechnungen anhand folgender Checkliste.

Diese Pflichtangaben gehören in jede Rechnung:

  • Name und Anschrift der Firma
  • Falls vorhanden: Registernummer und Registergericht
  • Rechnungsadresse - also der vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (erfahre hier in welchem Fall du welche Nummer angeben musst)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, individuell für jede Rechnung einzeln zu erstellen
  • Übersichtliche Auflistung der erbrachten Leistung/en
  • Leistungsdatum – Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Rechnungsbetrag bestehend aus Rabatten/ Skonto zzgl. Steuern und Aufschlägen

Wichtig: Es empfiehlt sich auf jeden Fall, eine Angabe zur Zahlungsfrist bzw. zum Zahlungsziel zu machen. So kann dort “zahlbar binnen 7 Werktage” stehen, oder aber ähnliche Formulierungen.

Tipp: So vergisst du nie wieder die Pflichtangaben auf Rechnungen

Keine Lust deine Rechnungen selbst in Word zu schreiben? Lade dir einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben herunter. Doch Achtung, Rechnungsvorlagen sind nicht automatisch GoBD-konform. Du musst alle Platzhalter ersetzen und die fortlaufende Rechnungsnummer händisch ergänzen!

Rechnungsvorlage-sevDesk

Dir reicht eine Rechnungsvorlage nicht und du möchtest lieber auf der ganz sicheren Seite stehen? Dann nutze jetzt das GoBD-konforme Rechnungsprogramm sevDesk und erstelle einfach und schnell rechtssichere Rechnungen!

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Rechnung stellen ohne Steuernummer – die Ausnahmen!

Rechnungen ohne Steuernummer auszustellen geht in zwei Ausnahmefällen, hier ist es jedoch wichtig zu unterscheiden, ob du Privatperson oder Unternehmer bist!

Eine Rechnung ohne Steuernummer zu schreiben geht lediglich bei folgenden Ausnahmen:

Achtung bei Rechnungen ins EU-Ausland!

Stellst du als Unternehmer eine Rechnung ins EU-Ausland, musst du anstatt deiner Steuernummer deine Umsatzsteuer ID und die des Rechnungsempfänger auf die Rechnung schreiben! Mehr dazu kannst du in diesem Abschnitt nachlesen.

Rechnung stellen ohne Steuernummer – die Kleinbetragsrechnung!

Für eine Rechnung ohne Steuernummer als Unternehmer gibt es, wie bereits erwähnt, Ausnahmen: Die Kleinbetragsrechnung. Dabei handelt es sich um Rechnungen mit einem geringfügigen Betrag bis maximal 250 Euro. Bis zu diesem Betrag müssen Rechnungssteller keine Steuernummer ausweisen. Wer jedoch Umsatzsteuer ausweisen muss oder dies freiwillig tut, der muss diese in den 250 Euro einbeziehen.

Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung

Kleine Beträge können per Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden. Die Steuernummer muss dann nicht enthalten sein und auch sonst sind die umsatzsteuerlichen Vorgaben etwas lockerer. So müssen auf einer solchen Rechnung weit weniger Angaben gemacht werden:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name des Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsbezeichnung
  • Entgelt (Steuerbetrag und Hinweis auf Steuerbefreiung)

Willst du bezüglich aller Pflichtangaben auf Nummer sicher gehen kannst du auch einfach unser kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster verwenden.

Kleinbetragsrechnung Vorlage
Kleinbetragsrechnung Vorlage zum Herunterladen

Rechnung ohne Steuernummer - die Privatrechnung!

Generell dürfen auch Privatpersonen eine Rechnung ausstellen, auch ganz ohne Steuernummer oder Gewerbe und Finanzamt. Nämlich dann, wenn sich die Leistung auf eine einmalige Sache bezieht und keine freiberufliche Tätigkeit darstellt. Vielleicht hast du für deinen Kumpel eine Website entworfen und möchtest ihm nun deinen Freundschaftspreis in Rechnung stellen. Das Webdesign ist allerdings nur ein Hobby von dir und gehört nicht zu deinem Beruf. In diesem Fall kannst du ganz einfach eine private Rechnung schreiben.

Hinweis für Privatdienstleistungen

Du könntest den Hinweis auf Privatdienstleistung wie folgt formulieren: “Bei den in dieser Rechnung aufgeführten Leistungen, handelt es sich um eine private Dienstleistung. Aus diesem Grund wird gemäß § 19 UStG. keine Umsatzsteuer ausgewiesen.” Mit einer Rechnungsvorlage für Privatpersonen kannst du dies einfach und schnell erstellen.

