Externe Inhalte
An dieser Stelle findest du externe Inhalte von YouTube. Durch Klick auf “Externe Inhalte laden” erklärst du dich damit einverstanden, dass dir externe Inhalte angezeigt werden. Dabei werden personenbezogene Daten an die Drittplattform übermittelt.
Weitere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung und der Datenschutzerklärung von YouTube.

Kostenvoranschlag

Aktualisiert am
27
.
02
.
2024
Taschenrechner mit roten Tasten auf einem Schreibtisch

Ob Autoreparatur, Hausneubau oder Reparatur einer undichten Wasserleitung, wenn hohe Ausgaben anstehen, möchte der Kunde am besten im Vorfeld wissen, wie viel er später bezahlen muss. Da kommt der Kostenvoranschlag ins Spiel: Er gibt eine grobe Schätzung über die voraussichtlichen Kosten ab.

In unserem Beitrag erfährst du, was ein Kostenvoranschlag genau ist, wann dafür eine Vergütungspflicht besteht und was bei einer Überschreitung passiert.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Rechtsgrundlage für den Kostenvoranschlag ist § 649 BGB. Im rechtlichen Sinne korrekt heißt er „Kostenanschlag“. Gemeint ist damit eine Aufstellung der voraussichtlich erforderlichen Materialien und Dienstleistungen, um einen noch zu schließenden Werkvertrag zu erfüllen, und die dafür anfallenden Reparaturkosten.

Für dich als Unternehmerin oder Unternehmer ist der Kostenanschlag eine Art von Vorkalkulation, mit der du die Kosten überschlagen kannst. Für Kundinnen und Kunden ist der Voranschlag eine Möglichkeit, sich einen Überblick über die Kosten zu verschaffen.

Beispiel: Nach einem Autounfall benötigen Geschädigte für die Versicherung einen Nachweis über den Schaden oder die anstehenden Reparaturkosten für die Schadensregulierung. Sie haben nun die Wahl: Die Geschädigten können sich von der Autowerkstatt einen Kostenvoranschlag über die Reparaturkosten erstellen lassen. Oder sie lassen von einem oder einer Sachverständigen ein Schadensgutachten anfertigen. Ob Schadensgutachten oder Kostenanschlag, beide Dokumente sind geeignet, um die Schadensregulierung mit der Versicherung abzuwickeln.

Tipp: Einfache Auftragsabwicklung in einem Tool

Vom Angebot über die Rechnung, bis hin zur Zahlungserinnerung - deine Aufträge kannst du ganz einfach, sicher und GoBD-konform in sevdesk abwickeln! Auswertungen wie deine UStVA, deine EÜR oder GuV bildest du mit wenigen Klicks ab und versendest sie ans Finanzamt oder deinen Steuerberater.

Nutze sevdesk jetzt 14 Tage lang kostenlos, deine Testphase wird danach automatisch beendet!

Mehr zu sevdesk

Kostenvoranschlag erstellen: So einfach geht’s

Der Kostenvoranschlag sollte diese Inhalte umfassen:

  • Name und Anschrift von Auftraggeber und -nehmer
  • einmalige Nummer des Kostenvoranschlags
  • Datum
  • Bezeichnung als „Kostenvoranschlag“
  • Art und Umfang der angedachten Arbeiten
  • geschätzter Arbeitsaufwand
  • voraussichtliche Materialkosten
  • Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags

Die Angabe der Gültigkeitsdauer ist wichtig, um die Bindungswirkung des Kostenvoranschlags zu befristen.

Da es sich bei einem Kostenvoranschlag um einen Geschäftsbrief handelt, solltest du außerdem die üblichen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe beachten.

Mehr zum Kostenvoranschlag erstellen erfährst du auch in diesem Video:

Tipp: Kostenvoranschlag Muster nutzen

Ein Kostenvoranschlag muss nicht kompliziert sein. Hol dir die kostenlose Kostenvoranschlag-Vorlage von sevdesk. Du musst nur noch die Positionen ausfüllen, und schon kannst du die Kostenschätzung verschicken.

