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Rechnungen schreiben kann ganz einfach sein

Mit dem Online-Rechnungsprogramm sevDesk kannst du mit nur wenigen Klicks eine Rechnung schreiben, alle rechtlichen Pflichtangaben einhalten und Fehler vermeiden.

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 16, 2022

Rechnungsarten

Als Unternehmer oder Unternehmerin wirst du im Laufe der Zeit mit verschiedenen Rechnungsarten konfrontiert – ob Abschlagsrechnung, Teilrechnung oder auch Schlussrechnung. Es gibt nicht nur für jede Rechnung eine bestimmte Anforderung, wie diese ausgestellt werden muss, sondern du musst auch immer bedenken, dass eine Rechnung ein steuerrelevantes Dokument darstellt. Bei den vielen unterschiedlichen Rechnungsarten kann da schon mal der Überblick verloren gehen.

Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich die wichtigsten Informationen rund um die Rechnungsarten in nachfolgendem Artikel zusammengestellt.

Tipp: Alle Rechnungsarten in einem Tool!

Über die verschiedenen Rechnungsarten und deren spezifischen Anforderungen den Überblick zu behalten kann ganz schön schwer sein. Du suchst nach einer einfachen, schnellen und sicheren Lösung, um deine Rechnungen zu schreiben? Dann nutze jetzt sevDesk, das Rechnungsprogramm für Selbstständige und kleine Unternehmen!

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Kurze Definitionen zu den Rechnungsarten

Rechnungsart Eingangsrechnung

Eine Rechnung, die bei dir im Unternehmen eingeht, wird als Eingangsrechnung bezeichnet. Dies kann beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten bzw. einer Lieferantin sein. Diese Rechnung stellt mit ihrem Rechnungsbetrag für dich eine Zahlungsaufforderung dar und als Unternehmer bzw. Unternehmerin musst du diese Eingangsrechnung begleichen.

Rechnungsart Ausgangsrechnung

Bei der Ausgangsrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die du als Unternehmer oder Unternehmerin als Forderung für die Erbringung von Leistungen an deine Kunden und Kundinnen stellst. Es ist möglich, dass eine Ausgangsrechnung bereits vor der vollständigen Erbringung von Leistungen oder Lieferungen erstellt wird. In diesem Fall forderst du mit deiner Ausgangsrechnung eine Vorkasse vom Kunden ein.

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Rechnungsart Teilrechnung

Mit einer Teilrechnung werden bestimmte Teilleistungen bezahlt und damit abgenommen, auch wenn der Auftrag als Ganzes noch nicht abgeschlossen ist. Der jeweilige Rechnungsbetrag darf sich dabei immer nur auf abgeschlossene Teile eines Projekts oder Werks beziehen.

Rechnungsart Stornorechnung

Eine Stornorechnung erstellst du dann, wenn in einer bereits verbuchten und bezahlten Rechnung ein Fehler auftaucht. Weil eine solche fehlerhafte Rechnung nicht mehr einfach korrigiert werden kann, wird sie mithilfe der Stornorechnung und einem dort erscheinenden negativen Rechnungsbetrag storniert. Anschließend wird eine neue Rechnung ausgestellt.

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Rechnungsart Gutschrift

Anders als bei einer Stornorechnung weist eine Gutschrift keinen negativen Rechnungsbetrag auf. Sie kann einem Leistungserbringer vom Leistungsempfänger ohne Rechnung gewährt werden. Wenn trotzdem eine Rechnung für die Gutschrift erstellt wird, ist der Leistungsempfänger der Rechnungsersteller und der Leistungserbringer Rechnungsempfänger.

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Rechungsart Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung findet sich häufig bei Energieverträgen: Du bezahlst für eine Leistung im Voraus einen bestimmten Betrag und am Ende der Abrechnungsperiode werden die tatsächlich entstandenen Kosten mit den bereits geleisteten Abschlagszahlungen in einer Schlussrechnung verrechnet. Auch bei großen, langfristigen Projekten kommt die Abschlagsrechnung zum Einsatz: Du kannst dann zum Beispiel im jeweiligen Projektverlauf regelmäßig Abschlagszahlungen erhalten.

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Abschlagsrechnung Bau

Bei einer Abschlagsrechnung für den Bau einigen sich die Vertragspartner im Vorfeld, zu welchem Zeitpunkt der Leistungserbringung ein Abschlag fällig wird. Der Abschlag ist ein Vorschuss auf die Leistungen, weil es für beauftragte Unternehmen, die in Vorleistung gehen, sonst bei Bauprojekten schwierig wäre, auf Dauer zahlungsfähig zu bleiben. Am Ende folgt die Schlussrechnung, die die Gesamtkosten und die schon geleisteten Abschlagszahlungen ausweist. Auch ein Guthaben oder eine fällige Nachzahlung werden in der Schlussrechnung erfasst.

Rechnungsart Pauschalrechnung

Mit einer Pauschalrechnung rechnest du Arbeitszeit, Arbeitsmaterial und andere Kosten pauschal ab – zum Beispiel über einen Stundensatz, der alles enthält. Auf der Rechnung findet sich dann ein pauschaler Gesamtbetrag, der nicht in einzelne weitere Rechnungsposten unterteilt wird. Trotzdem solltest du vermerken, welche Leistungen für den Pauschalpreis erbracht wurden.

Kostenloses Pauschalrechnung Muster

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Pflichtangaben bei (fast) allen Rechnungsarten

Fast alle Rechnungsarten (mit wenigen Ausnahmen und Abweichungen) müssen nach § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten:

  • Name und genaue Anschrift deines Unternehmens und des Rechnungsempfängers
  • deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID
  • das genaue Ausstellungsdatum der Rechnung
  • eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
  • die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie den Zahlungstermin
  • das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
  • im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Rabatte, Skonto etc.)
  • deine Bankdaten wie Kontonummer, Bankleitzahl etc.

In einigen Fällen gibt es kleinere Abweichungen für die einzelnen Rechnungsarten, zum Beispiel bei Abschlagsrechnungen und der zugehörigen Schlussrechnung oder auch bei Teilrechnungen und Kleinbetragsrechnungen. Hierzu kannst du dich auf den jeweiligen Detailseiten informieren, die wir bei den einzelnen Rechnungsarten in der Übersicht oben verlinkt haben.

Rechnungen schreiben leicht gemacht

Ein Rechnungsprogramm wie sevDesk bietet alle Funktionen, um Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher zu erstellen. Mit einer Rechnungssoftware stimmen dank integrierter Rechnungsvorlagen nicht nur alle Angaben und der Rechnungsbetrag, es ist außerdem möglich, dass du deine Rechnungen GOBD-konform versendest und archivierst.

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