Was ist ein Kostenvoranschlag und wie erstellst du ihn? [inkl. Vorlage]

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag, kurz KVA oder Kostenanschlag, ist eine überschlägige bzw. geschätzte Berechnung der voraussichtlichen Kosten für eine anstehende Leistung oder Arbeit. Rechtsgrundlage für den Kostenvoranschlag sind die Paragraphen 632, 649 und 650 des Bürgerlichen Gesetzbuches.

Als Unternehmer gibst du deinem Kunden mit einem Kostenvoranschlag also einen ersten Richtwert, welche Ausgaben auf ihn zukommen. Er dient als Orientierung, schafft Transparenz und hilft dem Kunden bei der Entscheidung, ob der Auftrag erteilt wird.

Diese Vorkalkulation ist in der Regel jedoch kein verbindliches Vertragsangebot, sondern eine realistische Einschätzung. Der Kunde kann deinen KVA aber annehmen, bspw. durch seine Unterschrift, wodurch aus dem Voranschlag ein Vertrag mit dem im Kostenvoranschlag beschriebenen Leistungsumfang entsteht.

Beispiel: Nach einem Autounfall benötigen Geschädigte für die Versicherung einen Nachweis über den Schaden oder die anstehenden Reparaturkosten für die Schadenregulierung. Sie können sich nun von einer Autowerkstatt einen Kostenvoranschlag über die Reparaturkosten erstellen lassen, um die Schadenregulierung mit der Versicherung abzuwickeln.

Kostenvoranschlag erstellen: So einfach geht’s

Wenn du als Selbstständiger oder Freiberufler einen Kostenanschlag erstellen willst, musst du bestimmte Angaben machen. Damit dein Kostenvoranschlag von Anfang an für Klarheit sorgt und Missverständnisse ausschließt, solltest du beim Erstellen folgende Inhalte berücksichtigen:

• Name und Anschrift von Auftraggeber und -nehmer
• einmalige Nummer des Kostenvoranschlags
• Datum
• Bezeichnung als „unverbindlicher Kostenvoranschlag“ (sofern nichts Anderes vereinbart)
• Art und Umfang der angedachten Arbeiten
• geschätzter Arbeitsaufwand (Arbeitszeit und Arbeitskosten)
• benötigtes Material sowie voraussichtliche Materialkosten
• Erfüllungszeitraum / Dauer der Arbeiten
• voraussichtlicher Gesamtpreis inkl. Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer und Zahlungsbedingungen
• Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags
• evtl. Weg- oder Anfahrtskosten
• evtl. Vergütung des KVA (sofern vereinbart)
• evtl. Informationen zu potenziellen Preisschwankungen

Auch wenn die Gültigkeitsdauer eines Kostenvoranschlags gesetzlich nicht festgelegt ist, solltest du immer eine konkrete Frist angeben, bis wann dein KVA aktuell ist. So kannst du relativ leicht Missverständnisse vermeiden und machst deinem potenziellen Auftraggeber klar, wie lange deine Vorkalkulation gilt. Verstreicht die Frist, kannst du den Gesamtbetrag bei Bedarf anpassen.

Mehr zum Kostenvoranschlag erstellen erfährst du auch in diesem Video:

Welche Kosten gehören in einen Kostenvoranschlag?

Damit dein Kostenvoranschlag realistisch und nachvollziehbar ist, solltest du alle Kosten berücksichtigen, die im Rahmen der geplanten Leistung anfallen können. Ziel ist, deinem Kunden eine transparente Übersicht zu geben – ohne böse Überraschungen bei der finalen Rechnung.

Dabei musst du nicht alle Positionen separat auflisten, aber auf jeden Fall für die Gesamtkosten kalkulieren.

• Arbeitskosten: Der wichtigste Posten sind die Arbeitskosten. Dazu gehören der Stundenlohn für alle Mitarbeitenden, eventuell anfallende Zuschläge für Überstunden oder Eilaufträge und administrative Tätigkeiten wie Planung, Aufmaß oder Dokumentation. ‍
• Materialkosten: Hierunter fallen alle Kosten für Materialien, Bauteile und Verbrauchsstoffe, die du für den Auftrag benötigst. Auch Hilfsmittel wie Schrauben, Leim oder Farbe sowie Transport- und Lieferkosten gehören dazu. Besonders bei Preisschwankungen lohnt sich ein Hinweis, dass die Materialpreise variieren können.‍
• Logistik- und Nebenkosten: Nicht zu unterschätzen sind die Aufwendungen für Anfahrt, Maschinen oder Werkzeuge. Dazu zählen Kilometerkosten, ggf. Spesen, Fahrzeugnutzung oder die Miete von Spezialgeräten. Auch kleinere Nebenkosten wie Treibstoff oder Werkzeugverschleiß können berücksichtigt werden.‍
• Fremdleistungen: Wenn du für einen Auftrag externe Dienstleister oder Subunternehmen einsetzt, solltest du auch deren Kosten im Kostenvoranschlag mit kalkulieren.‍
• Zuschläge, Gebühren & Steuern: Vergiss nicht, die Mehrwertsteuer, mögliche Bearbeitungspauschalen, Auslagen oder behördliche Gebühren einzurechnen. ‍
• Reserve für ungeplante Kosten: Manchmal laufen Projekte anders als geplant – etwa durch unvorhersehbare Zusatzarbeiten oder Preiserhöhungen. Eine kleine Sicherheitsmarge von rund 10–15 % wirkt hier professionell und erspart dir Diskussionen bei späteren Anpassungen.

