Rechnung schreiben ohne Gewerbe
Wer privat etwas verkaufen oder eine Dienstleistung anbieten möchte, stellt sich natürlich die Frage: Rechnung schreiben ohne Gewerbe, ist das möglich? Aber auch Freiberufler ohne Gewerbeschein fragen sich vielleicht, was sie beim Schreiben von Rechnungen von Gewerbetreibenden unterscheidet, die beim Gewerbeamt gemeldet sind.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie man Rechnungen ohne Gewerbe schreibt und wer überhaupt Rechnungen auch ohne Gewerbe schreiben darf.
Keine Lust zu lesen? Alle Informationen und Erklärungen erhältst du auch in unserem Video zum Thema Rechnung schreiben ohne Gewerbe:
Rechnungen schreiben ohne Gewerbe - geht das?
Die Antwort auf diese Frage ist: Ja, auch ohne Gewerbe darf man Rechnungen schreiben.
Die Hauptzielgruppe von Rechnungen ohne Gewerbe sind Freiberufler. Denn die sind zwar selbstständig und schreiben daher regelmäßig Rechnungen an ihre Kunden, melden dafür aber kein Gewerbe an. Unter den Freiberufler-Status fallen aber nur ausgewählte Berufszweige.
Und wie ist das mit Privatpersonen? Laut §14 UStG dürfen nur Unternehmer Rechnungen schreiben. Bei Privatverkäufen müsstest du stattdessen eine Quittung erstellen. Im Alltag werden die Begriffe Quittung und Rechnung jedoch oft synonym verwendet und beschreiben eine Situation, in der eine Privatperson (ohne Gewerbe) eine Rechnung ausstellt. Dabei müssen jedoch die Freibeträge für Privatpersonen beachtet werden, da das Finanzamt sonst schnell eine gewerbliche Tätigkeit feststellt und eine entsprechende Gewerbeanmeldung (mit allen Pflichten) fordert.
Pflichtangaben für eine Rechnung ohne Gewerbe
Schreibst du eine Rechnung ohne Gewerbe, richten sich die Pflichtangaben nach den unterschiedlichen oben genannten Anwendungsfällen - bist du Freiberufler oder Privatperson oder vielleicht sogar freiberuflicher Kleinunternehmer?
Du bist dir nicht sicher? Dann vergewissere dich in unserem Beitrag zum Thema Freiberufler und unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung, ob du unter die entsprechenden Merkmale fällt.
In folgender Übersicht findest du die Pflichtangaben einer Rechnung ohne Gewerbe nach verschiedenen Anwendungsfällen:
Wichtig: Bei Gesellschaften muss der Firmennamen mit vollständigem Namen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Geschäftsführers genannt werden.
Darauf musst du achten, wenn du eine Rechnung ohne Gewerbe schreibst
Grundsätzlich unterscheidet sich eine Rechnung ohne Gewerbe (also als Freiberufler) nicht von einer gewerblichen Rechnung. Das heißt, du solltest darauf achten, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind. Bei einer Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro entfallen einige Angaben. In jedem Fall musst du die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung erwähnen, wenn du ein Kleingewerbe angemeldet hast und somit einer Steuerbefreiung unterliegst.
Zahlungsziel bei Rechnungen ohne Gewerbe
Die häufig aufgestellte Behauptung, dass das Zahlungsziel ebenfalls zu den Pflichtangaben bei einer Rechnung gehört, ist schlichtweg falsch. Der für die Rechnungsstellung maßgebliche § 14 UStG fordert dies nicht. Trotzdem ist die Angabe eines Zahlungsziels auf einer Rechnung sinnvoll. Im Prinzip ist eine Rechnung sofort fällig, der Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung ein. Weist der Rechnungssteller eine Privatperson nicht ausdrücklich auf diesen Umstand hin, gerät diese erst nach einer Mahnung in Verzug (BGB § 286, Verzug des Schuldners, Abs. 1).
Rechnung schreiben als Freiberufler
Freiberufler können ohne Gewerbe Rechnungen schreiben. Sie brauchen keine Gewerbeanmeldung bzw. keinen Gewerbeschein, obwohl für sie dieselben Rechnungs-Vorschriften wie für Gewerbetreibende gelten. Wer zur Gruppe der Freiberufler und Freiberuflerinnen zählt, regelt § 18 EStG (Einkommensteuergesetz). Unter anderem sind dies:
- Künstler, Übersetzerinnen, Schriftsteller
- Ärztinnen, Zahnärzte, Tierärztinnen
- Rechtsanwälte, Architektinnen
Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Berufe, die wie die eben genannten eine Rechnung ohne ein Gewerbe schreiben können. Weiter oben in diesem Ratgeber findest du die Pflichtangaben auf Freiberufler Rechnungen in der Übersicht oder du informierst dich noch genauer in unserem Beitrag zum Thema Rechnungsstellung als Freiberufler.
