Geschäftsbrief schreiben – Tipps & Formulierungen für die perfekte Kommunikation

Jeder Geschäftsbrief , den Kunden oder andere Geschäftspartner erhalten, ist quasi eine Visitenkarte für dein Unternehmen. Sowohl der Inhalt als auch das Layout deuten darauf hin, wie professionell und kundenorientiert ein Unternehmen ist. In diesem Beitrag haben wir für dich hilfreiche Tipps zusammen gestellt, damit du den perfekten Geschäftsbrief schreiben kannst.

Das erwartet dich heute:

• Was ist ein Geschäftsbrief?
• Arten von Geschäftsbriefen
• Was ist ein privater Geschäftsbrief?
• Schriftlicher Geschäftsbrief vs. E-Mail
• Geschäftsbrief schreiben nach DIN 5008
• • Aufbau, Layout und Formatierung
  • Briefkopf
  • Betreffzeile
  • Anrede
  • Textbereich & Fließtext
  • Grußformel
  • Geschäftsangaben in der Fußzeile
• Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief
• Vorlage Geschäftsbrief
• Geschäftsbriefe formulieren: Mustertexte & Textbausteine
• Fehler vermeiden beim Geschäftsbrief
• Tipps für deinen Geschäftsbrief
• Softwareunterstützung und Vorlagen

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief bezeichnet die Korrespondenz zwischen Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern. Während der Absender eines solchen Briefes stets ein Unternehmen ist, kann der Empfänger auch eine Privatperson sein. Interne Schreiben innerhalb eines Unternehmens gelten hingegen nicht als Geschäftsbrief.

Der Geschäftsbrief kann in schriftlicher Form oder auf elektronischem Wege als E-Mail oder pdf übermittelt werden.

Mit der Übersendung einher gelten nach geltendem Handels- und Steuerrecht bestimmte Fristen für die Aufbewahrung . Diese liegen sowohl für die Kopien der Ausgangspost als auch für eingehende Briefe bei sechs Jahren mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.

Arten von Geschäftsbriefen

Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen . Sie dienen der Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder der Aufhebung eines Handelsgeschäftes.

Anfrage

Die Anfrage ist unverbindlich. Sie dient dem Einholen von Informationen zu Produkten und Dienstleistungen.

• Eine allgemeine Anfrage bezieht sich beispielsweise auf Kataloge oder Preislisten.
• Eine spezielle Anfrage fokussiert sich jedoch auf bestimmte Produkte oder Dienstleistungen mit konkreten Eigenschaften.

Angebot

Das Angebot ist eine verbindliche Absichtserklärung, konkrete Produkte oder Dienstleistungen auszuführen.

• Als Vorlage für ein verlangtes Angebot dient die Anfrage. Es umfasst die AGB und gegebenenfalls auch konkrete Liefer- und Zahlungsbedingungen.
• Unverlangte Angebote sind Teil des Direktmarketings. Sie offerieren dem Leser ein Produkt oder eine Dienstleistung mit Werbecharakter.

Auftrag oder Bestellung

Die Annahme eines Angebotes durch den Auftrag oder die Bestellung führt zum Abschluss des Kaufvertrages. Werden die Konditionen des Angebotes nochmals verändert, kommt es erst zum Vertragsabschluss, wenn auch der Partner diese akzeptiert.

• Ein Auftrag bezieht sich dabei auf Dienstleistungen.
• Eine Bestellung hat Waren zum Inhalt.

Auftragsbestätigung

Aus rechtlicher Sicht bedarf es nur dann einer Auftragsbestätigung , wenn das Angebot nochmals verändert wurde. Doch auch bei vermeintlicher Einigkeit kann die Bestätigung Missverständnissen vorbeugen. Als Vorlage gilt hier der Auftrag bzw. die Bestellung.

Lieferschein

Auch wenn Lieferscheine vornehmlich der Auflistung von Waren gelten: Im rechtlichen Sinne sind sie Geschäftsbriefe, die deshalb alle Pflichtangaben enthalten müssen.

