Rechnungsarten
Als Unternehmer oder Unternehmerin wirst du im Laufe der Zeit mit verschiedenen Rechnungsarten konfrontiert – ob Abschlagsrechnung, Teilrechnung oder auch Schlussrechnung. Es gibt nicht nur für jede Rechnung eine bestimmte Anforderung, wie diese ausgestellt werden muss, sondern du musst auch immer bedenken, dass eine Rechnung einen Beleg bzw. ein steuerrelevantes Dokument darstellt. Bei den vielen unterschiedlichen Rechnungsarten kann da schon mal der Überblick verloren gehen.
Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich die wichtigsten Informationen rund um die Rechnungsarten in nachfolgendem Artikel zusammengestellt.
Rechnungsarten Übersicht
Kurze Definitionen zu den Rechnungsarten
Rechnungsart Eingangsrechnung
Eine Rechnung, die bei dir im Unternehmen eingeht, wird als Eingangsrechnung bezeichnet. Dies kann beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten bzw. einer Lieferantin sein. Diese Rechnung stellt mit ihrem Rechnungsbetrag für dich eine Zahlungsaufforderung dar und als Unternehmer bzw. Unternehmerin musst du diese Eingangsrechnung begleichen.
Rechnungsart Ausgangsrechnung
Bei der Ausgangsrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die du als Unternehmer oder Unternehmerin als Forderung für die Erbringung von Leistungen an deine Kunden und Kundinnen stellst. Es ist möglich, dass eine Ausgangsrechnung bereits vor der vollständigen Erbringung von Leistungen oder Lieferungen erstellt wird. In diesem Fall forderst du mit deiner Ausgangsrechnung eine Vorkasse vom Kunden ein.
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Rechnungsart Teilrechnung
Mit einer Teilrechnung werden bestimmte Teilleistungen bezahlt und damit abgenommen, auch wenn der Auftrag als Ganzes noch nicht abgeschlossen ist. Der jeweilige Rechnungsbetrag darf sich dabei immer nur auf abgeschlossene Teile eines Projekts oder Werks beziehen.
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Rechnungsart Stornorechnung
Eine Stornorechnung erstellst du dann, wenn in einer bereits verbuchten und bezahlten Rechnung ein Fehler auftaucht. Weil eine solche fehlerhafte Rechnung nicht mehr einfach korrigiert werden kann, wird sie mithilfe der Stornorechnung und einem dort erscheinenden negativen Rechnungsbetrag storniert. Anschließend wird eine neue Rechnung ausgestellt.
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Rechnungsart Gutschrift
Anders als bei einer Stornorechnung weist eine Gutschrift keinen negativen Rechnungsbetrag auf. Sie kann einem Leistungserbringer vom Leistungsempfänger ohne Rechnung gewährt werden. Wenn trotzdem eine Rechnung für die Gutschrift erstellt wird, ist der Leistungsempfänger der Rechnungsersteller und der Leistungserbringer Rechnungsempfänger.
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Rechnungsart Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung findet sich häufig bei Energieverträgen: Du bezahlst für eine Leistung im Voraus einen bestimmten Betrag und am Ende der Abrechnungsperiode werden die tatsächlich entstandenen Kosten mit den bereits geleisteten Abschlagszahlungen in einer Schlussrechnung verrechnet. Auch bei großen, langfristigen Projekten kommt die Abschlagsrechnung zum Einsatz: Du kannst dann zum Beispiel im jeweiligen Projektverlauf regelmäßig Abschlagszahlungen erhalten.
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Abschlagsrechnung Bau
Bei einer Abschlagsrechnung für den Bau einigen sich die Vertragspartner im Vorfeld, zu welchem Zeitpunkt der Leistungserbringung ein Abschlag fällig wird. Der Abschlag ist ein Vorschuss auf die Leistungen, weil es für beauftragte Unternehmen, die in Vorleistung gehen, sonst bei Bauprojekten schwierig wäre, auf Dauer zahlungsfähig zu bleiben. Am Ende folgt die Schlussrechnung, die die Gesamtkosten und die schon geleisteten Abschlagszahlungen ausweist. Auch ein Guthaben oder eine fällige Nachzahlung werden in der Schlussrechnung erfasst.
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Rechnungsart Pauschalrechnung
Mit einer Pauschalrechnung rechnest du Arbeitszeit, Arbeitsmaterial und andere Kosten pauschal ab – zum Beispiel über einen Stundensatz, der alles enthält. Auf der Rechnung findet sich dann ein pauschaler Gesamtbetrag, der nicht in einzelne weitere Rechnungsposten unterteilt wird. Trotzdem solltest du vermerken, welche Leistungen für den Pauschalpreis erbracht wurden.
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Rechnungsart Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für geringfügige Geschäftsvorfälle, bei denen der Gesamtbetrag die gesetzlich festgelegte Grenze von 250 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht überschreitet. Sie muss weniger Angaben enthalten als eine vollständige Rechnung, etwa den Namen und die Adresse des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Art der Lieferung oder Leistung und den Bruttoentgelt.
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Rechnungsart Proformarechnung
Eine Proformarechnung stellt gar keine richtige Rechnung dar, sondern eher einen Beleg, welcher sehr häufig bei Exportgeschäften ausgestellt wird. Die Proformarechnung stellt für den Empfänger auch keinerlei Zahlungsaufforderung dar.
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Pflichtangaben bei (fast) allen Rechnungsarten
Fast alle Rechnungsarten (mit wenigen Ausnahmen und Abweichungen) müssen nach § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Name und genaue Anschrift deines Unternehmens und des Rechnungsempfängers
- deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID
- das genaue Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
- die genaue Menge und Art der Ware/Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie den Zahlungstermin
- das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
- im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Rabatte, Skonto etc.)
- deine Bankdaten wie Kontonummer, Bankleitzahl etc.
In einigen Fällen gibt es kleinere Abweichungen bzgl. Umsatzsteuer oder ähnliches für die einzelnen Rechnungsarten, zum Beispiel bei Abschlagsrechnungen und der zugehörigen Schlussrechnung oder auch bei Teilrechnungen und Kleinbetragsrechnungen. Hierzu kannst du dich auf den jeweiligen Detailseiten informieren, die wir bei den einzelnen Rechnungsarten in der Übersicht oben verlinkt haben.
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