Aufbewahrungsfristen

Im Geschäftsleben müssen wichtige Dokumente, wie beispielsweise Buchungsbelege und Rechnungen, archiviert werden. Sie müssen über bestimmte Zeiten aufbewahrt werden, da sie als Nachweise dienen. Die Aufbewahrungsfristen sind, abhängig von der Art der Dokumente, unterschiedlich. Sie sind gesetzlich geregelt. Werden sie nicht eingehalten, so kann das für ein Unternehmen mit Geldbußen geahndet werden. Auch für Privatpersonen gelten für verschiedene Dokumente, beispielsweise für Rechnungen und Kontoauszüge, Aufbewahrungsfristen. Bei Privatpersonen kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen ebenfalls mit einer Geldbuße geahndet werden. Um die Schriftstücke schnell wiederzufinden, sollten Geschäftsunterlagen, Rechnungen und Buchungsbelege geordnet archiviert werden.

Das erwartet dich heute:

Aufbewahrungsfristen
Definition Aufbewahrungsfristen

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind die Zeiträume, über die du aufbewahrungspflichtige Dokumente aufbewahren musst. Es kann sich dabei um ein Dokument für einen abgeschlossenen, aber auch für einen noch laufenden Geschäftsvorgang handeln. Deine Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden, da abgeschlossene Geschäftsvorgänge später nochmals bedeutsam sein könnten. Das kann der Fall sein, wenn eine Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen und eine Verwirkung noch nicht eingetreten ist.

Für verschiedene Geschäftsvorgänge gelten Gewährleistungsfristen und Produkthaftungsfristen, die längere Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen erfordern. Mit der Vernichtung der Belege würde eine Beweisnot einhergehen, die sich für dein Unternehmen nachteilig auswirkt. Auch bei Rechtsstreitigkeiten und Betriebsprüfungen ist es wichtig, deine Dokumente (Rechnungen, Buchungsbelege) aufzubewahren, da sie als Nachweise dienen. Aus diesen aufbewahrten Dokumenten können Vorgänge, die nicht mehr erinnerbar sind, abgeleitet werden.

Aufbewahrungsfristen sind im Handels- und Steuerrecht festgelegt. Darüber hinaus gelten branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Sie gelten in erster Linie für

  • öffentliche Verwaltung
  • Krankenhäuser
  • Qualitätssicherung
  • Lebensmittel- und Pharmaproduktion
  • Pharmaforschung
  • Energieerzeugung
  • Bauwesen
  • Telekommunikation
  • Umweltschutz

Wer muss sich an die Aufbewahrungsfristen halten?

Jedes Unternehmen, jede Organisation und sogar Privatpersonen haben Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, die unterschiedliche Nachweispflichten betreffen. Diese sind für Gewerbetreibende nach dem Steuer- und Handelsrecht definiert. In § 147a AO (Abgabenordnung) wird festgelegt, dass alle Steuerpflichtigen, die einen Umsatz von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr erzielt haben, ihre Unterlagen 6 Jahre lang aufbewahren müssen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach HGB

Gemäß Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann zur Aufbewahrung von Unterlagen innerhalb festgelegter Fristen verpflichtet. Diese Unterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsunterlagen) müssen zur Dokumentation und zur Beweissicherung aufbewahrt und bei Buchprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden. Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die Vorlage der Buchführung gewährleisten, müssen sie von allen Buchführungspflichtigen beachtet werden.

Sie gelten für Kaufleute und für alle, die nach der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind. Privatpersonen sind zwar nicht zur Buchführung verpflichtet, doch gelten auch für sie in einigen Fällen Aufbewahrungsfristen. Die Daten müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Das Gesetz schreibt vor, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und welche Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Dokumente gelten. Das Handelsgesetzbuch, aber auch die Abgabenordnung regeln die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, zum Teil sind diese Regelungen deckungsgleich. In Deutschland gelten Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren, sechs Jahren, zehn Jahren sowie unbegrenzte Aufbewahrungsfristen.

