Einfache Buchführung: So erfasst du Einnahmen und Ausgaben
Rechnungen sammeln und ordnen, Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen buchen, Jahresabschluss machen – vor der Buchführung haben Selbstständige oft ziemlichen Respekt. Vielleicht gehörst du aber zu den Glücklichen, die eine einfache Buchführung erstellen dürfen. Erfahre hier, wie die einfache Buchführung funktioniert, wodurch sie sich von der Buchführungspflicht unterscheidet und wie du häufige Fehler vermeiden kannst.
Definition und Funktion der einfachen Buchführung
Aufgabe der einfachen Buchführung ist, deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sauber zu dokumentieren. Sie ist die Basis für deine Einnahmenüberschussrechnung, die du zum Jahresende erstellst, um deinen Gewinn zu ermitteln.
Die einfache Buchführung führst du wie ein Kassenbuch. Auf der einen Seite erfasst du alle bar bezahlten oder überwiesenen Beträge, auf der anderen Seite die Zahlungen deiner Kunden. Am Ende werden beide Seiten jeweils aufsummiert, voneinander abgezogen und es ergibt sich der Gewinn (oder auch Verlust). Du brauchst für die einfache Buchführung keine Buchungssätze.
Eine doppelte Buchführung musst du hingegen anfertigen, wenn du abhängig vom Jahresumsatz und -gewinn der Buchführungspflicht unterliegst. Du musst dann alle Geschäftsvorfälle mit Buchungssätzen verbuchen und hast immer ein Konto und ein Gegenkonto (z. B. für die Barzahlung eines Kunden „Kasse an Ertragskonto“). Anstelle der Einnahmenüberschussrechnung musst du eine Bilanz als Aufstellung des Betriebsvermögens und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.
Diese Unternehmen können mit der einfachen Buchführung arbeiten
Ob dein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder du die einfache Buchführung nutzen darfst, hängt einerseits von deiner Rechtsform ab, andererseits aber auch von deinem Gewinn und Jahresumsatz. Es gibt mehrere Zielgruppen, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen.
Wer buchführungspflichtig ist, erklärt dir unser Video ganz einfach:
Einfache Buchführung für Gewerbetreibende
Sind Gewerbetreibende ins Handelsregister eingetragen, müssen sie eine doppelte Buchhaltung anfertigen. Anders sieht es aus, wenn du nicht zu den eingetragenen Kaufleuten gehörst. Dann kannst du eine einfache Buchführung anfertigen, solange du diese Grenzwerte nicht überschreitest:
- Gewinn: unter 80.000 Euro
- Jahresumsatz: unter 800.000 Euro
Einfache Buchführung für Landwirte und Forstwirte
Landwirtinnen und Forstwirte dürfen grundsätzlich eine einfache Buchführung anfertigen. Steigt ihr Gewinn jedoch auf über 60.000 Euro oder liegt der Wirtschaftswert ihrer genutzten Flächen über 25.000 Euro, tritt auch hier die Buchführungspflicht ein.
Einfache Buchführung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer dürfen stets eine einfache Buchführung und eine Einnahmenüberschussrechnung anfertigen. Das ergibt sich schlichtweg aus ihren Umsätzen: Würden sie die Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten, dürften sie längst nicht mehr die Kleinunternehmerregelung nutzen (Umsatzgrenze 50.000 Euro).
Einfache Buchführung für Freiberufler
Freiberufler genießen einen Sonderstatus: Im Gegensatz zu Kaufleuten und anderen Rechtsformen sind sie grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit. Sie dürfen unabhängig von ihrem Jahresumsatz eine einfache Buchführung erstellen.
Einfache Buchführung: So einfach funktioniert’s
Deine Buchhaltung kannst du entweder schriftlich mit einem klassischen Kassenbuchvordruck aus dem Schreibwarenhandel führen oder du tust es elektronisch (z. B. in einer Excelliste). So gehst du dabei vor:
- Vermerke jeweils auf zwei getrennten Seiten des Kassenbuchs deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.
- Erfasse die Geschäftsvorfälle erst, wenn sie bezahlt wurden, und nicht schon dann, wenn der zugehörige Beleg erstellt wurde (Istversteuerung).
- Ordne deine Einträge chronologisch.
- Versehe deine Einträge und die zugehörigen Belege idealerweise mit einer fortlaufenden Nummer – dann kannst du sie leichter finden, wenn du sie suchst.
- Lege die Belege der Geschäftsvorfälle für ein Wirtschaftsjahr gesammelt in einem Ordner ab. Auch für dich gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (für Buchhaltungsbelege zehn Jahre).
- Um den Überblick zu behalten, kannst du die Ausgaben gruppieren, zum Beispiel in Büromaterialien, Versicherungen oder Kfz-Kosten.
- Erfasse Betriebsvermögen und Schulden in einer gesonderten Aufstellung.
- Summiere am Ende des Jahres alle Einnahmen und Ausgaben auf. Die Differenz ergibt deinen zu versteuernden Gewinn.
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Alternativ kannst du unsere kostenlose Excel Kassenbuchvorlage nutzen und deine Geschäftsvorfälle händisch eintragen.
Beispiel für eine einfache Buchführung
Einnahmen:
Ausgaben:
Am Ende des Jahres ziehst du die Ausgaben von den Einnahmen ab. In diesem Fall wären das:
1.800 Euro – 548,88 Euro = 1.251,12 Euro Gewinn.
Wann du auf die doppelte Buchführung umsteigen musst
Wenn das Geschäft gut läuft, überschreitet man die 60.000-Euro-Gewinngrenze schnell einmal. Das solltest du als Selbstständiger im Auge behalten. Sobald du einen oder beide Grenzwerte zweimal in Folge überschreitest, wirst du buchführungspflichtig und musst eine doppelte Buchführung anfertigen (§ 241a HGB). Das Gleiche gilt für Land- und Forstwire, die ihre Gewinngrenze oder den Wirtschaftswert der genutzten Flächen überschreiten.
Aber keine Sorge: Du musst das nicht selbst entscheiden. Stellt das Finanzamt fest, dass du die Grenzwerte in zwei Wirtschaftsjahren überschritten hast, informiert es dich über den bevorstehenden Wechsel im nächsten Wirtschaftsjahr. Du musst und solltest nicht eigenmächtig wechseln, ehe dich das Finanzamt darüber informiert.
Wann du wie buchführungspflichtig bist, haben wir nochmal in folgender Grafik dargestellt:
Häufige Fehler in der einfachen Buchführung
Vermeide am besten von vornherein, dass sich in deine einfache Buchführung Fehler einschleichen. Häufige Fehler sind etwa:
- Erfassung größerer Anschaffungen als Ausgaben, statt sie über mehrere Jahre abzuschreiben
- Buchung von Geschäftsvorfällen ohne Beleg (kann im schlimmsten Fall als Steuerhinterziehung gewertet werden)
- keine fortlaufende Erfassung der Belege und Buchung eines ganzen Jahres auf einmal (steigende Fehleranfälligkeit)
- schlampige Aufbewahrung und mangelnde Ordnung der Belege
Nutze eine Buchhaltungssoftware und vermeide Fehler
Fehler in deiner Buchhaltung können dich als Kleingewerbetreibenden oder Freiberufler bares Geld kosten. Verabschiede dich deshalb jetzt von deiner anfälligen Buchhaltung auf Papier oder mit Excel und setze stattdessen auf eine professionelle Buchhaltungssoftware. Diese ist nämlich gerade für kleinere Unternehmen sehr erschwinglich und bietet zugleich zahlreiche Vereinfachungsmöglichkeiten.
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