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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 16, 2022

Ausgangsrechnung

Als Unternehmen und Selbstständiger musst du an deine Kunden Rechnungen stellen, um das Geld für deine erbrachten Leistungen oder die gelieferten Waren zu erhalten. Diese Rechnungen werden als Ausgangsrechnungen bezeichnet und für diese gelten besondere Anforderungen. Was man darunter versteht, welche Angaben verpflichtend sind und wie du sie erstellst erfährst du in diesem Ratgeber.

Definition der Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung wird von Unternehmen an Kunden und Kundinnen für eine erfolgte Lieferung oder erbrachte Leistung gestellt. Sie hat die Aufgabe auf eine offene Forderung gegenüber dem Unternehmen, also dem Rechnungssteller hinzuweisen. Die Ausgangsrechnung ist dabei das Gegenteil der Eingangsrechnung, die ein Unternehmen für eine erhaltene Lieferung oder Leistung von Dritten wie beispielsweise Händlern oder Dienstleistern zu begleichen hat.

Zur Vereinfachung sind die Sachverhalte in der nachfolgenden Tabelle dargestellt. Hierbei ist das aus der Perspektive von dir als Unternehmer zu sehen:

Eingangsrechnung Ausgangsrechnung
Händler oder Dienstleister Dritte (anderes Unternehmen) Dein Unternehmen
Rechnungssteller Dritte (anderes Unternehmen) Dein Unternehmen
Rechnungsempfänger Dein Unternehmen Deine Kunden
Begleichung der Rechnung durch Dein Unternehmen Deine Kunden

Das wichtige an der Ausgangsrechnung ist, dass sie als Grundlage für das Mahnwesen gilt. Mahnen kannst du deinen Kunden, wenn ein Überschreiten der Zahlungsfrist eintritt oder der Kunde die Rechnung nicht begleicht.

Pflichtangaben bei Ausgangsrechnungen

Was gehört eigentlich auf Ausgangsrechnungen? Unternehmen müssen bei der Erstellung gewisse Inhalte beachten, damit diese rechtskräftig werden. Hierbei sind die erforderlichen Angaben einer üblichen Rechnung zu beachten, welche im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt sind. In jede Ausgangsrechnung gehören die folgenden Pflichtangaben:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also des Kunden
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
  3. Rechnungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Bezeichnung der Ware der Leistung, die der Kunde erhalten hat: Eine konkrete Beschreibung über Quantität und Art der geleisteten, gelieferten oder verkauften Waren oder Dienstleistungen. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig.
  6. Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag (optional mit Skonti und/oder Rabatten)
      • Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
        • Zahlungsfrist
          • Bankverbindung des Rechnungsausstellers.

            Natürlich hast du die Möglichkeit deinen Kunden noch Skonti oder einen Rabatt zu gewähren, das ist jedoch keine Pflicht, sondern eher eine Form der Kundenbindung. Du möchtest dazu trotzdem mehr erfahren? Dann schau jetzt auf unserem Beitrag zur Ausgestaltung und den Pflichtangaben einer Rechnung vorbei.

            Mit der folgenden Checkliste hast du nochmal eine Übersicht über die nötigten Angaben auf einer Ausgangsrechnung:

            Inhalte einer Ausgangsrechnung
            Bestandteile einer Ausgangsrechnung

            Erstelle deine Ausgangsrechnungen einfach mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage. Doch beachte, dass diese nicht automatisch GoBD-konform ist - du musst in den Platzhaltern alle Pflichtangaben ersetzen und beispielsweise auch zwingend die fortlaufende Rechnungsnummer händisch und korrekt vergeben!

            Du möchtest dir so wenig wie möglich Arbeit machen und auf der sicheren Seite stehen? Dann solltest du auf ein Rechnungsprogramm wie sevDesk zurückgreifen. Teste sevDesk ganz einfach 14 Tage kostenlos!

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            Besondere Formen der Ausgangsrechnung

            Es gibt verschiedene Arten von Ausgangsrechnungen und sie enthalten in der Regel immer die gleichen Pflichtangaben. Im Folgenden erklären wir die zwei Sonderformen, die von der Regel abweichen:

