Rechnungsvorlage

Kostenlose Rechnungsvorlage mit Anleitung

Rechnungsmuster für Word, Excel & PDF Vorlage zum Download

Rechnungen schreiben war schon immer eine lästige Angelegenheit. Du hast viele Aufträge und wenig Zeit, Rechnungen zu schreiben und bist deshalb auf der Suche nach einem Muster für deine Rechnungen bzw. nach einem download einer kostenlosen Rechnungsvorlage für Microsoft Word oder Excel und als PDF? Dann bist du bei uns genau richtig!

Alle verpflichtenden Bestandteile von Rechnungen kannst du in unserem Lexikon nachlesen.

Rechnung Vorlage Muster für Excel und Word

Wir bieten dir eine Word, Excel und bescchreibbare PDF Rechnungsvorlage kostenlos zum Download und individuell anpassbar für deine Kunden! Dank der Rechnungsvorlage kannst du Angebote oder Aufträge mit nur einem Mausklick in eine Rechnung überführen.

Mit Hilfe des Rechnungsmusters für Word, Excel oder PDF kannst du im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Gestalte das Briefpapier deiner Rechnung mit deinem Firmenlogo und bearbeite die Word, Excel oder PDF Rechnungsvorlage im Stil deines Unternehmens. So behält sie den Look deiner Firma. Welche Angaben du in dein Rechnungsmuster schreiben musst, erfährst du im Folgenden.


Anleitung

  1. Tätige den kostenlosen Download der Rechnungsvorlage für Microsoft Word, für Excel oder als beschreibbare PDF herunter, je nachdem mit welchem Programm du lieber arbeitest.
  2. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
  3. Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
    Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer). Erfahre jetzt mehr zur fortlaufenden Rechnungsnummer!
    Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst .
    Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung der Leistung.
  4. Der Betreff der Rechnung in deiner Vorlage kann frei gewählt werden. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen.
  5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den kannst du bei Bedarf weitere Informationen schreiben.
  6. Jetzt gibst du deine Artikel und Dienstleistungen an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen auch angegeben werden.
  7. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für Text. Beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist oder Ähnliches und deiner Signatur.
  8. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
  9. Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per Email die Rechnungsvorlage als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.

Auf der Suche nach einer zeitsparenden und professionellen Alternative zur Rechnungsvorlage? Jetzt Rechnungen mit sevDesk schreiben! Mit wenigen Klicks erstellst du Rechnungen und sendest sie direkt aus der Software zu deinen Kunden – und das von überall!

PreSummer-Sale-Rabatt

Weitere Rechnungsvorlagen für deine individuellen Bedürfnisse

Pflichtangaben – Was muss eine Rechnung enthalten?

Damit eine Rechnung vollständig ist (und somit auch deine Kunden gegebenenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt), ist es wichtig, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Welche Punkte hier genau abgebildet werden müssen, ist per Gesetz über § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG geregelt. Bitte beachte, dass sich die folgenden Vorschriften auf Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro brutto beziehen. Für Kleinbetragsrechnungen unter dieser Grenze gelten andere Regelungen.

Hieraus ergibt sich, dass Rechnungen, die du erstellst, unbedingt folgende Angaben enthalten müssen:

    den Namen und der Anschrift des ausstellenden bzw. leistenden Unternehmens

  • deine Steuer- und/ oder USt.-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum des Dokuments
  • die Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • die Menge der gekauften Produkte bzw. der Art der Leistungen (inklusive Umfang)
  • der genaue Zeitpunkt der Lieferung bzw. der erbrachten Leistung
  • der verwendete Steuersatz
  • eventuelle Rabatte
  • die Gesamtsumme und die Summe des Steuerbetrages
  • eventuell Angaben zur Steuerschuld des jeweiligen Adressaten

Gleichzeitig ist es wichtig, zwischen der Rechnung mit und der Rechnung ohne Umsatzsteuer zu unterscheiden. Auf die spezifischen Details wird in den folgenden beiden Abschnitten eingegangen.

Rechnung mit Umsatzsteuer

Wie bereits weiter oben erwähnt, ist es wichtig, dass du auf einer Rechnung über 250 Euro brutto, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen wird, nicht nur auf den verwendeten Steuersatz, sondern auch auf die genaue Steuersumme hinweist. Nur wenn diese beiden (!) Punkte auf dem Dokument vermerkt sind, kann dein Kunde die gezahlte Vorsteuer auch geltend machen.

Rechnung ohne Umsatzsteuer

Falls du auf Basis der Kleinunternehmerregelung arbeitest oder Rechnungen ins Ausland stellst, fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an. Es wäre jedoch falsch, diesen Aspekt auf dem betreffenden Dokument einfach auszuklammern bzw. unerwähnt zu lassen. Solltest du – warum auch immer – für deine Produkte und Leistungen keine Umsatzsteuer berechnen müssen, musst du den expliziten Grund hierfür auf deiner Rechnung angaben. Ein klassischer Wortlaut hierfür lautet: „Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG: keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“ Somit erklärt es sich von selbst, weswegen du keine Umsatzsteuer ausweist und das Finanzamt erkennt auf den ersten Blick, dass dieser Posten nicht schlichtweg vergessen wurde. Doch auch eine Vorlage für die Rechnung ohne Umsatzsteuer gibt es, die du verwenden kannst.

Wann ist eine Rechnung zu bezahlen, wenn kein Zahlungsziel angegeben ist?

Ist auf einer Rechnung bzw. einem Rechnungsvordruck ein Zahlungsziel angegeben, muss der Schuldner die Rechnung nicht unmittelbar nach Erhalt zahlen. Fehlt die Angabe eines Zahlungsziels hingegen, bedeutet das grundsätzlich: Die Rechnung muss sofort nach Erhalt bezahlt werden.

