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Mit dem Online Rechnungsprogramm von sevDesk ist die Rechnungsstellung um ein Vielfaches vereinfacht und du behältst stets den Überblick.

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Rechnungsstellung Frist

Als Unternehmer bzw. Unternehmerin stellst du deine Leistungen zur Verfügung und stellst daher Rechnungen aus. Hierbei sind nicht nur formale Aspekte wie Pflichtangaben wichtig zu kennen, sondern auch, die gesetzlichen Fristen einer Rechnungsstellung sowie die Verjährung.
Erfahre in diesem Beitrag, welche Fristen gelten und wie du vorgehst, wenn du eine Frist verpasst.

Übersicht: Diese Fristen zur Rechnungsstellung musst du kennen

Eine Rechnung zügig zu stellen verheißt einen schnellen Eingang der Zahlung. Auch wenn du dir mehr Zeit lässt: Wichtig ist, dass du dabei beachtest, dass es in Deutschland nicht nur Pflichtangaben für Rechnungen, wie beispielsweise die Steuernummer, sondern auch Fristen für die Rechnungsstellung gibt.

Bei den Fristen muss dabei zwischen folgenden Empfängern unterschieden werden:

   
Rechnungsempfänger Rechnungsstellung Ausnahme
Unternehmen
(GmbH oder andere Form einer Kapitalgesellschaft)
Erfolgt innerhalb von sechs Monaten nach vollständiger Leistungserbringung, da sie in Zusammenhang mit dem Umsatzsteuergesetz (UStG) steht. Wenn eine Steuerbefreiung vorliegt, also keine Rechnungspflicht unterliegt.
Privatpersonen Im Normalfall gilt keine Rechnungspflicht. Bei Grundstückskauf oder Arbeiten auf dieses bezogen, ist eine Rechnungsstellung notwendig.
Achtung bei verspäteter Rechnungsstellung:

Solltest du deine Ansprüche nicht rechtzeitig per Rechnung gestellt haben, kann dir sogar wegen einer Ordnungswidrigkeit ein Bußgeld in Höhe von bis zu 5000 Euro drohen. Das gilt allerdings nur für gewerbliche Leistungen.

Darum gibt es Fristen für die Rechnungsstellung

Als Unternehmer oder Unternehmerin bist du mit deinem Unternehmen Teil der Wirtschaft. Wie in vielen anderen wirtschaftlichen Bereichen braucht es bei der Rechnungsstellung gemeinsame Vorgaben, damit sich alle auf ein vereinbartes Vorgehen stützen können. Diese tragen beispielsweise zu folgenden Punkten bei:

  •  Pflichtangaben einer Rechnung sorgen für eine allgemeine Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.
  • Die 6-monatige Frist im Falle der Rechnungsstellung stellt sicher, dass Leistungen zeitnah oder überhaupt abgerechnet werden und es nicht zur Schwarzarbeit kommt.
  • Wird keine Rechnung zwischen Unternehmen erstellt, gehen dem Staat Einnahmen verloren, denn es wird keine Umsatzsteuer erhoben und abgeführt.
  • Die rechtzeitige Rechnungsstellung schützt davor, dass deine Forderungen nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist verfallen.

So gehst du vor, wenn du die Frist für die Rechnungsstellung verpasst

Rückwirkend eine Rechnung schreiben

Falls du vergessen hast, eine Rechnung zu stellen, kannst du deine Forderung trotzdem noch rückwirkend geltend machen, auch wenn die gesetzliche Frist von sechs Monaten verstrichen ist. Erfahre, wie genau du in diesem Fall als Rechnungsaussteller oder Rechnungsausstellerin vorgehst.

Wichtig zu wissen ist dabei außerdem: Bei einer rückwirkende Rechnung beginnt die Frist für die Verjährung mit der Entstehung der Forderung und nicht durch die Rechnungstellung, und zwar immer am Jahresende (31. Dezember).

Kannst du die Leistungserbringung belegen, musst du bei deiner Rechnung auch nach der abgelaufenen Frist Folgendes beachten:

  • Die Rechnung wird mit allen Pflichtangaben erstellt, die das Umsatzsteuergesetz vorsieht.
  • Das Datum für die Leistungserbringung ist der vergangene Zeitpunkt, an dem die Forderung entstanden ist.
  • Das Rechnungsdatum ist das aktuelle Datum.
  • Ein Vermerk ist nötig, falls die Forderung bereits ohne Rechnungsstellung gezahlt worden ist.
Tipp: Lass' die Frist für die Rechnungstellung erst gar nicht verstreichen

Folgende Konsequenzen könnte dies mit sich ziehen: 

  • Kein Geld: Du wirst nicht für deine Leistungserbringung bezahlt
  • Bei zusätzlichem Ablauf der Verjährungsfrist hast du gar keine Möglichkeiten mehr
  • Dir droht unter Umständen sogar eine Strafe – man könnte dir zum Beispiel Schwarzarbeit unterstellen

So verpasst du keine Frist für die Rechnungsstellung

Zukünftig kannst du ganz einfach folgende Dinge machen, sodass du deine Rechnungen fristgerecht stellst:

  • Nehme deine organisatorischen Prozesse in den Blick und führe eine
    Liste aller ausstehenden Rechnungen.
  • Nutze Tools zur Organisation, wie Todoist oder Evernote.
  • Beschäftige dich regelmäßig mit deiner Buchhaltung und dem Rechnungswesen, um offene  Forderungen im Blick zu behalten.

Noch einfacher: So behältst du alle Rechnungen im Blick

Noch simpler wird es allerdings, wenn du mit einem Rechnungsprogramm wie sevDesk online arbeitest.


Wiederkehrende Rechnungen erstellen mit sevDesk
Die Vorteile liegen auf der Hand:
  • Die Rechnungsstellung wird automatisiert und vereinfacht
  • Du hast alle Rechnungen und Forderungen problemlos im Blick
  • Wiederkehrende Rechnungen sind im Handumdrehen erstellt
  • Hilfreich auch bei Sonderfällen wie der Steuerbefreiung von Leistungen
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