Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist eine Leistungsaufstellung, die sich – im Gegensatz zur klassischen Buchhaltung – auf die innerbetrieblichen Kosten bezieht. Das können zum Beispiel Kosten durch Ressourcen sein, die entstehen, wenn verschiedene Produkte produziert werden.

Das erwartet dich heute:

Ausführliche Definition

Beim Aufbau eines Geschäftes oder eines Unternehmens, liegt der größte Fokus auf der Buchhaltung, die je nach Unternehmenstyp Pflicht ist. Hierbei werden aber oftmals lediglich die äußeren Ausgaben und Einnahmen berücksichtigt. Beispielsweise die Kosten, die aufkommen, wenn das unternehmensspezifische Produkt durch einen Lieferanten bestellt wird. Hier wird nicht berücksichtigt, dass auch innerhalb des Unternehmens, je nachdem wie es aufgebaut ist, gewisse Kosten entstehen können.

Was ist die Kosten- und Leistungsrechnung?

Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, fokussiert sich demnach auf Kosten, die im Betrieb entstehen können. Durch diese Rechnung kann der Unternehmer definieren, wie wirtschaftlich die innerbetrieblichen Prozesse wirklich sind und ob diese auf Dauer den gewünschten Erfolg bringen.

Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung?

Diese Kosten- und Leistungsrechnung hat den Zweck, genau zu definieren, wo die bestimmten Kosten anfallen und wie diese optimiert werden können. Das können zum Beispiel Kosten für das Personal sein oder für die nötigen Maschinen.

Wenn genau definiert wird, wo die Kosten oder womöglich überschüssige Kosten entstehen, dann ist dies ein Bereich, der durch neue Ansätze vom Unternehmer optimiert werden kann.

Benötigte Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung

Die benötigten Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung basieren auf drei Grundaspekten:

  • 1. Den Kostenarten: Hierbei ist dieser Begriff selbsterklärend, da die Art der Kosten, je nach Typ und Bereich des Unternehmens in verschiedene Kategorien unterteilt werden kann.
  • 2. Dem Kostenträger: Der Kostenträger ist die Dienstleistung oder das Produkt, welches im Unternehmen angeboten wird.
  • 3. Den Kostenstellen: Die Kostenstellen sind die definierten Orte und Bereiche im Unternehmen, wo die gewissen Kosten entstehen.

Dabei sollte sich der Unternehmer unter anderem die folgenden Fragen stellen:

  • „Welches Produkt oder welche Dienstleistung ist für die größten Kosten verantwortlich?“,
  • „Welches Produkt oder welche Dienstleistung bietet den größten Gewinn?“
  • und „Wo können Kosten eingespart werden?“

Diese Fragen können mit der Kosten- und Leistungsrechnung beantwortet werden.

Drei-Bereiche-KLR
Unterschied der Bestandteile der KLR – Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträgerrechnung

Einteilung der Kosten- und Leistungsrechnung in drei Bereiche

Die Kosten- und Leistungsrechnung wird in die eben angesprochenen drei Bereiche unterteilt: Wir sprechen hierbei von der Kostenartenrechnung, der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung.

Kostenartenrechnung

Bei der Kostenartenrechnung wird genau bestimmt, welche Kosten im Unternehmen entstanden sind. Aus diesem Grund ist sie auch der erste Schritt der Kosten- und Leistungsrechnung und bietet demnach die Basis für weitere Analysen und Kalkulationen.

Ermittlung, welche Kosten entstanden sind

Bei der Kostenartenrechnung werden verschiedene Punkte geklärt, die dann dazu führen sollen, dass genau gezeigt werden kann, wo und wie die Kosten durch das eigene Unternehmen entstanden sind.

Diese Punkte können sein:

  • Kostengliederung: Unter der Kostengliederung versteht man die genaue Definition der einzelnen Kategorien, welche für die Kosten aufgestellt werden können. Dies hilft dabei aufzuzeigen, in welchem Bereich oder in welcher Kategorie die meisten Kosten aufkommen.
  • Beschäftigungsgrad: Der Beschäftigungsgrad definiert die Verbindung zwischen dem aktuellen und dem maximalen Produktionsverhältnis.
  • Kostenfunktion: Die Kostenfunktion beschreibt die Verbindung zwischen Produktion und den aufkommenden Kosten. Hierbei wird definiert, ob die Leistung den Kosten gemäß ist.
  • Kosteneinflussgrößen: Bei den Kosteneinflussgrößen wird analysiert welche äußeren Gegebenheiten Einfluss auf die Kosten haben.

