Rechnungsstellung als Freiberufler

Genau wie andere Selbstständige, müssen Freiberufler Rechnungen schreiben. Allerdings wissen viele Freiberufler nicht genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit Sie als Beleg auch vom Finanzamt anerkannt wird. Das ist vor allem bei denjenigen der Fall, die erst in ihre Tätigkeit als Freiberufler starten. Freiberufler müssen jedoch von Anfang an wichtige Punkte beachten, um später keine Probleme mit den Rechnungen zu bekommen. Die Rechnungsstellung als Freiberufler unterscheidet sich allerdings nicht grundlegend von der Rechnungslegung anderer Selbstständiger.

Rechnung schreiben als Freiberufler

Pflicht-Angaben bei der Rechnungsstellung für Freiberufler

Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente. Das bedeutet, dass die Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wenn Freiberufler eine Rechnung schreiben. Für die Rechnungslegung kommt es auf Vollständigkeit an, die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • Adresse und Steuernummer des Freiberuflers
  • Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
  • Art der erbrachten Leistung
  • Dauer der Leistung in Stunden, sofern zutreffend
  • Termin der Lieferung oder Leistung
  • Honorar pro Stunde (sofern zutreffend)
  • Honorar netto
  • Steuer
    • Umsatzsteuer falls der Freiberufler umsatzsteuerpflichtig ist (man vergleiche die Regelungen für Kleinunternehmer)
    • Sonstige Steuern und Abgaben, wenn diese im Rechnungsbetrag enthalten sind
  • Honorar brutto
  • Zahlungsziel
  • Datum und Unterschrift

Noch ein Wort zur Rechnungsnummer. Diese muss fortlaufend und lückenlos vergeben werden. Aufgrund der Rechnungsnummer ist im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme möglich. Ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer ist hingegen kein Problem – solange es die Nachvollziehbarkeit der Rechnung nicht beeinträchtigt.

Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Danach ist die Forderung automatisch verjährt und man kann nur auf die Kulanz des Geschäftspartners hoffen. Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen stellen, um ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt werden kann, ist es wichtig, dass sie der Form entspricht und die genannten Angaben enthält. Jeder Beleg, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, gilt als Rechnung, das Wort „Rechnung“ muss dabei nicht zwangsläufig angegeben werden. Die Nettobeträge müssen nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden.

Achtung!

Fehlen Angaben auf der Rechnung, so ist der Empfänger berechtigt, sie nicht zu bezahlen.

Tipp: Nutze unser Rechnungsprogramm, um Fehler bei der Erstellung deiner Rechnung zu vermeiden. Hierbei füllt die Online-Software alle rechtlichen Pflichtangaben automatisch aus und stellt sicher, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

 

Rechnungsstellung als Freiberufler

Angaben über die Umsatzsteuer auf der Rechnung

Angaben über die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer sind auf der Rechnung wichtig. Fehlen diese Angaben oder sind sie nicht richtig ausgeführt, kann der Rechnungsempfänger nur den Nettobetrag bezahlen oder eine Berichtigung der Rechnung verlangen. Ist der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird er ganz besonders darauf achten dass die Angaben zur Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sind. Nur wer die Kleinunternehmerregelung für sich beansprucht, kann darauf verzichten, die Umsatzsteuer explizit auszuweisen. Dann muss allerdings ein entsprechender Hinweis auf der eEchnung vermerkt sein. Wenn ein Freiberufler eine Rechnung schreibt, dann muss er auf die Vollständigkeit der Angaben darauf achten; egal ob die Rechnung an eine Firma oder einen Endverbraucher gestellt wird – die Rechnung muss vollständig und korrekt sein. Über Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, muss keine schriftliche Rechnung ausgestellt werden, doch sinnvoll ist die Ausstellung einer schriftlichen Rechnung trotzdem. Schlielich gelten auch bei der Rechnungsstellung für Freiberufler die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Nur in schriftlicher Form (egal ob elektronisch oder per Papier zugestellt) besitzt die Rechnung Rechtsgültigkeit.

Rechnungsversand im Original oder mit digitaler Unterschrift

Freiberufler müssen, genau wie Selbstständige und Unternehmen, die Rechnung im Original verschicken. Wird die Rechnung auf elektronischem Wege verschickt, muss sie eine digitale Unterschrift enthalten, damit sie rechtskräftig ist. Wird die Rechnung auf klassische Weise per Post verschickt, ist erkennbar, dass es sich um das Original handelt. Eine Rechnung sollte nicht per Fax verschickt werden. Dies ist nur dann zulässig, wenn der Gläubiger und der Schuldner die Rechnung nicht über den Computer senden bzw. erhalten. In diesem Fall muss also ein dediziertes Faxgerät verwendet werden, um Manipulationen von vornherein auszuschließen.



Rechnung in elektronischer Form – auch für Freiberufler zulässig

Wird die Rechnung in elektronischer Form erstellt, ist es wichtig, dass sie die erforderlichen Angaben enthält. Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung müssen gegeben sein. Eine Vielzahl an Rechnungsprogrammen zur Fakturierung von Lieferungen und Leistungen ist erhältlich, dort stehen Rechnungen branchenspezifisch – auch für Freiberufler, als Mustervordrucke bereit. Hinweise und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtern dem Freiberufler die Rechnungslegung. Die Rechnungen werden nicht nur geschrieben und ausgedruckt, sondern auch im System gespeichert. Damit ermöglichen Rechnungsprogramme die genaue Zahlungsverfolgung und automatisieren das Mahnwesen. Sie liefern wichtige Grundlagen für die Buchführung, die bei Freiberuflern in den meisten Fällen durch einen Steuerberater erfolgt. Außerdem erfüllen die meisten Programme die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Archivierung der Rechnung, die sie schreiben.

Tipp:

Rechnungen unterliegen den Anforderungen der GoBD. Diese Grundsätze gelten seit 2015 und betreffen jeden Selbstständigen. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, drohen hohe Nachforderungen durch das Finanzamt und das rückwirkend.

Informiere dich also ausreichend über die GoBD und mache deine Rechnungen rechtssicher!

Mit einem solchen Rechnungsprogramm kann man sich die Rechnungsstellung als Freiberufler erleichtern, Zeit sparen und sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Die Rechnungsprogramme werden immer aktualisiert, auch ist es nicht erforderlich, ein Download vorzunehmen. So beinhalten die Rechnungen immer die neuesten gesetzlichen Regelungen. Erfolgt die elektronische Unterschrift, wird die Rechnung als korrekt ausgewiesen. Mit einem Rechnungsprogramm können Freiberufler häufige Fehler bei der Rechnungslegung umgehen. Nicht immer verfügt der Empfänger der Rechnung über einen PC, das ist zumeist dann der Fall, wenn es sich um einen Privatkunden handelt. In diesem Fall kann die Rechnung auf elektronischem Wege erstellt werden, doch muss sie dann ausgedruckt und im Original unterschrieben werden, wenn sie an den Kunden verschickt wird.