Lastenheft

Überblick

Das Lastenheft – Arbeitsleitfaden für den Auftraggeber

Der Begriff Lastenheft beinhaltet branchenübergreifend die Summe aller Erfordernisse des Auftraggebers an den Auftragnehmer. Eingesetzt beziehungsweise genutzt wird es vorzugsweise im Qualitäts-  sowie im Projektmanagement.

Die formell korrekte Vorgehensweise sieht vor, dass der Auftraggeber das Lastenheft nach seinen Vorstellungen und Vorgaben erstellt. Der Auftragnehmer bezeichnet die sich daraus ergebenden Aufgaben und Pflichten als Lasten. Es ist für den Auftraggeber die Grundlage zu einer Ausschreibung, beispielsweise für ein Projekt. Beschrieben und definiert werden die Vorgaben für Lieferungen und Leistungen des potentiellen Auftragnehmers.

Ein gutes Lastenheft definiert die Basisanforderungen, ohne näher auf jedes Detail einzugehen. Das klingt einfacher als es ist. Einerseits müssen beide Parteien einen Rahmen stecken. Andererseits muss der zukünftige Auftragnehmer ausreichend Spielraum und Möglichkeit haben, um aus diesem Lastenheft umgekehrt ein Pflichtenheft zu formulieren.

Lastenheft vs. Pflichtenheft

Der Gegenpart zum Lastenheft ist das Pflichtenheft. Es beinhaltet auf Seiten des Auftragnehmers konkrete Lösungsvorschläge darüber, wie die Vorgaben und Anforderungen des Auftraggebers umgesetzt werden können und sollen. In diesem Sinne sind Lastenheft und Pflichtenheft ein Junktim. Eins geht nicht ohne das andere; nur beides zusammen ist die Grundlage für den anschließenden Vertrag. Dem werden als Vertragsbestandteil sowohl das Lasten- als auch das Pflichtenheft beigefügt. Das Pflichtenheft löst die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen fachkompetent.

Als ein Resümee daraus ergibt sich die Entscheidung des Auftraggebers, seinen Auftrag an diesen oder doch an jenen Bewerber beziehungsweise Auftragnehmer zu vergeben. Du kannst den Zusammenhang zwischen Lasten- und Pflichtenheft auch als ein erstes Abtasten von zwei möglichen Vertragspartnern bezeichnen. Zuerst erstellst du das Lastenheft als Anforderungsprofil und erst danach folgt das Pflichtenheft als ein Vorschlag zur Anforderungserfüllung. Mit einem einzigen Lastenheft jedoch erhält der Auftraggeber bestenfalls mehrere bis viele Pflichtenhefte von Interessenten, die an einer Auftragsübernahme interessiert sind.

Lasten zu Pflichtenheft
Vom Lasten- zum Pflichtenheft. Quelle: https://www.ub-dietz.com/de/fmea-thinktank/fmea-infos-tipps/lasten-und-pflichtenheft/

Aufbau und Inhalt des Lastenheftes

Für den Begriff Lastenheft sowie zu den Inhalten besteht derzeit keine gesetzliche Definition oder verbindlich festgelegte Regelung. Allerdings haben sich Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend einheitlich angewendet werden.

Zu ihnen gehören:

  • Zieldefinition und Zielbestimmung
  • vorgesehener Zweck und Einsatz des Projektergebnisses
  • eine konkrete Übersicht über die erwartete Leistung
  • dazu notwendigen Funktionen [aus technischer Sicht]
  • alle relevanten technischen Daten wie Leistungen, Maße, Gewichte …..
  • vertragliche Konditionen [Teilleistungen, Anforderungen an die Gewährleistung, Risikomanagement, …..]
  • spezifische Anforderungen an den Auftragnehmer [Referenzen, Zertifizierung, …..]
  • dezidierte Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers [Dokumentation, Monitoring, Controlling]
  • Qualitätsanforderungen an eine Nutzbarkeit des Projektergebnisses
  •  ….. weitere projektspezifische Ergänzungen

Inhalte des Lastenheftes sind sowohl die Darstellung des aktuellen Istzustandes als auch die Beschreibung der Zielsetzung des Gesamtprojektes. Eventuelle Schnittstellen sowie Zuständigkeiten werden möglichst klar und genau benannt. Zu den funktionalen Anforderungen, die ebenfalls definiert werden, gehören Art und Ausmaß von Wartung und Nutzung sowie von Benutzeranmeldung, Zuverlässigkeit sowie von Abnahmekriterien nebst den dazugehörigen Qualitätsanforderungen.

