Rechnungskorrektur

Keine Lust zu lesen? Alles rund um das Thema Rechnungskorrektur kannst du dir auch in diesem Video anschauen:

So erstellst du eine Rechnungskorrektur

Hat sich in eine Rechnung ein Fehler eingeschlichen, kann dein Kunde oder deine Kundin eine neue berichtigte Rechnung verlangen. Das ist besonders wichtig, wenn die Kleinunternehmerregelung nicht zur Anwendung kommt. Denn durch fehlerhafte Rechnungen kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

So gelten für Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Und nur wenn diese korrekt sind, kann die Vorsteuer aus der Rechnung steuerlich geltend gemacht werden.

Wenn aber größere Fehler in der Rechnung auftauchen und wichtige Pflichtangaben wie das Rechnungsdatum, die Liefermenge oder der Rechnungsbetrag nicht korrekt sind oder fehlen, muss der Leistungserbringer die Rechnung korrigieren.

Das Vorgehen der Rechnungskorrektur unterscheidet dabei zwischen zwei Szenarien:

• Die Rechnung wurde noch nicht buchhalterisch verbucht
• Die Rechnung wurde bereits buchhalterisch verbucht

Die Rechnung wurde noch nicht verbucht

Wurde die Ursprungsrechnung noch nicht bezahlt und verbucht, musst du keine Rechnungskorrektur schreiben. Du kannst als Korrekturrechnung eine komplett neue Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer erstellen oder ein Berichtigungsdokument schreiben. Mit diesem Dokument werden die fehlerhaften Angaben korrigiert und an den Leistungsempfänger geschickt. Dieser muss das Dokument zusammen mit der ursprünglichen Rechnung ablegen.

Damit das Berichtigungsdokument eindeutig und einwandfrei der Originalrechnung zugewiesen werden kann, sollten folgende Angaben nicht fehlen:

• Verweis auf Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung‍
• Berichtigung des Fehlers‍
• Name und Adresse des Leistungserbringers

Auch eine handschriftliche Korrektur ist möglich. Dafür vermerkst du einfach beim Leistungsempfänger auf der Originalrechnung die Änderung und „beglaubigst“ diese mit deiner Unterschrift. Mach auch eine Kopie der korrigierten Rechnung, damit du diese zusammen mit der Originalrechnung ablegen kannst.

Die Rechnung wurde bereits verbucht

In dem Fall ist es ein bisschen komplizierter, denn die Rechnung kann nicht mehr nachträglich geändert werden. Die Rechnung muss storniert werden. Dafür schreibst du eine Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag, eine sogenannte Stornorechnung – die alte Rechnung wird ungültig und „neutralisiert“. Eine Stornorechnung Vorlage kann hierbei hilfreich sein.

Darauf musst du bei einer Rechnungskorrektur achten

Bei der Rechnungskorrektur solltest du auf besondere Sorgfalt achten. Es wäre in diesem Zusammenhang besonders ärgerlich, wenn dir bei der Rechnungserstellung erneut ein Fehler unterliefe, zum Beispiel bei den Pflichtangaben.

Außerdem ist es sehr wichtig, fehlerhafte Rechnungen und Korrekturdokumente so aufeinander zu beziehen, dass sie einander zugeordnet werden können. Nicht zuletzt musst du das Vorgehen bei einer Rechnungskorrektur immer an die Umstände anpassen:

• Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt, aber schon verschickt wurde, klärst du am besten im Vorfeld mit deinem Kundin bzw. deiner Kundin, wie du die Korrektur vornimmst.
• Aber auch, wenn du zu einem Storno verpflichtet bist, solltest du dich dahingehend abstimmen und das Vorgehen mit dem Rechnungsempfänger bzw. der Rechnungsempfängerin absprechen.

Diese Angaben müssen auf einer Rechnungskorrektur stehen

• Bei noch nicht verbuchten Rechnungen: Ebenso wie für Rechnungen gelten auch für Rechnungskorrekturen die gesetzlichen Pflichtangaben von Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG, also zum Beispiel die Angabe der Steuernummer des Rechnungsstellers. Formal und vom Rechnungsdesign her unterscheiden sich „normale“ Rechnungen und Korrekturrechnungen nicht voneinander. Eine reine Korrekturrechnung – wenn die Rechnung noch nicht verbucht wurde – ist ohnehin nur eine neue Version einer schon erstellten Rechnung.
• Bei bereits verbuchten Rechnungen: Bei einer bereits verbuchten Rechnung gilt, dass eine Stornorechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung enthalten muss, damit sie der Originalrechnung eindeutig zugewiesen werden kann. In der nachfolgenden Rechnung, die du mit einer neuen Rechnungsnummer schreibst, kannst du im Betreff die alte Rechnungsnummer der Stornorechnung angeben, damit alte und neue Rechnung zweifelsfrei zuordenbar sind.

Eine Rechnungskorrektur Vorlage hilft dir dabei - du kannst einfach deine Angaben ausfüllen und hast in wenig Zeit eine Rechnungskorrektur, die alle Pfichtangaben enthält. Einfach herunterladen und für deine Bedürfnisse anpassen.

Tipps, um Rechnungskorrekturen zu vermeiden

Rechnungskorrekturen werden hin und wieder notwendig, meist, weil man bei der Rechnungserstellung in der Eile etwas übersehen hat. Besonders, wenn du Daten händisch einträgst oder mit selbst erstellten Vorlagen arbeitest, kann es schnell passieren, dass sich Tippfehler einschleichen, indem du eine falsche Rechnungsnummer einträgst oder der Betrag oder die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht stimmt. Daher ist es sinnvoll:

• bei der Erstellung von Rechnungen dem Vier-Augen-Prinzip zu folgen und die Rechnung vor dem Versenden noch einmal gegenlesen zu lassen. Lies hierzu mehr in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsprüfung.
• deine Rechnungen mit einem professionellen Rechnungsprogramm wie sevdesk erstellst.

Durch das integrierte Rechnungsdesign vergisst du keine Pflichtangaben, die Software berechnet außerdem automatisch den richtigen Rechnungsbetrag brutto und netto, den Steuersatz und Ähnliches. So sparst du dir auch verärgerte Rechnungsempfänger, deren Versteuerung, wie dem Vorsteuerabzug durch eine falsch erstellte Rechnung gefährdet ist.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnungskorrektur