Dauerrechnung

Bei einer Rechnung für Dauerleistungen wird in der Praxis auch von einer Dauerrechnung gesprochen. Diese wendest du als Unternehmer an, wenn du beispielsweise bei deinen Kunden immer dieselben Aufträge oder Dienstleistungen in regelmäßigen Abständen durchführst. Eine weitere Voraussetzung ist natürlich, dass für diese Aufträge oder Dienstleistungen immer die gleiche Bezahlung abgemacht ist. Was eine Dauerrechnung genau ist und was es zu beachten gibt, das erfährst du in nachfolgendem Artikel.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Dauerrechnung?

Als Dauerrechnung wird eine Rechnung über Leistungen bezeichnet, welche auf Dauer immer wieder geleistet werden. Voraussetzung ist aber, dass diese Leistungen immer zum gleichen Preis von dir angeboten werden. Ohne den Einsatz einer Dauerrechnung müsstest du für jedes bestimmte Intervall immer eine gesonderte Rechnung erstellen und der Rechnungsempfänger könnte jedes Mal einen Vorsteuerabzug nutzen. Bei der Dauerrechnung erstellen machst du für den gesamten Leistungszeitraum eine einzige Rechnung und sparst dir damit die Zeit, viele einzelne Rechnungen ausstellen zu müssen. In der Regel wird eine Dauerrechnung bei gewerblichen Dauerschuldverhältnissen genutzt. Dies kann beispielsweise ein Miet-, ein Pacht- oder ein Leasingvertrag sein. Bei der Erstellung einer Dauerrechnung musst du aber auch auf einige Punkte achten, beispielsweise die Pflichtangaben einer Dauerrechnung.

Frist zur Rechnungsausstellung der Dauerrechnung

Bei einer Dauerrechnung musst du eine Frist für die Ausstellung der Rechnung beachten. Wenn für dich als leistender Unternehmer eine Pflicht besteht, eine Rechnung auszustellen, dann muss diese innerhalb von einem Zeitraum von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung erstellt werden.

Gesetzliche Mindestanforderungen einer Dauerrechnung

Besondere oder spezielle Anforderungen seitens des Gesetzgebers gibt es für die Dauerrechnung eigentlich nicht. Trotzdem musst du den § 14 UStG und die allgemeinen Bestandteile für Rechnungen beachten. Das bedeutet konkret, dass es deshalb auch hier bestimmten Anforderungen an eine Dauerrechnung gibt, wie du dies von einer Einzelrechnung kennst. Es müssen von dir deshalb die Pflichtangaben einer Dauerrechnung beachtet werden.

Die folgenden Pflichtangaben müssen auf der Dauerrechnung enthalten sein:

  • Name und Adresse des Leistungserbringers
  • Name und Adresse des Leistungsempfängers
  • Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum deiner Rechnung
  • Eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Die genaue Angabe zur Art und zur Menge der Lieferung oder der Art oder dem Umfang der Leistung
  • Den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung
  • Den Zeitpunkt der Zahlung
  • Rechnungsbetrag inklusive des gültigen Steuersatzes und dem Steuerbetrag
  • Vereinbarte Entgeltminderungen, falls dies im Vorfeld vereinbart wurde

Du kannst hier natürlich auch jederzeit eine kostenloses Rechnungsvorlage verwenden, die wie folgt aussieht:

Achtung:

Wichtig ist hierbei, dass du diese Rechnung als Dauerrechnung kennzeichnest. In der Praxis wird dafür in der Regel die Kennzeichnung „Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG“ angewendet. Empfohlen wird auch, dass du das Gültigkeitsdatum der Dauerrechnung aufführst. Dies ist deshalb wichtig, weil in der Regel die meisten Dauerrechnungen über ein Kalenderjahr ausgestellt werden.

Besonderheiten der Dauerrechnung

Beim Thema Dauerrechnung musst du nicht nur die Pflichtangaben für eine Dauerrechnung beachten, sondern auch auf ein paar andere Besonderheiten achten. Diese Besonderheiten lauten wie folgt:

  • Es sollte immer ein Gültigkeitsdatum auf der Dauerrechnung stehen.
  • Nimmt ein Unternehmer Leistungen aus einer gewerblichen Tätigkeit regelmäßig in Anspruch, muss er zwar auch bei der Dauerrechnung Umsatzsteuer zahlen, kann sich diese aber per Vorsteuerabzug vom Finanzamt erstatten lassen. Dafür muss aber auf der Dauerrechnung der gezahlte Steuerbetrag ausgewiesen werden.
  • Spezielle Anforderungen des Gesetzgebers an die Dauerrechnung gibt es nicht.

