Angebote schreiben als Kleinunternehmer – unsere kostenlose Vorlage

Du willst als Kleinunternehmer ein Angebot schreiben, aber weißt nicht genau, wie es aussehen soll? Kein Problem: Mit der richtigen Angebotsvorlage sparst du dir Zeit, vermeidest typische Fehler und überzeugst deine Kunden mit einem professionellen Auftritt deines Unternehmens.

Wähle zwischen Word oder Excel und erstelle dein Angebot mit unserer kostenlosen Vorlage für Kleinunternehmer. So vergisst du keine Angaben mehr! Es geht aber noch leichter – mit unserem Angebotsgenerator für Kleinunternehmer. Damit hast du in Rekordzeit dein Angebot als PDF.

Anleitung – so gelingt die Angebotserstellung als Kleinunternehmer ganz einfach

Gerade wenn du noch nicht viele Angebote geschrieben hast, kann eine strukturierte Anleitung viel Zeit und Unsicherheit sparen. Denn schon kleine Fehler – etwa beim Verweis auf die Kleinunternehmerregelung oder bei der Angebotsnummer – können später zu Missverständnissen führen. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung kannst du als Kleinunternehmer unsere kostenlose Vorlage ganz einfach ausfüllen und das Angebot professionell erstellen:

1. Downloade als Erstes die Word- oder Excel-Angebotsvorlage für Kleinunternehmer.
2. Füge dann im linken Teil deine Angaben ein, wie die Bezeichnung deines Unternehmens und die Adresse.
3. Unter deiner Adresse platzierst du die Adresse des Empfängers.
4. Auf der rechten Seite kannst du dein Logo einfügen.
5. In das Feld Angebotsnummer fügst du deine frei gewählte Angebotsnummer ein. Achte darauf, dass du niemals zweimal die gleiche Angebotsnummer verwendest. Das führt nur zu Missverständnissen.
6. Beim Betreff kannst du eine passende Bezeichnung einfügen, die sofort erkennen lässt, welche Dienstleistung oder Produkte du anbietest. Oder du nimmst einfach die Angebotsnummer.
7. Füge deine Artikelnummern, die Artikelbeschreibung und die richtige Menge ein. Falls du keine Artikelnummern hast (was vorkommen kann, wenn du keine Software nutzt), reicht eine klare Beschreibung deiner Leistungen oder Produkte. Wichtig ist auch die Endsumme, die bei einem Kleinunternehmer ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen wird. Setze am besten zusätzlich einen kurzen Hinweis ins Angebot – die sogenannte Kleinunternehmer-Klausel. Eine einfache Formulierung wäre: „Gemäß § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“
8. Nutze das untere Feld, um darin die Angebotsgültigkeit anzugeben. Du kannst auch darauf verweisen, dass das Angebot auf den Informationen deines Kunden erstellt wurde – somit kannst du später Schwierigkeiten bei Preisabweichungen oder Änderungen im Leistungsumfang vermeiden.
9. In das Feld Fußtext kannst du deine Kontoverbindung und weitere Daten zum Unternehmen wie E-Mail-Adresse,und Telefonnummer einfügen.
10. Speichere im nächsten Schritt dein Angebot am besten als PDF-Datei ab und versende es wie vom Kunden gewünscht.

Was solltest du beachten, wenn du als Kleinunternehmer ein Angebot erstellen willst?

Ein Angebot als Kleinunternehmer zu schreiben, ist leicht – wenn du ein paar Dinge beachtest. Hier zeigen wir dir die wichtigsten Tipps für klare Formulierungen und den richtigen Umsatzsteuer-Hinweis.

Die Kleinunternehmerregelung bringt einige Besonderheiten mit sich – gerade beim Angebotsschreiben. Damit dein Angebot nicht nur professionell, sondern auch rechtlich korrekt ist, solltest du diese Punkte im Blick behalten:

1. Keine Umsatzsteuer ausweisen: Da du als Kleinunternehmer in der Regel keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, weist du diese auch nicht in deinem Angebot aus. Schreibe in deinem Angebot einen Hinweis, dass du der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG unterliegst. Hier ein Beispiel: „Gemäß § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“
2. Angaben zur Gültigkeitsdauer: Vermerke immer die Gültigkeitsdauer des Angebots. Damit ist das Datum gemeint, bis zu dem der Angebotsempfänger das Angebot akzeptiert haben muss. Gibst du kein Datum an, wäre das Angebot unbegrenzt gültig und könnte dich in einigen Jahren in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Schließlich könnten sich bis dahin deine Preise erhöht haben – du wärst jedoch an die niedrigen Preise gebunden. Diese Formulierung könntest du verwenden: „Das Angebot ist gültig bis zum TT.MM.JJJJ.“
3. Freizeichnungsklausel einfügen: Halte außerdem fest, dass das Angebot nach den Angaben des Kunden erstellt wurde. Sollten weitere Tätigkeiten bei der Ausführung des Auftrags hinzukommen oder sollte sich die Menge des Materials erhöhen, darfst du das selbstverständlich in Rechnung stellen. Eine Freizeichnungsklausel wie „Das Angebot basiert auf den derzeit bekannten Anforderungen. Änderungen in Menge oder Material können zu Preisabweichungen führen.“ kann dich unterstützen, unvorhergesehenen Zusatzkosten zu vermeiden und gibt dir Flexibilität.

