Verfahrensdokumentation GoBD

Viele Unternehmer sind zwar mit den Grundprinzipien ordnungsgemäßer Buchhaltung vertraut, müssen aber spätestens bei der Verfahrensdokumentation nach GoBD passen. Doch Unwissenheit schützt vor Strafe nicht! Spätestens wenn der Betriebsprüfer nach der Verfahrensdokumentation fragt, wird es eng!

Um die Nachprüfbarkeit und die Nachvollziehbarkeit der kompletten Buchführung des Unternehmens sicherzustellen, muss die Verfahrensdokumentation alle technischen und organisatorischen Prozesse abbilden. Dazu gehören die Prozesse der Entstehung aber auch die Indizierung, die elektronische Speicherung aller Buchführungsunterlagen, das eindeutige Zuordnen und Wiederfinden der Belege, wie auch das Absichern gegen Datenverlust und/oder Datenverfälschung aller gespeicherten Infos.

Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen?

Mithilfe der Verfahrensdokumentation beschreibst du als Firmeninhaber genau, welchen Weg ein Beleg durch deine Firma nimmt. Hierfür musst du verschiedene Blickwinkel einnehmen. Die klassische Verfahrensdokumentation unterteilt sich in vier Bereiche. Sie beginnt immer mit einer allgemeinen Beschreibung, bevor eine genaue Anwenderdokumentation folgt. Natürlich dürfen in einer Verfahrensdokumentation auch eine Betriebs- und eine technische Systemdokumentation nicht fehlen.

Der wichtigste Aspekt der Verfahrensdokumentation ist der eigentliche Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung. Dabei musst du dokumentieren, welche

• IT-Systeme zum Einsatz kommen.
• Maßnahmen getroffen wurden, um die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung zu schützen.
• Maßnahmen ergriffen wurden, um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren.
• firmeninternen Kontrollen es gibt, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten wurden.

Wichtig: Sobald sich das Verfahren zum Erfassen und Bearbeiten der Belege verändert und/oder es zu Änderungen des IT-Systems kommt, musst du das in der Verfahrensdokumentation festhalten. Jede Änderung der Verfahrensdokumentation muss dabei nachvollziehbar sein!

Sonderfall „papierlose Buchführung“: Darauf musst du achten!

Arbeitet dein Unternehmen noch mit Belegen in Papierform, können die originalen Unterlagen erst im Mülleimer entsorgen, wenn der Scan-Prozess detailliert in der Verfahrensdokumentation in schriftlicher Form festgehalten wurde. Wie werden die Papierbelege elektronisch erfasst? Wie werden sie anschließend ausgegeben? Wer prüft die Qualität der Scans? Ist eine Protokollierung der Fehler gegeben und wie sieht sie aus?

Ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD Pflicht?

Kurz und knapp, ja ist sie! Momentan gilt eine nicht vorhandene bzw. nicht ausreichende Verfahrensdokumentation nicht als direkter formeller Mangel mit sachlichem Gewicht. Daher gibt es aktuell keine „ernsten“ Folgen, unter der Voraussetzung, dass die Nachvollziehbarkeit der Buchführung und aller Unterlagen gegeben ist. Ist der Betriebsprüfer der Meinung, dass grobe Mängel vorhanden sind, kann er die Buchführung komplett verwerfen und schätzen. Üblicherweise fällt eine Schätzung immer zum Nachteil des Unternehmers aus.

Beachte, dass du die GoBD auch berücksichtigst, wenn du beispielsweise eine Rechnung ins Drittland oder EU-Ausland stellst!

Seminare können eine Hilfestellung sein

Es gibt verschiedene Veranstalter, die Seminare zu einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation anbieten. Die Technische Akademie Wuppertal e.V. erklärt unter anderem die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Bestandteile einer Verfahrensdokumentation und die Anwendung von verschiedenen Dokumenten. In Seminaren der IBS Schreiber GmbH lernen die Teilnehmer die Anforderungen der GoBD kennen, erhalten einen Exkurs in die Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten und lernen in Fallbeispielen die praktische Anwendung.

