Aufbewahrungsfristen

Im Geschäftsleben müssen wichtige Dokumente, wie beispielsweise Buchungsbelege und Rechnungen, archiviert werden. Sie müssen über bestimmte Zeiten aufbewahrt werden, da sie als Nachweise dienen. Die Aufbewahrungsfristen sind, abhängig von der Art der Dokumente, unterschiedlich. Sie sind gesetzlich geregelt. Werden sie nicht eingehalten, so kann das für ein Unternehmen mit Geldbußen geahndet werden. Auch für Privatpersonen gelten für verschiedene Dokumente, beispielsweise für Rechnungen und Kontoauszüge, Aufbewahrungsfristen. Bei Privatpersonen kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen ebenfalls mit einer Geldbuße geahndet werden. Um die Schriftstücke schnell wiederzufinden, sollten Geschäftsunterlagen, Rechnungen und Buchungsbelege geordnet archiviert werden.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind die Zeiträume, über die aufbewahrungspflichtige Dokumente aufbewahrt werden müssen. Es kann sich dabei um Dokumente für abgeschlossene, aber auch für noch laufende Geschäftsvorgänge handeln. Eine Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden, da abgeschlossene Geschäftsvorgänge später nochmals bedeutsam sein könnten. Das kann der Fall sein, wenn eine Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen und eine Verwirkung noch nicht eingetreten ist.

Für verschiedene Geschäftsvorgänge gelten Gewährleistungsfristen und Produkthaftungsfristen, die längere Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen erfordern. Mit der Vernichtung der Belege würde eine Beweisnot einhergehen, die sich für das Unternehmen nachteilig auswirkt. Auch bei Rechtsstreitigkeiten und Steuerprüfungen ist es wichtig, die Dokumente (Rechnungen, Buchungsbelge) aufzubewahren, da sie als Nachweise dienen. Aus diesen aufbewahrten Dokumenten können Vorgänge, die nicht mehr erinnerbar sind, abgeleitet werden. Aufbewahrungsfristen sind im Handels- und Steuerrecht festgelegt. Darüber hinaus gelten branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Sie gelten in erster Linie für

  • öffentliche Verwaltung
  • Krankenhäuser
  • Qualitätssicherung
  • Lebensmittel- und Pharmaproduktion
  • Pharmaforschung
  • Energieerzeugung
  • Bauwesen
  • Telekommunikation
  • Umweltschutz.

Pflichten für die Aufbewahrung

Gemäß Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann zur Aufbewahrung von Unterlagen innerhalb festgelegter Fristen verpflichtet. Diese Unterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsunterlagen) müssen zur Dokumentation und zur Beweissicherung aufbewahrt und bei Buchprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden. Da die Aufbewahrungsfristen die Vorlage der Buchführung gewährleisten, müssen sie von allen Buchführungspflichtigen beachtet werden.

Sie gelten für Kaufleute und für alle, die nach der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind. Privatpersonen sind zwar nicht zur Buchführung verpflichtet, doch gelten auch für sie in einigen Fällen Aufbewahrungsfristen. Die Daten müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Das Gesetz schreibt vor, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und welche Aufgewahrungsfristen für die jeweiligen Dokumente gelten. Das Handelsgesetzbuch, aber auch die Abgabenordnung regeln die Aufbewahrungsfristen, zum Teil sind diese Regelungen deckungsgleich. In Deutschland gelten Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren, sechs Jahren, zehn Jahren sowie unbegrenzte Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren

Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren gelten für Nichtunternehmer und betreffen in erster Linie Rechnungen und Zahlungsbelege. Privatpersonen sind im Zusammenhang mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit verpflichtet, Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese Aufbewahrungsfristen betreffen vorrangig Besitzer von Wohneigentum im Zusammenhang mit Rechnungen, die Leistungen am Grundstück betreffen. Rechnungen über verschiedene Handwerksleistungen, aber auch über Planungsleistungen, Instandhaltungsarbeiten, Gartenarbeit oder Reinigungsleistungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Für Privatpersonen gilt zwar keine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, doch sollten Rechnungen, die für Leistungen am Grundstück gestellt wurden, fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Das ist zur Beweisführung wichtig, wenn sich der Grundstücksbesitzer auf die Gewährleistungspflicht des Dienstleisters bezieht. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in seinen Rechnungen hinzuweisen.

Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren

Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten für Handels- und Geschäftsbriefe, die ein Unternehmen empfängt, aber auch für Handels- und Geschäftsbriefe, die ein Unternehmen absendet. Von diesen Schriftstücken muss das Unternehmen Kopien aufbewahren. Weiterhin müssen Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden, die wichtig für die Besteuerung sind. Auch Lohnkonten müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren

Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten für Rechnungen und andere Buchführungsunterlagen mit Buchfunktion, wie z.B Buchungsbelge. Nur dann, wenn in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind, gelten die kürzeren Fristen. Kürzere Aufbewahrungsfristen, die in außer steuerlichen Gesetzen festgelegt sind, gelten nicht für die steuerliche Aufbewahrungspflicht. Hierbei ist zu beachten, dass die Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein müssen. Relevant für die steuerliche Aufbewahrungspflicht sind in diesem Fall Fristen von zehn Jahren. Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten in erster Linie für

  • Bücher, Handelsbücher und andere Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse
  • Eröffnungsbilanzen
  • Konzernabschlüsse
  • Lageberichte
  • Rechnungen
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zum Verständnis der Bücher
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen für Zollanmeldungen
  • Duplikate von Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen.

Unbegrenzte Aufbewahrungsfristen

Im Gegensatz zu Rechnungen bzw. der Buchungsbelege, die eine begrenzte Aufbewahrungsfrist haben, wird bei unbegrenzten Aufbewahrungsfristen von einem Dauerwert gesprochen. Solche unbefristete Aufbewahrung gilt in der öffentlichen Verwaltung für zumeist mit einem „D“ gekennzeichnete Dokumente. Es handelt sich dabei vor allem um Akten über Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht, Grundstücksunterlagen, Konstruktionspläne für wichtige Bauwerke, Gesetzesurschriften oder Personenstandsbücher. Die längste Aufbewahrungsfrist in der Wirtschaft beträgt zehn Jahre. Aus handels- und steuerrechtlicher Sicht gelten keine längeren Aufbewahrungsfristen in der Wirtschaft, doch sollten verschiedene Unterlagen wie Patente, Baupläne, Gerichtsurteile, Grundstücksunterlagen, Gesellschafterverträge und Personalakten unbefristet aufbewahrt werden.

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Buchungsbelege

Unter die Kategorie Buchungsbelege fallen verschiedene Dokumente. Rechnungen zählen als Buchungsbelege, doch auch Quittungen, Lieferscheine, Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Buchungsanweisungen, Portokassenbücher, Kassenberichte, Prozessakten, Auftragszettel und Gehaltslisten gelten als Buchungsbelege. Kurz gesagt sind Buchungsbelege alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Dabei gilt: Buchungsbelege mit vermögenswirksamen Leistungen haben eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Dies ist auf das Steueränderungsgesetz von 1998 zurückzuführen, durch dessen Neufassung die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre verlängert wurde.

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Bank- und Kassenbelege

Auch Bank- und Kassenbelege sind Buchungsbelege. Nicht alle Bank- und Kassenbelege müssen aufbewahrt werden, wenn der Aufbewahrungszweck anderweitig gesichert ist. Bei solchen Belegen, die nicht aufbewahrt werden müssen, handelt es sich um Kassenzettel, Registrierkassenstreifen, oder Bons. Werden statt Registrierkassenstreifen Tagesendsummenbons aufbewahrt, so reicht das aus. Die Vollständigkeit muss gewährleistet sein, Angaben über Name des Geschäfts, Tagesendsumme und Datum müssen vorhanden sein. Auch hier sollte beachtet werden, dass diese Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Handels- und Geschäftsbriefe

Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die in einer Offene-Posten-Buchhaltung geführt werden, denn sie müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Eingangsrechnungen und Duplikate von Ausgangsrechnungen gelten ebenfalls als Handelsbriefe, für sie gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Personalunterlagen

Für Aufbewahrungsfristen der Personalunterlagen ist relevant, ob sie für die Besteuerung Bedeutung haben. Sie müssen in diesem Fall sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Lohnkonten und andere Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind, werden für die Besteuerung herangezogen, da Lohnsteuerabzüge berechnet werden, die an das Finanzamt abzuführen sind. In vielen Unternehmen werden Lohnlisten erstellt. In ihnen sind für jeden Arbeitnehmer die Löhne aufgeführt und spaltenweise nach Bruttolohn, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträgen und Nettolohn aufgeschlüsselt. In der Finanzbuchhaltung werden nur die Summen dieser Spalten erfasst. Diese Unterlagen bilden eine wichtige Grundlage für die Finanzbuchhaltung und sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Regelung für sonstige Geschäftsunterlagen

