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Du hörst immer wieder von der Vorsteuer und dass du sie abziehen kannst, weißt aber eigentlich nicht genau, was das ist? Auf deinen Rechnungen steht nur die Umsatzsteuer. Dabei ist die Vorsteuer ein echter Vorteil für dich als umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung kannst du nämlich deine für betriebliche Einkäufe in Rechnung gestellte Umsatzsteuer mit deiner erhobenen Umsatzsteuer verrechnen und so deine Steuerlast senken.
Damit du weißt, was du bei der Vorsteuer alles beachten musst, erklären wir dir in diesem Artikel, was die Vorsteuer ist, wer sie abführen muss und wann das möglich ist. Außerdem lernst du den Unterschied zwischen der Vorsteuer und der Umsatzsteuer kennen und wie man die Vorsteuer richtig verbucht.
Definition: Was ist die Vorsteuer?
Jeder Unternehmer erhält für seine Waren- oder Dienstleistungseinkäufe Eingangsrechnungen, auf denen die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist. Aus seiner Sicht wird die Umsatzsteuer in diesem Fall jedoch als Vorsteuer bezeichnet. Ist der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, kann er die Vorsteuerbeträge, die auf den Rechnungen enthalten sind, durch die Abgabe seiner Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet bekommen.
Ein Beispiel für die Berechnung der Vorsteuer
Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer kauft für sein Unternehmen mehrere neue Computer. Die ordnungsgemäße Rechnung, die er dafür erhält, weist folgende Angaben aus:
Die Umsatzsteuer, die in der Rechnung enthalten ist, kann der Unternehmer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen und zurückfordern.
Abgrenzung und Unterschied von Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Begriffe wie Mehrwertsteuer, Vorsteuer und Umsatzsteuer sorgen oft für Verwirrung, doch im Grunde beziehen sie sich auf ein und dieselbe Steuer. Es kommt lediglich auf die Perspektive an. Die Mehrwertsteuer wird umgangssprachlich als Oberbegriff für die Vorsteuer und Umsatzsteuer verwendet.
Als Vorsteuer wird die Steuer bezeichnet, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlt, in der Regel also bei seinen Ausgaben. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können die gezahlte Vorsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zurückbekommen.
Die Umsatzsteuer ist hingegen die Steuer, die der Unternehmer auf seine Verkäufe erheben muss. Sie muss auf den Rechnungen separat ausgewiesen werden und wird nach der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeführt.
Vorsteuer und Umsatzsteuer stellen letztlich unterschiedliche Sichtweisen auf dieselbe Steuer dar: Die Vorsteuer bezieht sich auf Eingangsrechnungen, die Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen.
Im Folgenden haben wir dir diese Punkte nochmals in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst.
Steuerart
Beschreibung
Wann fällt sie an?
Zielgruppe
Mehrwertsteuer
Oberbegriff für die Steuer auf jeden Wertzuwachs im Produktionsprozess, gleichbedeutend mit Umsatzsteuer.
Auf jeder Produktions- und Handelsstufe
Endkunden (indirekt)
Umsatzsteuer
Steuer auf Verkäufe, oft als Mehrwertsteuer bezeichnet.
Bei jedem Verkauf
Unternehmen und Endkunden (über den Preis)
Vorsteuer
Steuern auf Einkäufe, die Unternehmen abziehen können.
Als Unternehmer kannst du die zu zahlende Umsatzsteuer mit den erstattungsfähigen, genauer gesagt abziehbaren Vorsteuerbeträgen verrechnen. Dies machst du entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich, abhängig von der Höhe der im Vorjahr entrichteten Umsatzsteuer. Ein Sonderfall: Existenzgründer. Die sind in der Regel zu einer monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Allerdings kannst du dir dadurch gezahlte Vorsteuerbeträge monatlich erstatten lassen.
Beispiel einer Verrechnung von Vorsteuer und Umsatzsteuer: Ein Unternehmen kauft Waren im Wert von 1.000 € netto und zahlt dafür 190 € Vorsteuer (19 % Umsatzsteuer). Kurz darauf verkauft das Unternehmen diese Waren weiter und stellt dafür eine Rechnung über 2.000 € netto plus 380 € Umsatzsteuer aus.
Die beiden Beträge werden nun wie folgt miteinander verrechnet: 380 € (Umsatzsteuer) - 190 € (Vorsteuer) = 190 €
Somit muss das Unternehmen 190 € an das Finanzamt abführen.
Gut zu wissen:
Beim Verrechnen (Saldieren) der Steuerbeträge verletzt du das sogenannte Verrechnungsverbot nicht, da die Vorsteuer eine Forderung gegenüber dem Finanzamt darstellt. Allerdings muss dafür eine ordnungsgemäß ausgefüllte Rechnung vorliegen, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält.
Die Umsatzsteuervoranmeldung im Detail
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt, die normalerweise monatlich abgegeben wird. Darin gibst du an, wie viele steuerpflichtige Umsätze du im jeweiligen Zeitraum erzielt hast, wie viel Umsatzsteuer du berechnet und wie viel Vorsteuer du bezahlt hast. Daraus ergibt sich entweder eine Umsatzsteuerschuld, die bis zum 10. des folgenden Monats bezahlt werden muss, oder eine Erstattung zu viel gezahlter Vorsteuer durch dein Finanzamt.