Grundsätzlich sind Rechnungen in Deutschland immer unmittelbar mit Erhalt der Rechnung fällig, sobald eine Dienstleistung erbracht, oder eine Ware geliefert wurde. Die Nennung eines Zahlungsziels auf einer Rechnung ist also im Grunde nicht nötig, sondern eine Kulanz gegenüber dem Empfänger.

Wird ein Zahlungsziel angegeben, muss die Rechnung nicht sofort nach Erhalt beglichen werden. Die gängigen Zahlungsziele betragen 7, 14 oder 30 Tage.

Wie kann man eine Rechnung schreiben, wenn die Steuernummer noch nicht existiert?

Wer umsatzsteuerpflichtig ist und die Mehrwertsteuer auf seiner Rechnung bzw. seinen Rechnungsvordrucken ausweist, muss dabei auch seine Steuernummer angeben. Falls diese etwa bei einer Neugründung noch nicht bekannt ist, kann man dennoch nicht darauf verzichten. Es ist also steuerrechtlich nicht legitim, die Nummer etwa durch den Hinweis „wird nachgereicht“ zu ersetzen. Die Steuernummer ist eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Pflichtangabe bei der Ausstellung einer Rechnung. Fehlt sie, besteht der Verdacht einer (strafbaren) Steuerhinterziehung.

Ist es eilig, sollte man nicht auf den schriftlichen Bescheid warten, sondern beim Finanzamt anrufen. Auf Anfrage nennt der zuständige Finanzbeamte meist schon vorab die Steuernummer.

Ist eine Rechnungsvorlage rechtssicher?

Ob eine Rechnungsvorlage rechtssicher ist oder nicht, ist natürlich davon abhängig, welche Vorlage du nutzt bzw. von welcher Quelle du sie beziehst. Besondere Vorsicht ist gerade dann geboten, wenn du dich dazu entschließt, deine eigene Vorlage – zum Beispiel mit Word oder Excel – zu erstellen. Auch wenn es vergleichsweise einfach ist, ein Rechnungslayout zu kreieren, musst du natürlich unbedingt darauf achten, dass auch wirklich alle Angaben auf der Rechnung abgefragt werden. Somit stellst du sicher, dass deine Dokumente immer vollständig sind und du die jeweilige Vorlage nur noch ausfüllen musst.

Du hast keine Lust, dich mit allen Vorgaben zur Rechnungserstellung zu befassen, möchtest aber gleichzeitig für Vollständigkeit sorgen? Kein Problem! In diesem Fall lohnt es sich, auf moderne Programme rund um die Rechnungserstellung zu setzen. Diese bieten dir die Möglichkeit, besondere Gegebenheiten, wie zum Beispiel die Kleinunternehmerregelung, anzugeben und setzen die entsprechend geltenden Vorgaben in einem fertigen Dokument um. Deine einzige Aufgabe: das Einfügen der jeweiligen Daten. Im Idealfall kannst du die Rechnungen dann sogar über das besagte Programm versenden.

Und: da die Online Rechnungsprogramme regelmäßig aktualisiert werden, kannst du dir sicher sein, dass deine Dokumente immer rechtssicher und an die jeweils geltenden Gesetze angepasst sind… egal, ob du ins Ausland oder ins Inland fakturierst.

Wie wählst du das richtige Design für deine Rechnungsvorlage?

Ein Blick auf deine Eingangsrechnungen zeigt dir sicher, dass es keine standardisierten Vorlagen für Rechnungen zu geben scheint. Im Gegenteil! Wenn sichergestellt ist, dass alle Angaben lesbar und vollständig sind, sind deiner Fantasie hier nur wenige Grenzen gesetzt.

Beim Erstellen eines Designs ist es in der Regel sinnvoll, die folgenden Tipps zu beachten:

  1. Stelle sicher, dass sich dein Kunde beim Lesen der Rechnung „wohl fühlt“. Oder anders: niemand sollte lange nach Steuersätzen, Leistungsbeschreibung und Co. suchen müssen. Eine klare Struktur ist hier viel wert!
  2. Im Sinne eines überzeugenden Wiedererkennungswertes lohnt es sich, auf Farben und Muster zu setzen, die zu deinem Unternehmen passen. Natürlich ist es auch von Vorteil, wenn deine Rechnung das Logo deines Unternehmens beinhaltet.
  3. Falls möglich, solltest du deine Rechnung auf eine Seite beschränken. Nur für den Hinweis auf das Zahlungsziel oder deine Unterschrift lohnt es sich in der Regel nicht, „Seite 2“ zu nutzen. Vielleicht kannst du deine Schriftart ein wenig verkleinern? Vielleicht kann der Block der Leistungen bzw. Produkte ein wenig zusammengezogen werden? Doch Vorsicht: selbstverständlich dürfen keine vorgeschriebenen Angaben gestrichen werden!
  4. Vernachlässige nicht die Angaben zu deinen Kontaktmöglichkeiten! Im Zusammenhang mit Rechnungen tauchen immer wieder Fragen auf. Sicherlich hat dein Kunde keine Lust, sich auf die Suche nach deiner Telefonnummer oder Mailadresse zu begeben. Eine praktische Lösung: gestalte den Bereich zu deinen Kontaktoptionen übersichtlich und optisch abgetrennt vom Rest der Rechnung.

Fest steht: ein individuelles Rechnungsdesign bietet dir die Möglichkeit, dein Unternehmen zu präsentieren und einen Auftrag mit einer persönlichen Note abzuschließen. Hierbei handelt es sich um eine tolle Chance, sich indirekt natürlich auch für weitere Aufträge zu empfehlen und Kunden an sich zu binden.

Mehr als 80.000 begeisterte Nutzer

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB und die Datenschutzerklärung.