Dies ist nur eine kleine Auswahl an möglichen Wegen, die Kosten zu unterteilen und zu spezifizieren. Dabei gibt es noch weitere Punkte wie die Kostentheorie, die Kostenaufspaltung, die Grenzstückzahl, der Break-Even-Point und die konkreten Kostenarten.

Beispiel

Um genau zu verstehen was die Kostenartenrechnung ist, ist ein Beispiel die einfachste Lösung. Nehmen wir an ein Unternehmen verkauft Porzellangeschirr über einen Online Shop. Diese sind extrem leicht zu zerstören und müssen demnach optimal geschützt werden. Dies erfolgt durch optimierte Verpackungen mit speziellem Schutz.

Dabei entstehen weitere Kosten, die als Sonder-Einzelposten bezeichnet werden. Diese gehören ebenfalls zu den innerbetrieblichen Kosten.

Kostenstellenrechnung

Bei der Kostenstellenrechnung werden die entstandenen Kosten genommen und genau analysiert, wo diese im Unternehmen, wie beispielsweise in der Produktion, entstanden sind. Das hilft dabei aufzuzeigen, in welchen Bereichen des Unternehmens die meisten Kosten anfallen.

Ermittlung, wo die Kosten entstanden sind

Wenn definiert wird, wo in einem Unternehmen gewisse Kosten entstanden sind, dann wird ersichtlich gemacht, in welcher Hinsicht diese verbessert oder eingespart werden können. Es kann zum Beispiel sein, dass in einem Bereich des Unternehmens besonders hohe Kosten anfallen, doch diese im Gegensatz zu einem anderen Bereich zu wenig Gewinn erbringen. Dabei ist die Kostenstellenrechnung der Weg zur Optimierung. Diese Kostenstellen können beispielsweise sein:

  • Das Material: In den meisten Fällen werden Materialien für das Unternehmen benötigt, sei es für die Erstellung des Produktes, der Lagerung, etc.
  • Die Fertigung: Bei der Fertigung kommen durch die Produktion ebenfalls weitere Kosten auf das Unternehmen zu und auch für die stetige Weiterentwicklung des Produktes.
  • Die Verwaltung: Bei der Verwaltung kommen meistens Personalkosten auf das Unternehmen zu, wie durch die Buchhaltung oder die Geschäftsführung.

Das ist nur eine kleine Auswahl der möglichen Kostenstellen, diese variieren je nach Unternehmensmodell und Bereich, in dem das Unternehmen aktiv ist.

Beispiel

Bei der Kostenstellenrechnung nehmen wir in einem Beispiel an, dass zwei verschiedene Handys in einem Unternehmen produziert werden. Das Handy A ist ein höherklassiges Modell, welches demnach für rund 1000 Euro zu kaufen ist. Handy B dagegen eher für den Massenmarkt gefertigt. Die Kosten für dieses Telefon liegen entsprechend bei 500 Euro.

Beide Modelle kosten 100 Euro in der Produktion.

  • Gewinn Handy A: 900 Euro
  • Gewinn Handy B: 400 Euro

Bei 10 verkauften Modellen, liegt der Gewinn somit bei 9000 Euro und 4000 Euro.

Nun kommen aber noch weitere Einzelkosten dazu. Bei Handy A belaufen sich diese auf 200 Euro und bei Handy B auf 50 Euro pro Produkt.

Demnach sind es immer noch 600 Euro Gewinn für Handy A und 350 Euro Gewinn bei Handy B.

Das Unternehmen muss noch mit weiteren Gemeinkosten rechnen, welche sich auf rund 5000 Euro belaufen. Die Kostenstellenrechnung hilft nun, genau zu bestimmen, wo diese Kosten entstehen. Wenn der Unternehmer einfach 50/50 rechnen würde, dann für Handy B im Minus sein und die Produktion würde eingestellt werden. Tatsache ist, dass Handy A, durch das entsprechende Marketing, mehr Grundkosten verursacht, aber dennoch durch den hohen Gewinn wirtschaftlich Sinn ergibt.