Vorsteuerabzug bei Dauerrechnungen

Beachten musst du bei der Dauerrechnung auch die Regelung, was den Vorsteuerabzug betrifft. Nimmst du für dein Unternehmen gewerbliche Tätigkeiten in Anspruch, so musst du ganz normal dafür Umsatzsteuer bezahlen. Allerdings hast du die Möglichkeit, dir diese durch die Regelung vom Vorsteuerabzug vom Finanzamt erstatten zu lassen. Dafür brauchst du aber eine Dauerrechnung, aus der klar hervorgeht, wie hoch der gezahlte Steuerbetrag ausgefallen ist. Überdies musst du den Erstattungsantrag für den Vorsteuerabzug der Dauerrechnung bis spätestens zum Ablauf des jeweiligen Zeitraums für die Voranmeldung beim Finanzamt eingereicht haben.

Dauerrechnung Beispiele

Es gibt einige Beispiele, bei denen du eine Dauerrechnung erstellen kannst oder eine Dauerrechnung bekommen kannst. Beispiele für eine Dauerrechnung sind beispielsweise:

  • Dauerrechnung bei Mietverträgen
  • Dauerrechnung bei Pachtverträgen
  • Dauerrechnung bei Leasingverträgen
  • Dauerrechnung bei Wartungsverträgen

Beispiel Dauermietrechnung

Sehr häufig wird eine Dauerrechnung in Verbindung mit einer Dauermietrechnung erstellt. Zusätzlich zum Mietvertrag dient eine Dauerrechnung erstellen einem gewerblichen Mieter den Zweck, dass er seinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Wenn du eine Dauerrechnung erstellen willst, die bei Mietvertrag gelten soll, musst du Folgendes beachten:

  • In den Kopfbereich der Dauerrechnung musst du sowohl deinen Namen und deine Anschrift als auch den Namen und die Adresse vom Rechnungsempfänger eintragen.
  • Die Rechnung muss von dir ganz klar als Dauerrechnung gekennzeichnet werden.
  • Du darfst nicht das aktuelle Datum für die Dauerrechnung vergessen.
  • Durch eine eindeutige Rechnungsnummer muss die Dauerrechnung jederzeit zugeordnet werden können. Notwendig ist auch, dass die Rechnung dem entsprechenden Mietvertrag zugeordnet werden kann.
  • Zum monatlichen Mietzins müssen auf jeden Fall die zu zahlende Umsatzsteuer und der jeweils gültige Steuersatz auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Dazu kommt noch der zu zahlende Gesamtbetrag.

Rechenbeispiel

Dies würde wie folgt aussehen:

  • Kaltmiete 1.500 Euro
  • Nebenkosten 150 Euro
  • = Mietbetrag 1.650 Euro
  • 19 % UST   313,50 Euro
  • = Rechnungsbetrag monatlich gesamt 1.963,50 Euro

Beispiel Leasingdauerrechnung

Auch beim Leasingvertrag ist es sehr oft notwendig, eine Dauerrechnung zu erstellen. Solch eine Dauerrechnung könnte wie folgt aussehen:

Beispiel

Dies würde wie folgt aussehen:

Der Leasinggeber vermietet ein Fahrzeug für drei Jahre an dich und dein Unternehmen. Dafür musst du monatlich 200 Euro plus 38 Euro Umsatzsteuer bezahlen. Mit Ablauf der vereinbarten Laufzeit von drei Jahren hat der Leasinggeber seine Leistung erfüllt. Für dich entsteht eine monatliche Teilleistung und damit auch monatlich eine Umsatzsteuer von diesen 38 Euro. Um die Vorsteuer aus dieser Zahlung abziehen zu können, kann der Leasinggeber dir entweder eine monatliche Rechnung stellen oder eben eine Dauerrechnung erstellen.

Fazit

Als Dauerrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die regelmäßig für einen festgelegten Zeitraum erstellt wird. Das leistende Unternehmen erfüllt damit die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung und der Rechnungsempfänger kann mit der Dauerrechnung seinen Vorsteuerabzug geltend machen. Sehr häufig wird die Dauerrechnung für Vermietungsleistungen verwendet.