            Art der Ausgangsrechnung Erklärung Weitere Links
            Kleinbetragsrechnung Kleinbetragsrechnungen sind eine besondere Form der Ausgangsrechnung, da sie weniger Pflichtangaben enthalten müssen. Beispielsweise können die Rechnungsnummer und die Anschrift des Leistungsempfängers entfallen. Von einer Kleinbetragsrechnung spricht man, wenn der Rechnungsbetrag bei 250 Euro oder weniger liegt. Was du hierbei beachten musst, findest du in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung. Keine Zeit oder Lust zu lesen? Alternativ steht dir auch unser Kleinbetragsrechnung Muster zum kostenlosen Download zur Verfügung - du kannst direkt starten!
            Abschlagsrechnung Die Abschlagsrechnung oder auch Akontorechnung genannt stellt ebenfalls eine besondere Form dar, denn es werden dem Leistungsempfänger nur Teilleistungen in Rechnung gestellt. Sie wird vor allem bei großen Projekten erstellt. In Bauunternehmen zum Beispiel werden sie häufig erstellt, wenn ein Bauvorhaben bis zu einer bestimmten Stufe fertiggestellt wurde. Auch bei Abschlagsrechnungen gelten andere rechtliche Vorschriften. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zum Thema Abschlagsrechnung schreiben oder du nutzt auch hier unser kostenloses Abschlagsrechnung Muster! Informiere dich auch in unserem Ratgeber für Abschlagsrechnungen beim Bau

            Ausgangsrechnung erstellen

            Du kannst auf verschiedene Art und Weise Ausgangsrechnungen erstellen. Wichtig ist jedoch, dass du die oben genannten Angaben laut UStG befolgst, um GoBD-konform zu handeln und dich beispielsweise bei einer Betriebsprüfung nicht rechtlich angreifbar zu machen. 

            In der folgenden Tabelle findest du die gängigen Arten eine Ausgangsrechnung zu erstellen:

            Art der Erstellung GoBD-Konformität Weiterführender Link
            Selbst erstellen mit Word oder Excel Nicht gesichert, eigenverantwortliche Prüfung Orientierung an den Pflichtangaben einer Rechnung
            Nutzen von Vorlagen und Mustern Nicht gesichert, eigenverantwortliche Prüfung Nutze unsere Vielzahl an kostenlosen Rechnungsvorlagen
            Arbeiten mit einem professionellen Rechnungsprogramm Bei manchen Anbietern gesichert Beispielsweise sevDesk als GoBD-konformes Rechnungsprogramm

            Wenn du beim Erstellen deiner Rechnungen auf der sicheren Seite stehen möchtest ist ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevDesk eine gute Wahl. Wie einfach die Rechnungserstellung mit sevDesk funktioniert, kannst du dir in folgendem Video anschauen:

            Ausgangsrechnung buchen - welche Konten sind betroffen?

            Grundsätzlich können Ausgangsrechnung bei dir als Rechnungsaussteller die verschiedensten und vor allem auch mehrere Konten betreffen. Deshalb kommt es bei der Verbuchung der Ausgangsrechnung und damit auch dem entsprechenden Buchungssatz auf den individuellen Geschäftsvorfall an. In der Regel gilt bei Ausgangsrechnungen jedoch, dass immer das Konto der Umsatzsteuer betroffen ist (lediglich, wenn du der Steuerbefreiung als Kleinunternehmer unterliegst, ist das nicht der Fall).

            Im Gegensatz hierzu ist bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen grundsätzlich das Konto der Vorsteuer betroffen und der Buchungssatz ändert sich somit. Diese Regel gilt allerdings wiederum nur, wenn du umsatzsteuerpflichtig, also nicht als Kleinunternehmer tätig bist. 

            Ausgangsrechnungen einfach richtig verbuchen

            Mit einem Rechnungsprogramm wie sevDesk hast du vordefinierte Buchungskonten und hilfreiche Beispiele, die dir die Verbuchung deiner Ausgangsrechnungen, Abschlagsrechnungen und Kleinbetragsrechnungen einfacher machen. Teste sevDesk jetzt einfach 14 Tage kostenlos!

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            Sonstige Bedeutung der Ausgangsrechnung in der Buchhaltung:

            • In der Buchhaltung im Allgemeinen dient die Ausgangsrechnung als Grundlage zur Überwachung des Zahlungsverkehrs.
            • Diese wird im Journal erfasst.
            • Ebenso, wann die Zahlung der Rechnung eingeht.
            • Sie bildet, wenn sie nicht fristgerecht bezahlt wird, die Grundlage für das Mahnwesen.
            • Anhand aller Ausgangsrechnungen wird außerdem der Umsatz des Unternehmens ermittelt.
            Ausgangsrechnungen erfassen leicht gemacht

            Ausgangsrechnungen erfassen geht dir mit einem professionellen Rechnungsprogramm wie sevDesk einfach von der Hand! Deine komplette Buchhaltung hast du in einem Tool und deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen stets griffbereit. Teste jetzt sevDesk 14 Tage kostenlos und überzeuge dich selbst!

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