GoBD

Erklärung der GoBD, warum du darauf Wert legen solltest & welche Vorteile sevDesk bietet

Buchhaltung einfach und kostengünstig erledigen

Was sind die GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

In diesen Grundsätzen ist geregelt, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen.
In der Regel sind diese Belege für eine Dauer von 10 Jahren aufzubewahren.

Von der GoBD betroffen sind jegliche Unternehmensformen, sowie Freiberufler und Selbständige. Buchhaltungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind dieser Regelung untergeordnet.

Wie lauten die GoBD Richtlinien?

Die GoBD definieren im digitalen Zeitalter die Anforderungen an eine korrekte Buchführung. Ein besonderes Augenmerk wird auf die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form gelegt.

Einfacher ausgedrückt: Die GoBD beschreibt, wie Belege heutzutage erfasst und archiviert werden müssen.

Sie umfassen hauptsächliche folgende Bereiche:

  • Einsatz von Software gemäß den GoBD
  • GoBD-konforme Arbeitsweise
  • die revisionssichere Archivierung
  • die vollständige Dokumentation aller Verfahren
GoBD-konforme Software

Neuerungen der GoBD ab 2020

Seit dem 01.01.2020 gilt für die GoBD die Neufassung, welche durch das Fortschreiten der Digitalisierung nötig geworden ist.

  • Möglichkeit des mobilen Scannen

    Mobiles Scannen erfährt eine Gleichstellung mit dem stationären Scanvorgang. Du kannst also auch von unterwegs aus Dokumente scannen.

  • Erleichterung bei Geschäftsreisen

    Im Ausland ist für dich die bildliche Erfassung von Dokumenten mit mobilen Endgeräten erlaubt.

  • Konvertierung in bestimmten Fällen erlaubt

    Unter bestimmten definierten Voraussetzungen ist es ausreichend, die Aufbewahrung einer Konvertierung vorzunehmen. So ist es nicht mehr erforderlich, dass du die ursprüngliche Version aufbewahrst.

  • Verwendung von Cloudsystemen

    Cloudsysteme wie sevDesk werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der Vorschriften nach GoBD aufgenommen.

  • Nach wie vor streng: Nachvollziehbarkeit und Historik

    Alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen zwingend nachvollziehbar sein und zwar in historischer Reihenfolge.

Mit der GoBd-konformen Buchhaltungssoftware sevDesk immer auf dem neusten Stand!

Häufige Fragen zum Thema GoBD

Wieso gibt es die GoBD?

Zum ersten Mal wurde die GoBD mittels eines Schreibens vom Bundesfinanzministerium im November 2014 veröffentlicht. Mit der GoBD werden die Grundsätze zum Zugriff von Daten und zur Prüfbarkeit von digitalen Unterlagen sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme abgelöst. Die GoBD stellt eine Verwaltungsanweisung dar, erlassen vom Bundesfinanzministerium der Bundesrepublik Deutschland. Die GoBD hat damit eine verbindliche Gültigkeit.

Für wen gelten die GoBD?

Es muss hier zwischen der GoB und den GoBD unterschieden werden.

Die GoBD hat ihre Gültigkeit für ein buchführungspflichtiges Unternehmen genauso wie für einen Freiberufler, einen Selbstständigen und einen Kleinunternehmer. Letztere unterliegen zwar nicht der Buchführungspflicht, müssen sich aber dennoch an die Richtlinien der GoBD halten.

Ersichtlich ist dies aus einem beigefügten Zusatz. Hier handelt es sich um den Zusatz „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Die Grundsätze als auch die rechtlich geltenden gesetzlichen Bestimmungen werden hier deutlich aufgeführt.

Sind die GoBD Pflicht?

Auf die Frage, ob die GoBD Pflicht sind, gibt es nur eine einzige klare Antwort. Ja, die GoBD sind Pflicht und müssen von jedem Unternehmer eingehalten werden. Für die Einhaltung der GoBD ist ganz allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

Was bedeutet GoBD konform?

GoBD konform bedeutet, dass ein Unternehmer über den gesamten Zeitraum der gültigen Aufbewahrungsfristen auch die Ordnungsvorschriften sicherstellen kann, welche in den GoBD verankert sind.