Kostenträgerrechnung

Der letzte Punkt ist die Kostenträgerrechnung. Hierbei wird genau definiert, wofür die Kosten genau anfallen.

Ermittlung, wofür die Kosten angefallen sind

Bei der Kostenträgerrechnung wird aufgezeigt, wie hoch die Kosten für verschiedene Kostenträger in einem bestimmten Zeitraum sind. So kann genau analysiert werden, welche Aspekte im Unternehmen welche Kosten verursachen und mit welchem Umfang dabei gerechnet werden muss.

Zudem kann bestimmt werden, wie hoch die genauen Kosten sind, die anfallen, um beispielsweise ein Produkt zu erstellen. Dies bestimmt letztendlich wie wirtschaftlich das Unternehmen wirklich ausgerichtet ist.

Beispiel

Um die Kostenträgerrechnung zu verstehen, ist es hilfreich, dies an einem Beispiel zu veranschaulichen.

Nehmen wir an, ein Unternehmen produziert Tassen, welche durch Wärme die Farbe ändern. Demnach wird bei der Kostenträgerrechnung genau berechnet, wo und in welchen Bereichen des Produktionsprozesses welche Kosten aufkommen. Danach werden diese dann hochgerechnet, sodass bestimmt werden kann, wie viel Geld investiert werden muss, um eine Tasse zu produzieren.

Danach erfolgt eine Abstimmung mit dem Preis, welcher für diese Tasse eingenommen wird und schließlich kann herausgefunden werden, wie wirtschaftlich das Unternehmen wirklich ist.

Die Kostenträgerrechnung ist wie folgt unterteilt:

Aufbau Kostentraegerrechnung
Aufbau und Zusammensetzung der Kostenträgerrechnung

Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Nun stellt sich die Frage, wieso überhaupt eine Kosten- und Leistungsrechnung durchgeführt werden sollte. Denn diese ist im Gegensatz zur Buchhaltung, keine Pflicht für den Unternehmer. Trotzdem kann sie sich lohnen. Hierbei gibt es vier Hauptpunkte, die nachfolgend erläutert werden.

Achtung!

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung ist die Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung nicht Pflicht. Der Unternehmer führt sie selbstständig und freiwillig durch und kann sie nach seinem eigenen Ermessen anpassen.

Für die komplexe Finanzbuchhaltung haben wir für dich eine Buchhaltungssoftware entwickelt, die dir dabei hilft, deine Finanzen im Griff zu behalten!

Ermittlung der Selbstkosten zur Preisgestaltung

Wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung angeboten wird, dann kommen in den meisten Fällen Kosten, wie beispielsweise für die Produktion, Werbung, etc. auf den Unternehmer zu. Dies stellt die Basis für den Gewinn dar, sodass das Unternehmen auch auf Dauer wirtschaftlich erfolgreich ist. Dabei muss ein passender Preis für das Produkt oder die Dienstleistung gefunden werden, sodass die aufkommenden Kosten abgedeckt sind und zudem ein zufriedenstellender Gewinn entsteht.

Controlling

Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ebenfalls passend, wenn es darum geht zu identifizieren, wo die meisten Kosten aufkommen und wie diese im Verhältnis zu den erbrachten Leistungen stehen. Das hat den Vorteil, dass definiert werden kann, wo Kosten eingespart werden können, da sich diese für den Prozess nicht rentieren. Das ermöglicht dem Unternehmer, das eigene Unternehmen und den Prozess, beispielsweise der Produktion. finanziell zu optimieren.

Deckungsbeitragsrechnung

Bei der Deckungsbeitragsrechnung wird aufgezeigt, wie hoch die benötigte Produktionsmenge eines Produktes ist. Demnach hängt diese Produktionsmenge von der Deckungsbeitragsrechnung ab, denn in diesem Fall ist der Preis ein Fixpreis, sodass bei einer höheren Menge dieser Preis gesenkt wird und der Periodenerfolg steigt. Daher kann es manchmal Sinn ergeben, in Masse zu produzieren, doch nur wenn die Nachfrage hoch genug ist.

Entscheidungsgrundlage

Die Kosten- und Leistungsrechnung kann dabei helfen, im Unternehmen interne Fragestellungen zu beantworten. Wenn beispielsweise eine Umstellung in der Produktion erfolgen soll und der Unternehmer entscheiden muss, wie diese umgesetzt werden soll, dann kann die Kosten- und Leistungsrechnung die nötigen Informationen liefern.

