Rechnungen schreiben als Freiberufler | Vorgehen & Tipps

Genau wie auch andere Selbstständige, müssen Freiberufler Rechnungen schreiben. Allerdings wissen viele Freiberufler nicht genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als Beleg auch vom Finanzamt anerkannt wird. Die Rechnungsstellung als Freiberufler unterscheidet sich allerdings nicht grundlegend von der Rechnungslegung anderer Selbstständiger.

Das erwartet dich heute:

Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung für Freiberufler

Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente. Das bedeutet, dass die Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wenn Freiberufler eine Rechnung schreiben. Für die Rechnungslegung kommt es auf Vollständigkeit an, die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Adresse und Steuernummer des Freiberuflers
  2. Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
  3. Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
  4. Art der erbrachten Leistung
  5. Dauer der Leistung in Stunden, sofern zutreffend
  6. Termin der Lieferung oder Leistung
  7. Honorar pro Stunde (sofern zutreffend)
  8. Honorar netto
  9. Steuer
    1. Umsatzsteuer falls der Freiberufler umsatzsteuerpflichtig ist (Kleinunternehmerregelung beachten!)
    2. Sonstige Steuern und Abgaben, wenn diese im Rechnungsbetrag enthalten sind
  10. Honorar brutto
  11. Zahlungsziel
  12. Datum und Unterschrift

Noch ein Wort zur Rechnungsnummer. Diese muss fortlaufend vergeben werden. Aufgrund der Rechnungsnummer ist im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme möglich. Ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer ist hingegen kein Problem – solange es die Nachvollziehbarkeit der Rechnung nicht beeinträchtigt.

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Rechnungsvorlage für Freiberufler

Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Danach ist die Forderung automatisch verjährt und man kann nur auf die Kulanz des Geschäftspartners hoffen.

Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen stellen, um ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt werden kann, ist es wichtig, dass sie der korrekten Form entspricht und die genannten Angaben enthält.

Jeder Beleg, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, gilt als Rechnung, das Wort „Rechnung“ muss dabei nicht zwangsläufig angegeben werden. Die Nettobeträge müssen nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden.

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Angaben über die Umsatzsteuer auf der Rechnung

Angaben über die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer sind auf der Rechnung wichtig. Fehlen diese Angaben oder sind sie nicht richtig ausgeführt, kann der Rechnungsempfänger nur den Nettobetrag bezahlen oder eine Berichtigung der Rechnung verlangen. Ist der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt, wird er ganz besonders darauf achten dass die Angaben zur Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sind. Nur wer die Kleinunternehmerregelung für sich beansprucht, kann darauf verzichten, die Umsatzsteuer explizit auszuweisen. Dann muss allerdings ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein.

Wenn ein Freiberufler eine Rechnung schreibt, dann muss er auf die Vollständigkeit der Angaben darauf achten; egal ob die Rechnung an eine Firma oder einen Endverbraucher gestellt wird – die Rechnung muss vollständig und korrekt sein.

Über Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, muss keine schriftliche Rechnung ausgestellt werden, doch sinnvoll ist die Ausstellung einer schriftlichen Rechnung trotzdem. Schließlich gelten auch bei der Rechnungsstellung für Freiberufler die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Nur in schriftlicher Form (egal ob elektronisch oder per Papier zugestellt) besitzt die Rechnung Rechtsgültigkeit.

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Rechnung in elektronischer Form – auch für Freiberufler zulässig

Wenn du eine elektronische Rechnung erstellst, ist es wichtig, dass sie die erforderlichen Angaben enthält. Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung müssen gegeben sein. Eine Vielzahl an Rechnungsprogrammen zur Fakturierung von Lieferungen und Leistungen sind verfügbar.

Dort stehen Beispiele für Rechnungen branchenspezifisch – auch für Freiberufler, als Mustervordrucke bereit. Hinweise und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtern dem Freiberufler die Rechnungslegung.

Die Rechnungen werden nicht nur geschrieben und ausgedruckt, sondern auch im System gespeichert. Damit ermöglichen Rechnungsprogramme die genaue Zahlungsverfolgung und automatisieren das Mahnwesen. Außerdem erfüllen die meisten Programme die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Archivierung der Rechnung, die sie schreiben.

Tipp:

Rechnungen unterliegen den Anforderungen der GoBD. Diese Grundsätze gelten seit 2015 und betreffen jeden Selbstständigen. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, drohen hohe Nachforderungen durch das Finanzamt und das rückwirkend.

Mit einem solchen Rechnungsprogramm kann man sich die Rechnungsstellung als Freiberufler erleichtern, Zeit sparen und sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Die Rechnungsprogramme werden immer aktualisiert und enthalten die neuesten gesetzlichen Regelungen. Erfolgt die elektronische Unterschrift, wird die Rechnung als korrekt ausgewiesen.

Verfügt ihr Kunde nicht über einen PC, dann kann die Rechnung elektronisch erstellt werden. Anschließend muss sie ausgedruckt und im Original unterschrieben werden, wenn sie an den Kunden verschickt wird. 

Video: Rechnung schreiben als Freiberufler

Das Video enthält sämtliche Informationen noch einmal zusammengefasst!

Rechnungsstellung als Freiberufler | So machst du’s richtig!

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