Rechnung

Aufgrund ihrer Bedeutung für die Buchhaltung gelten für Rechnungen besondere Vorschriften, die ihren Ursprung teilweise im Steuerrecht haben. Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören z. B. die Steuernummer, Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Leistungserbringung, Zahlungsziel und Rechnungsbetrag. Im Gegensatz zu andren Geschäftsbriefen liegen die Aufbewahrungsfristen hier auch bei zehn anstelle von sechs Jahren.

Mahnung

Mahnungen sind zunächst Zahlungserinnerungen an säumige Schuldner. Üblich ist meist, nach der ersten Zahlungserinnerung zwei weitere Mahnungen zu verfassen, bevor man rechtliche Schritte einleitet. Laut Gesetz ist dies jedoch nicht notwendig. Bei entsprechenden Formulierungen gerät der Schuldner bereits bei der Rechnung in Verzug, ohne dass weitere Mahnschreiben erforderlich sind.

Zwischenbescheid

Zwischenbescheide bieten sich an, wenn Lieferungen oder Leistungen viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie haben zum Ziel, den Geschäftspartner über den Status quo zu informieren.

Reklamationsbearbeitung

Bei der Reklamationsbearbeitung ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die Antwort auf eine Beschwerde verlangt, den unzufriedenen Kunden ernst zu nehmen, um Entschuldigung zu bitten und eine konkrete Lösung anzubieten.

Was ist ein privater Geschäftsbrief?

Ein sogenannter privater Geschäftsbrief liegt vor, wenn du als Privatperson an eine Behörde oder ein Unternehmen schreibst, um ein persönliches Anliegen zu klären. Hier kannst du Briefblätter ohne Vordruck verwenden, solltest allerdings genauso die Vorschriften nach DIN 5008 einhalten.

Schriftlicher Geschäftsbrief vs. E-Mail

Während bei einem schriftlichen Geschäftsbrief schnell klar ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sein müssen, wird dies beim E-Mail-Verkehr oft vernachlässigt. Dabei sind E-Mails genauso als Geschäftsbriefe zu werten, die alle Pflichtangaben enthalten müssen und den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Briefe unterliegen.

Geschäftsbrief schreiben nach DIN 5008

In Deutschland gibt es fast nichts, für das es keine Regel gibt. Natürlich unterliegt auch der Geschäftsbrief einigen Formalia – sowohl hinsichtlich Aufbau und Layout als auch den Pflichtangaben. Wenngleich die Norm nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wirkt die Strukturierung nach der DIN 5008 professionell und kann beim Geschäftsbrief schreiben berücksichtigt werden.

Aufbau, Layout und Formatierung

Zunächst gelten für einen Geschäftsbrief nach der DIN 5008 festgelegte Seitenränder . Diese sind:

• Seitenrand oben 4,5 cm
• Seitenrand unten 2,5 cm
• Seitenrand links 2,5 cm
• Seitenrand rechts 2 cm (nicht weniger als 1,5 cm)

Die Schriftgröße liegt standardmäßig bei 12pt, darf bei viel jedoch auf 11pt verringert werden. Wenngleich durch die DIN keine feste Schriftart vorgegeben ist, haben sich Arial oder Times New Roman weitgehend durchgesetzt. Doch sind auch andere ähnliche Schriften möglich.

Die Gestaltung des Briefkopfes

Der Briefkopf steht am Anfang eines Geschäftsbriefes und ist daher besonders präsent. Als wichtiges Aushängeschild solltest du dir hier etwas Zeit für die Gestaltung nehmen. Natürlich gibt es auch hier Formatvorgaben:

• Die eigene Anschrift steht oben links, zentriert oder rechtsbündig. In drei Zeilen stehen Name, Anschrift und Telefonnummer sowie gegebenenfalls auch die E-Mail-Adresse.
• Unter der eigenen Anschrift folgt die Empfängeradresse. Die maximale Breite von 8,5 cm richtet sich dabei nach den Sichtfenstern von Standard-Briefumschlägen.
• Über dem Empfänger ist sowohl Platz für die Rücksendeangabe, die einzeilig mit einer Schriftgröße von 8pt erscheint.
• Alle Kontaktdaten zusammengenommen dürfen 9 Zeilen oder 4,5 cm nicht überschreiten.
• Mit einer Leerzeile Abstand unter der Adresszeile erscheint rechtsbündig das Datum. Der Ort wird nur erwähnt, wenn er sich vom Wohnort unterscheidet.
• Optional gehören auch Zusatzinformationen, die mit einer Leerzeile unter dem Anschriftenfeld platziert sind, zum Anschriftenblock. Dazu gehören Angaben wie: “Unser Zeichen”; “Unsere Nachricht vom”, “Ihr Zeichen” etc.