Checkliste

Achte darauf, dass Du jeden Geschäftsvorfall belegen kannst. Das bedeutet, dass du auch Unterlagen aufbewahren musst, die für den einzelnen Geschäftsvorfall relevant sind. Das Erfassen von unbaren Geschäftsvorfällen muss innerhalb von zehn Tagen und von baren Geschäftsvorfällen täglich erfolgen. Es gilt für Betriebsprüfer als bedenklich, sollte die Erfassung der Belege länger als zehn Tage benötigen.

Wissenswert: Was versteht die GoBD unter der Erfassung von Belegen?

Zum Erfassen für die Buchführung relevanter Belege gehört die manuelle Überprüfung und eine geordnete Ablage aller Belege (Sicherung/Grundbuchaufzeichnung).

Die korrekte Form der Grundbuchaufzeichnung

• Digitale Belege sind auch digital aufzubewahren, zum Beispiel durch eine Archivierungssoftware. Nur Ausdrucken ist nicht ausreichend!
• Dokumente mit öffentlichem Glauben und/oder mit Beweiskraft (z. B. notarielle Verträge usw.) müssen immer Original aufbewahrt werden.

GoBD: So muss die Dokumentation aussehen

Alle Belege sind digital im oben angegebenen Zeitraum zu erfassen. Dabei muss eine geordnete, übersichtliche und fortlaufende Belegablage gewährleistet sein. Der Unternehmer ist in der Pflicht gegenüber dem Finanzamt die Vollständigkeit aller Belege zu gewährleisten.

Verfahrensdokumentation: die Unveränderbarkeit der Daten

Unabhängig, ob du Belege in Papierform oder digital erfasst, du musst sie einzeln mit dem Datum der Erfassung kennzeichnen. Sind Änderungen nötig, haben diese so zu erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt noch erhalten bleibt. Bestimmte Aufbewahrungsformen und/oder Formate sind nicht GoBD-konform. Beispiel, die Rechnungserstellung per Word oder Excel. Hier ist weder eine Unveränderbarkeit der Daten garantiert noch eine revisionssichere Archivierung der Daten möglich.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmen?

Ja, auch Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Dabei ist, laut einer Studie der DIHK, nicht nur die finanzielle und administrative Mehrbelastung ein Problem, sondern vor allem, dass viele überhaupt nicht wissen, wie eine derartige Verfahrensdokumentation auszusehen hat. Zwar gibt es einige Vorlagen im Web, diese sind aber auf die speziellen Bedürfnisse großer Unternehmen abgestimmt. Natürlich ist auch der Betriebsprüfer ein gewisser Unsicherheitsfaktor.

Freiberufler und Einzelunternehmer sind nicht dazu verpflichtet, eine ausführliche Verfahrensdokumentation anzulegen. Allerdings nur unter der Voraussetzung, dass diese im Falle einer Betriebsprüfung dem Prüfer alle Prozesse unkompliziert erklären können.

Als Unternehmer mit einer Handvoll Mitarbeiter solltest du dich von deinem Steuerberater beraten lassen. Notiere dir vor der Beratung alle relevanten Systeme, die du bei der Buchführung verwendest. Natürlich dürfen die genutzten Protokolle und Betriebsanleitungen nicht fehlen. Alle Informationen helfen dabei, dass der Prüfer alle Prozesse innerhalb deiner Firma besser nachvollziehen kann.

Was muss ich bei der Kassenführung beachten?

Die Dokumentation des Barverkehrs hat immer täglich zu erfolgen. Auch hier gilt, keine Buchung ohne Belege! Zwar kannst du verlorene oder beschädigte Belege durch Eigenbelege ersetzen, allerdings gelten hier ganz besondere Richtlinien. Des Weiteren hat das Finanzamt hier ein ganz strenges Auge darauf, dass nicht betrogen wird. Bei (Registrier-)Kassen kann auch eine einfache GoBD Verfahrensdokumentations-Checkliste genutzt werden, sofern nur eine Kasse im Einsatz ist. Werden allerdings ganze Kassensysteme genutzt, bedarf es Unterstützung von außerhalb. In diesem Fall helfen auch Musterverfahrensdokumentationen nicht.