Tipp

Dich interessiert neben der Kostenstellenrechnung auch allgemein die Buchhaltung?
In unserem Blogbeitrag für Selbstständige findest du sämtliche Informationen darüber, wie du Buchhaltung lernen kannst.

Ablauf der Kosten- und Leistungsrechnung

Für die optimale Umsetzung der Kosten- und Leistungsrechnung muss der Ablauf verstanden werden.

Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung behandelt die Frage, welche Kosten entstanden sind. In einem Unternehmen können in verschiedenen Kategorien Kosten entstehen, sodass definiert werden kann, in welchen Bereichen des Unternehmens die Kosten oder gegebenenfalls übermäßige Kosten entstehen können.

Das Besondere der Kostenartenrechnung ist, dass diese die Grundlage oder die Basis für die Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung bildet. Demnach muss die Frage „Welche Kosten sind entstanden?“ zuerst beantwortet werden.

Primärkosten & Sekundärkosten

Bei der Kostenartenrechnung unterscheiden wir zwei verschiedene Kostenpunkte. Das sind zum einen die Primärkosten und zum anderen die Sekundärkosten. Um den Unterschied vereinfacht zu verstehen, bieten sich die Beispiele an.

Primärkosten

Von Primärkosten spricht man oftmals bei klassischen Anschaffungen für das Unternehmen, beispielsweise Büromaterialien oder auch Einrichtungsgegenstände für das Büro. Bei größeren Anschaffungen, wie Maschinen, die für die Produktion benötigt werden, spricht man ebenfalls von Primärkosten.

Sekundärkosten
Bei Sekundärkosten sprechen wir von Kosten, die beispielsweise von einer weiteren Partei verursacht werden. Nehmen wir an, wir haben eine Maschine, die nicht mehr richtig funktioniert und einen Techniker benötigt. Die Kosten, die für diesen Techniker anfallen, werden als Sekundärkosten bezeichnet. Dieser Techniker ist oftmals nicht nur für eine Maschine zuständig, sondern wird pro Stunde bezahlt und sorgt dafür, dass alle Maschinen optimal funktionieren. Daher wird der Betriebsabrechnungsbogen verwendet, der schließlich unter die Rubrik Sekundärkosten fällt.

Gemeinkosten und Einzelkosten

Man unterscheidet nicht nur Primär- und Sekundärkosten, sondern zugleich auch Gemeinkosten und Einzelkosten.

Gemeinkosten

Die Gemeinkosten sind nicht direkte Kosten, die dem Produkt oder der Dienstleistung zugesprochen werden können. Es sind vielmehr allgemeine Kosten, die nicht speziell etwas mit dem Produkt zu tun haben, sondern mit dem Betrieb oder Unternehmen. Das können zum Beispiel die Löhne der Mitarbeiter sein.

Einzelkosten

Bei Einzelkosten sprechen wir von Kosten, die durch das Produkt oder der Dienstleistung entstanden sind und diesem direkt zugesprochen werden können.

Fixkosten und variable Kosten

Es gibt verschiedene Arten von Kosten die aufkommen können, darunter auch Fixkosten und variable Kosten.

Fixkosten

Fixkosten sind Kosten, die immer gleich bleiben, wie beispielsweise Gehälter oder Mieten. Diese Kosten sind immer auch Gemeinkosten.

Variable Kosten

Wenn wir von variablen Kosten sprechen, dann sind diese keine festen Kosten, sondern im Gegensatz zu den Fixkosten Kosten, die sich verändern können. Diese Kosten können sich zum Beispiel verändern, wenn die Produktionsmenge höher wird.

Kostenstellenrechnung

Nach der Kostenartenrechnung ist der zweite Schritt in der Kosten- und Leistungsrechnung die Kostenstellenrechnung. Hierbei wird die Frage „Wo sind die Kosten entstanden?“ versucht zu beantworten. Obwohl wir in der ersten Rechnung von Kategorien gesprochen haben, liegt der Unterschied darin, dass bei der Kostenartenrechnung die Kosten in verschiedene Kategorien unterteilt werden und bei der Kostenstellenrechnung definiert wird, wo diese Kosten entstehen.

