Dokumenten-management: Tipps und Wissenswertes zum Thema

Dokumentenmanagement ist immer ein wichtiges Thema in den Firmen. Ständig wird überlegt, wie die Dokumente sortiert und angeordnet werden sollen. Damals halfen Ordner, doch heute sind die meisten Dokumente digital, auf dem Computer, gespeichert.

Das erwartet dich heute:

Was ist Dokumentenmanagement?

Der Begriff des Dokumentenmanagements bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Auch Dokumente, die vorher in Papierform vorzufinden waren, jetzt aber digitalisiert wurden, sind davon umfasst.

Im engeren Sinne

Bei einem datenbankgeschützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder Verschlagwortung zur Verfügung. Solch gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt.

Im weiteren Sinne

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden, wie

  • Bürokommunikation
  • Scannen
  • Verwaltung von Arbeitsabläufen
  • elektronischer Archivierung

Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig.

Dokumentenmanagement Software

Eine Software, die für das Dokumentenmanagement entwickelt wurde, soll das ganze Management erleichtern und stark vereinfachen. Durch verschiedene Metadaten und weitere Daten ist es möglich, bestimmte Dokumente über Suchfelder und Schlagwörter zu finden. Es gibt verschiedene Firmen, die ihre Software anbieten und dabei verschiedene Dinge versprechen.

Was ist ein Dokument?

Im Deutschen hat der Begriff oft einen Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Aber auch Schriftstücke mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung werden oft als Dokument bezeichnet. Das Dokument wird rechtlich nämlich nah an die Urkunde gerückt. Dies merkt man oft an dem Begriff „Dokumentenechtheit“.
Durch diese Faktoren denken Deutsche bei dem Wort „Dokument“ oft an gescannte Papierschriftstücke.

Formen von Dokumenten

Die Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumentenmanagementsystem gelangen. Beispielsweise von Systemen selbst erzeugte Objekte, wie Dateien oder Datensätze. Aber auch analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte, wie Faksimiles oder Videofilme mit Ton.
Ein Dokument kann aber auch aus mehreren Einzelobjekten bestehen. Solche Einzelobjekte sind beispielsweise

  • Dokumente aus Textverarbeitung
  • Formulare
  • COLD-Dokumente
  • oder auch Videoclips.

Was ist ein digitales Dokument?

Elektronische Dokumente sind alle Arten von schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV System als Datei vorliegen. Dabei kann es ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax sein. Neben diesen beiden Möglichkeiten können es auch noch Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen, ein Datenbankauszug oder eine Liste sein.

Dokumentenmanagement aus betriebswirtschaftlicher Perspektive

Aus der Sicht der Betriebswirtschaft sprechen für den Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen verschiedene Argumente. Dazu gehören die Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten, Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen, Verwaltung von Bearbeitungsständen oder auch das Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen.

Digitalisierung des Dokumentenmanagements

Durch eine Zusammenführung von etlichen Methoden des Dokumentenmanagements mit Internettechniken, Web-Content-Management und Portalen entstand im Jahre 1990 ECM. Heutzutage gilt Dokumentenmanagement nur noch als eine integrierte Komponente von übergreifenden Systemen. Zu diesen übergreifenden Systemen gehören

  • Workflow
  • Collaboration
  • Records Management
  • elektronische Archivierung
  • und Input-/ bzw. Outputmanagement

Zusätzlich hat sich seit dem Jahr 2000 der Begriff Dokumenten-Technologie durchgesetzt.

Anstatt heutzutage noch Papierdokumente zu verwenden und zu sortieren, funktioniert dies über spezielle Systeme. Dadurch, dass Papierdokumente eingescannt werden können. Oder dadurch, dass Dokumente direkt digital erstellt werden, kannst du sie ganz einfach in einem Managementsystem einpflegen und recherchieren, sobald du sie wieder benötigst.

Dokumenten-Management-Systeme Online

Dokumentenmanagement Software unterstützt im wesentlichen Sinne die Verwaltung von digitalen Dokumenten. Früher ging es bei Dokumentenmanagement um die Verwaltung digitalisierter Schriftstücke mit zugeteilten Schlagwörtern, damit sie so besser auffindbar waren.

Allerdings fiel auf, dass der Aufwand im Vergleich zur normalen Dokumentenablage viel höher war. Die Gründe für den höheren Aufwand lagen in den Kosten, dem geschulten und notwendigen Personal und letztendlich in der benötigten IT Infrastruktur.

