Ordnerstruktur für deine Buchhaltung – Tipps & Tricks!

Hast du bei der Buchhaltung schon mal von einer Ordnerstruktur gehört? Wenn nicht, solltest du diesen Artikel auf jeden Fall weiterlesen. In der heutigen Zeit kannst du digital einige Aufgaben sehr gut und übersichtlich in seinen Arbeitsabläufen gestalten. Ein papierloses Büro hat in vielen Firmen längst Einzug gehalten. Durch die digitale Ordnerstruktur kannst du dir diese nicht gerade beliebte Arbeit deutlich einfacher gestalten. Sehr häufig findet in diesem Zusammenhang beispielsweise das 7-Ordner-System Anwendung. Mehr dazu findest du im folgenden Artikel.

Das erwartet dich heute:

Vorteile einer Ordnerstruktur deiner Buchhaltung

Wer papierlos und digital arbeitet, der wird deutlich mehr Effizienz erreichen. Du selbst kannst mit der Einführung einer Ordnerstruktur in deiner Buchhaltung viele Vorteile nutzen.

VorteilBeschreibung
AuffindbarkeitDank elektronischer Ablage:

  • keine Dokumente mehr suchen
  • Volltexterkennung, um digital abgelegte Dokumente zu finden
Zeit sparenMit einer elektronischen Ablage kannst du dir viel Zeit sparen. Die Ablage ist einfach vorzunehmen, beispielsweise durch scannen von Rechnungen und Belegen oder bestimmten Schnittstellen.

Innerhalb von deinem Dokumentenmanagement wird jedes Dokument in deiner digitalen Ordnerstruktur an den richtigen Platz geschoben.

Automatische ArchivierungUm beispielsweise alte Verträge von zwei Jahren zu suchen, kannst du dir bei einer Digitalisierung den Gang ins Archiv sparen.

Weitere Vorteile:

  • Alles wird automatisch gespeichert
  • Der Zeitraum, wie lange ein Dokument gespeichert werden muss, wird ebenfalls berücksichtigt.
  • Um die GoBD-Vorschriften musst du dir keine Sorgen machen.
Platz und Kosten sparenWenn du noch in einem Büro ohne Digitalisierung arbeitest, wirst du dich schon häufig über die vielen Aktenschränke und sonstige Aufbewahrungsmöglichkeiten geärgert haben.

Platz- & Kosteneinsparungen: Mit der elektronischen Ablage kannst du Schränke und die vielen Ordner sparen. Das spart nicht nur Platz, sondern auch einiges an Kosten.

Bessere BearbeitungsmöglichkeitenKeine Bearbeitung aufgrund Krankheit oder Urlaub des Mitarbeiters möglich?

Digital kann jedes Dokument von jedem deiner Mitarbeiter oder dir selbst aufgerufen und bearbeitet werden.

Bessere TransparenzEs gibt nichts Schlimmeres, als bei Dokumenten immer nach der aktuellsten Version zu suchen. Das Dokumentenmanagement löst dieses Problem für dich, denn das aktuellste Dokument steht dir immer sofort zur Verfügung.

Damit erhöhst du auch die Transparenz, wer und vor allem auch was zuletzt am Dokument etwas geändert hat. Das macht die Arbeit effektiver und übersichtlicher.

Anmerkungen für jeden sichtbarDu musst Dokumente bei deren Bearbeitung nicht mit bunten Post-its und deinen Anmerkungen versehen.

Das kannst du auch direkt im System automatisch machen. So kann jeder jeden Schritt nachvollziehen.

Mehr Zeit für Kerngeschäft
  • Problem: Eine Papierablage kostet dich viel Zeit. Zeit, die du als Unternehmer eigentlich gar nicht hast.
  • Lösung: Mit deiner elektronischen Ablage verschaffst du dir mehr Zeit und damit mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben.
Vorteil für deinen SteuerberaterSicher hat sich dein Steuerberater auch schon geärgert, wenn er auf Dokumente von dir warten musste.

Wenn du ihm einen eigenen Zugang auf dein digitales Ordnersystem verschaffst, kann er jederzeit auf die Daten zugreifen, die er braucht. Er muss dich dabei nicht stören.

Immer aufrufbarNächte lang im Büro zu sitzen, um dort Dokumente zu bearbeiten, gehört ebenfalls der Vergangenheit an.

