Proformarechnung

Hast du schon einmal etwas von der Proformarechnung gehört? Eigentlich ist sie ganz normal in den Bereich Rechnung einzuordnen. Dennoch gibt es einen wichtigen und sehr bedeutenden Unterschied. Eine Proformarechnung stellt im Gegensatz zu anderen Rechnungen keine Zahlungsaufforderung dar. Vielmehr hast du es hier mit einem „Beleg“ zu tun und diesen Beleg brauchst du fast ausschließlich für steuerliche Zwecke. Was eine Proformarechnung genau ist, wann du sie ausstellen musst und was es alles rund um dieses Thema zu beachten gibt, erfährst du alles in nachfolgendem Artikel.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Proformarechnung?

Die Proformarechnung stellt gar keine richtige Rechnung dar. Die Bedeutung einer Proformarechnung liegt vielmehr in einer Anfertigung in Form von einem Beleg, welcher sehr häufig bei Exportgeschäften ausgestellt wird. Die Proformarechnung stellt für den Empfänger auch keinerlei Zahlungsaufforderung dar. Die Proformarechnung macht es dir möglich, dass du zu einem Geschäftspartner kostenlos Ware versenden kannst. Du selbst brauchst du Proformarechnung in erster Linie dazu, dass du beispielsweise aus steuerlichen Gründen den Wert einer Sendung von Waren darlegen kannst.

Proformarechnung und Handelsrechnung – der Unterschied

Im Namen der Proformarechnung findest du zwar den Begriff Rechnung, doch im Gegensatz zur Handelsrechnung, also der normalen herkömmlichen Rechnung, hast du es nicht mit einer solchen zu tun. Darin liegt auch der Unterschied zwischen Proformarechnung und Handelsrechnung. Stellst du eine Proformarechnung aus, so forderst du deinen Kunden in keiner Weise zu einer Zahlung auf. Dies ist der große Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen und „Rechnungsarten“. Schickst du an einen Kunden Waren und legst dieser Lieferung eine Proformarechnung bei, so dient dieser nur als Beleg für die verschickten Waren. Eine Handelsrechnung stellst du dagegen immer dann aus, wenn du für deine versendeten Waren oder Dienstleistungen auch einen Handelswert hast.

Wann wird eine Proformarechnung verwendet?

Die Proformarechnung verwendest du in der Regel immer dann, wenn du an einen Geschäftspartner bestimmte Waren ohne einen Handelswert versendest. In der Regel handelt es sich um folgende Anwendungsbereiche:

  • Versand von Geschenken, Spenden oder Mustersendungen.
  • Versand von Waren, welche vom Kunden bereits per Vorkasse bezahlt wurden.
  • Proformarechnung für Waren im Ausland, welche nur vorübergehend verwendet werden.
  • Einsatz bei Austausch von Waren, bei Ersatzlieferungen oder im Rahmen der Gewährleistungsabwicklung.
  • Beim Versand von Waren als Angebot.

In allen Fällen dient dir die Proformarechnung als Nachweis für den Zoll, damit du bestimmte Dinge im Bereich Import und Export nachweisen kannst.

Wie sieht eine Proformarechnung aus?

Wie du es von bei einer herkömmlichen Rechnung auch kennst, müssen auch auf die Proformarechnung bestimmte Pflichtangaben. In der Regel handelt es sich hier um die gleichen Angaben wie bei der normalen Handelsrechnung. Du kannst hier natürlich auch jederzeit ein kostenloses Proformarechnung Muster oder eine Proformarechnung Vorlage verwenden, die wie folgt aussieht:

Proformarechnung kostenlose Vorlage

Dann bist du gleich immer von Anfang an auf der sicheren Seite. Folgende Inhalte muss die Proformarechnung enthalten:

  • Die klar ersichtliche Kennzeichnung als Proformarechnung oder Pro forma Invoice.
  • Deinen Namen mit Adresse und Kontaktdaten.
  • Den korrekten Namen und die korrekte Anschrift vom Empfänger der Proformarechnung inklusive Ansprechpartner und Kontaktdaten.
  • Ist die Rechnungsanschrift identisch mit der Lieferanschrift, so kannst du diese weglassen. Handelt es sich um eine andere Lieferanschrift, musst du diese ebenfalls genau angeben.
  • Wichtig sind die Angabe einer Rechnungsnummer und eines Vermerkes. Dazu kannst du beispielsweise „Musterlieferung – Wert nur für Zwecke für den Zoll“ angeben. Dies ist allerdings nur ein Beispiel. Wichtig ist, dass du einfach den Zweck benennst.
  • Das Lieferdatum oder das Leistungsdatum.
  • Eine genaue Bezeichnung der Ware mit Mengenangabe.
  • Den Einzelpreis und den Gesamtpreis.
  • Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer.
  • Die EORI-Nummer und die Handelsregisternummer.
  • Die Angabe der Kosten für Verpackung, Versicherung und Transport.
  • Angabe der Lieferbedingungen.

