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Rechnungen schreiben leicht gemacht

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Rechnung schreiben ohne Gewerbe

Wer privat etwas verkaufen oder eine Dienstleistung anbieten möchte, stellt sich natürlich die Frage: Rechnung schreiben ohne Gewerbe, ist das möglich? Aber auch Freiberufler ohne Gewerbeschein fragen sich vielleicht, was sie beim Schreiben von Rechnungen von Gewerbetreibenden unterscheidet, die beim Gewerbeamt gemeldet sind.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie man Rechnungen ohne Gewerbe schreibt und wer überhaupt Rechnungen auch ohne Gewerbe schreiben darf.

Keine Lust zu lesen? Alle Informationen und Erklärungen erhältst du auch in unserem Video zum Thema Rechnung schreiben ohne Gewerbe:

Rechnungen schreiben ohne Gewerbe - geht das?

Die Antwort auf diese Frage ist: Ja, auch ohne Gewerbe darf man Rechnungen schreiben.

Im Prinzip darf sogar jeder Rechnungen schreiben, man braucht dafür nicht zwingend ein angemeldetes Gewerbe. Privatpersonen können zum Beispiel anderen Privatpersonen Rechnungen stellen; der Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin sind dann Schuldner bzw. Schuldnerin. Hierbei handelt es sich um eine Privatrechnung. Dabei müssen jedoch die Freibeträge für Privatpersonen beachtet werden, sonst bekommst du es schnell mit dem Finanzamt zu tun!

Aber nicht jede Rechnung ohne Gewerbe ist eine Privatrechnung: Die Rechnungserstellung von Freiberuflern und Freiberuflerinnen im Rahmen ihrer Tätigkeit erfolgt ebenfalls ohne Gewerbe.

Rechnung ohne Gewerbe schreiben - die zwei Anwendungsfälle

Merke: Rechnung ohne Gewerbe schreiben - das geht! Nämlich in den folgenden zwei Anwendungsfällen:

Pflichtangaben für eine Rechnung ohne Gewerbe

Schreibst du eine Rechnung ohne Gewerbe, richten sich die Pflichtangaben nach den unterschiedlichen oben genannten Anwendungsfällen - bist du Freiberufler oder Privatperson oder vielleicht sogar freiberuflicher Kleinunternehmer?

Du bist dir nicht sicher? Dann vergewissere dich in unserem Beitrag zum Thema Freiberufler und unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung, ob du unter die entsprechenden Merkmale fälls.

In folgender Übersicht findest du die Pflichtangaben einer Rechnung ohne Gewerbe nach verschiedenen Anwendungsfällen:

Angabe Privatperson Freiberufler Freiberuflicher Kleinunternehmer
(*gilt bei Rechnungen über 250 Euro brutto)
Vollständiger Name & Anschrift Leistungsempfänger
Vollständiger Name & Anschrift des Leistungserbringers
Steuernummer oder Umsatzsteuer ID
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge bzw. Umfang und Art der Lieferung oder Leistung
Rechnungsbetrag
Steuerbetrag
Anzuwendender Steuersatz
Liefer- oder Leistungszeitpunkt
Sonstige Hinweise Hinweis auf Privatverkauf oder Dienstleistung Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Wichtig: Bei Gesellschaften muss der Firmennamen mit vollständigem Namen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Geschäftsführers genannt werden.

Achtung Ausnahme - die Kleinbetragsrechnung!