Schriftstücke oder andere Papiere, die einen Einblick in Geschäftsvorgänge gewähren, gelten als sonstige Geschäftsunterlagen. Sie können typische und atypische Geschäftsvorfälle erläutern. Solche sonstigen Geschäftsunterlagen können Verträge, Protokolle, Frachtpapiere, Zolldokumente, Auftragszettel, Lieferscheine, Kreditunterlagen, Quittungen, Versicherungsunterlagen, Stunden- und Akkordzettel, Kassenzettel, Kassenbons, Kassenstreifen, Schadenunterlagen, Lohn- und Gehaltslisten sein. Darüberhinaus ist die Aufbewahrung von Rechnungen speziell geregelt. Demnach müssen Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, welche er selbst bzw. ein Dritter ausgestellt hat, aufbewahren. Hinzukommend müssen alle Rechnungen, die der Unternehmer erhalten hat, ebenfalls aufbewahrt werden.

Beginn und Ende von Aufbewahrungsfristen

Beginn und Ende von Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem ein Beleg erstellt wurde. Sie endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausläuft. Es handelt sich dabei nicht um eventuell abweichende Geschäfts- und Wirtschaftsjahre, sondern immer um Kalenderjahres. Eine Aufbewahrungsfrist beginnt, je nach Art des Belegs, mit dem Ende des Kalenderjahres,

  • in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolge
  • in dem ein Inventar aufgestellt wurde
  • in dem eine Eröffnungsbilanz oder eine Jahresbilanz aufgestellt wurde
  • in dem ein Einzelabschluss oder ein Konzernabschluss erstellt wurde
  • in dem ein Handelsbrief abgeschickt oder empfangen wurde
  • in dem ein Buchungsbeleg erstellt wurde
  • in dem sonstige Geschäftsunterlagen angefallen sind
  • in dem eine Rechnung geschrieben wurde
  • in dem eine Rechnung empfangen wurde
  • in dem die zuletzt eingetragene Lohnzahlung erfolgte.

Ist eine Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Regelungen zwar abgelaufen oder läuft sie demnächst ab, so läuft sie allerdings nicht ab, wenn die Unterlagen noch für Steuern benötigt werden, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Frist läuft auch dann noch nicht ab, wenn wichtige Prüfungen laufen oder die Unterlagen noch für andere wichtige Vorfälle benötigt werden, beispielsweise für ein Gerichtsverfahren.

Vernichtungsmöglichkeiten nach Ende der Aufbewahrungsfrist

Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Unterlagen in der Regel vernichtet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Unterlagen nur dann nicht vernichtet werden, wenn sie noch für verschiedene Verfahren oder Vorfälle bedeutsam sind. Die Unterlagen müssen nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist noch aufbewahrt werden, wenn eine Außenprüfung begonnen wurde, wenn anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen oder wenn eine vorläufige Steuerfestsetzung gilt. Bei einem schwebenden Verfahren oder einem aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren sowie zur Begründung von Anträgen eines Unternehmens müssen die Unterlagen ebenfalls über das Ende der Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen

Behandlung von Datenträgern

Häufig werden die Unterlagen heute nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern sie können auf Datenträgern archiviert werden. Jedoch Für unterliegen elektronische Rechnungen strengen Aufbewahrungspflichten. Dabei wissen viele Unternehmen nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch abgespeichert werden müssen. Neben Rechnungen können auf Datenträgern auch Bücher und andere Aufzeichnungen gespeichert werden.

Achtung!

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen die selben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen.

Hier greifen die GoBD. Laut ihnen müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert werden, sodass sie lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Sind sie das nicht, drohen hohe Nachforderungen durch das Finanzamt.

 

Die Daten der Rechnungen und der Buchungsbelege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein. Sie müssen, wenn sie benötigt werden, sofort lesbar gemacht werden können. Finanzbehörden haben bei einer Außenprüfung das Recht, die Datenträger und die auf ihnen gespeicherten Daten einzusehen und das Datenverarbeitungssystem für die Prüfung zu verwenden. Ebenso können die Finanzbehörden verlangen, dass die Daten auf den Datenträgern nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden. Die auf den Datenträgern hinterlegten Daten können auf Verlangen der Finanzbehörden auf einem maschinell verwertbaren Datenträger bereitgestellt werden.

