Wenn du eine Bestellung vornimmst, erhältst du in der Regel bei Ankunft der Ware einen Lieferschein. Dieser wird auch „Warenbegleitschein“ genannt. Ausgestellt wird der Lieferschein von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern. Mit dem Warenbegleitschein bekommst du einen schnellen Überblick über die Ware. Außerdem kannst du so ermitteln, ob die Ware auf dem Schein auch in dem Lieferumfang enthalten ist. Denn, es kann immer vorkommen, dass nicht alle Artikel, die auf einem Lieferschein stehen, auch tatsächlich vollständig oder korrekt geliefert werden. Ist ein Artikel später oder gar nicht lieferbar, muss dieses auf dem Schein vermerkt sein.

Der elektronische Lieferschein ist nichts anderes, als der Warenbegleitschein in Papierform. Allerdings wird dieser elektronisch erstellt und auch versendet. Der Schein wird in der Regel unmittelbar nach Versand der Ware per E-Mail verschickt. Somit kann der Kunde diesen ausdrucken und die Ware, wenn sie ankommt, auf Vollständigkeit prüfen.
Wichtig: Der Kunde muss mit dem elektronischen Lieferschein einverstanden sein.

Generell gibt es zu den Angaben keine gesetzlichen Vorschriften. Von daher gibt es auch keine Pflichtangaben, die auf einem Warenbegleitschein gehören. Vielmehr orientieren sich die Angaben auf dem Schein an den Funktionen des Warenbegleitscheins. Das heißt, was ist wichtig, damit der Kunde die Lieferung korrekt zuordnen kann? Hierdurch spricht man von Pflichtangaben auf Lieferscheinen, welche folgende sind:

• Name vom Lieferanten
• Name vom Empfänger
• Datum des Auftrags
• Datum der Lieferung
• Menge und Bezeichnung der Waren
• Lieferscheinnummer

Des Weiteren gibt es mögliche Bestandteile, die der Lieferschein enthalten kann, wenn sie als notwendig gelten. Zu diesen Bestandteilen gehören:

• Einzelpreise der Waren
• Nachlieferungen
• gewählte Versandart
• Angabe, aus wie viel Paketen die Lieferung besteht

Die Pflicht, Lieferscheine auszustellen, gibt es nicht. Wenn du Rechnungen schreibst, auf denen alle Angaben über die Waren stehen und somit eine Überprüfung der Waren auf Vollständigkeit möglich ist, reicht das aus. Das heißt, Rechnungen können die Lieferscheine ersetzen.

Da Lieferscheine nicht verpflichtend ausgestellt werden müssen, ist grundsätzlich eine Lieferung ohne Schein möglich. Allerdings musst du dann beachten, dass alle notwendigen Daten über die versendete Ware auf der Rechnung stehen.

Die Antwort ist ganz klar „Nein“. Ein einfacher Lieferschein enthält nicht die Angaben, die für eine Rechnung notwendig sind. Um zum Beispiel die Umsatzsteuer geltend zu machen. Wenn Lieferscheine die Angaben beinhalten, die für eine Rechnung verpflichtend sind, dann gelten sie als Rechnung und müssen auch als solche ausgewiesen werden.

Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine bestehen aus drei Zeiträumen:

• Bis Erhalt einer identischen Rechnung
• 6 Jahre
• 10 Jahre

Generell liegt die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine bei 6 Jahren. Erhältst du aber nach Eingang des Lieferscheins eine Rechnung, auf der alle relevanten Angaben stehen, die der Lieferschein enthalten muss, hast du die Möglichkeit, diesen Schein zu vernichten. Dann gilt die Aufbewahrungsfrist nicht. Wichtig ist hierbei, dass die gesetzlichen Regelungen für die Aufbewahrung einer Rechnung bei 10 Jahren liegen. Wenn du also die Rechnung gleichzeitig als Lieferschein verwendest, musst du diese Frist einhalten.
Die Fristen gelten für den Aussteller des Lieferscheins, aber auch für den Empfänger. Wenn du derjenige bist, der den Lieferschein ausgestellt hat, geht das Original an den Empfänger und du behältst eine Kopie.

Hinweis:
Damit der Papierkram nicht Überhand nimmt, kannst du die Lieferscheine einscannen und somit elektronisch aufbewahren. Wichtig ist, dass der gescannte Lieferschein bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Außerdem muss ein Eingangsstempel auf dem Lieferschein sein, welcher gut leserlich dargestellt ist. Ohne Eingangsstempel ist der Schein sonst ungültig. Auch hier liegt die Aufbewahrungsfrist bei 6 Jahren.

Wenn du es dir einfach machen möchtest, erstellst du deine Lieferscheine in einer Buchhaltungs- und Lieferscheinsoftware. Bei sevDesk kannst du mit nur einem Klick einen Lieferschein aus einem Angebot heraus erstellen. Der Vorteil ist, dass die Lieferscheinnummer automatisch fortlaufend erstellt wird und deine Lieferscheine lücken- und fehlerlos sind. So musst du dich um nichts weiter kümmern.
Erstellst du einen Lieferschein ohne vorheriges Angebot, zeigt dir das Programm jeden einzelnen Schritt, den du machen musst. Außerdem hast du die Möglichkeit, den Schein direkt aus dem Programm heraus an deinen Kunden zu versenden. Neben der Speicherung bei sevDesk kannst du deinen Lieferschein auf deinen Computer herunterladen oder ausdrucken. So sind die Daten doppelt gesichert und können nicht verloren gehen.

Hinweis:
Solltest du einmal nicht weiterkommen, steht dir ein Hilfecenter zur Verfügung. Dies erspart dir das Suchen im Internet und somit auch Zeit.

Gibt es Word, Excel oder PDF Vorlagen für Lieferscheine?
Du kannst dir ganz einfach kostenlos unsere Lieferschein Vorlage herunterladen. Durch die beiliegenden Anleitung hast du die entsprechenden Erklärungen dazu, wie du den Schein ordnungsgemäß ausfüllst. Allerdings ist zu beachten, dass die Geschäftsunterlagen, die mit Word oder Excel erstellt sind, nicht GoBD-konform sind. Das heißt, diese Unterlagen erfüllen nicht die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Warum sind Word oder Excel Dokumente nicht GoBD-konform?
Diese Dokumente werden in einem normalen Dateisystem abgelegt. Da hier in der Regel kein Schutz vor Veränderung oder Löschung besteht, entsprechen sie nicht den Anforderungen der GoBD. Änderungen oder Löschungen dürfen nur durch jeweilige Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich gemacht werden. Und dies geben die Vorlagen nicht her. Du kannst im Prinzip Änderungen vornehmen, wie es dir passt.
Arbeitest du in einem GoBD-konformen Programm, wie zum Beispiel sevDesk, bist du auf der sicheren Seite, was die ordentliche Aufbewahrung und den Datenzugriff betrifft. Somit besteht bei einer Betriebsprüfung keinerlei Risiko für dich, das die Unterlagen nicht anerkannt werden.