Die Betreffzeile

Dem Briefkopf folgt die Betreffzeile . Diese gibt Auskunft über den zu erwartenden Inhalt des Briefes. Es gilt also, hier direkt auf den Punkt zu kommen und den Betreff prägnant zu formulieren.

• Die Betreffzeile liegt zwei Zeilen unter dem Datum.
• Die Verwendung von Fettschrift ist optional möglich.
• Auch eine größere Schrift wie z. B. 13 oder 14pt ist gestattet.
• Das Wort “Betreff” wird keinesfalls genannt.
• Maximal ist der Betreff zwei Zeilen lang.

Die Anrede im Geschäftsbrief

Zwei weitere Zeilen hinter dem Betreff folgt die Anrede . Diese hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie der Brief auf den Leser wirkt. Das klassische “Sehr geehrte Damen und Herren” wirkt sehr höflich, distanziert und unpersönlich. Bei Bewerbungen und im Kontakt zu Kunden gehört der Name in die Anrede, um Wertschätzung zu äußern und eine Beziehung herzustellen. Etwas weniger förmlich ist z. B. ein “Guten Tag, Herr/Frau …”.

Der Textbereich

Auf die Anrede folgt eine weitere Leerzeile, bevor es an den Text geht. Inhaltlich kann es hier natürlich keine konkreten Vorgaben geben. Eine klare Struktur, sinnvolle Absätze und fehlerfreie Formulierungen gehören jedoch zum guten Ton.

Die abschließende Grußformel

Ebenso förmlich wie die “Sehr geehrten Damen und Herren” zu Beginn ist die abschließende Grußformel des Briefes mit einem der “Mit freundlichen Grüßen”. Je nach Anlass sind hier allerdings auch persönlichere Alternativen möglich. Egal, für welche Abschiedsworte du dich entscheidest: Auch hier gelten einige formalen Regeln:

• Zwischen Text und Gruß liegt eine Leerzeile.
• Zwischen Gruß und Unterschrift liegen drei Zeilen.
• Abschließend ist Platz, um eventuelle Anlagen zu erwähnen.

Geschäftsangaben

In der Fußzeile des Briefes ist Platz für weitere Geschäftsangaben . Dazu gehören Kontoverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder die Internetpräsenz.

Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief

Welche Angaben in einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen, ist abhängig davon, ob du im Handelsregister eingetragen bist oder nicht. Ist das nicht der Fall, reichen dein vollständiger Vor- und Nachname, Geschäftsanschrift und gegebenenfalls der Zusatz GbR aus, sofern du eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts betreibst.

Im Falle einer Eintragung ins Handelsregister sind die Angaben schon etwas komplexer:

• Firmenname
• Rechtsform
• Handelsregisternummer und Registergericht
• bei einer GmbH : Namen des Geschäftsführers sowie des Vorsitzenden des Aufsichtsrates
• bei einer AG : Vor- und Zunamen der Vorstandsmitglieder sowie des Vorsitzenden des Aufsichtsrates

Eine persönliche Unterschrift gehört darüber hinaus unabhängig von der Rechtsform zu jedem Geschäftsbrief fest dazu. In jedem Fall ist Sorgfalt geboten. Fehlende Pflichtangaben können zu einer Abmahnung durch Mitbewerber führen.