DIN-Vorgabe für den Lastenheftinhalt

Die DIN 69901 gilt im Bereich der Projektwirtschaft für das Projektmanagement. Eine DIN ist der unter Leitung eines Arbeitsausschusses im DIN, dem Deutschen Institut für Normung erarbeitete Standard. Die DIN 69901 ist in fünf Kategorien aufgeteilt. Im fünften und letzten DIN-Teil, der DIN 69901-5 wird die Gliederung des Lasten- sowie die des Pflichtenheftes beschrieben. Demzufolge erfasst jedes Lastenheft die wirtschaftlichen, technischen sowie organisatorischen Erwartungen des Auftraggebers und ermöglicht dem potentiellen Auftragnehmer einen ersten Eindruck vom dem zu erwartenden Auftragsumfang. Insofern kann das Lastenheft die Grundlage von Vertragsverhandlungen, es kann aber auch nur die Arbeits- oder Diskussionsgrundlage für eine einfache Anfrage von Interessenten an den Auftraggeber sein. Sodass er konkrete Aussagen machen kann, muss er sich auf das zuvor erarbeitete Lastenheft beziehen können. Der zukünftige Auftragnehmer geht umgekehrt davon aus, dass die ihm erteilte Auskunft und Information auf der Basis eines bereits vorhandenen Lastenheftes gegeben wird.

Ein Beispiel für das Lastenheft

Diese Inhaltsgliederung entspricht den Vorgaben der DIN 69901-5 für ein Lastenheft. Sie ist spezifisch auf eine Auftragsvergabe im technischen Bereich abgestellt und insofern mehr- bis vielfach anwendbar.

Präambel [Einleitung]

  • Definition von Zweck und Ziel des Lastenheftes
  • Projektbeschreibung und Projektbezug
  • Legende [Abkürzungen, …..]
  • Empfängerkreis

Projektkonzept sowie Rahmenbedingungen

  • Zielsetzung des Auftraggebers anhand des Lastenheftes
  • Nutzbarkeit durch den Auftragnehmer als Anwender des Lastenheftes
  • Voraussetzungen für eine Systemanwendbarkeit
  • Vorhandene sowie zukünftig notwendige Ressourcen

Definition des Anforderungsprofils

  • Anforderungsstufe I, II, …

Genehmigung des Lastenheftes durch die Projektleitung

Anlagen [Anhang, Ressourcen, …..]

Das Lastenheft wird losgelöst sowie unabhängig von der anwendaren Technologie erstellt. Während die konkrete technische Lösung in das Pflichtenheft gehört. Damit hat jeder potentielle Auftragnehmer freie Hand, mit seinen eigenen Ressourcen und Möglichkeiten das Pflichtenheft zu erstellen. Der Auftraggeber wiederum prüft und bewertet die „Kompatibilität“ zwischen Lasten- und Pflichtenheft.

Lastenheftvorlage für Excel und Word

MS Excel ist ein vielgenutztes Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft. MS Word ist seinerseits das wohl bekannteste Textverarbeitungsprogramm. Beide Anwenderprogramme sind auf Endgeräten wie PC, Notebook oder Tablet beim Neukauf vorinstalliert. Sowohl für Word als auch für Excel wird eine Onlinevorlage für das Lastenheft nach DIN 69901-5 angeboten. Die Vorteile eines solchen Online-Lastenheftes liegen buchstäblich auf der Hand.

  • Alle Neuheiten und Aktivitäten werden in die verfügbare Onlineversion eingearbeitet sowie angepasst
  • Mit der standardisierten Auswertung lässt es sich gut und übersichtlich arbeiten
  • Jeder infrage kommende Adressat bekommet dieselbe Vorlage; das ermöglicht einen optimalen Vergleich
  • Dem Empfänger des Online-Lastenheftes wird die Erstellung des Pflichtenheftes, bestenfalls ebenfalls online, weitgehend erleichtert

Achtung!