Mehr zur Umsatzsteuervoranmeldung erfährst du hier:
Was ist mit Vorsteuerabzug gemeint?
Der Vorsteuerabzug gibt dir als Unternehmer das Recht, die gezahlte Vorsteuer aus deinen Anschaffungen (Umsatzsteuer auf deinen Eingangsrechnungen) mit der eingenommenen Umsatzsteuer aus deinen Verkäufern zu verrechnen.
Ist die entrichtete Vorsteuer höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer, entsteht daraus ein sogenannter Vorsteuerüberhang. Infolgedessen bekommst du den zu viel bezahlten Differenzbetrag vom zuständigen Finanzamt zurück.
Ist die eingenommene Umsatzsteuer hingegen höher als die geleistete Vorsteuer, entsteht eine sogenannte Umsatzsteuerzahllast. In diesem Fall musst du den Differenzbetrag an das Finanzamt abführen.
Wichtig ist auch, dass nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmer die Möglichkeit haben, die Vorsteuer abzuziehen. Damit der Vorsteuerabzug jedoch überhaupt erfolgen kann, muss die Rechnung allen Anforderungen aus dem Umsatzsteuergesetz (§§ 14 ff. UStG) entsprechen.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Du hast gerade gelesen, dass du eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug benötigst. Damit das sichergestellt ist, braucht es ein paar Pflichtangaben wie den vollständigen Namen und die Adresse des Lieferanten, die Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer oder eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
Einzige Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen. Eine vollständige Übersicht bekommst du in unserem Artikel zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
In diesem Video wird der Vorsteuerabzug noch einmal einfach erklärt:
Wer kann die Vorsteuer abziehen?
Die Regelungen zur Umsatzsteuer gelten ebenfalls für die Vorsteuer. Daher ist grundsätzlich jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer auch vorsteuerabzugsberechtigt. Der Steuersatz beträgt hierbei abhängig von der jeweiligen Ware bzw. Dienstleistung 19 % oder 7 %.
Unternehmer, die weniger als 25.000 € Umsatz pro Kalenderjahr erzielen, können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese Regelung befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht, wodurch du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen musst. Allerdings entfällt infolgedessen auch die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.
Wann darf keine Vorsteuer abgezogen werden?
In der Regel darf die Vorsteuer nur von abzugsfähigen Betriebsausgaben abgezogen werden, also den Kosten, die du im Rahmen deiner Geschäftstätigkeit hast. Dies gilt auch für die Umsatzsteuer, Einfuhrumsatzsteuer und Steuern für den innergemeinschaftlichen Erwerb.
Nicht abzugsfähig sind daher etwa folgende Ausgaben:
Lebensführung und Haushalt
Geschenke (zumindest teilweise)
Einkommenssteuern und Personensteuern
Vermietungen an Privatpersonen
Rechnungen, die nicht alle notwendigen Angaben enthalten
Buchung der Vorsteuer
Die gezahlte Vorsteuer stellt aus buchhalterischer Sicht eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar. Die Verbuchung der Vorsteuer erfolgt dabei unterjährig auf das im Soll geführte Aktivkonto „Vorsteuer“. Wenn wir das Computer-Beispiel von oben verwenden (5 Computer für 11.900 €), erhalten wir folgende Buchungssätze für die Vorsteuer:
Betriebs- und Geschäftsausstattung an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (oder Bank, falls direkt bezahlt): 11.900,00 €
Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (oder Bank, falls direkt bezahlt): 1.900,00 €
Konto
Soll
Haben
Betriebs- und Geschäftsausstattung
10.000,00 €
Vorsteuer
1.900,00 €
Verbindlichkeiten aus L&L (oder Bank, falls direkt bezahlt)
11.900,00 €
Am Ende des Zeitraums (meist ein Monat) wird die Vorsteuer mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet. Ist der Vorsteuerbetrag höher, entsteht eine Forderung, die auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen wird. Ist der Umsatzsteuerbetrag höher, muss das Unternehmen etwas zahlen, was als Verbindlichkeit auf der Passivseite zu finden ist.
Achtung:
Du machst nur eine einfache Buchhaltung mittels EÜR? Dann musst du dich mit Buchungssätzen und der Bilanzierung nicht beschäftigen. Du listest einfach deine Einnahmen und Ausgaben auf. Die Vorsteuer kannst du ebenfalls direkt bei den Ausgaben angeben.
Zusammenfassung
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du bei Einkäufen und Anschaffungen für dein Unternehmen zahlst. Du kannst sie im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung mit der Umsatzsteuer, die du auf deine eigenen Leistungen erhebst, verrechnen. Das nennt man dann Vorsteuerabzug. So entsteht entweder eine Steuererstattung oder eine Steuerzahllast. Um die zu viel gezahlte Vorsteuer zurückzubekommen, musst du die entsprechenden Steuerbeträge regelmäßig beim Finanzamt melden.
Achte zudem darauf, dass deine Eingangsrechnungen ordnungsgemäß sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Kleinunternehmer, die weniger als 25.000 € Umsatz haben, sind hingegen von der Umsatzsteuer befreit und somit nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Du kannst die Vorsteuer jedoch nur bei betrieblich veranlassten Ausgaben abziehen. Ausgaben für deine private Lebensführung oder deinen Haushalt zählen nicht dazu.
