Rechnungen digitalisieren
Wenn du in deiner Firma oder als Freelancer bzw. Freelancerin nichts für Stapel von Papierdokumenten und Papierrechnungen übrig hast, dann solltest du über eine Digitalisierung deines Büros und ein professionelles Dokumentenmanagement nachdenken.
Besonders sinnvoll ist dabei das Digitalisieren, also das Einscannen oder Fotografieren von Rechnungen und Belegen, da du so auf viele Papierstapel verzichten kannst. Wie genau du beim Einscannen vorgehen solltest, wie Texterkennung funktioniert und was in Sachen Lesbarkeit wichtig ist – all das stellen wir dir in diesem Artikel vor.
Deshalb solltest du Rechnungen digitalisieren
Die elektronische Archivierung von Rechnungen und Dokumenten ist schon lange auf dem Vormarsch, weil sie einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro darstellt. Denn mit einem digitalen Dokumentenmanagement kannst du schneller und effizienter arbeiten und zudem noch Kosten und Ressourcen sparen.
Also, es spricht jede Menge dafür, Rechnungen zu digitalisieren. Mehr über die einzelnen Vor- und Nachteile erfährst du im Folgenden:
- Direkt zu den Vorteilen der Rechnungsdigitalisierung springen
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Diese Vorteile hat die Digitalisierung von Rechnungen
Mehr über die Vorteile eines papierlosen Büros sowie Tipps & Tools erfährst du in diesem Video:
Diese Nachteile hat die Digitalisierung von Rechnungen
| Nachteil | Beschreibung |
|---|---|
| Veränderungen brauchen Zeit und Überzeugungsarbeit: | Vielleicht wirst du zunächst mit der ablehnenden Haltung deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen konfrontiert. Denn nicht jedem behagt die Vorstellung, vermeintlich komplizierte Abläufe am PC durchzuführen, um Rechnungen zu archivieren, etwas abzulegen oder wiederzufinden. Schulungen können hilfreich sein, um gegen Ängste anzugehen und die Vorteile der Neuerungen zu beleuchten. |
| Geräte und technische Infrastruktur kosten Geld: | Die Einführung und spätere Wartung der neuen Systeme sind zunächst ziemlich kostenintensiv, auch musst du dafür sorgen, dass die Hardware immer dem neusten Stand der Technik entspricht. Deine Infrastruktur und deine Geräte müssen mitwachsen und eine schnelle und sichere Verarbeitung sicherstellen. |
| Die technische Abhängigkeit erhöht sich: | Digitale Prozesse machen dich abhängig von der Technik, deinen Computern, Servern, Leitungen und der restlichen Ausstattung. Auch Stromausfälle kannst du dir nicht erlauben, wenn du während der Problembehebung keinerlei Zugriff auf die Daten hast. |
| Ohne Datensicherheit wird es schnell problematisch: | Wenn alles nur noch digital vorhanden ist, musst du auch den Datenschutz und die Datensicherheit verbessern. Deine Daten liegen auf Servern, vielleicht sogar im Ausland, und Hacker sollten nicht an sie herankommen. Ein 100%iger Schutz ist dabei kaum möglich – viele Datenpannen großer Unternehmen zeigen immer wieder die Gefahr. Achte also auf eine gute Firewall und berücksichtige alle Vorschriften zum Datenschutz, welche die DSGVO vorschreibt. |
Wie kann man Rechnungen und andere Geschäftsbriefe digitalisieren?
Ganz praktisch funktioniert das Digitalisieren von Rechnungen mittels
- Software oder Hardware (Archivscanner)
- Programm (Belegerfassungsprogramm)
- App (für ein Smartphone mit Kamera)
- Scan-Gerät (beispielsweise mobile Scanner)
Wenn du unterwegs bist, wirst du am häufigsten die Kamera deines Smartphones einsetzen und die Belege fotografieren, um sie mittels App zuzuordnen. Die Texterkennung der sevdesk-App sorgt beispielsweise dafür, dass digitalisierte Papierbelege mittels künstlicher Intelligenz direkt erkannt und zugeordnet werden.
Im Büro kann ein Archivscanner komfortabler sein. Wichtig ist, dass du die Unterlagen nach dem Einscannen an der richtigen Stelle speicherst und zuordnest, am besten mit im Dokumentenmanagementsystem einer entsprechenden Buchhaltungssoftware. Wenn dir eine solche Software zu komplex ist, kannst du aber auch nur mit einem Belegerfassungsprogramm arbeiten.
Kostenloser Rechnungsgenerator für einfache digitale Rechnungen
Nutze für deine erste Rechnung unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und spare somit Zeit und Nerven. Deine Rechnung inkl. aller Angaben ist in nur wenigen Minuten fertig und steht dir als PDF-Dokument zum Download bereit.
Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.
Wie du unterschiedliche Rechnungsarten digitalisieren kannst
Vielleicht bist du dir nicht sicher, ob es bei der digitalen Rechnungsverarbeitung Unterschiede gibt, je nachdem, ob du die Rechnung versendet oder erhalten hast, ob sie dich bereits elektronisch oder als Papierdokument erreicht.
Papierrechnung digitalisieren
- Papierbelege kannst du digitalisieren, dies muss allerdings entsprechend den Vorgaben der GoBD Verfahrensdokumentation passieren.
- Rechnungen in Papierform kannst du danach entweder separat aufbewahren oder auch wegwerfen.
- Voraussetzung: die digitale Version der Papierrechnung muss sich korrekt abgespeichert im Dokumentenmanagementsystem befindet.
Eingangsrechnung digitalisieren
- Wenn du von einem Lieferanten eine Rechnung in Papierform erhältst, gilt: Eingangsrechnung einscannen oder fotografieren und GoBD-konform ablegen (Revisionssichere Archivierung ist hier das Stichwort).
- Original auf Papier entweder abheften oder vernichten.
- Erhältst du die Rechnung digital, dann musst du sie in dem Dateiformat abspeichern, in dem du sie erhalten hast.
Ausgangsrechnung digitalisieren
- Im Rahmen der Rechnungsstellung kannst du deine Rechnungen natürlich in Papierform versenden und musst es in bestimmten Fällen sogar, wenn dein Kunde oder deine Kundin dies ausdrücklich verlangt.
- Aus den bisher beschriebenen Gründen lohnt es sich aber, Rechnungen digital zu erstellen, zu versenden und danach im Dokumentenmanagementsystem abzulegen.
- Ein Rechnungsprogramm wie sevDesk bietet eine eigene Funktion, um digitale Rechnungen ganz einfach zu versenden. Beispielsweise auch über die integrierte Schnittstelle zur Post. Damit versendest du deine Rechnungen postalisch – ganz ohne Briefmarkenkauf und ohne den Gang zum Briefkasten. So sparst du dir jede Menge Stress bei der Rechnungsstellung.
Alternativ kannst du dir auch einzelne Apps anschaffen, die dir bei den Einzelschritten wie Archivieren, Einscannen oder Fotografieren von Rechnungen oder der Belegerfassung helfen. Empfehlenswerter und komfortabler ist jedoch eine komplexe Buchhaltungssoftware, die dich neben der digitalen Rechnungsverarbeitung anschließend auch bei vielen anderen Punkten unterstützt. Eine passende Software wie sevdesk hilft dir nämlich beispielsweise auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung und bietet eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater. Damit kannst du insgesamt noch effizienter und effektiver arbeiten!