Du kannst auch gerne zu Hause weiterarbeiten. Die Dokumente sind in deinem digitalen Ordner von jedem Ort aus aufrufbar und zu bearbeiten.

Anforderungen an eine Ordnerstruktur

Nur eine digitale Ablage zu haben, reicht natürlich nicht aus, um damit auch effizient arbeiten zu können. Deshalb musst du darauf achten, dass deine Ordnerstruktur auch ein paar wesentliche Anforderungen erfüllt.

  • Alles muss nachvollziehbar sein: Du musst dir immer vor Augen halten, dass sich jeder Mitarbeiter oder auch du an jedem anderen Schreibtisch auch zurechtfindet. Dies gilt auch für deine Ordnerstruktur, die klar benannt sein sollte, keine Verschachtlungen aufweist und auch nicht überladen ist. Jeder, der mit dieser Ordnerstruktur arbeitet, sollte diese auch nachvollziehen können.
  • Alles muss übersichtlich sein: Die Übersichtlichkeit deiner Ordnerstruktur ist ein ganz wichtiger Faktor und eine elementare Anforderung. Jede Ebene sollte nur so viele Ordner umfassen, wie du auch gut auf einen Blick erkennen kannst. Verzichte darauf, zu viele Unterordner anzulegen, denn die erschweren nur deine Arbeit.
  • Alles muss schnell gefunden werden: Für deine Ordnerstruktur ist es ganz wichtig, dass alle Dokumente schnell zu finden sind. Sie sollte so aufgebaut sein, dass nur wenige Klicks bis zur Bereitstellung notwendig sind. Experten raten deshalb dazu, dass der Aufbau der Ordnerstruktur nicht mehr als drei Ordnerebenen zur Auffindung von Dokumenten umfassen sollte.

Ordnerstruktur in der Buchhaltung: Die 7-Ordner-Struktur einführen

Für eine gut funktionierende Ordnerstruktur stellt das 7-Ordner-System eine gute Vorlage dar. Dies gilt nicht nur für ein papierloses Büro in Sachen Dokumentenmanagement, sondern auch für eine Ordnerstruktur innerhalb der Buchhaltung. Du hast hier die Möglichkeit, vom Thema digitale Ablage bis hin zur Buchführung alles sehr übersichtlich, effektiv und vor allem papierlos zu gestalten. Wie Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende die Struktur einführen, lernst du nachfolgend.

  • Überblick verschaffen: Zunächst einmal musst du dir einen Überblick verschaffen, mit welchen Themen und Inhalten du dich in deinem Arbeitsalltag befasst und welche dieser Inhalte du auch auf deinem PC findest.
  • Themenblöcke suchen: Im Anschluss daran musst du dir für die erste Ebene, wo deine großen Themen angesiedelt sind, sieben Themenblöcke zusammenstellen. Das bedeutet, dass du sortieren musst, welche Ordner und welche Inhalte zu welchem Themenbereich gehören.
  • Ebene 2 und Ebene 3 erstellen: Wenn du mit Ebene 1 fertig bist, musst du dieselbe Vorgehensweise für deine Ebenen 2 und 3 anwenden. Auf Ebene 2 findest du ein konkretes Thema zu einem Oberthema aus Ebene 1. In Ebene 3 wird es dann schon sehr spezifisch und in der Regel arbeitest du regelmäßig mit Dokumenten aus dieser Ebene.
  • Immer mit dem wichtigsten Thema beginnen: Achte bei diesen Arbeiten darauf, dass du immer mit dem Thema beginnst, welches für dich am wichtigsten ist. Sollte dir dabei auffallen, dass du nicht überall sieben Ordner brauchst, dann stellt das auch kein Problem dar. Du musst nichts erfinden, um damit auf diese Anzahl zu kommen.

Am Ende sollte deine 7-Ordner-Struktur so aussehen, wie sie von Experten empfohlen wird:

  • Ebene 1: Maximal 7 Ordner
  • Ebene 2: Maximal 49 Ordner (7×7)
  • Ebene 3: Maximal 343 Ordner (49×7)

Das bedeutet, dass sich auf dem Rechner maximal 399 Ordner mit Dateien befinden sollten.

Struktur für deine Ablage als kleineres Unternehmen

Auch für kleinere Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitern kann das 7-Ordner-System passen. Dementsprechend müssen nur die Rubriken angepasst werden. Zu empfehlen ist dies in erster Linie dann, wenn Freiberufler, Gewerbetreibende oder Selbstständige einen kleineren Umfang bei ihrer Buchhaltung haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn du deine Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen kannst. In diesem Fall hast du die Möglichkeit, die Struktur für das Ablegen deiner Belege etwas zu straffen.

