Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Nicht nur Rechnungen und Geschäftsbriefe gelten als wichtige Aufzeichnungen, auch Lieferscheine zählen zu den wichtigen Belegen. Daher sieht der Gesetzgeber Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine vor. Diese Aufbewahrungspflicht betrifft Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer gleichermaßen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie Absender und Empfänger des Lieferscheins sind.

Besonders lange Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine, die gleichzeitig auch als Rechnung dienen und damit steuerlich relevante Buchungsbelege fürs Finanzamt darstellen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen

Grundsätzlich unterscheidet man bei Aufbewahrungsfristen für Lieferscheinen zwischen Handelsrecht und Steuerrecht.

• Handelsrecht: Die Aufbewahrungspflicht gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) regelt, mit welchen Aufzeichnungen Geschäftsvorgänge zwischen zwei Vertragspartnern zu dokumentieren sind.
• Steuerrecht: Bei der Abgabenordnung (AO) im Steuerrecht geht es darum, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge ihre Aufzeichnungen GoBD-konform gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.

Aufbewahrungsfrist für 6 Jahre

Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren stammt aus dem Handelsgesetzbuch. Sie gilt für den Fall, dass der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung und damit als Handelsbrief dient.

Versendet der Lieferant zusätzlich zum Lieferschein eine Rechnung, müssen beide, Lieferant als auch Empfänger, den Lieferschein nicht länger aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine endet in diesem Fall seit Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetz am 1. Januar 2017 mit dem Versand der Rechnung.

Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre

Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Belege stammt aus der Abgabenordnung im Steuerrecht.

Auch hier gilt seit Inkrafttreten des Bürokratieentlastunggesetzes, dass Firmen und Selbstständige Lieferscheine nur dann aufbewahren müssen, wenn sie einen Rechnungsbestandteil darstellen. Sie dienen dann als Buchungsbelege für deinen Jahresabschluss, die du bei einer Steuerprüfung dem Finanzamt vorlegen können musst. Versendet der Lieferant der Waren zusätzlich zum Lieferschein eine Rechnung, endet die Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein für beide Seiten.

In dieser Übersicht wird nochmal deutlich, wann welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gelten:

Wann darf ein Lieferschein vernichtet werden?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz sind im Prinzip nur noch zwei Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine relevant:

Wann genau endet die Aufbewahrungsfrist?

Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist startet erst am 1. Januar des Kalenderjahres, welches auf den Geschäftsvorgang folgt. Was das konkret heißt, demonstriert folgendes Beispiel:

Unabhängig davon, ob eine Aufbewahrungspflicht gilt, kann es natürlich sinnvoll sein Lieferscheine länger aufzubewahren als der Gesetzgeber dies vorschreibt. Das gilt insbesondere für Lieferscheine in Papierform, die mit einem Eingangsstempel versehen sind und damit zweifelsfrei belegen, dass eine Warensendung korrekt angekommen ist.

Lieferscheine digitalisieren und aufbewahren

Mit dem Lieferscheinprogramm von sevDesk kannst du schnell und komfortabel Lieferscheine erstellen. Dabei kann die Software auf Daten bereits vorhandener Geschäftsbriefe aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang zurückgreifen. Danach liegen die Lieferscheine automatisch digital vor. Du sparst damit aufwändige Arbeitschritte bei der Archivierung wie etwa dem Einscannen von Lieferscheinen.