Das heißt, dass die Ordnungsmäßigkeit, welche gefordert ist, für alle Dokumente gilt, die steuerrelevant sind. Dies gilt sowohl für Dokumente in elektronischer Form als auch in Papierform. Du als Unternehmer musst in Bezug auf die Buchführung sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, nachvollziehbar, zeitgerecht, richtig, unverfälscht und geordnet aufbewahrt und abgebildet werden.

Welche Art von Belegen müssen archiviert werden?

Es wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben, dass alle Unterlagen GoBD konform archiviert werden müssen, welche von Bedeutung für die Besteuerung sind. Dies sind beispielsweise:

  • Aufzeichnungen und Bücher wie etwa Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse wie Bilanzen oder GuV
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • alle Buchungsbelege wie beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • jegliche Korrespondenz, welche zur Vorbereitung, zur Abwicklung, zum Abschluss oder zum Widerruf von einem Geschäft dienen
  • alle Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 vom Zollkodex
  • weitere Unterlagen, beispielsweise Personalunterlagen, welche ebenfalls von Bedeutung für die Besteuerung sind

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Vom Grundsatz her muss eine Rechnung immer im Original aufbewahrt werden. Da es sich bei einer elektronischen Rechnung um ein elektronisches Dokument handelt, muss es also auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist nicht erlaubt, dass ein Ausdruck archiviert wird.

Sonderfall: Maskenrechnungen

Programme wie Word oder Excel erlauben kein GoBD konformes Arbeiten, da mit ihnen kein unveränderbares Dokument erstellt werden kann. Es gibt aber eine Ausnahme, mit der auch Dokumente aus Word oder Excel GoBD konform abgelegt werden können.

Dazu muss die sogenannte Masken-Rechnung angewendet werden. Um dies zu ermöglichen, müssen die Belege zusätzlich gedruckt werden und separat abgespeichert werden. Ist dies geschehen, dann gelten diese ebenfalls als elektronischer Beleg.

Wer prüft die GoBD?

Die Einhaltung der GoBD wird von den Prüfern des Finanzamtes überprüft. In der Regel geschieht dies im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen, Umsatzsteuerprüfungen oder sonstigen durchgeführten Betriebsprüfungen.

Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Verstößt ein Unternehmer gegen die gültigen Regeln, dann kann dies durchaus sehr schwerwiegende Folgen haben. Nicht selten führt eine Nichteinhaltung zu Sanktionen.

  • Verfolgung von Straftaten im Zusammenhang mit einer Insolvenz
  • strafrechtliche Verfolgung wegen Unterdrückung von Urkunden
    • Folgen sowohl aus steuerstrafrechtlicher als auch ordnungswidrigkeitsrechtlicher Sicht

Was sind die GDPdu?

GDPdu ist eine Abkürzung und steht für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Es handelt sich um eine Verwaltungsvorschrift, welche vom Bundesfinanzministerium erlassen wurde. Mit den GDPdu wird der Datenzugriff auf digitale Daten im Rahmen von Betriebsprüfungen bei Selbstständigen, Kleinunternehmen oder Freiberuflern geregelt.

Sie wurden zum 01.01.2015 als Grundsatz durch die GoBD abgelöst.

Buchhaltung welche sich von alleine macht

GoBD Pflicht

Was bedeutet das für dich?

Als steuerpflichtiger Selbstständiger haftest du selbst für die ordnungsmäßige Buchführung deines Unternehmens – daran ändert auch ein Steuerberater oder deine Buchhaltungssoftware nichts. In Bezug auf die GoBD ist deshalb Sorgfalt geboten. Klingt nach zusätzlichem Aufwand, oder?

Nicht mit uns! sevDesk erfüllt die Anforderungen der GoBD automatisch:

  • Buchungen und Belege unveränderbar speichern
  • Zeitnahe Festschreibung steuerrelevanter Daten
  • Lückenlose Archivierung der Daten
  • Nachvollziehbare und nachprüfbare Dokumentation von Änderungen

Warum die GoBD wichtig sind

Die Anforderungen des BMF an eine IT-gestützte Buchführung sind streng

Beachtest du diese Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen nicht, hat das Konsequenzen.Nachforderungen durch das Finanzamt sind das Resultat. Willst du diese Nachzahlungen nicht leisten, bleibt dir nur Gang vor das Finanzgericht, welches nur in den seltensten Fällen zu deinen Gunsten entscheidet.