Beispiel:

Nach § 257 (1) HGB musst du als Kaufmann deine Handelsbücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse 10 Jahre nach aufbewahren. Dazu kommen deine Handelsbriefe (die versendeten in Kopie) sowie die Buchungsbelege für die Bücher, die nach § 238 (1) HGB zu führen sind.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach AO

Nach dem Steuerrecht, genauer gesagt nach § 147 (1) AO, bist du dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren:

  • all deine Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, aber auch alle für das Verständnis der Bilanz notwendigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • alle eingegangenen Handels- und Geschäftsbriefe
  • die Kopien der von dir versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • alle Buchungsbelege
  • „alle erforderlichen Unterlagen“ nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
  • und alle sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Als Faustregel kannst du dich danach richten, dass du jedes Dokument, das du für deine Buchhaltung verwendest, zehn Jahre lang aufbewahren musst. (Davon abweichen können höchstens Kleinunternehmer oder Selbstständige, die keine Mitarbeiter haben). Für die meisten anderen Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren. Kürzere und unbeschränkte Fristen besprechen wir in den separaten Abschnitten weiter unten. Dafür ist es natürlich wichtig, wann die Fristen beginnen und enden. Dies erklären wir dir später in einem eigenen Abschnitt.

Nachfolgend haben wir dir einige Beispiele für die Aufbewahrungspflicht verschiedener Dokumente zusammengestellt. Darunter nur die, die am häufigsten vorkommen. Die Liste ist aber nicht abschließend:

DokumentJahre
Abrechnungsunterlagen10
Akkreditive6
Angebote, die zum Auftrag geführt haben6
Anhang zum Jahresabschluss (gemäß § 264 HGB)10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10
Arbeitsanweisungen10
Ausgangsrechnungen10
Bankbelege10
Belege der Buchhaltung10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung10
Betriebskostenrechnung10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)6
Bewertungsunterlagen10
Bewirtungsbelege10
Bilanzen (samt Eröffnungsbilanz)10
Buchungsbelege10
Eingangsrechnungen plus evtl. Berichtigungsbelege10
Exportunterlagen10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen10
Gehaltslisten10
Geschäftsbriefe (eingegangen und versendet)6
Gewinn- und Verlustrechnung10
Gutschriften (zu Rechnungen)10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)6
Handelsbücher10
Inventare (gemäß § 240 HGB)10
Jahresabschluss mit Erläuterungen10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent10
Kalkulation samt Unterlagen (wenn steuerlich relevant)10
Kassenbücher10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10
Kontoauszüge10
Lohnbelege10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen6
Mahnbescheide und ausgehende Mahnungen6
Nebenbücher10
Preislisten, allgemein6
Preislisten als Buchungsunterlagen10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers10
Quittungen10
Rechnungen an Unternehmer10
Reisekostenabrechnung10
Sachkonten10
Scheck- und Wechselunterlagen, allgemein6
Scheck- und Wechselunterlagen, allgemein6
Scheck- und Wechselunterlagen als Buchungsunterlagen10
Schriftwechsel6
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen10
Steuererklärungen und Steuerbescheide10
Systemhandbücher10
Telefonkostennachweise als Beleg für Buchhaltung10
Verbindlichkeiten (Auflistung)10
Verkaufsbücher10
Vermögensverzeichnis10
Versicherungspolicen für laufende Versicherungen10
Versicherungspolicen nach Ablauf der Versicherung6
Verträge, wenn sie als Buchhaltungsbelege dienen oder steuerlich relevant sind10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher10
Wechsel10
Zahlungsanweisungen10

Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren

Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren gelten für Nichtunternehmer und betreffen in erster Linie Rechnungen und Zahlungsbelege. Privatpersonen sind im Zusammenhang mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit verpflichtet, Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese Aufbewahrungsfristen betreffen vorrangig Besitzer von Wohneigentum im Zusammenhang mit Rechnungen, die Leistungen am Grundstück betreffen. Rechnungen über verschiedene Handwerksleistungen, aber auch über Planungsleistungen, Instandhaltungsarbeiten, Gartenarbeit oder Reinigungsleistungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Für Privatpersonen gilt zwar keine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, doch sollten Rechnungen, die für Leistungen am Grundstück gestellt wurden, fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Das ist zur Beweisführung wichtig, wenn sich der Grundstücksbesitzer auf die Gewährleistungspflicht des Dienstleisters bezieht. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in seinen Rechnungen hinzuweisen.

Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren

Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten für Handels- und Geschäftsbriefe, die ein Unternehmen empfängt, aber auch für Handels- und Geschäftsbriefe, die ein Unternehmen absendet. Von diesen Schriftstücken muss das Unternehmen Kopien aufbewahren. Weiterhin müssen Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden, die wichtig für die Besteuerung sind. Auch Lohnkonten müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren

Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten für Rechnungen und andere Buchführungsunterlagen mit Buchfunktion, wie z. B Buchungsbelege. Nur dann, wenn in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind, gelten die kürzeren Fristen. Kürzere Aufbewahrungsfristen, die in außer steuerlichen Gesetzen festgelegt sind, gelten nicht für die steuerliche Aufbewahrungspflicht. Hierbei ist zu beachten, dass die Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein müssen. Relevant für die steuerliche Aufbewahrungspflicht sind in diesem Fall Fristen von zehn Jahren. Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten in erster Linie für

  • Bücher, Handelsbücher und andere Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse
  • Eröffnungsbilanzen
  • Konzernabschlüsse
  • Lageberichte
  • Rechnungen
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zum Verständnis der Bücher
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen für Zollanmeldungen
  • Duplikate von Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen

Unbegrenzte Aufbewahrungsfristen

Im Gegensatz zu Rechnungen bzw. der Buchungsbelege, die eine begrenzte Aufbewahrungsfrist haben, wird bei unbegrenzten Aufbewahrungsfristen von einem Dauerwert gesprochen. Solche unbefristete Aufbewahrung gilt in der öffentlichen Verwaltung für zumeist mit einem „D“ gekennzeichnete Dokumente. Es handelt sich dabei vor allem um Akten über Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht, Grundstücksunterlagen, Konstruktionspläne für wichtige Bauwerke, Gesetzesurschriften oder Personenstandsbücher. Die längste Aufbewahrungsfrist in der Wirtschaft beträgt zehn Jahre. Aus handels- und steuerrechtlicher Sicht gelten keine längeren Aufbewahrungsfristen in der Wirtschaft, doch sollten verschiedene Unterlagen wie Patente, Baupläne, Gerichtsurteile, Grundstücksunterlagen, Gesellschafterverträge und Personalakten unbefristet aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen von verschiedenen Dokumenten

Buchungsbelege

Unter die Kategorie Buchungsbelege fallen verschiedene Dokumente. Rechnungen zählen als Buchungsbelege, doch auch Quittungen, Lieferscheine, Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Buchungsanweisungen, Portokassenbücher, Kassenberichte, Prozessakten, Auftragszettel und Gehaltslisten gelten als Buchungsbelege. Kurz gesagt sind Buchungsbelege alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Dabei gilt: Buchungsbelege mit vermögenswirksamen Leistungen haben eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Dies ist auf das Steueränderungsgesetz von 1998 zurückzuführen, durch dessen Neufassung die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre verlängert wurde.

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Bank- und Kassenbelege

Auch Bank- und Kassenbelege sind Buchungsbelege. Nicht alle Bank- und Kassenbelege müssen aufbewahrt werden, wenn der Aufbewahrungszweck anderweitig gesichert ist. Bei solchen Belegen, die nicht aufbewahrt werden müssen, handelt es sich um Kassenzettel, Registrierkassenstreifen, oder Bons. Werden statt Registrierkassenstreifen Tagesendsummenbons aufbewahrt, so reicht das aus. Die Vollständigkeit muss gewährleistet sein, Angaben über Name des Geschäfts, Tagesendsumme und Datum müssen vorhanden sein. Auch hier sollte beachtet werden, dass diese Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Handels- und Geschäftsbriefe

Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die in einer Offene-Posten-Buchhaltung geführt werden, denn sie müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Eingangsrechnungen und Duplikate von Ausgangsrechnungen gelten ebenfalls als Handelsbriefe, für sie gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Steuerunterlagen

Für Steuerunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Dazu gehören beispielsweise deine Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher, aber auch Freistellungsbescheinigungen und Arbeitszeitlisten.

