<style> body{ visibility: unset } </style>
Nach Artikeln suchen
Mach deinem Papierchaos ein Ende!

Mit dem einfachen und sicheren Rechnungsprogramm von sevDesk schreibst, versendest und bewahrst du deine Rechnungen mit wenigen Klicks auf!

Mehr zum Rechnungsprogramm
Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Rechnungen archivieren

Die rechtssichere Archivierung von Rechnungen ist für Unternehmer und Unternehmerinnen von großer Wichtigkeit. Denn wenn die Regeln zur ordnungsmäßigen Buchführung nicht eingehalten werden, kann es teuer werden. Spätestens, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt, rächen sich nicht ordnungsmäßig archivierte oder nicht lesbare Rechnungen und es kann zu Steuerschätzungen und ungeplanten Nachzahlungen kommen. Es ist daher wichtig, Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Deshalb müssen Rechnungen archiviert werden

Dass Rechnungen archiviert werden müssen, ergibt sich aus den GoBD. Die Abkürzung steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD schreiben aber nicht nur Archivierungspflichten vor, sondern sie geben auch an, wie Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, im Rahmen der Buchführung konkret zu archivieren und aufzubewahren sind.

Gut zu Wissen beim Thema Rechnungen archivieren:

Seit dem Jahr 2011 gelten diese Pflichten gleichermaßen für Papierrechnungen wie auch für elektronische Rechnungen. Wenn du auf eine digitale Buchhaltung umsteigst, musst du daher gewisse Dinge berücksichtigen.

Die wichtigsten Regeln lauten:

  • Die elektronischen Rechnungen und auch Papierrechnungen sind revisionssicher aufzubewahren.
  • Sie dürfen also nachträglich nicht mehr veränderbar sein.
  • Diese Unveränderbarkeit erlaubt die Prüfung im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Wenn Änderungen aber unumgänglich sind, dann müssen Informationen dazu vorliegen, wann genau du welche Rechnung abgelegt oder ggf. auch verändert hast. Auch das bedeutet „revisionssicher“.

Abschließend muss der Zugriff auf dein Rechnungsarchiv für das Finanzamt zu jedem Zeitpunkt möglich sein. Du brauchst dafür ein leicht nachvollziehbares, strukturiertes und geordnetes Dokumentenmanagement. Ein Ablagechaos solltest du unbedingt vermeiden, und die Rechnungen müssen auch über einen längeren Zeitraum lesbar bleiben.

Diese Rechnungen musst du archivieren

An dieser Stelle beleuchten wir, wie genau die Unterschiede bei der revisionssicheren Archivierung von Rechnungen aussehen. Digital- oder Papierrechnung, von dir versendet oder an dich verschickt – wie wirken sich diese unterschiedlichen Fälle auf die Archivierungspflichten aus? Und gibt es Unterschiede, wie die Rechnungen aufzubewahren sind?

Eingangsrechnung Ausgangsrechnung
Eine Eingangsrechnung enthält den Betrag, den du an jemand anderen zahlen sollst. Von dir verschickte Rechnungen musst du mit einem Dateisystem archivieren, um sicherzustellen, dass die Rechnungen unveränderlich und nachvollziehbar und damit revisionssicher archiviert werden. 
Wenn du die Rechnung als elektronische Datei erhältst, darfst du bei der Archivierung das Dateiformat nicht ändern und auch nicht das Medium. Rechnungen müssen während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
Ein PDF darf zum Beispiel von dir nicht einfach als Textdokument gespeichert und auch nicht ausgedruckt werden. Richtig und revisionssicher ist allein die Speicherung der PDF-Datei, so wie du sie erhalten hast. Solange du Papierrechnungen versendest, ist auch das Abheften eine denkbare Archivierungsart.
Wenn du eine Rechnung auf Papier erhältst, kannst du sie GoBD-konform digital archivieren oder auch einfach abheften – du kannst auch beides kombinieren.
Wichtig ist, dass das Dokument 10 Jahre lesbar bleibt.
    Rechnungen korrekt digitalisieren

    Im Allgemeinen empfiehlt es sich Rechnungen beispielsweise in einem Archivsystem zu digitalisieren, um Platz zu sparen und Datenverlust zu vermeiden. Weitere Gründe, die dafür sprechen findest du in unserem Artikel zum Thema Rechnungen digitalisieren.

    Wer Rechnungen archivieren muss

    Du fragst dich vielleicht ob nur große Unternehmen zur vollen Archivierung verpflichtet und kleinere Unternehmen davon befreit sind bzw. ob es für Freelancer und Freelancerinnen oder Freiberuflerinnen und Freiberuflerinnen Erleichterungen gibt?

