Aufbewahrungsfristen für Rechnungen
Wie für Buchungsbelege oder Kontoauszüge, so gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen auch für Rechnungen. Es gibt festgelegte Zeiträume, über die du Rechnungen, Buchungsbelege und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente aufbewahren musst.
Erfahre in diesem Artikel, welche Rechnungen du wie lange aufbewahren musst und ob die Aufbewahrung digital oder in Papierform sein muss.
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Für diese Unternehmen gilt die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen
Jedes Unternehmen, jede Organisation und sogar Privatpersonen haben Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, die unterschiedliche Nachweispflichten betreffen. Es gibt verschiedene Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege, Kontoauszüge, Geschäftsbriefe und Geschäftsunterlagen aller Art.
Die Aufbewahrungspflicht aus § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) nennt zehn Jahre als Aufbewahrungszeitraum.
Während sich die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen teilweise aus der Verpflichtung zur Buchführung ergibt, zählt bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist von Rechnungen die Einstufung als Unternehmer oder Unternehmerin.
Aufbewahrungsfristen für Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen sollen nach § 14b UStG für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist startet aber nicht mit der Erstellung der Rechnung: Ausschlaggebend ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Von diesem Zeitpunkt an beginnt die Aufbewahrungsfrist. Hast du also im August 2022 eine Rechnung geschrieben, musst du die Rechnung bis 31.12.2032 aufbewahren.
Aufbewahrungsfristen für Eingangsrechnungen
Rechnungen, die du als Unternehmer oder Unternehmerin erhältst, unterscheiden sich nicht von denen, die du versendest. Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gelten dieselben Vorgaben:
- Du musst sie zehn Jahre aufbewahren. Hast du eine Rechnung erhalten, die im März 2021 fällig war, dann musst du die Rechnung bis 31.12.2031 aufbewahren.
Darum gibt es die Fristen zur Aufbewahrung von Rechnungen
Der Gesetzgeber gibt vor, welche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen wie Kontoauszüge oder Zahlungsbelege gelten, weil diese bei folgenden Fällen benötigt werden:
- Steuerprüfungen
- Betriebsprüfung
- oder Streitigkeiten
Dazu müssen Zahlungsbelege, Kontoauszüge und andere Dokumente der Buchführung einsehbar und unveränderlich archiviert sein.
Zudem sind so alle Geschäftsvorfälle auch für Außenstehende nachvollziehbar, wenn du zum Beispiel dein Unternehmen nicht selbst führen kannst:
- Nachfolger oder Angehörige wissen alles rundum die Betriebsführung
- die finanzielle Lage
- mit welchen Kunden du Geschäfte gemacht hast
So kannst du die Aufbewahrungsfristen am besten einhalten
Zehn Jahre sind eine lange Zeit – und heute geschehen viele Geschäftsprozesse digital. Es spricht daher vieles dafür, Rechnungen und andere wichtige Buchungsbelege nicht händisch zu speichern, sondern zur Archivierung und Aufbewahrung eine professionelle Unternehmenssoftware zu verwenden. So kannst du deine Rechnungen GoBD-konform und übersichtlich speichern sowie in der Cloud sichern.