Personalunterlagen

Für Aufbewahrungsfristen der Personalunterlagen ist relevant, ob sie für die Besteuerung Bedeutung haben. Sie müssen in diesem Fall sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Lohnkonten und andere Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind, werden für die Besteuerung herangezogen, da Lohnsteuerabzüge berechnet werden, die an das Finanzamt abzuführen sind. In vielen Unternehmen werden Lohnlisten erstellt. In ihnen sind für jeden Arbeitnehmer die Löhne aufgeführt und spaltenweise nach Bruttolohn, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträgen und Nettolohn aufgeschlüsselt. In der Finanzbuchhaltung werden nur die Summen dieser Spalten erfasst. Diese Unterlagen bilden eine wichtige Grundlage für die Finanzbuchhaltung und sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Regelung für sonstige Geschäftsunterlagen

Schriftstücke oder andere Papiere, die einen Einblick in Geschäftsvorgänge gewähren, gelten als sonstige Geschäftsunterlagen. Sie können typische und atypische Geschäftsvorfälle erläutern. Solche sonstigen Geschäftsunterlagen können Verträge, Protokolle, Frachtpapiere, Zolldokumente, Auftragszettel, Lieferscheine, Kreditunterlagen, Quittungen, Versicherungsunterlagen, Stunden- und Akkordzettel, Kassenzettel, Kassenbons, Kassenstreifen, Schadenunterlagen, Lohn- und Gehaltslisten sein. Darüberhinaus ist die Aufbewahrung von Rechnungen speziell geregelt. Demnach müssen Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, welche er selbst bzw. ein Dritter ausgestellt hat, aufbewahren. Hinzukommend müssen alle Rechnungen, die der Unternehmer erhalten hat, ebenfalls aufbewahrt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?

Auch Privatpersonen müssen für ihre Unterlagen verschiedene Fristen beachten. Du musst auch hier unterschiedliche Fristen von 2,5,6 und 30 Jahren bis hin zur lebenslangen Aufbewahrung berücksichtigen. Nachfolgend ein paar Beispiele dazu:

Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre

Die Zweijahresfrist ist dir sicher bekannt von deinen alltäglichen Käufen von beispielsweise Haushaltsgegenständen. Alle Kaufverträge, Rechnungen und Kassenbons müssen wegen der Garantie oder einem möglichen Umtausch aufbewahrt werden. Besonders wichtig ist es, wenn es sich um Handwerkerrechnungen oder auch Verträge und Rechnungen von Gutachtern, Anwälten oder Notaren handelt.

Aufbewahrungsfrist: 3 Jahre

Es gibt dazu zwar keine Vorschrift, aber es ist empfehlenswert, deine Kontoauszüge und Bankunteralgen 3 Jahre aufzubewahren. Falls du einen Kontoauszug für deine Steuer als Nachweis verwendet hast, musst du ihn natürlich entsprechend über 10 Jahre aufbewahren.

Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre

Diese Frist ist ganz wichtig für dich, wenn du ein Haus gekauft oder gebaut hast. Denn wegen der Reklamationsfristen und Mängelansprüchen musst du alle relevanten Rechnungen und Unterlagen 5 Jahre lang aufbewahren.

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre

Nach § 147a AO (Abgabenordnung) müssen alle Steuerpflichtigen, mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 Euro pro Kalenderjahr ihre Unterlagen 6 Jahre lang aufbewahren. Als Privatperson bist du davon also auch betroffen, wenn du zu den Gutverdienern gehörst.

Aufbewahrungsfrist: 30 Jahre

Diese Frist ist hoffentlich für dich selten relevant, denn sie betrifft unangenehme Unterlagen wie Mahnbescheide und Prozessakten sowie die daraus resultierenden Urteile.

Lebenslange Aufbewahrung:

Eine lebenslange Aufbewahrung ist besonders wichtig für deine persönlichen Unterlagen wie Geburts- und Sterbeurkunden. Aber auch Taufscheine, Heiratsurkunden, Schulzeugnisse und Rentenversicherungsunterlagen oder wichtige ärztliche Gutachten.