Unverbindlicher oder verbindlicher Kostenanschlag: die Unterschiede

Wenn du deinen Kunden eine erste Kostenaufstellung unterbreiten willst, musst du zwischen einem unverbindlichen und einem verbindlichen Kostenvoranschlag unterscheiden:

• Unverbindlicher Voranschlag: Normalerweise hat ein Kostenvoranschlag einen unverbindlichen Charakter. Du willst als Auftragnehmer lediglich einen groben Überblick über die ungefähr veranschlagten Kosten abgeben und dich nicht rechtlich an den Voranschlag binden (lassen). Kommt es auf dieser Grundlage zum Auftrag, muss der Kunde spätere Überschreitungen in einem gewissen (zumutbaren) Rahmen akzeptieren. Ein Freibrief für unbegrenzte Mehrkosten ist der Voranschlag allerdings auch nicht.‍‍
• Verbindlicher Voranschlag: Gibst du hingegen einen verbindlichen bzw. garantierten Kostenvoranschlag ab, musst du dich an die angegebenen Preise und die Gesamtsumme halten. Ein Überschreiten der genannten Kosten im Kostenvoranschlag durch plötzliche Mehrkosten ist somit ausgeschlossen. Er kommt einer Festpreisvereinbarung gleich und wird deshalb nur in Ausnahmefällen verwendet.

Wichtig zu wissen: Ein grober, mündlich ausgesprochener Richtwert nach dem Prinzip „Auge mal Pi“ wird nicht als Kostenvoranschlag gewertet. Sie ist deshalb immer unverbindlich.

Achtung: Verweise auf die Unverbindlichkeit!

Auch wenn ein Kostenvoranschlag meist als unverbindlich angesehen wird, solltest du es nicht darauf ankommen lassen. Erwähne deshalb idealerweise in dem Dokument, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt und keine Festpreisvereinbarung daraus abgeleitet werden kann. Zum einen kannst du dafür folgenden Zusatz verwenden: “Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich”, zum anderen kannst du alle deine Preise mit “ca.” ausweisen.

Unterschiede zwischen Kostenvoranschlag und Angebot

Viele Menschen setzen fälschlicherweise einen Kostenvoranschlag mit einem Angebot gleich, da ein Kostenvoranschlag und ein Angebot abgesehen von der Bezeichnung inhaltlich beinahe vollständig identisch sein können. Sie unterscheiden sich allerdings in ihrer rechtlichen Wirkung.

Ein Kostenvoranschlag ist in der Regel nicht verbindlich und der Preis darf in den meisten Fällen von dir überschritten werden (dazu gleich mehr). Sprichst du hingegen ein Angebot aus, bist du an die von dir gemachten Einzelpreise und die Gesamtsumme gebunden, sodass dein Kunde keine Extrakosten oder weniger Leistung akzeptieren muss (falls du dich z. B. verrechnet haben solltest).

Hier einmal ein Vergleich zum einfacheren Verständnis:

Mehr zur Abgrenzung erfährst du in unserem Beitrag zum Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag.

Abweichungen beim Kostenvoranschlag: Wie du Kostenüberschreitungen handhabst

Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag ist der Endpreis nicht verbindlich. Auch wenn du so genau wie möglich kalkulierst, können unvorhergesehene Mehrkosten entstehen, durch die sich der Preis erhöht. Deshalb stellt sich in der Praxis regelmäßig die Frage, wie sich eine Kostenüberschreitung auswirkt. Grundsätzlich unterscheidet man in diesem Fall zwischen einer unwesentlichen und einer wesentlichen Überschreitung bzw. Abweichung vom Kostenvoranschlag.

Unwesentliche Überschreitung der Gesamtsumme

Von einer unwesentlichen Überschreitung spricht man dann, wenn die tatsächlichen Kosten den im KVA genannten Gesamtpreis nur geringfügig übersteigen. In der Praxis gilt eine Abweichung von etwa 10 bis 20 %, je nach Einzelfall auch bis zu 25 %, als zumutbar für den Auftraggeber.

Da der Kostenvoranschlag lediglich eine unverbindliche Kostenaufstellung darstellt, muss dein Kunde solche Abweichungen grundsätzlich hinnehmen. Du darfst deine erbrachten Leistungen dann zu diesem höheren Preis abrechnen.

Wichtig ist jedoch: Auch bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag hast du keinen Freifahrtschein. Deine Überschreitungen müssen im Rahmen bleiben und sachlich begründet sein.