Keine Lust alle Pflichtangaben zu prüfen und selbst eine Rechnung in Word zu schreiben? Nutze einfach und bequem unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Freiberufler oder unseren Rechnungsgenerator!
Privatrechnung korrekt ausstellen
Privatrechnungen bzw. Quittungen unterscheiden sich vom Grundsatz her kaum von einer Gewerberechnung. Bei einer Privatrechnung entfallen allerdings die Angaben zu den Steuersätzen, weil man privat keine Umsatzsteuer erhebt. Auch die Frage nach der Kleinbetragsrechnung stellt sich nicht.
Formal kannst du dich an den Pflichtangaben für eine Quittung orientieren. Sinnvoll sind in jedem Fall folgende Angaben:
- vollständiger Name des Rechnungsstellers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
- vollständige Adresse des Rechnungsstellers,
- Datum der Rechnungsstellung,
- handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
- Menge beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
- Hinweis auf einen Privatkauf
Eine Steuernummer ist bei einer Privatrechnung nicht nötig, auch eine Rechnungsnummer muss nicht angegeben werden.
Wichtig zu wissen: Um alles richtig zu machen, nennst du dein Dokument statt "Rechnung" lieber direkt "Quittung".
Wenn du als Privatperson etwas verkaufst und dein "Kunde" eine Rechnung fordert, musst du ihm rechtlich gesehen eine Quittung ausstellen. Lade dir dafür am besten unsere kostenlose Quittungsvorlage runter. So musst du nur noch kurz die Felder ausfüllen und schon ist die Quittung fertig.
Freibeträge als Privatperson
Schreibt eine Privatperson eine Rechnung, wird dies zunächst immer als Privatverkauf gehandhabt. Wann sich eine private Rechnung in eine gewerbliche Rechnung umwandelt, hängt nicht von der Rechnungshöhe, sondern von anderen Kriterien ab.
Der einmalige Verkauf beispielsweise eines Ensembles antiker Möbel für 14.000 Euro oder des gebrauchten Ferrari für 130.000 Euro ist als singuläres Ereignis keine Grundlage, dich als Gewerbetreibenden bzw. Gewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerin einzustufen. Prinzipiell können Privatrechnungen in beliebigem Umfang und in beliebiger Höhe ausgestellt sein. Gefährlich wird es nur dann, wenn der Verkäufer die Angabe dieser Einnahme bei seiner Steuererklärung „vergisst“. Die Grenze zwischen legalem Verkauf und versuchter Steuerhinterziehung ist fließend.
Es gilt, dass Privatverkäufe bis zu 600 Euro im Jahr steuerfrei sind. Bei höheren Einkünften in diesem Bereich fällt Einkommensteuer an. Das ändert allerdings nichts daran, dass eine Privatrechnung auch bei einem höheren Rechnungsbetrag eine Privatrechnung bleibt.
Übergang zur gewerblichen Tätigkeit
Den Charakter einer gewerblichen Tätigkeit unterstellen die Behörden immer dann, wenn es sich um wiederkehrende Rechnungen handelt.
Wer zum Beispiel alle Gegenstände aus einer Hausratsauflösung als Privatverkauf mit Rechnung an verschiedene Personen verkauft, den stuft das Finanzamt schnell als gewerblichen Verkäufer ein. Um die daraus resultierenden Folgen abzuwenden, muss der Betroffene nachweisen, dass es ein einmaliges Ereignis war. Auch wer mehrmals pro Jahr auf Rechnung den Rasen von Bekannten mäht, gilt häufig als Gewerbetreibender.
Der Status der Rechnung wandelt sich von einer Privatrechnung in eine gewerbliche Rechnung. Sowohl für Gewerbetreibende als auch Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen fallen Einkommenssteuer sowie Abgaben zur Sozialversicherung an, Gewerbetreibende brauchen darüber hinaus eine Gewerbeanmeldung. Umsatzsteuerpflichtig werden neue Gewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen nur dann, wenn sie bei ihrer Anmeldung beim Finanzamt statt der Kleinunternehmerregelung (Kleingewerbe) gemäß § 19 UStG die Umsatzsteuerpflicht wählen oder ihre Einkünfte mehr als 22.000 Euro pro Jahr betragen.