Wann beginnen und enden Aufbewahrungsfristen?

Beginn und Ende von Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem ein Beleg erstellt wurde. Sie endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausläuft. Es handelt sich dabei nicht um eventuell abweichende Geschäfts- und Wirtschaftsjahre, sondern immer um Kalenderjahres. Eine Aufbewahrungsfrist beginnt, je nach Art des Belegs, mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem

  • die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgte
  • ein Inventar aufgestellt wurde
  • eine Eröffnungsbilanz oder eine Jahresbilanz aufgestellt wurde
  • entweder ein Einzelabschluss oder ein Konzernabschluss erstellt wurde
  • ein Handelsbrief abgeschickt oder empfangen wurde
  • ein Buchungsbeleg erstellt wurde
  • sonstige Geschäftsunterlagen angefallen sind
  • eine Rechnung geschrieben wurde
  • eine Rechnung empfangen wurde
  • die zuletzt eingetragene Lohnzahlung erfolgte

Ist eine Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Regelungen zwar abgelaufen oder läuft sie demnächst ab, so läuft sie allerdings nicht ab, wenn die Unterlagen noch für Steuern benötigt werden, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Frist läuft auch dann noch nicht ab, wenn wichtige Prüfungen laufen oder die Unterlagen noch für andere wichtige Vorfälle benötigt werden, beispielsweise für ein Gerichtsverfahren.

Behandlung von Datenträgern

Häufig werden die Unterlagen heute nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern sie können auf Datenträgern archiviert werden. Jedoch Für unterliegen elektronische Rechnungen strengen Aufbewahrungspflichten. Dabei wissen viele Unternehmen nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch abgespeichert werden müssen. Neben Rechnungen können auf Datenträgern auch Bücher und andere Aufzeichnungen gespeichert werden.

Achtung!

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen die selben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen.

Hier greifen die GoBD. Laut ihnen müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert werden, sodass sie lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Sind sie das nicht, drohen hohe Nachforderungen durch das Finanzamt.

Die Daten der Rechnungen und der Buchungsbelege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein. Sie müssen, wenn sie benötigt werden, sofort lesbar gemacht werden können. Finanzbehörden haben bei einer Außenprüfung das Recht, die Datenträger und die auf ihnen gespeicherten Daten einzusehen und das Datenverarbeitungssystem für die Prüfung zu verwenden. Ebenso können die Finanzbehörden verlangen, dass die Daten auf den Datenträgern nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden. Die auf den Datenträgern hinterlegten Daten können auf Verlangen der Finanzbehörden auf einem maschinell verwertbaren Datenträger bereitgestellt werden.

Archivierung auf Datenträgern

Die Archivierung auf Datenträgern bietet dir den Vorteil, dass die Daten bequem abgerufen werden können und dass keine großen Aktenbestände in Papierform angelegt werden müssen. Um die Unterlagen zu finden, kannst du eine Suchfunktion nutzen. Du musst nicht lange in Ordnern suchen, um wichtige Belege schnell zu finden. Stattdessen kannst du auf einem Datenträger Verzeichnisse in Form von Ordnern anlegen. Das Gesetz schreibt dir nicht vor, welche Art von Datenträgern du verwenden musst. Es muss sich jedoch um Datenträger handeln, auf denen deine Daten über unbegrenzte Zeit erhalten bleiben. Solche Datenträger können externe Festplatten oder SSD-Festplatten sein. USB-Sticks eignen sich nicht als Datenträger, da die Daten dort nur begrenzt haltbar sind und die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nicht immer gewährleistet ist.

Wie musst du Dokumente aufbewahren?

Das Bundeministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 14.11.2014 über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ dazu Stellung genommen, wie du deine Unterlagen aufbewahren musst. Es gibt jedoch keine detaillierten Pflichten, stattdessen muss deine Aufbewahrungsart folgende Kriterien erfüllen:
Deine digital archivierten Dokumente müssen jederzeit abrufbar sein. Außerdem müssen sie unveränderbar, vollständig, richtig lesbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sein. Wenn du mit deiner Methode diese Vorgaben einhältst, hat das Finanzamt nichts zu bemängeln.