Wie privat eine Rechnung schreiben ohne Steuernummer?

Eine Privatrechnung sieht nicht so viel anders aus, als es bei einer Gewerberechnung der Fall ist. Die gleichen Pflichtangaben sind notwendig.

Wichtig: Privatpersonen sind generell nicht umsatzsteuerpflichtig und müssen diese folglich auch nicht ausweisen. Trotzdem kann der Auftraggeber aber darauf bestehen, dass du Umsatzsteuer ausweist. Dies wird er aus dem Grund tun, da er diese bei sich bei der Vorsteuer abziehen kann. Wende dich in solchen Fällen an das Finanzamt und frage nach, wie du dich verhalten sollst. Wer Umsatzsteuer ausweist, der muss sie im Anschluss an das Finanzamt abführen.

Hinweis wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst:

Falls du eine Rechnung als Kleinunternehmer stellst, entfällt für dich das Ausweisen der Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt. Wichtig ist jedoch, dies auf der Rechnung zu vermerken. Es genügt ein kurzer Satz: “Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.” Der Begriff Kleinunternehmerregelung muss nicht zwingend enthalten sein. Mithilfe einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer hast du diesen Hinweis bereits integriert und musst nur noch die Angaben individuell anpassen.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Wer eine USt.Id-Nr. hat, der kann die Steuernummer weglassen. Aber wo genau ist der Unterschied zwischen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Steuernummer? Und wann brauchst du welche Nummer auf deiner Rechnung?

Art Erklärung
Steuernummer: Weitere Infos dazu in unserem Artikel zum Thema Steuernummer Einzigartige 13-stellige Nummer.
Erhält jede Person und jedes Unternehmen vom Finanzamt
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Weitere Infos dazu in unserem Artikel zum Thema Umsatzsteuer-ID Einzigartige 10-13-stellige Nummer.
Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.
Ersetzt die Steuernummer.

Umsatzsteuer ID statt Steuernummer bei Rechnungen ins EU Ausland!

Wer zum Ausweisen der Umsatzsteuer verpflichtet ist und eine Rechnung ins EU Ausland stellen möchte, der muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-ID ist dann nicht möglich. Dies gilt nicht nur für die eigene Umsatzsteuer ID, sondern auch für Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers, sofern dieser Unternehmer ist. Rechnungen, die ins EU-Ausland gehen, enthalten also in diesem Fall zwei Identifikationsnummern.

Merke dir also ganz einfach Folgendes:

Sitz des Rechnungsempfängers Angabe auf der Rechnung
Inland Steuernummer
EU-Ausland Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wer noch keine solche Nummer hat, der muss diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Unternehmer können dies entweder postalisch, telefonisch oder per E-Mail erledigen.

Rechnungsprogramm für eine einfache Rechnungsstellung

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, der könnte sich nach einem passenden Rechnungsprogramm umsehen. Denn es bietet eine leichte Bedienbarkeit und macht die Rechnungsstellung in nur wenigen Klicks möglich. Dabei werden dem Unternehmer unterschiedliche Einsatz- und Funktionsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt.

online Rechnungsprogramm
Rechnungen online mit einem Rechnungsprogramm erstellen

Beispielsweise kannst du die hinterlegten Daten deines Kunden mit einem Klick auf die Rechnung übertragen. Sämtliche Pflichtangaben sind auf den Rechnungen automatisch integriert. Musst du Umsatzsteuer ausweisen, so wird auch sie anhand der geltenden Steuersätze berechnet. So machst du es dir möglichst einfach und hältst dich gleichzeitig an alle rechtlichen Vorlagen. Gleichzeitig kannst du aber auch dein ganz individuelles Rechnungsdesign erstellen.

Zusammenfassung

Rechnung schreiben ohne Steuernummer – das geht! Vorausgesetzt, der Unternehmer kann diese durch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzen. Ansonsten funktioniert dies nur, wenn es sich um einen Kleinbetrag und um eine private Rechnung handelt. In allen anderen Fällen muss der Unternehmer eine der beiden Nummern auf seiner Rechnung ausweisen. Wer ein Gewerbe anmeldet und sich selbstständig machen möchte, der erhält seine Steuernummer vom Finanzamt zugeschickt. Die Umsatzsteuer-ID folgt, sobald das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig wird.

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