Juristische Personen, Selbstständige und Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen müssen zwischen Bruttorechnungsbeträgen unter 250 Euro und darüber unterscheiden. Unter 250 Euro handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, für die die bereits genannten Angaben auf der Rechnung ausreichen. Bei einem Bruttorechnungsbetrag über 250 Euro besteht die Pflicht, die Rechnung um folgende Angaben zu ergänzen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
  • Steuernummer
  • Rechnungsnummer, wenn mehr als eine Rechnung ausgestellt wird (die Nummerierung muss seit 2008 nicht mehr fortlaufend erfolgen, sondern lediglich so, dass die vergebene Nummer pro Rechnung nur einmal vorkommt)
  • Datum der Lieferung beziehungsweise Leistung
  • Nettobeträge mit anzuwendendem Steuersatz, einzeln aufgelistet und unterteilt nach Steuersätzen und Steuerbefreiung
  • Bruttorechnungsbetrag mit Steuerbetrag

Darauf musst du achten, wenn du eine Rechnung ohne Gewerbe schreibst

Grundsätzlich unterscheidet sich eine Rechnung ohne Gewerbe nicht von einer „normalen“ Rechnung im geschäftlichen Sinne (bedeutet Privatgeschäfte ausgenommen). Das heißt, du solltest darauf achten, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind. Bei einer Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro entfallen einige Angaben. In jedem Fall musst du die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung erwähnen, wenn du ein Kleingewerbe angemeldet hast und somit einer Steuerbefreiung unterliegst.

Tipps, wie du eine Rechnung ohne Gewerbe schreibst - noch schneller!

Als Buchhaltungssoftware für Freiberuflerinnen und Freiberufler eignet sich sevDesk hervorragend, um Rechnungen ohne Gewerbe zu schreiben. Aber auch Gewerbetreibende mit Gewerbeschein profitieren vom Einsatz eines Rechnungsprogramms: zum einen durch die zahlreichen Rechnungsvorlagen und zum anderen durch das Rechnungsdesign, das automatisch dafür sorgt, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung zu finden sind.

Daher ist sevDesk auch als Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen mit einem Kleingewerbe die richtige Lösung.

Mehr zu sevDesk

Privatrechnung korrekt ausstellen

Um eine Rechnung ohne Gewerbe handelt es sich auch bei einer Privatrechnung. Hier geht es um die Rechnungsstellung zwischen Privatpersonen. Privatrechnungen unterscheiden sich vom Grundsatz her kaum von einer Gewerberechnung. Bei einer Privatrechnung entfallen allerdings die Angaben zu den Steuersätzen, weil man privat keine Umsatzsteuer erhebt. Auch die Frage nach der Kleinbetragsrechnung stellt sich nicht. Das bedeutet, dass Privatrechnungen folgende Angaben enthalten müssen:

  • vollständiger Name des Rechnungsstellers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
  • vollständige Adresse des Rechnungsstellers,
  • Datum der Rechnungsstellung,
  • handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
  • Menge beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
  • Hinweis auf einen Privatkauf

Eine Steuernummer ist bei einer Privatrechnung nicht nötig, auch eine Rechnungsnummer muss nicht angegeben werden. 

Hilfreich bei Privatrechnungen: Vorlage nutzen

Im Folgenden findest du eine Rechnungsvorlage für eine Privatperson. Diese enthält bereits alle Pflichtangaben und kann im Excel- oder Word-Format kostenlos heruntergeladen werden:

Rechnungsvorlage für eine Privatperson
Kostenlose Privatrechnung Vorlage
Privatrechnung Vorlage herunterladen

Zahlungsziel bei Privatrechnungen

Die häufig aufgestellte Behauptung, dass das Zahlungsziel ebenfalls zu den Pflichtangaben bei einer Rechnung gehört, ist schlichtweg falsch. Der für die Rechnungsstellung maßgebliche § 14 UStG fordert dies nicht. Trotzdem ist die Angabe eines Zahlungsziels auf einer Privatrechnung sinnvoll. Im Prinzip ist eine Rechnung sofort fällig, der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung ein. Weist der Rechnungssteller eine Privatperson nicht ausdrücklich auf diesen Umstand hin, gerät diese erst nach einer Mahnung in Verzug (BGB § 286, Verzug des Schuldners, Abs. 1).