Was passiert mit dem Original?

Grundsätzlich kannst du Dokumente in Papierform oder digital archivieren. Das bedeutet allerdings nicht, dass du einfach alles einscannen und die Originale wegwerfen darfst!

Papierform oder elektronische Archivierung

Bei Vollmachten, Verträgen oder Urkunden beispielweise (notarielle Urkunden mit Siegel und Stempel) kannst du zwar das Original in dein digitales Archiv einscannen, um deine Akten zu vervollständigen und die Daten schneller zu finden und elektronisch einsehen zu können. Aber da nur die Originalurkunde eine Beweiskraft hat, musst du unter allen Umständen das Original so aufbewahren, dass es unverändert und leserlich bleibt und dass du es auf Verlagen sofort vorlegen kannst.

Was passiert mit E-Mails?

Für E-Mails und Anlagen von E-Mails wie für alle digitalen Dokumente gilt, dass sie genau in der Form archiviert werden müssen, wie sie bei dir eingegangen sind. Du kannst also weder Ausdrucke aufbewahren oder die Anlagen irgendwo abspeichern und dann die E-Mails löschen. Du musst die E-Mail Archivierung in deinem E-Mail-Account festhalten, um nachzuweisen, wann sie mit welchen Anlagen eingegangen ist. Eine andere Form würde die Unveränderbarkeit nicht mehr garantieren.

Formen für die Aufbewahrung

Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Grundsätzlich ist es sinnvoll, Unterlagen im Original aufzubewahren, doch handelt es sich bei solchen Unterlagen um Thermokopierpapier, so müssen sie fotokopiert oder auf einen Datenträger gebracht werden, da sie im Laufe der Zeit verblassen. Der Beleg auf Thermokopierpapier muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe können im Original, aber auch bildlich aufbewahrt werden. Bildlich bedeutet, dass diese Unterlagen gescannt und auf einem Datenträger gespeichert werden können. Werden Unterlagen im Original aufbewahrt, so müssen sie gesichert sein. Der Raum, in dem sie aufbewahrt werden, muss vor äußeren Einwirkungen wie Feuchtigkeit, Wasser und Feuer geschützt sein. Die Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit geprüft werden können. Ein Regelwerk kann als Grundlage für die Archivierung dienen.

Wo musst du deine Dokumente aufbewahren?

In der Abgabenordnung (§ 146 AO) ist geregelt, dass die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen „im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren“ sind. Das bedeutet, dass du gesetzlich dazu verpflichtet bist, deine Unterlagen in Deutschland aufzubewahren. Darüber hinaus gibt es jedoch keine detaillierten Vorgaben über einen bestimmten Ort.

Buchhaltungssoftware

Damit du sicherstellen kannst, dass alle Unterlagen unveränderbar, vollständig, richtig lesbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar und vor allem jederzeit einsehbar sind, ist es ideal, wenn du für deine Buchhaltung eine gute Buchhaltungssoftware benutzt. Eine solche Software erfüllt durch ihre optimal abgestimmten Funktionen alle gesetzlichen Erfordernisse und hilft dir vor allem auch bei anderen Erfordernissen. Beispielsweise dabei, wie man Rechnungen richtig erstellt.

Belege digitalisieren
Mit einer Software Belege digitaliseren & aufbewahren

Du kannst deine gesamten steuerrelevanten Dokumente digitalisieren und in der Software GoBD-konform archivieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papierkram und du bist immer auf der sicheren Seite, wenn das Finanzamt deine Dokumente prüfen will.

Vernichtungsmöglichkeiten nach Ende der Aufbewahrungsfrist

Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist kannst du die Unterlagen in der Regel vernichten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darfst du Unterlagen nur dann nicht vernichten, wenn sie noch für verschiedene Verfahren oder Vorfälle bedeutsam sind. Die Unterlagen müssen nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist noch aufbewahrt werden, wenn eine Außenprüfung begonnen wurde, wenn anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen oder wenn eine vorläufige Steuerfestsetzung gilt. Bei einem schwebenden Verfahren oder einem aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren sowie zur Begründung von Anträgen eines Unternehmens müssen die Unterlagen ebenfalls über das Ende der Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden.