Geschäftsbriefe formulieren: Mustertexte & Textbausteine

Beim Geschäftsbrief schreiben kannst du folgende mögliche Formulierungen für einige Textteile nutzen:

• • Begrüßungsformel
    Die Klassiker sind wohl
    “Sehr geehrte Damen und Herren”“Sehr geehrte Kunden / Lieferanten etc.”“Sehr geehrter Herr Soundso”.Damit machst du nichts falsch, schaffst allerdings auch keine persönliche Nähe.“Guten Tag, Frau …” bietet sich an, wenn bereits Kontakt besteht oder du Infopost o. ä. Materialien verschickst.“Lieber Herr …” wählst du nur, wenn du deinen Geschäftspartner schon eine Weile kennst oder besonders positive Nachrichten zu verkünden hast. Hier ist etwas Vorsicht geboten, da diese Form der Begrüßung auch übergriffig wirken kann.“Hallo, Frau ..” wirkt etwas salopp, stellt jedoch einen Kontakt auf Augenhöhe dar. Je nach Kontakt und regionaler Gepflogenheit ist vielleicht sogar ein “Moin” oder “Servus” denkbar.
  • Betreffzeile
    Mit der Betreffzeile kannst du Interesse wecken. Wie wäre es mit einem rätselhaften Satz wie “Das Beste kommt zum Schluss” oder “Ihre Treue wird belohnt”?
  • Stilvolle Einleitungssätze
    Ein Schreiben wirkt gleich freundlicher, wenn es mit einer modernen Anrede und einer positiven Formulierung beginnt, z. B.:
    • Vielen Dank für Ihre Anfrage!
    • Herzlichen Dank für Ihr Schreiben!
    • Danke, dass Sie sich direkt mit uns in Verbindung gesetzt haben!
    • Schön, dass Sie sich für unser Produkt interessieren!
    • Ihren Unmut können wir gut verstehen!
  • Der Text
    Früher waren Formulierungen oft kompliziert und wirken heute eher verstaubt. Beispiel gefällig?
    „Sehr geehrte Damen und Herren,bezugnehmend auf unser heutiges Telefonat freuen wir uns, Ihnen unsere neue Produktbroschüre in der Anlage überreichen zu dürfen. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns bitte an. Unser Mitarbeiter Herr D. steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.“Viel frischer wirkt da doch:“Guten Tag Herr Soundsunso,vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Produktpalette. Wie gewünscht, erhalten Sie ein Exemplar unseres gerade erschienenen Produktkataloges. Haben Sie noch Fragen? Oder wünschen Sie weitere Informationen? Dann wenden Sie sich bitte an Herrn D. unter der Telefonnummer…. Er berät Sie gern.“
  • Das Ende
    • Nicht gut:
      „Wir hoffen, diese Angelegenheit für Sie abschließend geklärt zu haben.“
      Besser:
      „Haben Sie weitere Fragen? Rufen Sie uns an unter… Wir beraten Sie gern.“
    • Nicht gut:
      „Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.“
      Besser:
      „Schon heute vielen Dank für Ihre Unterstützung.“
    • Nicht gut:
      „Wir bedauern, Ihnen keinen positiveren Bescheid übermitteln zu können.“
      Besser:
      „Wir sind sicher, dass Sie schon bald die Anstellung finden werden, die Ihren Vorstellungen entspricht. Viel Erfolg!“
    • Nicht gut:
      „Wir erwarten Ihre Antwort bis…“
      Besser:
      „Bitte antworten Sie uns bis … Vielen Dank!“
  • Grußformel
    Zum Abschied muss es keineswegs nur das übliche “Mit freundlichen Grüßen sein”. Wesentlich frischere Varianten sind “Beste Grüße”, “Herzliche Grüße” oder bei vertrauten Geschäftspartnern auch mal “Sonnige Grüße”, “Frühlingshafte Wünsche” oder “Einen guten Rutsch ins neue Jahr”.

Fehler vermeiden beim Geschäftsbrief

Vernachlässigt man einige Grundregeln, wirken Geschäftsbriefe schnell unprofessionell. Das Ergebnis: Die Kundenakquise ist nicht erfolgreich, Anliegen werden langsamer oder nicht bearbeitet, das eigene Unternehmensimage leidet. Einige Fehler lassen sich jedoch ganz einfach vermeiden:

• • • Achte auf Rechtschreibung und Grammatik.
    • Den Namen des Empfängers unbedingt richtig schreiben.
    • Nur mit einer Unterschrift ist der Geschäftsbrief rechtskräftig.
    • Der Absender sollte außen auf dem Umschlag vermerkt sein.
    • Abkürzungen sollten nur selten genutzt werden.