Der Aufwand lohnte sich erst wirklich, wenn lang abgelegte Dokumente auf schnelle Art und Weise wiedergefunden werden mussten. Gründe, die für so ein schnelles Wiederfinden sorgten, waren zum Beispiel die Steuerprüfung.

Die DMS der heutigen Zeit bieten sehr viel mehr Funktionen und damit auch Vorteile, als die reine Dokumentenverwaltung. Sie beschränkt sich nicht mehr nur auf die Verwaltung von digitalisierten Schriftstücken, sondern adressiert auch jede Art von elektronischen Dokumenten. Der Aufwand, die Dokumente in einem zentralen DMS zu hinterlegen, ist durch eine hohe Zahl an Importmöglichkeiten sehr viel geringer. Auf der Cloud wird alles abgespeichert und ist jederzeit abrufbar.

Daneben gibt es auch Software, die eine OCR Texterkennung integriert haben. Diese Texterkennung nimmt dir die Verschlagwortung ab. Sie durchsucht die Texte bereits selbstständig.

Was sollte ein gutes Dokumenten-Management-System können?

Natürlich solltest du dir nicht irgendein System aussuchen, sondern eines, das dir wirklich weiterhelfen kann. So erfährst du hier, was ein gutes Dokumenten-Management-System können sollte.

Um deine Dokumente wirklich optimal zu managen, muss nicht nur die reine Ablage optimiert werden. Im besten Fall passiert das mit sämtlichen dokumentorientierten Prozessen während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte also unbedingt

  • die Erfassung
  • Verwaltung
  • Speicherung
  • und die Bewahrung und die Ausgabe von Dokumenten

abdecken.

Lohnen sich Dokumenten-Management-Systeme auch für mich als Kleinunternehmer?

Die Anschaffung eines DMS lohnt sich mittlerweile für jede Größe eines Unternehmens. Ein Unternehmer, der die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss zwar nicht ganz so viele Vorgaben einhalten, wie ein Unternehmer mit einem normalen Gewerbe, aber trotzdem lohnt es sich auch für den Kleinunternehmer.

Gerade in Unternehmen, in denen es ein hohes Aufkommen von Akten gibt, ist ein DMS sehr sinnvoll. Zu solchen Unternehmen gehören beispielsweise Kanzleien, Redaktionen oder Banken.

In modernen Unternehmen steigen die Anforderungen in verschiedensten Bereichen des Dokumentenmanagements stetig.
Nicht nur der große Aktenverkehr, sondern auch all die losen Blattsammlungen in Büros sollen der Vergangenheit angehören. Ein DMS schafft nämlich eine sehr gute Grundlage für ein papierloses Büro in deinem Unternehmen.

Welche Vorteile bietet mir ein Dokumenten-Management-System?

Bevor du dir nun also ein DMS für deine Firma zulegst, fragst du dich sicher welche Vorteile so ein System mit sich bringt. Die Vorteile sind folgende:

Schneller auf Informationen zugreifen

In der heutigen Zeit arbeiten fast alle an einem Computer und niemand wirklich nur noch schriftlich. Das Arbeiten an einem Computer erzeugt mit der Zeit auf jeden Fall Dokumente. Es ist egal, ob es Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen oder E-Mails sind, denn alles wird auf einem Computer gespeichert.

Gerade am Anfang ist das Wirrwarr der ganzen Dateien noch ziemlich übersichtlich. Mit der Zeit wird es aber immer unübersichtlicher und niemand weiß mehr, wo welches Dokument abgelegt ist.

Genau dabei kommt das DMS ins Spiel, denn es wird dir helfen, Zeit zu sparen. Und zwar ganz einfach indem du schneller auf die Dokumente zugreifen kannst. Dokumente, die in ein DMS eingepflegt werden, können mit der Suchfunktion durchsucht werden. Möchtest du jetzt ein Dokument in deinem DMS suchen, hast du die Möglichkeit die Suche einzugrenzen. Du kannst zum Beispiel auswählen, dass du nur in den E-Mails suchen möchtest.

Zusätzlich kannst du jedes einzelne Dokument mit sogenannten Metadaten versehen. Diese Metadaten sorgen dafür, dass du gezielt nach Kunden- oder Rechnungsnummern suchen kannst.

Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente

Es kann auch vorkommen, dass du durch deine Firma sehr oft unterwegs bist. Oder, dass du beinahe nur von zu Hause aus arbeitest. Dabei kann es gut sein, dass du unbedingt auf ein wichtiges Dokument zugreifen musst.

DMS bieten oft Lösungen an, wie du auch von unterwegs auf Dokumente zugreifen kannst. Oft kannst du ganz einfach über den Browser auf deinem Endgerät in das DMS gelangen. Die Variante über den Browser zuzugreifen hat den Vorteil, dass du keine weitere Software installieren musst.

Eine weitere Lösung, die manche DMS anbieten ist, dass du dich über WebDAV und einem Netzlaufwerk mit dem DMS verbindest. Mit dieser Methode arbeitest du von jedem Ort so, als würdest du gerade am Schreibtisch deiner Firma sitzen.

Alle Dokumente an einem zentralen Ort gesammelt

Aktenordner, die vor der Digitalisierung benutzt wurden, brachten einen großen Vorteil mit sich. Und zwar den, dass alle Dokumente an einem Ort gesammelt wurden. Mittlerweile ist es so, dass sich die Dokumente in vielen verschiedenen Orten sammeln. Die große Anzahl an Dateien, die sich an verschiedenen Orten sammeln können zu großen Problemen werden, wenn es um das Auffinden dieser Dateien geht.

Leichtere Einhaltung von Gesetzen & Richtlinien

Zur gesetzlich bestimmten Einhaltung gehören im Grunde genommen zwei Dinge:

1. Das ersetzende Scannen, also das Einscannen von Papier und anschließende Vernichten dieser Dokumente.
2. Der Empfang von elektronischen Dokumenten

Für beide Dinge musst du nachweisen, dass es sich um originale Dokumente handelt. Dies stellt dann ein Problem dar, wenn du die Dokumente nur auf einem einfachen Fileserver speicherst.

Ein vernünftiges DMS bietet dir dafür eine gute Lösung. Mit diesen Lösungen kannst du nachweisen, dass das Dokument im DMS das unveränderte Dokument ist.
Im Idealform gibt der DMS-Anbieter an, dass sein Programm in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren.

Hinweis:

Heutzutage werden viele Dokumente digitalisiert, daher ist es wichtig die Aufbewahrungsfristen nicht aus dem Auge zu verlieren. In unserem Lexikon findest du alle Infos zum § 147 AO!

Einfachere Zusammenarbeit

Die Kommunikation in deinem Team wird sich mit einem DMS stark vereinfachen. Denn diese ganze Kommunikation findet integriert im DMS statt. Neben einem allgemeinen Mitteilungsstream, haben viele DMS eine integrierte Notiz- und Kommentarfunktion. Mit diesen Funktionen können sich deine Mitarbeiter untereinander verständigen und den Dokumenten wichtige Kommentare anhängen.

Neben diesen beiden Funktionen, bietet ein DMS auch oft, dass man extra Dokumente in einem „Dokumentenraum“ verlinken kann. Durch dieses Verlinken können auch externe Mitarbeiter auf verschiedene Dokumente zugreifen, die du vorher auswählst.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Eine Automatisierung ergibt immer dann Sinn, wenn die Geschäftsprozesse in deiner Firma dadurch schneller laufen. Aber auch dann wenn eine Erleichterung für die Mitarbeiter eintritt, oder das Unternehmen dadurch Kosten einspart.

Viele der heutigen Unternehmensprozesse werden noch immer manuell und ziemlich zeitaufwendig durchgeführt.
Diese zeitaufwendigen Prozesse kannst du mit einem DMS sicher sparen.

Senkung von Kosten durch Prozessoptimierungen – und automatisierungen

Die Zunahme der Prozessgeschwindigkeit durch ein DMS, ist wirklich enorm. Durch eine strukturiertere Ablage erhöht sich die Produktivität und die Arbeitsqualität. Verpasste Skontofristen oder auch versäumte Kündigungsmöglichkeiten gehören damit der Vergangenheit an.

Bist du bereits auf der Suche nach einer Möglichkeit Kosten zu senken, dann kann ein DMS genau der richtige Ansatz sein.