Beispiel: Ein Malerbetrieb kalkuliert für den Innenanstrich eines Hauses 3.000 Euro. Beim Arbeiten zeigt sich, dass die Wände stärker beschädigt sind als gedacht und zusätzliche Spachtelarbeiten nötig werden. Am Ende liegt der Preis bei 3.500 Euro – eine Abweichung von etwa 17 %. Das ist völlig im Rahmen, da die Mehrkosten sachlich begründet und nachvollziehbar sind.

Wesentliche Überschreitung der Gesamtsumme

Überschreiten die tatsächlichen Kosten den im Kostenvoranschlag genannten Betrag deutlich, muss der Kunde dies nicht ohne Weiteres akzeptieren. In diesem Fall spricht man von einer wesentlichen Kostenüberschreitung.

Da gesetzlich keine feste Prozentsatzgrenze definiert ist, entscheiden im Zweifel Gerichte, ob eine Abweichung von 10 % bereits zu hoch ist oder auch 20 bis 25 % noch zulässig sein können. Maßgeblich ist dabei immer der Einzelfall, bei dem unter anderem die Gesamtsumme und der konkrete Leistungsumfang eine Rolle spielen.

Unternehmerpflichten bei wesentlicher Überschreitung

Rechnest du bei einem Werkvertrag mit erheblichen Zusatzkosten, musst du den Kunden unverzüglich darüber informieren. Das ergibt sich aus § 649 Abs. 2 BGB.

Der Auftraggeber hat nun zwei Optionen:

1. Er ist mit der Überschreitung einverstanden. In diesem Fall können die Arbeiten fortgeführt werden. Wir empfehlen dir, eine schriftliche Bestätigung des Kunden einzuholen, bis zu welcher Grenze die Überschreitung zulässig ist.
2. Der Kunde ist mit der Kostenüberschreitung nicht einverstanden. In diesem Fall besteht ein kundenseitiges Kündigungsrecht. Kündigt er den geschlossenen Werkvertrag, rechnest du die bis dahin erbrachten Leistungen ab.

Beispiel: Eine Handwerkerin erstellt für die Renovierung eines Badezimmers einen Kostenvoranschlag über 8.000 Euro. Beim Entfernen der alten Fliesen entdeckt sie jedoch feuchte Wände, die aufwendig saniert werden müssen. Dadurch würde der Gesamtpreis auf etwa 10.500 Euro steigen – also 30 % mehr. Bevor sie weitermacht, informiert sie den Kunden über die neuen Umstände und lässt sich die Zustimmung schriftlich bestätigen.

Müssen Kunden einen Kostenvoranschlag bezahlen?

Der Aufwand für die Erstellung eines Kostenvoranschlags fällt in den Bereich der Werbung und gilt als Teil der Auftragsbeschaffung. Du kannst ihn deshalb dem Kunden nicht einfach so in Rechnung stellen. Und selbst wenn du das tust, weil es sich bspw. um eine spezialisierte Ausarbeitung mit besonderem Aufwand handelt, ist der Kunde nicht verpflichtet, eine Entschädigung zu bezahlen. § 632 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sagt dazu: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten.“

Für dich bedeutet das: Wenn du mit dem Kunden keine Bezahlung für den KVA vereinbart hast, die du z. B. bei Auftragserteilung mit der Gesamtsumme verrechnest, kannst du kein Geld für deinen Aufwand verlangen. Eine solche Vereinbarung solltest du daher immer schriftlich festhalten. Regelungen in deinen AGB reichen dafür auch nicht aus, weil Gerichte die Vergütungspflicht dann als überraschende Klausel einstufen könnten.

Es gibt aber zwei Ausnahmefälle bei dieser Regelung:

• Wenn der Kunde deinen Kostenvoranschlag nutzt, um damit eine Ausschreibung durchzuführen, kannst du Anspruch auf eine Entschädigung haben.
• Ist eine Vergütung des Kostenvoranschlags branchenüblich (wie z. B. bei den Vorplanungen von Architekten), besteht ein Vergütungsanspruch.

Zusammenfassung

Ein Kostenvoranschlag ist eine grobe Einschätzung der zu erwartenden Kosten und hilft Kunden, besser einzuschätzen, was finanziell auf sie zukommt. Er sorgt für Transparenz, schafft Vertrauen und dient oft als Entscheidungshilfe, ob ein Auftrag vergeben wird. Meist ist der Kostenvoranschlag unverbindlich – kleinere Abweichungen von bis zu etwa 25 % sind normal. Wird er jedoch verbindlich vereinbart, muss der genannte Preis eingehalten werden. In der Regel ist ein KVA kostenlos, nur bei großem Aufwand kann eine Vergütung vereinbart werden.

Am einfachsten erstellst du ihn mit einer Vorlage oder direkt in einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk. So sparst du Zeit und bleibst professionell.

Häufig gestellte Fragen zum Kostenvoranschlag