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Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Aktualisiert am
22
.
08
.
2023
Lageregale mit Akten und Paketen

Wie für Buchungsbelege oder Kontoauszüge, so gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen auch für Rechnungen. Es gibt festgelegte Zeiträume, über die du Rechnungen, Buchungsbelege und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente aufbewahren musst.

Erfahre in diesem Artikel, welche Rechnungen du wie lange aufbewahren musst und ob die Aufbewahrung digital oder in Papierform sein muss.

Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema "Aufbewahrungsfristen deiner Dokumente - Das musst du aufbewahren!"

Für diese Unternehmen gilt die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Jedes Unternehmen, jede Organisation und sogar Privatpersonen haben Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, die unterschiedliche Nachweispflichten betreffen. Es gibt verschiedene Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege, Kontoauszüge, Geschäftsbriefe und Geschäftsunterlagen aller Art.

Die Aufbewahrungspflicht aus § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) nennt zehn Jahre als Aufbewahrungszeitraum.
Während sich die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen teilweise aus der Verpflichtung zur Buchführung ergibt, zählt bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist von Rechnungen die Einstufung als Unternehmer oder Unternehmerin.

Art Aufbewahrungsfrist von Rechnungen
Unternehmer bzw. Unternehmerin 10 Jahre
Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerin 10 Jahre
Privatperson 2 Jahre
Beachte die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung!

Die Rechnungen müssen dabei über den gesamten Zeitraum hinweg abrufbar und lesbar bleiben. Ob du sie in Papierform oder digital aufbewahrst oder gleich beide Varianten nebeneinander anwendest, ist dabei dir überlassen.

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Aufbewahrungsfristen für Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sollen nach § 14b UStG für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist startet aber nicht mit der Erstellung der Rechnung: Ausschlaggebend ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Von diesem Zeitpunkt an beginnt die Aufbewahrungsfrist. Hast du also im August 2022 eine Rechnung geschrieben, musst du die Rechnung bis 31.12.2032 aufbewahren.

Aufbewahrungsfristen für Eingangsrechnungen

Rechnungen, die du als Unternehmer oder Unternehmerin erhältst, unterscheiden sich nicht von denen, die du versendest. Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gelten dieselben Vorgaben:

  • Du musst sie zehn Jahre aufbewahren. Hast du eine Rechnung erhalten, die im März 2021 fällig war, dann musst du die Rechnung bis 31.12.2031 aufbewahren.
Merke: Aufbewahrung von Rechnungen und weiteren Dokumenten

Für jede Art von Rechnung gilt eine Aufbewahrungfrist von 10 Jahren bis zum Ende des letzten Kalenderjahres, sofern du Unternehmer und keine Privatperson bist!

Vergiss dabei nicht, dass es auch für andere Geschäftsdokumente solche Pflichten gibt. Eine Übersicht zu allen findest du in unserem Beitrag zum Thema Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen .

Darum gibt es die Fristen zur Aufbewahrung von Rechnungen

Der Gesetzgeber gibt vor, welche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen wie Kontoauszüge oder Zahlungsbelege gelten, weil diese bei folgenden Fällen benötigt werden:

  • Steuerprüfungen
  • Betriebsprüfung
  • oder Streitigkeiten

Dazu müssen Zahlungsbelege, Kontoauszüge und andere Dokumente der Buchführung einsehbar und unveränderlich archiviert sein.

Zudem sind so alle Geschäftsvorfälle auch für Außenstehende nachvollziehbar, wenn du zum Beispiel dein Unternehmen nicht selbst führen kannst:

  • Nachfolger oder Angehörige wissen alles rundum die Betriebsführung
  • die finanzielle Lage
  • mit welchen Kunden du Geschäfte gemacht hast

So kannst du die Aufbewahrungsfristen am besten einhalten

Zehn Jahre sind eine lange Zeit – und heute geschehen viele Geschäftsprozesse digital. Es spricht daher vieles dafür, Rechnungen und andere wichtige Buchungsbelege nicht händisch zu speichern, sondern zur Archivierung und Aufbewahrung eine professionelle Unternehmenssoftware zu verwenden. So kannst du deine Rechnungen GoBD-konform und übersichtlich speichern sowie in der Cloud sichern.

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Mehr zum Thema Rechnungsarchivierung?

Wie du die Archivierung deiner Rechnungen digital, einfach und GoBD-konform erledigst, erklären wir in unserem Artikel zum Thema Rechnungen archivieren .

Zum Beitrag Rechnungsarchivierung

Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

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