Originalrechnung

Geht sie verloren, stehst du schlecht da – die Originalrechnung. Nicht selten verlangt das Finanzamt die Originalrechnung, als Nachweis dafür, dass du die Vorsteuer abziehen kannst. Leider kommt es immer häufiger vor, dass Unternehmen keine Originalrechnung vorlegen können. Doch auch dafür gibt es Lösungen.

Das erwartet dich heute:

Wie muss eine Rechnung geschrieben werden?

Welche Bestandteile du auf einer Rechnung ausweisen musst, legt das Umsatzsteuergesetz fest. Nach §14 UstG müssen auf der Rechnung zwingend:

  • Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Kunden,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Unternehmens,
  • Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum,
  • Liefer- oder Leistungszeitpunkt,
  • eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer,
  • der Rechnungsbetrag in Netto, mit Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Freiwillig kannst du noch die Bankverbindung vom Unternehmen, Kontaktdaten, Kundennummer und Zahlungsfrist angeben.

Oft werden die Steuernummer und Steuer-ID verwechselt. Falls dir der Unterschied nicht bewusst ist, hilft dir dieses Video.

Der Unterschied zwischen Steuernummer und Steuer-ID

Wenn eine Rechnung verloren geht

Selbst die bestens geführten Buchhaltungen verlieren Originalrechnungen. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Entweder landen sie aus Versehen im Reißwolf, werden gar nicht erst ausgestellt, werden beim Umzug verschusselt oder weitere Gründe dieser Art. Gut ist es dann natürlich, wenn du sie vorab eingescannt hast, um sie in elektronischer Form abzulegen. Das kann entweder im Laufwerk, einem Dokumentenmanagementsystem oder in einer Buchhaltungssoftware passieren.



Was passiert, wenn eine Originalrechnung fehlt?

Eine fehlende Originalrechnung kann für Unternehmen zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Durch die fehlende Rechnung kann es passieren, dass die Betriebsausgaben nicht abgezogen werden und der Gewinn dadurch höher ausfällt. Das klingt zuerst einmal ja nicht schlecht. Aber, das bedeutet auch, dass nicht nur mehr Einkommensteuer fällig wird als erwartet, sondern du auch keine Vorsteuer abziehen kannst. Dadurch wird die Umsatzsteuerzahlung ebenfalls höher als geplant. Zudem musst du bereits erstattete Vorsteuer an das Finanzamt zurückzahlen.

Im schlimmsten Fall kommt noch ein Ordnungsgeld wegen formalen Mängeln oder einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung dazu. Das kann besonders der Fall sein, wenn Quittungen oder Rechnungen öfter fehlen.

Für den Käufer bedeutet die fehlende Originalrechnung, dass er keinen Kaufnachweis und damit auch keinen Garantieanspruch hat. Somit kann er die Ware weder umtauschen, noch eine Rückabwicklung durchführen. Der Wiederverkauf ohne die Rechnung ist schwer. Denn viele Käufer legen Wert auf eine Originalrechnung oder einen Kaufbeleg.

Außerdem kann auf den neuen Käufer die gesetzliche Garantie übergehen. Diese wäre ohne Rechnung nicht vorhanden.

Wann gehen Rechnungen verloren?

Hier gibt es ebenfalls verschiedene Möglichkeiten. Unter dem Jahr fällt es öfters gar nicht weiter auf, wenn eine Rechnung verschwindet. Führt das Finanzamt eine Umsatzsteuerprüfung oder Betriebsprüfung durch sieht das jedoch anders aus. Der Prüfer wünscht alle Belege, dadurch fällt es auf, wenn ein Beleg fehlt. Er kann in dem Fall den Vorsteuerabzug verweigern.

Wie lassen sich die Probleme umgehen?

Für verloren gegangene Originalrechnungen hat der Bundesfinanzhof im Januar 2009 (Aktenzeichen 14 K 2093/08) entschieden, dass du das Problem durch eine Rechnungskopie beseitigen kannst. Das heißt, dass das leistungserbringende Unternehmen eine Rechnungskopie ausstellen muss. Ein Eigenbeleg ist auch möglich, dazu jedoch ein Aktenvermerk mit Verlauf oder Tathergang. Weiter kannst du den Nachweis über den Kontoauszug und die Abbuchung erbringen. Helfen können ebenso beweisende Bestellscheine, Auftragsbestätigungen und weiterer Schriftverkehr zu dem Kauf.

Zwar kannst du mit diesen Lösungen mögliche Probleme umgehen, es ist aber trotzdem ratsam, sich eine neue Rechnungskopie ausstellen zu lassen mit Unterschrift und Stempel des Unternehmens.

Existiert das Unternehmen nicht mehr, wird es für dich schwer an eine originale Rechnungskopie zu gelangen. Tritt dieser Fall auf, musst du durch den Schriftverkehr zum Kaufvorgang oder per Kontoauszug beweisen, dass es die ursprüngliche Rechnung gab.

Aufbewahrung von Originalrechnungen

Rechnungen unterliegen bestimmten Aufbewahrungspflichten. So musst du sie zehn Jahre lang aufbewahren. Dabei macht es keinen Unterschied, ob in Papierformat oder elektronisch. Das Originalformat ist dabei wichtig. Sind Rechnungen auf Thermopapier gedruckt, musst du sie zusätzlich kopieren. Beide Exemplare, sowohl das Original als auch die Kopie werden aufbewahrt. Das Kopieren ist wichtig, da die Schrift auf dem Thermopapier mit der Zeit verblasst.

Am 31.12. eines Jahres beginnt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Genauso endet sie zum 31.12. eines Jahres. Wurde eine Rechnung am 02.05.2006 geschrieben, musst du sie bis zum 31.12.2016 aufbewahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen genau fest, wie du deine Rechnungen aufbewahrst.

Tipp!

Heutzutage ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware Gang und Gebe. Ein großer Vorteil einer solchen Software: Angelegte Belege und Rechnungen werden automatisch so aufbewahrt, dass sie den GoBD entsprechen. Achte jedoch darauf, dass es eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware ist.

Wann braucht es eine Rechnung?

Eine Rechnung kommt einer Zahlungsforderung gleich. Eine Quittung hingegen belegt, dass eine Forderung beglichen wurde. Bei der Barzahlung ist eine Quittung erforderlich, damit die Zahlung dokumentiert und so auch bestätigt ist. Wird die Zahlung per Überweisung getätigt, ist der Kontoauszug als Zahlungsbeleg gültig.

Quittungen und Kleinbetragsrechnungen haben dieselben gesetzlichen Vorgaben. Bei einer Kleinbetragsrechnung, also einer Rechnung unter 250 Euro, kann eine Quittung die Rechnung ersetzen. Liegt der Betrag über 250 Euro, musst du dir allerdings eine reguläre Rechnung ausstellen lassen, dann ist die Quittung nicht mehr ausreichend.