Die Archivierung auf Datenträgern bietet den Vorteil, dass die Daten bequem abgerufen werden können und dass keine großen Aktenbestände in Papierform angelegt werden müssen. Um die Unterlagen zu finden, kann man eine Suchfunktion nutzen. Man muss nicht lange in Ordnern suchen, um wichtige Belege schnell zu finden, müssen auf einem Datenträger Verzeichnisse in Form von Ordnern angelegt werden. Das Gesetz schreibt nicht vor, welche Art von Datenträgern verwendet werden muss. Es muss sich jedoch um Datenträger handeln, auf denen die Daten über unbegrenzte Zeit erhalten bleiben. Solche Datenträger können externe Festplatten oder SSD-Festplatten sein. USB-Sticks eignen sich nicht als Datenträger, da die Daten dort nur begrenzt haltbar sind und die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nicht immer gewährleistet ist.

Formen für die Aufbewahrung

Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Grundsätzlich ist es sinnvoll, Unterlagen im Original aufzubewahren, doch handelt es sich bei solchen Unterlagen um Thermokopierpapier, so müssen sie fotokopiert oder auf einen Datenträger gebracht werden, da sie im Laufe der Zeit verblassen. Der Beleg auf Thermokopierpapier muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe können im Original, aber auch bildlich aufbewahrt werden. Bildlich bedeutet, dass diese Unterlagen gescannt und auf einem Datenträger gespeichert werden können. Werden Unterlagen im Original aufbewahrt, so müssen sie gesichert sein. Der Raum, in dem sie aufbewahrt werden, muss vor äußeren Einwirkungen wie Feuchtigkeit, Wasser und Feuer geschützt sein. Die Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit geprüft werden können. Ein Regelwerk kann als Grundlage für die Archivierung dienen.

Bildung einer Rückstellung

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist mit Kosten verbunden, beispielsweise für Ordnungssysteme in Form von Ordnern oder Mappen, Regalen und Karteimöbeln sowie für Räumlichkeiten für die Aufbewahrung. Auch die Archivierung auf Datenträgern verursacht Kosten. Für die Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen im Jahresabschluss eine Rückstellung bilden. Diese Rückstellung gilt für ungewisse Verbindlichkeiten. Handelsrechtlich besteht für derartige Rückstellungen ein Passivierungsgebot. Die Aufbewahrungspflicht wird in dem Jahr wirtschaftlich verursacht, in dem die jeweiligen Unterlagen angefallen sind. Werden in einem Jahr Rechnungen und Handelsbriefe geschrieben, so wird in diesem Jahr die Aufbewahrungspflicht verursacht.

Folgen von Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Gemäß der Rechtssprechung liegt die Beweispflicht beim Steuerpflichtigen. Der Steuerpflichtige muss steuerentlastende und steuermindernde Tatsachen beweisen, wenn gegen ihn ein Verfahren bezüglich Steuerhinterziehung läuft. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht gelten gleichzeitig als Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Die Finanzbehörde kann, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht verfügbar sind, aufgrund Mangel an Beweiskraft die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Schlimmstenfalls kann der Höchstbetrag für ein Unternehmen angesetzt werden. Die Finanzbehörde kann beispielsweise Vergleichszahlen aus derselben Branche als Grundlage ansetzen. Verletzt ein Unternehmen die Aufbewahrungspflicht und damit die Buchführungspflicht, so können Sanktionen entstehen. Werden Rechnungen nicht zehn Jahre lang aufbewahrt, so kann, genau wie beim Verzicht auf Rechnungslegung, gegen ein Unternehmen eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro erhoben werden. Kommen Privatpersonen der Aufbewahrungspflicht nicht nach, da sie Rechnungen, die für ein Grundstück betreffende Leistungen nicht mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, so kann eine Geldbuße bis zu 500 Euro gegen sie verhängt werden.

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist für die Beweiskraft eines Unternehmens wichtig. Unternehmen sind steuer- und handelsrechtlich zur Aufbewahrung der Buchungsbelege, Geschäftsunterlagen und Rechnungen verpflichtet und müssen mit Strafen rechnen, wenn sie deren Aufbewahrungsfristen nicht einhalten.