Kostenlose Kostenvoranschlag Vorlage von sevdesk zum Download für Word und Excel
Kostenvoranschlag Vorlage

Unverbindlicher oder verbindlicher Kostenanschlag: die Unterschiede

Du musst zwischen einem unverbindlichen und einem verbindlichen Kostenvoranschlag unterscheiden:

  • Unverbindlicher Voranschlag: Normalerweise hat ein Kostenvoranschlag einen unverbindlichen Charakter. Du willst als Auftragnehmer lediglich einen groben Überblick über die ungefähren Kosten abgeben. Kommt es auf dieser Grundlage zum Auftrag, muss die Kundin oder der Kunde später Überschreitungen in einem gewissen Rahmen akzeptieren. Ein Freibrief für unbegrenzte Überschreitungen ist der Voranschlag allerdings auch nicht.
  • Verbindlicher Voranschlag: Gibst du hingegen einen verbindlichen Kostenvoranschlag ab, musst du dich an die angegebenen Preise und die Gesamtsumme halten. Er kommt einer Festpreisvereinbarung gleich und wird deshalb nur in Ausnahmefällen verwendet.

Wichtig zu wissen: Eine grobe, mündlich ausgesprochene Schätzung nach dem Prinzip „Auge mal Pi“ wird nicht als Kostenvoranschlag gewertet. Sie ist deshalb immer unverbindlich.

Achtung: Verweise auf die Unverbindlichkeit!

Auch wenn ein Kostenvoranschlag meist als unverbindlich angesehen wird, solltest du es nicht darauf ankommen lassen. Erwähne deshalb idealerweise in dem Dokument, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt und keine Festpreisvereinbarung daraus abgeleitet werden kann.

Unterschiede zwischen Kostenvoranschlag und Angebot

Ein Kostenvoranschlag und ein Angebot können abgesehen von der Bezeichnung inhaltlich beinahe vollständig identisch sein. Sie unterscheiden sich allerdings in ihrer rechtlichen Wirkung. Ein Kostenvoranschlag ist in der Regel nicht verbindlich. Spricht der Auftragnehmer hingegen ein Angebot aus, ist er an die Einzelpreise und die Gesamtsumme gebunden.

Mehr zur Abgrenzung erfährst du in unserem Beitrag zur Unterschied Angebot und Kostenvoranschlag.

Vergütung für den Kostenvoranschlag

Der Aufwand für die Erstellung eines Kostenvoranschlags fällt in den Bereich der Werbung. Du kannst ihn deshalb der Kundin oder dem Kunden nicht in Rechnung stellen. § 632 Abs. 3 BGB sagt dazu: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten.“

Für dich bedeutet das: Wenn du mit der Kundin oder dem Kunden nicht eindeutig eine Vergütungspflicht vereinbart hast, kannst du den Aufwand für deine Vorkalkulation nicht in Rechnung stellen. Eine solche Vereinbarung solltest du immer schriftlich festhalten. Regelungen in den AGB reichen dafür nicht aus, weil Gerichte diese Vergütungspflicht als überraschende Klausel einstufen könnten.

Es gibt aber zwei Ausnahmefälle bei dieser Regelung:

  • Wenn die Kundin oder der Kunde deinen Kostenvoranschlag nutzt, um damit eine Ausschreibung durchzuführen, kannst du Anspruch auf eine Entschädigung haben.
  • Ist eine Vergütung des Kostenvoranschlags branchenüblich, besteht ein Vergütungsanspruch.

Unwesentliche Überschreitung der Gesamtsumme

Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag ist der Endpreis nicht verbindlich. Deshalb stellt sich in der Praxis regelmäßig die Frage, wie sich eine Kostenüberschreitung auswirkt. Eine grenzenlose Überschreitung ist nämlich selbst bei unverbindlichen Kostenvoranschlägen nicht zulässig. Auch sie haben eine gewisse Bindungswirkung.