GoBD-Konfirmität kann nicht rückwirkend umgesetzt werden. Jahre, in denen die GoBD nicht eingehalten wurde, können nicht mehr korrigiert werden.

Viel Ärger wegen mangelnder GoBD-Konformität? Das muss nicht sein - sevDesk ist GoBD-zertifiziert!

GoBD-konforme Archivierung

Jeder steuerpflichtige Unternehmer ist für das Einhalten der ordnungsgemäßen Buchführung selbst verantwortlich. Wenn Rückfragen des Finanzamtes aufkommen, müssen alle Daten mit steuerlicher Relevanz vorgelegt werden.

Das heißt: alle Unterlagen, die zur Überprüfung uns zum Verständnis der Aufzeichnung dienen, müssen unveränderbar aufbewahrt werden. Sie dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht vernichtet werden.
Diese Regelung betrifft vor allem Belege und Rechnungen. Daher ist es besonders wichtig, diese von Anfang an ordnungsgemäß zu erstellen und archivieren.

GoBD-konformes Rechnungsprogramm
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Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?

Kurz und Knapp: Ja!

Vor allem für Kleinunternehmen, die noch mit Office-Programmen, beispielsweise Excel oder Word, Rechnungen erstellen, stellt die GoBD eine besondere Herausforderung dar. Abgelegt werden diese Dokumente dann in Dateiordner unter Windows oder in Systeme wie beispielsweise Dropbox. Ein GoBD-konformes Vorgehen ist damit in vielen Fällen nicht mehr gegeben.

Auch die erforderliche lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie ist diesem Ordnersystem nicht mehr möglich. Sollte das Finanzamt bei dir eine Betriebsprüfung durchführen und der Prüfer geht davon aus, dass du dich nicht an die GoBD hältst, droht dir eine Steuerschätzung, die richtig teuer werden kann.

Eine Buchhaltungslösung ist für Kleinunternehmer eine preiswerte Lösung und garantiert, dass sämtliche rechtlichen und steuerlichen Grundsätze eingehalten werden.

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Verfahrensdokumentation GoBD

Die Verfahrensdokumentation der GoBD garantiert den vertrauensvollen Umgang mit Kundendaten Unternehmen verpflichten sich zur Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege, sowie zur Sicherung gegen deren Verlust.

Zudem muss beim Digitalisieren folgendes vom Dokument gegeben sein:

  • Digitalisierte Dokumente müssen mit dem Originaldokument in Papierform eine bildliche Übereinstimmung erzielen
  • Maschinelle Auswertung und jederzeit verfügbar
  • Umgehende Prüfung und ggf. sofortige Korrektur bei Auswertung per Texterkennung (OCR)

Seit dem 01.01.2020 ist auch das Scannen mit einem Smartphone erlaubt. Diese Regelung gilt auch für den Scanvorgang im Ausland. Für den Scanvorgang musst du die Vorgaben der Verfahrensdokumentation GoBD unbedingt beachten. Alle möglichen Veränderungen an dem oder den Dokumenten müssen ausgeschlossen sein.

Infos zur Verfahrensdokumentation
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sevDesk – Software mit GoBD-Zertifizierung

Bei jeder Steuerprüfung durch das Finanzamt wurde sevDesk bisher als ordnungsgemäß eingestuft. Über unsere Buchhaltungssoftware wurden steuerrelevante Daten also seit jeher GoBD-konform erfasst und archiviert. So musst du dir auch keine Sorgen um deine bereits erstellten Rechnungen machen, ebenso ist deine bis jetzt erstellte Buchhaltung mit sevDesk GoBD-konform.

Diese GoBD-Konformität haben wir uns nun zertifizieren lassen. Wenngleich ein GoBD Zertifikat keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzbehörde hat, war uns dieser Schritt wichtig!

Deine Daten waren und sind bei uns in guten Händen. Die sich ständig ändernden GoBD News haben wir für dich im Blick, ebenso kümmern wir uns um die dauerhafte elektronische Aufbewahrung deiner Buchhaltung.

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