Proformarechnung – Bedeutung für die Buchhaltung

In deiner Buchhaltung muss die Proformarechnung eine wichtige Rolle übernehmen. Die Proformarechnung hat die Bedeutung in der Buchhaltung, dass sie sowohl die debitorische als auch die kreditorische Rechnungsabgrenzung darstellt. In einfachen Worten bedeutet dies nichts anderes, als dass du Proformarechnung in der Buchhaltung eine andere Rechnung ersetzen kannst, welche dir als Beleg noch gar nicht vorliegt. Mit der Proformarechnung buchen ist damit kein Problem. Du kannst deinen Aufwand einfach damit buchen, bis du eben die richtige Rechnung vorliegen hast. Das hat für dich auch den Vorteil, dass du mit einer Proformarechnung Vorsteuerabzug wie bei einer herkömmlichen Rechnung geltend machen kannst. Genau genommen erfüllt die Proformarechnung in deiner Buchhaltung eigentlich exakt die Funktion, wie du sie vom Eigenbeleg kennst. Dies ist beispielsweise dann wichtig, wenn du die herkömmliche Rechnung für deinen Jahresabschluss brauchst. Du kannst also einfach der Form wegen eine Buchung durchführen. Diese Buchung belastet dann ganz normal beispielsweise deine GuV-Rechnung. Die Stornobuchung wird dann in der Folgeperiode durchgeführt. Dazu musst du, wie oben beschrieben, einfach die Originalrechnung einbuchen. Das bedeutet, dass am Ende das Ergebnis neutral ist. Die Proformarechnung bringt dir deshalb für deine Buchhaltung einen sehr großen Vorteil. In deinem Buchhaltungssystem taucht die Proformarechnung nicht als offener Posten auf. Das bedeutet, dass du auch eine versehentliche Mahnung an deinen Kunden verhindern kannst. Schließlich soll er ja auch noch gar nicht bezahlen.

Tipp:

Egal ob Proformarechnung oder eine Handelsrechnung, deine Buchhaltung sollte korrekt erledigt werden. Hilfreich kann eine Jahresabschluss Software sein, mit welcher du sogar Rechnungen erstellen kannst.

Sobald du die richtige Rechnung erhalten hast, musst du die Proformarechnung durch diese herkömmliche Rechnung ersetzen. Eine Proformarechnung wird nicht als voll gültiges Dokument mit allen notwendigen Voraussetzungen einer Rechnung anerkannt.

Darauf musst du achten

Der wichtigste Punkt, den du bei einer Proformarechnung beachten musst, ist die Tatsache, dass du auf keinen Fall eine Falschausstellung durchführen darfst. Konkret heißt das für dich, dass du nicht einmal daran denken darfst, aus der Proformarechnung eine herkömmliche Rechnung zu machen. Eine Falschausstellung würde gravierende Folgen und Konsequenzen nach sich ziehen. Du würdest damit nicht nur ein empfindliches Bußgeld riskieren, sondern die entsprechenden Stellen würden sich auch aus strafrechtlicher Sicht mit dir befassen. Überdies würde der Zoll deiner Proformarechnung besonders Beachtung schenken und es wäre durchaus möglich, dass der Zoll hier Schulden geltend macht und du diese begleichen müsstest. Folgende Punkte musst du genau beachten:

  • Deine Proformarechnung dient nur als Beleg für Waren, welche keinen Handelswert besitzen. Sie ersetzt damit keine Zahlungsaufforderung.
  • Eine Proformarechnung legst du beispielsweise als Nachweis für eine Mustersendung bei.
  • Mit der Proformarechnung hast du eine Möglichkeit, mit der du deine Waren kostenlos liefern kannst.
  • Als Beilage zur beispielsweise Mustersendung deklarierst du deine Ware und erfüllst damit die notwendigen Formalitäten für eine Zollabwicklung. Liegt die Proformarechnung deiner Lieferung bei, musst du keine Zollabgaben entrichten.
  • In der Regel verwendest du die Proformarechnung bei Geschäften mit Ländern, die nicht in der EU liegen.

Überdies muss von dir beachtet werden, dass du auf der Proformarechnung immer einen Wert angibst, den du auch realistisch geschätzt hast. Dies ist beispielsweise bei einer Mustersendung ganz wichtig. Gibst du keinen realistischen Warenwert an, dann darfst du normalerweise nur maximal fünf Proben verschicken oder die Waren übersteigen einen Warenwert von 50 Euro nicht. Mit realistischer Schätzung ist auch gemeint, dass du auf keinen Fall einen zu niedrigen Wert angeben solltest. Kommt es zu einer Prüfung deiner Mustersendung, dann fällt dies auf und die Konsequenzen wären dann für dich auch nicht sonderlich erfreulich. Ist dir eine realistische Schätzung nicht möglich, kannst du von folgenden Alternativen Gebrauch machen:

  • Meldung vom Warenwert wird von dir nachträglich vorgenommen.
  • Du kannst eine Zollanmeldung abgeben, welche nicht vollständig ist. Du musst aber einen Hinweis auf den Zollwert machen.

Ausreichend Kopien der Proformarechnung erstellen:

Um lange Lieferzeiten durch eine unnötig lange Zollabfertigung zu vermeiden, solltest du von deiner Proformarechnung ausreichend Kopien machen. Unter ausreichend sind genau vier Kopien gemeint. Die musst du gut sichtbar und eindeutig erkennbar an deiner Lieferung anbringen.

Fazit

Angewendet wird die Proformarechnung in der Regel bei allen Geschäften, die außerhalb der EU stattfinden. Sie ist zwar ähnlich wie eine herkömmliche Handelsrechnung, dient aber nur als Beleg und stellt keine Zahlungsaufforderung dar. Wichtig ist auch, dass du die Möglichkeit hast und in deiner Buchhaltung eine Proformarechnung buchen kannst. So kannst du nicht nur den Vorsteuerabzug geltend machen, sondern sie taucht dort in deiner Buchführung auch nicht als offener Posten auf. Wie bei jeder anderen normalen Rechnung auch, kannst du für das Erstellen eine Proformarechnung Vorlage verwenden. Damit bist du von Beginn an auf der sicheren Seite, vor allem was die nötigen Angaben auf diesem besonderen Beleg betrifft.

Vorlagen & Muster