    Die Antwort fällt hier kurz und knapp aus: Nein, Erleichterungen gibt es nicht. Jeder, der mit Gewinnerzielungsabsicht unternehmerisch handelt, muss seine Rechnungen auch entsprechend den Vorgaben der GoBD archivieren.

    Hierbei gilt eine Archivierungsdauer von 10 Jahren. Du musst, egal ob Soloselbstständige bzw. -selbstständiger oder als Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin eines Großkonzerns, die Archivierungspflichten der GoBD vollumfänglich erfüllen und dafür sorgen, dass deine Rechnungen revisionssicher abgelegt sind und im gesamten Zeitraum lesbar bleiben.

    Tipp: Grundwissen zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten!

    Während du Rechnungen und Belege 10 Jahre im Archiv aufbewahren musst, gelten 6 Jahre für Geschäftsbriefe, und damit auch für geschäftliche E-Mails:

    dokumente-aufbewahrungsfrist

    Im Ratgeberartikel Aufbewahrungsfristen erfährst du noch mehr über die rechtlichen Grundladen sowie die unterschiedliche Dauer der Aufbewahrungspflicht je nach Dokumententyp.

    Wie kann man Rechnungen und andere Geschäftsbriefe archivieren?

    Rechnungen revisionssicher zu archivieren, funktioniert leider nicht mit den üblichen Office-Programmen. Hierfür gibt es folgende Gründe:

    Grund Erklärung
    Unveränderbarkeit Es braucht eine unveränderliche Datei und auch den entsprechenden Nachweis, dass ebenjene Datei im Nachhinein nicht verändert wurde. Ist eine Änderung unumgänglich, muss wenigstens ein unverändertes Original erhalten bleiben und der Änderungsvorgang muss dokumentiert werden.
    Nachvollziehbarkeit Das Rechnungsarchiv muss außerdem nachvollziehbar angeordnet sein. Ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem sollte durch einen Betriebsprüfer schnell und einfach nachvollzogen werden können. Zudem muss die Lesbarkeit der Rechnungen gesichert sein.
    GoBD Wichtig ist auch die Verfahrensdokumentation, die die GoBD einfordern. Dabei geht es darum, dass du die Digitalisierungsvorgänge in deinem Unternehmen beschreibst, also wie du zum Beispiel Belege digitalisierst. Der digitalen Rechnungsverarbeitung und einem guten Scanner oder einer entsprechenden App kommt dementsprechend eine große Rolle zu.

    Das Schaubild zeigt dir, welche Schritte zu durchlaufen musst, um deine Rechnungen korrekt zu archivieren: 

    Ablauf der Rechnungsarchivierung
    Schritt für Schritt zur Rechnungsarchivierung

    So archivierst du Rechnungen GoBD-konform und rechtssicher

    Mit der nachfolgenden Checkliste bekommst du nochmal einen Überblick, welche Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung gegeben sein sollten:

    Rechnungsarchivierung nach GoBD Vorgaben
    GoBD konforme Rechnungsarchivierung
    Rechnungsprogramm nutzen und Rechnungen einfach und rechtssicher archivieren!

    Mit einem entsprechenden Rechnungsprogramm wie dem von sevDesk hast du die Gewissheit, Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen GoBD-konform, revisionssicher und dauerhaft lesbar zu archivieren. Die Software bietet dir ein komplettes Dokumentenmanagementsystem, das alle Vorgaben erfüllt und eine revisionssichere Archivierung bietet. Teste sevDesk ganz einfach 14-Tage kostenlos und unverbindlich!  

    sevDesk kostenlos testen

    Weitere interessante Artikel für dich

    Rechnungen schreiben
    Buchhaltung & Finanzen

    Rechnungen schreiben

    So schreibst du korrekt Rechnungen mit allen wichtigen Pflichtangaben!

    Rechnungsstellung Frist
    Buchhaltung & Finanzen

    Rechnungsstellung Frist

    Diese Fristen gilt es bei der Rechnungsstellung zu beachten!

    Rechnung ohne Rechnungsnummer
    Buchhaltung & Finanzen

    Rechnung ohne Rechnungsnummer

    Rechnung ohne Rechnungsnummer schreiben - geht das? Die Antwort findest du hier!

    Pauschalrechnung
    Buchhaltung & Finanzen

    Pauschalrechnung

    Alles rund um die Pauschalrechnung und was du beachten solltest!