  • Du kannst die angelegten Ordner für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Abrechnungen für Kreditkarten und Bank in einem einzigen Ordner zusammenfassen.
  • Die Eingangsrechnungen und auch die Ausgangsrechnungen fügst du einfach den zutreffenden Kontoauszügen hinzu. Gleiches gilt für die Ablage deiner Kreditkartenabrechnungen.

Bei der Möglichkeit einer Gewinnermittlung durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung musst du allerdings sehr gut auf eine richtige Ordnung deiner Belege achten.

Tipp!

Mit Hilfe einer EÜR Software kannst du sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfassen. Anhand dieser ermittelt die Software automatisch deinen Gewinn oder Verlust.

Rubrik 1: Bank

  • Eine vollständige und chronologische Ordnung deiner Kontoauszüge ist notwendig.
  • Achte darauf, dass hinter jedem Kontoauszug auch der passende Eigenbeleg oder die passende Rechnung abgeheftet wird.
  • Zahlst du Geld bar auf das Konto ein, muss es einen Beleg dazu geben. Es reicht aber auch schon aus, wenn du es mit einem Hinweis versiehst. Dies kann zum Beispiel ein Vermerk wie „Entnahme aus Kasse“ sein.
  • Keinen Beleg brauchst du ebenfalls, wenn du Geld vom Geldautomaten abhebst.
  • Tauchen immer wieder gleiche und wiederkehrende Positionen auf, können diese frei bleiben. Als Beispiel wäre hier etwa die Miete aufzuführen.

Rubrik 2: Kasse

Dieser Ordner ist für alle Rechnungen, Kassenbelege und Quittungen vorgesehen, welche im Zusammenhang mit einer Bareinnahme oder einer Barausgabe stehen. Achte bitte beim Sortieren darauf, dass du nach dem Belegdatum vorgehst. Ganz wichtig ist, dass deine Kasse niemals einen Minusstand aufweisen darf.

Tipp!

Du willst Zeit und Geld sparen und bisher gab es öfters Probleme bei der Erstellung deiner Rechnungen? Mit einer Software ersparst du dir eine Menge Mühe und schreibst mit wenig Aufwand einheitliche, GoBD-konforme Rechnungen.

Rubrik 3: Kreditkartenabrechnung

Gespeichert werden in diesem Ordner alle Abrechnungen von deiner Kreditkarte und die entsprechenden Belege dafür.

Rubrik 4: Ausgangsrechnungen

Alle Rechnungen, die du an deine Kunden verschickt hast, werden in diesem Ordner abgelegt. Achte bitte auf eine datumsgenaue Sortierung und darauf, dass du eine Rechnungsnummer immer nur einmal vergibst.

Rubrik 5: Eingangsrechnungen

Bekommst du eine Rechnung von einem Dienstleister oder einem Lieferanten, so musst du diese hier in diesem Ordner ablegen. Achte darauf, dass auch immer eine Rechnung ausgestellt wird und du diese auch bekommst. Vergiss bitte nicht, dass auch alle Arten von Onlinerechnungen in diesen Ordner gehören.

Rubrik 6: Buchhaltungsauswertungen/Umsatzsteuervoranmeldungen

Hier gehört alles rein, was du an Auswertungen hast, die mit Gewinnen oder Verlusten in deinem Unternehmen zu tun haben. Es spielt keine Rolle, ob du diese selbst anfertigst oder du sie von deinem Steuerberater bekommst. Auch deine Umsatzsteuervoranmeldungen gehören in diese Ablage.

Tipp!

Solltest du nicht von der Umsatzsteuer befreit sein, musst du eine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Das Erstellen einer Voranmeldung kann sehr zeitaufwendig sein, außer du nutzt eine Buchhaltungssoftware für die Erstellung deiner Umsatzsteuervoranmeldung!

Rubrik 7: Verträge und wichtige Dokumente

Alle Unterlagen und wichtige Dokumente, beispielsweise Kreditverträge oder Mietverträge, kommen in diesen Ordner. Wichtig sind hier auch Dokumente, die du für deinen Jahresabschluss brauchst, die für eine Steuererklärung sind oder einfach für deine Buchhaltung von Relevanz sind.

ordnerstruktur-buchhaltung
Die Ordnerstruktur deiner Buchhaltung könnte dementsprechend aussehen!

