5 gute Gründe für ein papierloses Büro

E-Mails, Cloud-Anwendungen und Online-Bewerbungen – der Büroalltag wird zunehmend digitalisiert. Das ist bequemer, spart Zeit und Geld. Kein Wunder also, dass ein „papierloses Büro“ seit einigen Jahren mehr Bekanntheit gewinnt. Schon einige Unternehmen arbeiten papierlos, wieso nicht auch deines?

Die Idee ist simpel: eine vollständige Umstellung auf digitale Unterlagen und der Verzicht auf jegliche Form von Papier. Keine Ausdrucke, keine Notizblöcke, keine Umschläge oder Briefmarken. 

In vielen Unternehmen läuft bereits ein großer Teil der Kommunikation digital ab – dennoch gibt es oft Bereiche, die noch immer nicht im Online-Zeitalter angekommen sind. Dabei besteht keinerlei Grund, am Papier festzuhalten.

Selbst Rechnungen und andere offizielle bzw. rechtsrelevante Dokumente können heute problemlos rein digital angelegt, verschickt und verwaltet werden. Das papierlose Büro ist also keine Modeerscheinung, sondern eine nachhaltig sinnvolle Maßnahme für Ihr Unternehmen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

1. Einfacher Zugriff

Deine Daten sind zentral gespeichert:  alle berechtigten Personen können sie jederzeit abrufen. Zudem ist es möglich, nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf sensible Unterlagen zu erlauben.

2. Volle Flexibilität

Alle Unterlagen sind von unterwegs verfügbar. Du und deine Mitarbeiter bleiben flexibel und können problemlos in einem Cafe oder von zuhause aus arbeiten.

flexibel arbeiten mit papierlosem Büro

3. Unkomplizierte Suche

Die Suche nach Daten und Dokumenten wird erheblich vereinfacht. So sparst du wertvolle Zeit, die du anders investieren kannst.

4. Effizienz und Kostenersparnis

Du sparst bares Geld: von den Papier-, Druck- und Portokosten bis hin zu den Aufwänden für die regelmäßige Wartung des Druckers.

5. Ressourcenschonung im Alltag

Du schonst die Umwelt und wertvolle Ressourcen. So setzt du ein Zeichen – ein nicht unerheblicher Imagegewinn deinen Kunden gegenüber.

Achtung!

Nach dem Motto „andere Länder – andere Sitten“ gelten auch im digitalen-online Zeitalter neue Richtlinien, an die sich jeder Unternehmer halten muss. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, drohen teure Strafen.

Pad statt Papier – so klappt die Umstellung mithilfe einer Software für ein papierloses Büro

Trotz aller Argumente, die für das papierlose Büro sprechen, werden immer wieder auch Bedenken geäußert: Dürfen rechtsrelevante Dokumente wie beispielsweise Verträge ausschließlich digital versandt und archiviert werden? Was ist mit der Sicherheit meiner Daten? Moderne Technologien und Hilfsmittel haben auf jede dieser Fragen eine Antwort. Es ist also möglich, Papier komplett aus dem Büro zu verbannen – mit den richtigen Tools. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Ein Dokumentenscanner zur schnellen und einfachen Digitalisierung von Papierdokumenten. (Gute Scanner gibt es bereits ab ca. 200,- Euro, zum Beispiel den Fujitsu ScanSnap iX500.)
  • Eine Software oder Webanwendungen zum Erstellen und Verwalten digitaler Notizen und anderer Dateien (zum Beispiel Evernote, Microsoft OneNote oder Google Drive).
  • Eine wertvolle Unterstützung für deine papierlose Buchhaltung bietet sevDesk

sevDesk – Ein Service, zahlreiche Anwendungen:

  • Digitale Kundenverwaltung

In der digitalen Kundenverwaltung hast du alle Informationen und Vorgänge immer im Blick – und das, ohne lange zu suchen.

  • online Rechnungen schreiben

Einmal angelegt, immer einsatzbereit: So einfach war es noch nie, Rechnungen online zu schreiben und zu versenden.

  • Angebote, Aufträge und Lieferscheine

Mit wenigen Klicks erstellst du Angebote und schreibst Aufträge sowie Lieferscheine.

  • Mobiles Arbeiten

Dank der sevDesk-App kannst du ganz einfach von unterwegs Lagerbestände checken, Kundenakten einsehen und andere Funktionen nutzen.



Überzeugungsarbeit leisten

Natürlich gibt es immer Mitarbeiter und Kollegen, die dem papierlosen Büro gegenüber skeptisch sind. Besonders, wer seit vielen Jahren „traditionelle Werkzeuge“ – also Zettel und Stift – gewohnt ist.  Manche werden sich zunächst schwer tun, ausschließlich digital zu arbeiten. Doch auch hierfür gibt es Abhilfe. Zum Beispiel mit Penultimate, einer speziellen Funktion in Evernote. Damit kannst du ganz einfach handschriftliche Notizen auf dem Tablet verfassen. Du kannst das Tablet wie einen Block nutzen und darauf schreiben – nur ohne Stift und Papier.

Trotz aller Hilfsmittel und Tools ist es selbstverständlich dennoch nicht möglich, von heute auf morgen komplett umzustellen. Der wichtigste Schritt ist, zunächst alle Mitarbeiter und auch Kunden rechtzeitig mit ins Boot zu holen. Nur, wenn die neue Philosophie in den Köpfen aller Beteiligten verankert ist, kann die Umstellung hin zu „paperless“ erfolgreich verlaufen. Ein Team-Event zum Start kann helfen, die Vorteile zu vermitteln und dazu beitragen, dass alle an einem Strang ziehen.

Im weiteren Verlauf ist besonders eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter wichtig. Nur so wird gewährleistet, dass jeder in der Lage ist, mit den Anforderungen des digitalen Büros umzugehen.

Zudem ist entscheidend, dass die Umsetzung im Bereich der Dokumentenablage vollständig erfolgt. Ansonsten besteht die Gefahr eines Datenverlusts. Denn durch eine doppelte Ablage und häufiges Synchronisieren zwischen unterschiedlichen Systemen können wichtige Daten verloren gehen oder sind nur schwer wiederzufinden. Beachtest du diese Punkte, wirst auch du oder dein Unternehmen schon bald von allen Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren.

Übrigens: Es gibt Unternehmen, in denen sogar auf das Toilettenpapier verzichtet wird. So wie in Japan üblich, wird hier automatisch mit Wasser gespült. In dieser Konsequenz muss aber sicher nicht jeder das papierlose Büro umsetzen. Es lohnt sich auch so. Informiere dich am besten noch heute über Möglichkeiten eines papierlosen Büros.

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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