Schaffung von mehr Transparenz

Außerdem sorgt das DMS für eine höhere Transparenz in den Dokumentenprozessen im Unternehmen. Da, wo damals wichtige Dokumente in Papierstapeln untergingen, ändert sich die Situation mit Einführung eines DMS.
Alle Mitarbeiter können zu jeder Zeit die Dokumente einsehen. Egal, ob sie in Bearbeitung sind oder nicht.

Wie finde ich die richtige Dokumentenmanagement-Software für mich?

Zuerst sollten Unternehmen und Organisationen bei der Auswahl eines DMS, ein Lastenheft erstellen. Sinnvoll ist es, Produktpräsentationen verschiedener Anbieter zu nutzen. So bekommst du einen sehr guten Eindruck von den über 100 DMS Anbietern.

Es gibt grob drei Punkte, die du bei der Auswahl nicht benachteiligen solltest:

  • Nur durch Akzeptanz der Mitarbeiter ist eine Einführung eines neuen DMS möglich.
  • Überlege dir, wie schnell du deine bisherige Arbeitsweise auf das DMS umstellen kannst, ohne den Betriebsablauf zu unterbrechen?
  • Wie bekommen die Unternehmen ihre eigenen Dokumente wieder, wenn der Wechsel stattfinden soll?

Freie Dokumenten-Management-Systeme

Neben den DMS, die eine Menge an Geld kosten können, existieren auch Lösungen, die es kostenfrei gibt. Einige davon werden dir hier aufgezeigt:

  • Alfresco
    Alfresco ist eine Digital Business Plattform, die Cloudbasiert arbeitet. Diese Plattform ermöglicht es Unternehmen digitale Abläufe zu entwickeln, um verzögerungsfreie Serviceleistungen mit außergewöhnlichen Nutzererfahrungen bereitzustellen.
  • Bitfarm-Archiv
    Auch Bitfarm-Archiv ist eine Open-Source Software für das Dokumentenmanagement elektronischer Dokumente aller Art. Bitfarm-Archiv unterstützt Unternehmen alle Branchen und Größen bei Ablage und Recherche. Aber auch bei der Gesetzeseinhaltung.
  • Open-XChange
    Dies ist einer der wegbereitenden Microsoft-Wettbewerber. Dieses Programm vereint Messaging, Terminkalender, Adress-, Aufgaben- und Dokumentenverwaltung. Dieses DMS bringt also alle notwendigen Funktionen mit sich, die für dein Unternehmen wichtig sind, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.

Dokumenten Management Systeme

Wenn es kostenlose, bzw. freie DMS auf dem Markt gibt, dann existieren natürlich auch Programme, die bezahlt werden müssen.
Zu den bezahlten Programmen gehören folgende:

  • ELO Office
    Das ELO Office ist die optimale Einstiegsmöglichkeit für kleinere Büros oder an Einzelarbeitsplätzen. Es unterstützt die Optimierung und die Automatisierung der Arbeitsabläufe im Büro. Dabei werden sämtliche Dokumente in der flexiblen und benutzerfreundlichen Ablagestruktur digital verwaltet. Zum Standardumfang gehört die Integration in die führenden MS Office-Suiten und in Microsoft Outlook.
  • Doku Ware
    Dieses DMS speichert Unterlagen aller Art, unabhängig von Format und Quelle. Diese Unterlagen werden in einem zentralen, digitalen Dokumenten-Pool gespeichert. Die Dateien sind jederzeit verfügbar und zwar an dem Ort, an dem du sie brauchst. Egal, ob du unterwegs, zu Hause oder auf der Arbeit bist. Die Dokumente können sofort bearbeitet, genehmigt und weiterverteilt werden. Indexierungen laufen automatisch, dadurch lassen sich Dokumente schnell und einfach finden.
    Außerdem garantiert DocuWare höchste Daten- und Zugriffssicherheit.
  • PROXESS
    Proxess erfüllt alle gesetzlichen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme rechtssichere Archivierung von Daten und Dokumenten. Dieses dreistufige und TÜV-geprüfte System schützt deine Daten vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen von innen und außen.
  • ecoDMS
    ecoDMS verspricht das weltweit günstigste Archivsystem zu sein. Es soll der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige, revisionskonforme Archivierung sein. Dokumente werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Die intelligente Dokumentenerkennung ermittelt selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Daten an der richtigen Stelle für den Anwender ab.