Tipps für deinen Geschäftsbrief

Die vorgegebene Form lässt einen Geschäftsbrief schnell trocken und etwas steif erscheinen. Und doch gibt es gute und weniger gute Briefe, die früher oder eben erst später zum Erfolg führen.
Kurz fassen.
Die Aufmerksamkeitsspanne eines Lesers ist begrenzt – insbesondere, wenn der Empfänger jeden Tag mehrere Briefe durchlesen muss. Der Brief sollte daher maximal eine DIN-A4-Seite umfassen und das Anliegen klar zum Ausdruck bringen. Kurze Sätze sind dabei hilfreicher als Schachtelsätze.

• • • • Die Betreffzeile.
        Eine aussagekräftige Betreffzeile verrät dem Leser direkt, worauf er sich thematisch beim Lesen einstellen kann.
      • Mit dem Wichtigen beginnen.
        Auch hier gilt es, die Aufmerksamkeit des Lesers zu fassen. Das Wichtigste sollte also zu Beginn des Briefes stehen, damit direkt klar wird, worum es geht.
      • Die persönliche Anrede.
        “Sehr geehrte Damen und Herren” wirkt förmlich und unpersönlich. Damit machst du grundsätzlich nichts verkehrt. Ist der Name des Empfängers bekannt, wirkt eine persönliche Ansprache jedoch immer besser.
      • Orientierung am Leser.
        Insbesondere wenn es darum geht, eine Dienstleistung vorzustellen oder ein Angebot zu unterbreiten, gilt es, den Leser direkt anzusprechen. Ein “Sie erhalten bei uns …” wirkt besser als ein “Wir bieten Ihnen …”
      • Altbackene Formulierungen vermeiden.
        Es gibt Formulierungen, die einfach aus der Mode gekommen sind. Dazu gehören die “Werten Herren” ebenso wie “verehrte Damen” und die “hochachtungsvollen” Grüße zum Ende des Briefes. Solche Wörter wirken schnell gekünstelt und schaffen eine unnötige Distanz.
      • Positiver Ausdruck.
        Auch eine Form der Kundenorientierung ist die positive Formulierung. Auch, wenn ein Produkt gerade nicht lieferbar ist: Es klingt deutlich besser, dem Kunden mitzuteilen, dass die Beschaffung in Arbeit ist, als eine fehlende Verfügbarkeit zu äußern.
      • Den Textbereich abrunden.
        Am Ende des Textbereiches bietet es sich an, sich zu bedanken, eine Handlungsaufforderung zu formulieren oder eine Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen oder ähnlichem zu formulieren. Das rundet den Text ab und schafft ein angenehmes Ende.
      • D ie Grußformel.
        “Mit freundlichen Grüßen” ist unpersönlich und distanziert. Inzwischen hat sich “Mit besten Grüßen” oder ein “Herzliche Grüße” weit verbreitet. Natürlich hast du auch die Möglichkeit, auf deine Branche einzugehen und z. B. “kulinarische Grüße” zu verschicken.
      • P.S. für weitere Verweise.
        Das P.S. am Ende des Briefes fällt eigentlich immer ins Auge. Eine gute Gelegenheit also, auf aktuelle Angebote zu verweisen.

Softwareunterstützung für die Erstellung von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe zu formulieren ist zeitraubend und manchmal nervenaufreibend. Nicht nur, dass die Formulierung durchdacht sein will – auch die richtige Formatierung kostet Zeit. Dabei bietet es sich an, beispielsweise eine Buchhaltungssoftware  zu nutzen, die immer wiederkehrende Informationen aber auch Textbausteine speichern. Das Firmenlogo, die eigene Adresse und die Geschäftsangaben in der Fußzeile erscheinen ohnehin in jedem Brief und können so getrost gespeichert werden.