Hauptkostenstellen

Es gibt in einem Unternehmen verschiedene Stellen, wo Kosten anfallen. Dabei werden zwei Kostenstellen unterschieden. Die Hauptkostenstellen und die Nebenkostenstellen.

Unter den Hauptkostenstellen verstehen wir Stellen, die etwas mit dem Verkauf und der Herstellung der Produkte oder Dienstleistungen zu tun haben. Hierbei sind diese Kosten ausschlaggebend für die Umsetzung innerhalb des Betriebs. Das können beispielsweise Materialkosten oder Verpackungskosten sein.

Nebenkostenstellen

Unter Nebenkostenstellen verstehen wir Kosten, die durch Nebenaktivitäten entstehen können. Oftmals sind diese Nebenkosten auch innerbetriebliche Leistungen und haben demnach keine konkrete Verbindung zu dem letztendlichen Produkt oder der Dienstleistung.

Alles Wichtige zur Kostenstellenrechnung haben wir auch in einem Video für dich zusammengefasst:

Kostenstellenrechnung | YouTube sevDesk

Kostenträgerrechnung

Der letzte Punkt der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Kostenträgerrechnung. Hierbei wird die Frage „Wofür fallen diese Kosten an?“ beantwortet. Diese dient dazu zu bewerten, wie die Kostenhöhe und die Kostenstruktur im Unternehmen aussieht. Dies hilft ebenfalls, um zu definieren, wie die Preispolitik und die letztendlich Planungsrechnung hinsichtlich einer langfristigen Aufarbeitung aussieht.

Kostenträgerstückrechnung

Bei der Kostenträgerstückrechnung wird mit Hilfe einer genauen Berechnung der Herstellungs- und der Selbstkosten des Produktes der genaue Wert ermittelt. Damit kann ermittelt werden, ob der aktuelle Stückpreis auf dem Markt auch langfristig wirtschaftlich tragbar ist. Zudem hat diese Kalkulation den Vorteil, dass bei gewissen Angeboten und Rabattaktionen gezeigt werden kann, bis zu welchem Warenpreis noch ein Gewinn zu verbuchen ist.

Kostenträgerzeitrechnung

Im Gegensatz zur Kostenträgerstückrechnung wird bei der Kostenträgerzeitrechnung ein bestimmter Zeitraum genommen und herbei die Leistungen, sowie die Ausgaben gegenübergestellt. So können die genauen Kosten dieser Periode ermittelt werden. So lässt sich zeigen, ob es in dieser Zeitspanne zu einem Betriebserfolg gekommen ist – und zwar sowohl bezogene auf das einzelne Produkt als auch auf das ganze Unternehmen.

Beispielrechnung

Mit der Kosten- und Leistungsrechnung können viele verschiedene Informationen und Analysen durchgeführt werden. Hier in diesem Beispiel möchten wir die aktuelle Produktivität im Unternehmen kalkulieren.
Diese Informationen haben wir:

Rechenbeispiel

Das Unternehmen hat 67 Mitarbeiter, einen Umsatzerlös von rund 928.400,– Euro und eine Verminderung des Bestandes von rund 2.000,– Euro.
Hierbei wird der Umsatzerlös durch die Mitarbeiter geteilt, sodass wir zu einer Produktivität pro Mitarbeiter auf 14.662,69 Euro kommen.
Diese Informationen können nun genutzt werden, um beispielsweise zu definieren, ob sich die Produktivität in den Jahren oder Monaten (je nachdem von welchem Zeitraum die Rede ist)
verbessert oder verschlechtert hat.

Fazit

Das Thema Kosten- und Leistungsrechnung ist ein weites Feld, das viele Möglichkeiten und Chancen zur Optimierung des eigenen Unternehmens bietet.  Mit der Kosten- und Leistungsrechnung können viele wichtige Informationen über das Unternehmen und dessen Wirtschaftlichkeit ermittelt werden.

Die Kosten-Leistungsrechnung kann zeigen, welcher Preis für das Produkt oder die Dienstleistung hinsichtlich der damit verbundenen Ausgaben ertragreich ist und demnach auch langfristig tragbar ist. Zugleich offenbart sie, welche Kosten entstehen, um welche Arten von Kosten es sich handelt und in welchen Bereichen diese anfallen.

Diese Informationen können genutzt werden, um gegebenenfalls in bestimmten Bereichen zukünftig Kosten einzusparen oder auch mehr Kapital zu investieren.

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