Außerdem gibt es auf der Webseite www.netzsieger.de  einen Vergleich von verschiedenen DMS-Systemen.

Wie arbeitet ein DMS?

Ein DMS arbeitet in verschiedenen Schritten. Hier ist eine Übersicht:

Erfassung von Dokumenten

An erster Stelle steht die Erfassung des Dokuments. Papierdokumente gelangen über den Scanner in das System. E-Mails oder andere elektronische Dokumente laufen sofort in das jeweilige DMS. Die Dokumente können dann entweder manuell oder automatisch sortiert und indiziert werden.

Verteilung

Dokumente, wie Rechnungen oder auch Lieferscheine müssen, nach Eingang, an anderer Stelle weiterverarbeitet werden. Ein DMS sorgt dafür, dass diese Dokumente gleich weitergeleitet werden und, dass sie beim richtigen Mitarbeiter ankommen.

Bearbeitung

Die Dokumentenhistorie kann jeder Zeit nachvollzogen werden. Die ordnungsgemäße Bearbeitung dieser Dokumente kann immer durch einen Controller überprüft werden. Die meisten DMS verfügen über eine Versionierung, sodass ältere Versionen eines Dokuments jederzeit abrufbar sind.

Archivierung

Dies ist eine sehr wichtige Funktion. Die meisten Systeme unterscheiden hier zwischen einer revisionssicheren Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben und der nicht-revisionssicheren Archivierung, bei denen dies nicht vorgeschrieben ist.

Löschung

Es existieren viele Dokumente, für die eine bestimmte Aufbewahrungspflicht besteht. Diese Aufbewahrungsfrist kann von Dokument zu Dokument stark variieren. Neben dieser Aufbewahrungspflicht existieren auch Löschungsfristen. Diese Löschungsfristen gibt es beispielsweise bei Bewerbungen. Im Idealfall löscht das DMS solche Dokumente von allein.

Suche

Die Suchfunktion ist eine der wichtigsten Funktionen, die ein DMS besitzen sollte, denn ein DMS soll die Bereitstellung von Dokumenten beschleunigen. Außerdem sollten Dokumente aufrufbar sein, wenn sie sich in Bearbeitung befinden.

Dokumentenmanagementsystem

Integration des E-Mail-Programms

Arbeitnehmer bekommen am Tag viele, auf die Arbeit bezogene, E-Mails. Diese E-Mails bleiben meistens jedoch einfach im Postfach des Arbeitnehmers. Das ist für die Unternehmensprozesse ein Problem, denn diese Mails können die Arbeit hinauszögern. Deshalb ist es wichtig, dass ein DMS die E-Mails ablegen, managen und ordnungsgemäß archivieren kann. Diese revisionssichere Archivierung ist aber nur dann geboten, wenn die Mail unverändert archiviert wird. Das bedeutet, dass auch sämtliche Formatierungen, Anhänge usw. übernommen werden.

Dokumentenmanagement mit SAP-Integration

Viele Unternehmen setzen ein SAP-System ein. Deswegen sollte ein DMS vollständig in das SAP-Umfeld eingebunden sein. Durch diese Einbindung kann ein nahtloser Informationsaustausch stattfinden. Das DMS kann sich mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen verbinden und lässt sich aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufrufen.

DMS und papierloses Büro

Es dürfte dir also aufgefallen sein, dass ein DMS der erste Schritt für ein papierloses Büro sein kann, bzw. ist. Die Dokumente können sofort digital von deinem DMS verarbeitet und sortiert werden.

Papiergebundene Dokumente können eingescannt und in das DMS eingepflegt werden. Auch E-Mails können sofort verwaltet werden. Nebenbei kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus auf die Dokumente zugreifen. So ist es beispielsweise nicht mehr notwendig Kopien anzufertigen.

Die papiergebundenen Dokumente können mit der Zeit also der Vergangenheit angehören.

Fazit

Es fällt also auf, dass ein gutes DMS sehr viel Zeit und Kosten sparen kann. Durch ein Dokumentenmanagement-System kannst du ebenfalls von überall aus arbeiten. Es fällt weniger Papier in deinem Büro an und deine Mitarbeiter können effizienter arbeiten. Die langen Suchen nach Dokumenten fallen weg. Außerdem hilft es dir dabei Gesetze leichter einhalten zu können.

Shizra Masood

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