Tipp: Zahlungsziel statt Mahnung

Eine Mahnung ist gemäß BGB § 286 Abs. 2 Satz 1 nicht nötig, wenn auf der Rechnung bereits ein Zahlungsziel genannt wird, denn der Rechnungsempfänger gerät nach Überschreiten der Frist automatisch in Verzug. So spart ein Zahlungsziel im Falle des Falles zusätzliche Arbeit, denn ein Schuldner muss nicht extra abgemahnt werden.

Freibeträge bei Privatrechnungen

Schreibt eine Privatperson eine Rechnung, wird dies zunächst immer als Privatverkauf gehandhabt. Wann sich eine private Rechnung in eine gewerbliche Rechnung umwandelt, hängt nicht von der Rechnungshöhe, sondern von anderen Kriterien ab.

Der einmalige Verkauf beispielsweise eines Ensembles antiker Möbel für 14.000 Euro oder des gebrauchten Ferrari für 130.000 Euro ist als singuläres Ereignis keine Grundlage, dich als Gewerbetreibenden bzw. Gewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerin einzustufen. Prinzipiell können Privatrechnungen in beliebigem Umfang und in beliebiger Höhe ausgestellt sein. Gefährlich wird es nur dann, wenn der Verkäufer die Angabe dieser Einnahme bei seiner Steuererklärung „vergisst“. Die Grenze zwischen legalem Verkauf und versuchter Steuerhinterziehung ist fließend.

Es gilt, dass Privatverkäufe bis zu 600 Euro im Jahr steuerfrei sind. Bei höheren Einkünften in diesem Bereich fällt Einkommensteuer an. Das ändert allerdings nichts daran, dass eine Privatrechnung auch bei einem höheren Rechnungsbetrag eine Privatrechnung bleibt.

Wiederkehrende Privatrechnungen

Den Charakter einer gewerblichen Tätigkeit unterstellen die Behörden immer dann, wenn es sich um wiederkehrende Rechnungen handelt.

Wer zum Beispiel alle Gegenstände aus einer Hausratsauflösung als Privatverkauf mit Rechnung an verschiedene Personen verkauft, den stuft das Finanzamt schnell als gewerblichen Verkäufer ein. Um die daraus resultierenden Folgen abzuwenden, muss der Betroffene nachweisen, dass es ein einmaliges Ereignis war. Auch wer mehrmals pro Jahr auf Rechnung den Rasen von Bekannten mäht, gilt häufig als Gewerbetreibender.

Der Status der Rechnung wandelt sich von einer Privatrechnung in eine gewerbliche Rechnung. Sowohl für Gewerbetreibende als auch Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen fallen sowie Abgaben zur Sozialversicherung an, Gewerbetreibende brauchen darüber hinaus eine Gewerbeanmeldung. Umsatzsteuerpflichtig werden neue Gewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen nur dann, wenn sie bei ihrer Anmeldung beim Finanzamt statt der Kleinunternehmerregelung (Kleingewerbe) gemäß § 19 UStG die Umsatzsteuerpflicht wählen oder ihre Einkünfte mehr als 22.000 Euro pro Jahr betragen.

Freie Berufe und Privatrechnung – das ist der Unterschied

Freiberufler können wie Privatpersonen ohne Gewerbe Rechnungen schreiben. Sie brauchen keine Gewerbeanmeldung bzw. keinen Gewerbeschein, obwohl für sie dieselben Vorschriften wie für Gewerbetreibende gelten. Wer zur Gruppe der Freiberufler und Freiberuflerinnen zählt, regelt § 18 EStG (Einkommensteuergesetz). Unter anderem sind dies:

  • Künstler, Übersetzerinnen, Schriftsteller
  • Ärztinnen, Zahnärzte, Tierärztinnen
  • Rechtsanwälte, Architektinnen

Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Berufe, die wie die eben genannten eine Rechnung ohne ein Gewerbe schreiben können. Weiter oben in diesem Ratgeber findest du die Pflichtangaben auf Freiberufler Rechnungen in der Übersicht oder du informierst dich dazu genauer in unserem Beitrag zum Thema Rechnungsstellung als Freiberufler

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