Hinweis: Es gibt keine gesetzlich festgelegten festen Grenzen, bis zu denen du den Preis im Rahmen einer Freizeichnungsklausel ohne weitere Rücksprache erhöhen darfst. Allerdings gilt: Geringfügige Änderungen (z. B. 5 bis 10 % der Angebotssumme) werden häufig noch als zumutbar angesehen – vor allem, wenn sie sachlich begründet sind. Größere Abweichungen (z. B. 20 % oder mehr) solltest du immer vorher mit dem Kunden abstimmen, sonst riskierst du, dass der Kunde die Mehrkosten nicht akzeptiert oder rechtlich dagegen vorgeht. Rechtlich entscheidend ist die Zumutbarkeit und Transparenz. Selbst mit Freizeichnungsklausel darfst du keine beliebigen Kosten nachschieben – der Kunde muss nachvollziehen können, warum es teurer wird und sollte die Gelegenheit zur Zustimmung bekommen.

Ist dein Angebot immer rechtlich bindend?

Grundsätzlich gilt: Wenn du als Kleinunternehmer ein Angebot schreibst, ist es laut § 145 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) immer rechtlich bindend – sofern du dies nicht ausdrücklich ausschließt. Das bedeutet: Nimmt dein Kunde das Angebot an, kommt der Auftrag zu den genannten Bedingungen zustande. Möchtest du das vermeiden – zum Beispiel, weil sich Preise oder Verfügbarkeiten noch ändern können – solltest du dein Angebot mit einer Freizeichnungsklausel versehen.

Typische Formulierungen, um dein Angebotsschreiben unverbindlich zu gestalten, sind zum Beispiel:

• „Preise vorbehaltlich“
• „Ohne Gewähr“
• „Nur solange der Vorrat reicht“

Möchtest du dir zusätzlich Flexibilität bei Umfang und Preis sichern, kannst du auch einen Kostenvoranschlag nutzen. Der Unterschied: Ein Angebot mit Freizeichnungsklausel ist grundsätzlich rechtlich bindend, erlaubt aber unter bestimmten Bedingungen Preisabweichungen. Ein Kostenvoranschlag hingegen ist von vornherein unverbindlich – er stellt nur eine grobe Schätzung der Kosten dar und verpflichtet dich nicht zur Ausführung zu den genannten Konditionen. Kurz gesagt: Das Angebot mit Klausel ist grundsätzlich verbindlich (mit Spielraum) und ein Kostenvoranschlag ist von Anfang an unverbindlich, ideal bei unsicheren Projektumfängen.

Pflichtangaben einer Angebotsvorlage für Kleinunternehmer: Was muss sie enthalten?

Möchtest du als Kleinunternehmer ein Angebot schreiben, kann ein kostenloses, vorgefertigtes Muster hilfreich sein. Allerdings gibt es einige Angaben, die in einem Angebot enthalten sein sollten, damit es vollständig, nachvollziehbar und im Zweifel rechtlich belastbar ist. Unsere kostenlose Angebotsvorlage für Kleinunternehmer hilft dir dabei, alle wichtigen Angaben im Blick zu behalten – damit du beim Angebot schreiben möglichst nichts vergisst.

Hier alle Daten, die auf jeden Fall im Angebot enthalten sein sollten:

• dein vollständiger Name und Adresse
• Ansprechpartner von beiden Seiten
• vollständige Adresse des Angebotsempfängers
• Datum
• Angebotsnummer
• Angebotsbezeichnung
• Angebotsgültigkeit
• Artikelnummer (optional), Artikelbezeichnung, Einzelpreis und Gesamtpreis
• Endsumme des Angebots
• Verweis auf die Kleinunternehmerregelung
• deine Steuernummer
• Kontaktdaten
• Ausführungsdatum, eventuell Lieferfrist
• Erfüllungsort bei Leistungen
• Hinweis auf allgemeine Geschäftsbedingungen
• Name des Angebotserstellers

Füllst du unsere Angebotsvorlage für Kleinunternehmer in Word oder Excel aus, hat das mehrere Vorteile für dich: Du behältst nicht nur den Überblick, sondern stellst auch sicher, dass dein Angebot alle wichtigen Angaben enthält, die in der Praxis als Standard gelten. So vermeidest du Missverständnisse und sorgst dafür, dass dein Angebot professionell und rechtlich nachvollziehbar ist.

Als Kleinunternehmer ein Angebot schreiben und Fehler vermeiden – mit sevdesk

Du willst deinem Kunden ein professionelles Angebot für deine Leistungen schicken – ohne stundenlang an der Formatierung zu feilen oder dir Gedanken über fehlende Pflichtangaben zu machen? Dann kannst du als Kleinunternehmer unser kostenloses Muster zum Schreiben von Angeboten nutzen. Egal, ob mit Word oder Excel: Die Vorlage ist sofort einsatzbereit, leicht anpassbar und führt dich mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung durch alle wichtigen Angaben. Ideal, wenn du nur gelegentlich Angebote erstellst oder gerade erst startest.

Wenn du jedoch regelmäßig Angebote schreiben und dabei auf noch mehr Komfort und Automatisierung setzen möchtest, lohnt sich ein Blick auf die Angebotssoftware von sevdesk. Sie ermöglicht dir das digitale Erstellen, Verwalten und Versenden deiner Angebote direkt aus der Software heraus – inklusive Kundenverwaltung und Verknüpfung zur Buchhaltung. Teste die Angebotssoftware 14 Tage kostenlos und unverbindlich und finde heraus, welche Lösung am besten zu deinem Business passt.

Angebotsvorlage, -generator  oder gleich die Software nutzen?

Ob du gerade erst startest oder schon länger dabei bist, wenn du deine Prozesse langfristig digitalisieren willst, gibt dir unsere Tabelle eine gute Übersicht, welche Lösung zu deinem aktuellen Bedarf passt: