Jeder Geschäftsbrief, den Kunden oder andere Geschäftspartner erhalten, ist quasi eine Visitenkarte für dein Unternehmen. Sowohl der Inhalt als auch das Layout deuten darauf hin, wie professionell und kundenorientiert ein Unternehmen ist. In diesem Beitrag haben wir für dich hilfreiche Tipps zusammen gestellt, damit du den perfekten Geschäftsbrief schreiben kannst.
Ein Geschäftsbrief bezeichnet die Korrespondenz zwischen Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern. Während der Absender eines solchen Briefes stets ein Unternehmen ist, kann der Empfänger auch eine Privatperson sein. Interne Schreiben innerhalb eines Unternehmens gelten hingegen nicht als Geschäftsbrief.
Der Geschäftsbrief kann in schriftlicher Form oder auf elektronischem Wege als E-Mail oder pdf übermittelt werden.
Mit der Übersendung einher gelten nach geltendem Handels- und Steuerrecht bestimmte Fristen für die Aufbewahrung. Diese liegen sowohl für die Kopien der Ausgangspost als auch für eingehende Briefe bei sechs Jahren mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.
Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen. Sie dienen der Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder der Aufhebung eines Handelsgeschäftes.
Die Anfrage ist unverbindlich. Sie dient dem Einholen von Informationen zu Produkten und Dienstleistungen.
Das Angebot ist eine verbindliche Absichtserklärung, konkrete Produkte oder Dienstleistungen auszuführen.
Die Annahme eines Angebotes durch den Auftrag oder die Bestellung führt zum Abschluss des Kaufvertrages. Werden die Konditionen des Angebotes nochmals verändert, kommt es erst zum Vertragsabschluss, wenn auch der Partner diese akzeptiert.
Aus rechtlicher Sicht bedarf es nur dann einer Auftragsbestätigung, wenn das Angebot nochmals verändert wurde. Doch auch bei vermeintlicher Einigkeit kann die Bestätigung Missverständnissen vorbeugen. Als Vorlage gilt hier der Auftrag bzw. die Bestellung.
Auch wenn Lieferscheine vornehmlich der Auflistung von Waren gelten: Im rechtlichen Sinne sind sie Geschäftsbriefe, die deshalb alle Pflichtangaben enthalten müssen.
Aufgrund ihrer Bedeutung für die Buchhaltung gelten für Rechnungen besondere Vorschriften, die ihren Ursprung teilweise im Steuerrecht haben. Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören z. B. die Steuernummer, Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Leistungserbringung, Zahlungsziel und Rechnungsbetrag. Im Gegensatz zu andren Geschäftsbriefen liegen die Aufbewahrungsfristen hier auch bei zehn anstelle von sechs Jahren.
Das Schreiben von Rechnungen raubt dir unglaublich viel Zeit und Nerven? Mit einem Rechnungsprogamm kannst du in wenigen Sekunden Rechnungen schreiben und diese direkt aus der Software an deine Kunden senden, deren Daten du bereits in der Datenbank speichern kannst.
Mahnungen sind zunächst Zahlungserinnerungen an säumige Schuldner. Üblich ist meist, nach der ersten Zahlungserinnerung zwei weitere Mahnungen zu verfassen, bevor man rechtliche Schritte einleitet. Laut Gesetz ist dies jedoch nicht notwendig. Bei entsprechenden Formulierungen gerät der Schuldner bereits bei der Rechnung in Verzug, ohne dass weitere Mahnschreiben erforderlich sind.
Zwischenbescheide bieten sich an, wenn Lieferungen oder Leistungen viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie haben zum Ziel, den Geschäftspartner über den Status quo zu informieren.
Bei der Reklamationsbearbeitung ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die Antwort auf eine Beschwerde verlangt, den unzufriedenen Kunden ernst zu nehmen, um Entschuldigung zu bitten und eine konkrete Lösung anzubieten.
Ein sogenannter privater Geschäftsbrief liegt vor, wenn du als Privatperson an eine Behörde oder ein Unternehmen schreibst, um ein persönliches Anliegen zu klären. Hier kannst du Briefblätter ohne Vordruck verwenden, solltest allerdings genauso die Vorschriften nach DIN 5008 einhalten.
Während bei einem schriftlichen Geschäftsbrief schnell klar ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sein müssen, wird dies beim E-Mail-Verkehr oft vernachlässigt. Dabei sind E-Mails genauso als Geschäftsbriefe zu werten, die alle Pflichtangaben enthalten müssen und den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Briefe unterliegen.
In Deutschland gibt es fast nichts, für das es keine Regel gibt. Natürlich unterliegt auch der Geschäftsbrief einigen Formalia – sowohl hinsichtlich Aufbau und Layout als auch den Pflichtangaben. Wenngleich die Norm nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wirkt die Strukturierung nach der DIN 5008 professionell und kann beim Geschäftsbrief schreiben berücksichtigt werden.