Ausnahmen der 7-Ordner-Struktur

Nicht immer macht es Sinn, dass Freiberufler, Gewerbetreibende oder Selbstständige an dieser 7-Ordner-Struktur festhalten. Du kannst auch papierlos und digital arbeiten, wenn du je nach Größe deines Unternehmens mit mehr oder mit weniger Ordnern arbeitest. Andere Formen zur Strukturierung wären beispielsweise chronologisch oder einfach nach Datum sortiert – je nach Masse könnte es hier jedoch sehr undurchsichtig werden für andere Mitarbeiter, denn nicht alle Tipps können auf dein Unternehmen angewendet werden und nicht jede Art und Weise, wie Ordner beschriftet werden, passt letztendlich.

Exkurs: Beispielhaftes 7-Ordner-System für große Unternehmen und Abteilungen

Papierlos und digital arbeiten bedeutet immer, dass du Dokumente und Belege auch jederzeit schnell und einfach wiederfinden kannst. Nach diesem Fokus musst du auch deine Ordnerstruktur ausrichten. Nachfolgend als Beispiel ein 7-Ordner-System für ein größeres Unternehmen und mit vielen Abteilungen.

  • Für deine Ordnerstruktur wählst du sieben Unterordner, die auf Alphabet-Gruppen basieren.
  • Die dritte Ordnerebene richtest du für einzelne Buchstaben ein. Dies kann beispielsweise F für Fertigung sein, ein V für den Vertrieb, ein L für das Lager und so weiter.

Archivierung – welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Auch für eine digitale Archivierung werden vom Gesetzgeber Fristen und Zeiten vorgegeben, wie lange du welche Dokumente aufbewahren musst. Das ist sogar für ein papierloses Büro eine Herausforderung. Deshalb solltest du dafür bestimmte Hilfsmittel nutzen. Viel einfacher ist das Thema digitale Archivierung und Aufbewahrungsfristen, wenn du eine Buchhaltungssoftware (GoBD-konform) nutzt. In der Regel wird automatisch auf diese Fristen geachtet. Du kannst nach einer digitalen Archivierung von Belegen die dazugehörenden Papierbelege auch entsorgen.

Folgende Dokumente musst du aber zwingend aufbewahren:

  • Auftragsbestätigungen
  • Angebote
  • Korrespondenz zur Abwicklung von Projekten
  • Stornierungen oder Kündigungen
  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Geschäftsbriefe
  • Jahresabschlüsse, Inventarlisten und Eröffnungsbilanzen
  • Geschäftsbücher und andere Aufzeichnungen
  • Lageberichte, Buchungsbelege und Unterlagen, welche für den Zoll relevant sind.

Vorteile einer digitalen Archivierung

Digitale Archivierung gewinnt in unserem Zeitalter immer mehr an Bedeutung. Dies zeigt auch deutlich die Zunahme der Unternehmen, die nicht mehr auf eine Buchhaltungssoftware verzichten möchten. Diese erleichtert und beschleunigt die Arbeit und macht auch die Archivierung einfacher. Das sind aber nicht die einzigen Vorteile.

  • Medienbruch ist durch digitale Archivierung zu vermeiden
  • In digitaler Form sind alle Informationen zu erhalten
  • Die digitale Archivierung hilft bei der Senkung von Kosten und Zeit
  • Es kann jeder im Unternehmen zu jeder Zeit dezentral auf Daten zugreifen
  • Eine einfache Herstellung von Sicherungskopien ist immer möglich

Tipp!

Je nach Umfang deiner Tätigkeit lohnt sich für dich auch eine Archivierungssoftware, die dir die Mühe & Arbeit abnehmen wird, indem sie

Fazit/ Zusammenfassung

Mit einer digitalen Archivierung und einem effektiven Ordnersystem lässt sich nicht nur die Buchhaltung in einem Unternehmen vereinfachen. Es gibt viele Vorteile, die der Aufbau von einem Ordnersystem für ein papierloses Büro hervorbringt. Noch einfacher und vorteilhafter ist es für ein Unternehmen, wenn eine Buchhaltungssoftware genutzt wird, da somit sehr viel automatisiert und damit auch Kosten und Zeit gespart wird. Die 7-Ordner-Struktur kann beim Aufbau des Ordnersystems helfen, passt jedoch nicht immer, weshalb es einige Alternativen gibt .

 

 

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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