Die Kundin oder der Kunde muss jedoch eine unwesentliche Überschreitung hinnehmen. Leider gibt es dafür keine vom Gesetzgeber vorgegebene Grenze.

Tipp: So hast du deinen Arbeitsalltag im Griff!

Als Unternehmerin oder Unternehmer kannst du es dir leicht machen: Mit sevdesk erstellst du Angebote und Rechnungen mit nur wenigen Mausklicks. Nutze bereits hinterlegte Kontakte, Artikel und Dienstleistungen und füge das gewünschte Anschreiben ein. Spare Zeit, Aufwand und Kosten!

Zum Funktionsumfang

Wesentliche Überschreitung der Gesamtsumme

Ab wann eine wesentliche Überschreitung vorliegt, hängt stets vom Einzelfall ab. In der Praxis schwanken Gerichte meist zwischen einem Prozentsatz von 10 bis 20 Prozent der Gesamtkosten. Es sind aber auch Abweichungen davon möglich. Überschreiten die Zusatzkosten diesen Betrag, muss die Kundin oder der Kunde dies nicht ohne Weiteres akzeptieren.

Unternehmerpflichten bei wesentlicher Überschreitung

Rechnest du bei einem Werkvertrag mit wesentlichen Zusatzkosten, musst du die Kundin oder den Kunden unverzüglich darüber informieren. Das ergibt sich aus § 649 Abs. 2 BGB.

Der Auftraggeber hat nun zwei Optionen:

  1. Sie oder er ist mit der Überschreitung einverstanden. In diesem Fall können die Arbeiten fortgeführt werden. Wir empfehlen dir, eine schriftliche Bestätigung der Kundin oder des Kunden einzuholen, bis zu welcher Grenze die Überschreitung zulässig ist.
  2. Die Kundin oder der Kunde ist mit der Kostenüberschreitung nicht einverstanden. In diesem Fall besteht ein kundenseitiges Kündigungsrecht. Kündigt sie oder er den geschlossenen Werkvertrag, rechnest du die erbrachten Leistungen ab.

Machen Auftraggeber von ihrem Kündigungsrecht Gebrauch, können sie als Geschädigte auch Anspruch auf Schadenersatz haben. Das ist der Fall, wenn du für die falsche Vorkalkulation verantwortlich bist und den Kunden oder die Kundin zu spät über die Überschreitung informiert hast.

Deswegen musst du dir aber keine grauen Haare wachsen lassen. In der Praxis scheitert der Anspruch häufig daran, dass die oder der Geschädigte den entstandenen Schaden nachweisen muss.

Zahlungsanspruch bei wesentlicher Überschreitung

Kündigt der Auftraggeber den Vertrag, muss er die angefallenen Kosten bis zu diesem Zeitpunkt inklusive Auslagen bezahlen. Er muss jedoch nicht die gesamten Überschreitungskosten übernehmen.

Ist er hingegen mit der Überschreitung einverstanden und lässt dich weiterarbeiten, so muss er später auch den Endpreis der Rechnung inklusive der Überschreitung bezahlen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

Die Buchhaltungslösung, mit der du Zeit sparst
  • Umfassendes Rechnungsmanagement
  • Automatisierte EÜR & UStVA
  • Integriere Online Banking und mehr
  • Nutze viele weitere Funktionen
sevdesk Dashboard auf einem Laptop.
Alle Beiträge zum Thema Kostenvoranschlag
No items found.
Digitalisiere deine Auftragsabwicklung!

Die Angebotssoftware von sevdesk unterstützt dich in deinem Geschäftsalltag: Intelligente Belegerfassung, unkomplizierte Angebotserstellung und weitere zahlreiche Funktionen, die dir Zeit und Aufwand ersparen - Jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen!