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Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
Nicht nur Rechnungen und Geschäftsbriefe gelten als wichtige Aufzeichnungen, auch Lieferscheine zählen zu den wichtigen Belegen. Daher sieht der Gesetzgeber Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine vor. Diese Aufbewahrungspflicht betrifft Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer gleichermaßen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie Absender und Empfänger des Lieferscheins sind.
Besonders lange Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine, die gleichzeitig auch als Rechnung dienen und damit steuerlich relevante Buchungsbelege fürs Finanzamt darstellen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen
Grundsätzlich unterscheidet man bei Aufbewahrungsfristen für Lieferscheinen zwischen Handelsrecht und Steuerrecht.
- Handelsrecht: Die Aufbewahrungspflicht gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) regelt, mit welchen Aufzeichnungen Geschäftsvorgänge zwischen zwei Vertragspartnern zu dokumentieren sind.
- Steuerrecht: Bei der Abgabenordnung (AO) im Steuerrecht geht es darum, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge ihre Aufzeichnungen GoBD-konform gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.
Aufbewahrungsfrist für 6 Jahre
Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren stammt aus dem Handelsgesetzbuch. Sie gilt für den Fall, dass der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung und damit als Handelsbrief dient.
Versendet der Lieferant zusätzlich zum Lieferschein eine Rechnung, müssen beide, Lieferant als auch Empfänger, den Lieferschein nicht länger aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine endet in diesem Fall seit Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetz am 1. Januar 2017 mit dem Versand der Rechnung.
Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre
Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Belege stammt aus der Abgabenordnung im Steuerrecht.
Auch hier gilt seit Inkrafttreten des Bürokratieentlastunggesetzes, dass Firmen und Selbstständige Lieferscheine nur dann aufbewahren müssen, wenn sie einen Rechnungsbestandteil darstellen. Sie dienen dann als Buchungsbelege für deinen Jahresabschluss, die du bei einer Steuerprüfung dem Finanzamt vorlegen können musst. Versendet der Lieferant der Waren zusätzlich zum Lieferschein eine Rechnung, endet die Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein für beide Seiten.
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Wann darf ein Lieferschein vernichtet werden?
Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz sind im Prinzip nur noch zwei Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine relevant:
| Lieferschein und Rechnungsstellung erfolgen separat | Lieferschein ist gleichzeitig Rechnung |
|---|---|
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Schickt der Lieferant zusätzlich zum Lieferschein eine Rechnung, endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Versand der Rechnung gemäß Handelsrecht als auch Steuerrecht. Die Vertragspartner können den Warenbegleitschein danach vernichten. |
Dient der Lieferschein gleichzeitig zur Rechnungsstellung, müssen Lieferanten und Kunden diesen als Buchungsbeleg mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die vom Steuerrecht länger geltende Aufbewahrungsfrist deckt hier automatisch die kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren aus dem Handelsgesetzbuch für Handelsbriefe mit ab. |
Wann genau endet die Aufbewahrungsfrist?
Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist startet erst am 1. Januar des Kalenderjahres, welches auf den Geschäftsvorgang folgt. Was das konkret heißt, demonstriert folgendes Beispiel:
Beispiel zum Ende der Aufbewahrungsfrist
Peter S., Florist und Inhaber eines Blumengeschäfts, liefert Petra M., Inhaberin eines Ingenieurbüros, am 15. Mai 2022 insgesamt 5 Blumensträusse à 50 Euro für verdiente Mitarbeiter.
Der Lieferschein kommt mit den Blumen und dient gleichzeitig zur Rechnungsstellung. Damit ist der Lieferschein auch ein steuerlich relevanter Buchungsbeleg, es gilt also eine Frist von 10 Jahren.
Die Aufbewahrungsfrist startet zu Beginn des neuen Kalenderjahres, also am 1. Januar 2023, und endet am 31. Dezember 2032.
Unabhängig davon, ob eine Aufbewahrungspflicht gilt, kann es natürlich sinnvoll sein Lieferscheine länger aufzubewahren als der Gesetzgeber dies vorschreibt. Das gilt insbesondere für Lieferscheine in Papierform, die mit einem Eingangsstempel versehen sind und damit zweifelsfrei belegen, dass eine Warensendung korrekt angekommen ist.
Lieferscheine digitalisieren und aufbewahren
Mit unserem Lieferscheinprogramm kannst du schnell und komfortabel Lieferscheine erstellen. Dabei kann sevDesk auf Daten bereits vorhandener Geschäftsbriefe aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang zurückgreifen. Danach liegen die Lieferscheine automatisch digital vor. Du sparst damit aufwändige Arbeitschritte bei der Archivierung wie etwa dem Einscannen von Lieferscheinen.
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