Seit Januar 2017 gelten die GoBD-Richtlinien, die besagen, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung vollständig und lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein muss. Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden. Die Nutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel oder Word ist nicht GoBD-konform, da die Unveränderlichkeit nicht gewährleistet werden kann.

Bevorzugte Einsatzbereiche

Zu den bevorzugten Einsatzbereichen eines Lastenheftes gehören

  • ERP-System
  • Maschinenbau
  • Projekte aus Informationstechnik & Softwareentwicklung
  • Website & Onlineshop

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, zu Deutsch Unternehmens-Informationssystem. Es wird unter anderem vom deutschen Weltkonzern Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, kurz SAP mit Stammsitz in Waldorf angeboten. Am Anfang eines ERP-Auswahlprojektes steht immer die Überlegung, für welchen Unternehmensbereich die ERP-Software genutzt werden soll. An diesem Punkt wird das unverzichtbare Lastenheft erstellt.

Lastenheftauswertung
Lastenheftauswertung im ERP-Bereich Quelle: https://www.mqresult.de/erp-auswahl/erp-lastenheft/

Ein Lastenheft für Maschinenbau & Anlagen gliedert sich in die Teilbereiche:

  • Allgemeine Liefer- und Montagebedingungen
  • Mindest- und Maximalanforderungen an die Dokumentation mit Lasten- und mit Pflichtenheft
  • Bauliche Anforderungen an Maschinen & Anlagen
  • Verwendbare Normteile gemäß Standardkatalog …..
  • Anlagen, Erläuterungen, Sonstiges …..

Vor der Entwicklung von Software oder von neuer Informationstechnik erfolgt eine detaillierte Planung und Analyse der Anforderungen. Jedenfalls ist das insbesondere für die Entwicklung von Individualsoftware mit einer ausführlichen Planungsphase notwendig. Der grundlegende Anforderungskatalog dazu wird im Lastenheft zusammengefasst.

Die Anforderungsdefinition eines Softwareprojektes wie Onlineshop oder wie der Launch einer Website muss in einem Lastenheft konkretisiert werden. Das gilt ebenfalls für das Erstellen der Internetpräsenz mit ihrem CM, dem Content Managementsystem. Auch in diesem Bereich ist das Lastenheft zwar noch kein etablierter Standard, allerdings unentbehrlich.

Lastenheft und agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement und agiles Lastenheft sind in der Anwendungspraxis nahezu ein und dasselbe. Ein Projekt lebt und entwickelt sich fort bis hin zum Projektende mit dem Erreichen des Projektziels.

Steht der Entwurf, kann das Projekt sozusagen gestartet werden. Für ein optimales Projektmanagement bietet sich übrigens die Nutzung einer Software an. Während der laufenden Projektphase kommen immer weitere Anforderungen hinzu, die auch weitere Versionen des Lastenheftes notwendig machen. Ein agiles Vorgehen überträgt infolgedessen die „Just-In-Time-Production“ auf das Lastenheft. Für den Auftragnehmer hat das den Vorteil, dass er nur noch punktgenau diejenigen Anforderungen definieren muss, die ab jetzt realisiert werden. Das agile Lastenheft macht eine recht ausgeprägte Kommunikation zwischen Auftraggeber und dem Projektteam des Auftragnehmers erforderlich. Ungeachtet dessen lässt sich ein solches agiles Lastenheft sehr gut mit agilen Methoden kombinieren.

Zusammenfassung

  • Durch das Lasten- und das Pflichtenheft werden die gegenseitigen Rechte und Pflichten von Auftraggeber sowie Auftragnehmer definiert und konkretisiert.
  • Im Projektmanagement ist eins wie das andere unerlässlich. Beide Seiten brauchen es und profitieren davon.
  • Wenngleich es keine rechtliche Bindung gibt, so ist dennoch die DIN 69901-5, wie man sagt, ein überaus starkes Band.
  • Onlinevorlagen mit den Anwendungsprogrammen MS Excel sowie MS Word sorgen für eine weitgehende Vergleichbarkeit des Lastenheftes innerhalb der jeweiligen Wirtschaftsbranche. Das ist so hilfreich wie notwendig.