Zunächst gelten für einen Geschäftsbrief nach der DIN 5008 festgelegte Seitenränder. Diese sind:
Die Schriftgröße liegt standardmäßig bei 12pt, darf bei viel jedoch auf 11pt verringert werden. Wenngleich durch die DIN keine feste Schriftart vorgegeben ist, haben sich Arial oder Times New Roman weitgehend durchgesetzt. Doch sind auch andere ähnliche Schriften möglich.
Der Briefkopf steht am Anfang eines Geschäftsbriefes und ist daher besonders präsent. Als wichtiges Aushängeschild solltest du dir hier etwas Zeit für die Gestaltung nehmen. Natürlich gibt es auch hier Formatvorgaben:
Dem Briefkopf folgt die Betreffzeile. Diese gibt Auskunft über den zu erwartenden Inhalt des Briefes. Es gilt also, hier direkt auf den Punkt zu kommen und den Betreff prägnant zu formulieren.
Zwei weitere Zeilen hinter dem Betreff folgt die Anrede. Diese hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie der Brief auf den Leser wirkt. Das klassische “Sehr geehrte Damen und Herren” wirkt sehr höflich, distanziert und unpersönlich. Bei Bewerbungen und im Kontakt zu Kunden gehört der Name in die Anrede, um Wertschätzung zu äußern und eine Beziehung herzustellen. Etwas weniger förmlich ist z. B. ein “Guten Tag, Herr/Frau …”.
Auf die Anrede folgt eine weitere Leerzeile, bevor es an den Text geht. Inhaltlich kann es hier natürlich keine konkreten Vorgaben geben. Eine klare Struktur, sinnvolle Absätze und fehlerfreie Formulierungen gehören jedoch zum guten Ton.
Ebenso förmlich wie die “Sehr geehrten Damen und Herren” zu Beginn ist die abschließende Grußformel des Briefes mit einem der “Mit freundlichen Grüßen”. Je nach Anlass sind hier allerdings auch persönlichere Alternativen möglich. Egal, für welche Abschiedsworte du dich entscheidest: Auch hier gelten einige formalen Regeln:
In der Fußzeile des Briefes ist Platz für weitere Geschäftsangaben. Dazu gehören Kontoverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder die Internetpräsenz.
Welche Angaben in einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen, ist abhängig davon, ob du im Handelsregister eingetragen bist oder nicht. Ist das nicht der Fall, reichen dein vollständiger Vor- und Nachname, Geschäftsanschrift und gegebenenfalls der Zusatz GbR aus, sofern du eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts betreibst.
Im Falle einer Eintragung ins Handelsregister sind die Angaben schon etwas komplexer:
Eine persönliche Unterschrift gehört darüber hinaus unabhängig von der Rechtsform zu jedem Geschäftsbrief fest dazu. In jedem Fall ist Sorgfalt geboten. Fehlende Pflichtangaben können zu einer Abmahnung durch Mitbewerber führen.
Um Zeit zu sparen kannst du dir ganz einfach eine Vorlage für deinen Geschäftsbrief herunterladen.
Geschäftsbrief Vorlage zum herunterladen
Beim Geschäftsbrief schreiben kannst du folgende mögliche Formulierungen für einige Textteile nutzen:
Vernachlässigt man einige Grundregeln, wirken Geschäftsbriefe schnell unprofessionell. Das Ergebnis: Die Kundenakquise ist nicht erfolgreich, Anliegen werden langsamer oder nicht bearbeitet, das eigene Unternehmensimage leidet. Einige Fehler lassen sich jedoch ganz einfach vermeiden:
Die vorgegebene Form lässt einen Geschäftsbrief schnell trocken und etwas steif erscheinen. Und doch gibt es gute und weniger gute Briefe, die früher oder eben erst später zum Erfolg führen.
Kurz fassen.
Die Aufmerksamkeitsspanne eines Lesers ist begrenzt – insbesondere, wenn der Empfänger jeden Tag mehrere Briefe durchlesen muss. Der Brief sollte daher maximal eine DIN-A4-Seite umfassen und das Anliegen klar zum Ausdruck bringen. Kurze Sätze sind dabei hilfreicher als Schachtelsätze.
Geschäftsbriefe zu formulieren ist zeitraubend und manchmal nervenaufreibend. Nicht nur, dass die Formulierung durchdacht sein will – auch die richtige Formatierung kostet Zeit. Dabei bietet es sich an, beispielsweise eine Buchhaltungssoftware zu nutzen, die immer wiederkehrende Informationen aber auch Textbausteine speichern. Das Firmenlogo, die eigene Adresse und die Geschäftsangaben in der Fußzeile erscheinen ohnehin in jedem Brief und können so getrost gespeichert werden.
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