Theoretisch kannst du die digitalen Daten einfach löschen und Papierunterlagen schreddern. Wichtig ist allerdings, insbesondere seit der Verschärfung der gesetzlichen Vorschriften nach der DSGVO, dass du an den Datenschutz denkst. Gerade, wenn in deinen Unterlagen nicht nur betriebsinterne Geheimnisse, sondern auch sensible personenbezogene Daten enthalten sind. Diese müssen von dir so gut vernichtet werden, dass sie von fremden Personen nicht mehr lesbar gemacht werden können. Schon vor der DSGVO hat die DIN 66399 die „Vorschriften zur datenschutzkonformen Aktenentsorgung“ nach dem Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Die Entsorgen war dabei an verschiedene Datenschutzklassen gekoppelt.

Bildung einer Rückstellung

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist mit Kosten verbunden, beispielsweise für Ordnungssysteme in Form von Ordnern oder Mappen, Regalen und Karteimöbeln sowie für Räumlichkeiten für die Aufbewahrung. Auch die Archivierung auf Datenträgern verursacht Kosten. Für die Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen im Jahresabschluss eine Rückstellung bilden. Diese Rückstellung gilt für ungewisse Verbindlichkeiten. Handelsrechtlich besteht für derartige Rückstellungen ein Passivierungsgebot. Die Aufbewahrungspflicht wird in dem Jahr wirtschaftlich verursacht, in dem die jeweiligen Unterlagen angefallen sind. Werden in einem Jahr Rechnungen und Handelsbriefe geschrieben, so wird in diesem Jahr die Aufbewahrungspflicht verursacht.

Folgen von Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Gemäß der Rechtsprechung liegt die Beweispflicht beim Steuerpflichtigen. Der Steuerpflichtige muss steuerentlastende und steuermindernde Tatsachen beweisen, wenn gegen ihn ein Verfahren bezüglich Steuerhinterziehung läuft. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht gelten gleichzeitig als Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Die Finanzbehörde kann, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht verfügbar sind, aufgrund Mangel an Beweiskraft die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Schlimmstenfalls kann der Höchstbetrag für ein Unternehmen angesetzt werden. Die Finanzbehörde kann beispielsweise Vergleichszahlen aus derselben Branche als Grundlage ansetzen. Verletzt ein Unternehmen die Aufbewahrungspflicht und damit die Buchführungspflicht, so können Sanktionen entstehen. Werden Rechnungen nicht zehn Jahre lang aufbewahrt, so kann, genau wie beim Verzicht auf Rechnungslegung, gegen ein Unternehmen eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro erhoben werden. Kommen Privatpersonen der Aufbewahrungspflicht nicht nach, da sie Rechnungen, die für ein Grundstück betreffende Leistungen nicht mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, so kann eine Geldbuße bis zu 500 Euro gegen sie verhängt werden.

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist für die Beweiskraft eines Unternehmens wichtig. Unternehmen sind steuer- und handelsrechtlich zur Aufbewahrung der Buchungsbelege, Geschäftsunterlagen und Rechnungen verpflichtet und müssen mit Strafen rechnen, wenn sie deren Aufbewahrungsfristen nicht einhalten.

Fazit

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist für dich nicht nur deshalb relevant, weil die ein Bußgeld drohen könnte. In Fällen, wo dir Vollmachten und Urkunden fehlen, können auch Gerichtsprozesse negativ verlaufen. Ein Mangel an deinem neu erworbenen Haus, den du nicht anhand von Unterlagen nachweisen und vom Handwerker ausbessern lassen kannst, könnte dich eine Stange Geld kosten. Manche fehlenden Unterlagen können dich durch solche Arten von „Folgeschäden“ sogar in den Ruin treiben. Daher ist es in deinem eigenen Interesse wichtig, dass du dich an die Aufbewahrungsfristen hältst. Daher: lieber zu lange aufbewahren als zu kurz!

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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