GoBD

Warum du auf ein GoBD Zertifikat Wert legen solltest & welche Vorteile sevDesk bietet

Buchhaltung einfach und kostengünstig erledigen

Was ist die GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
In diesen Grundsätzen ist geregelt, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen.

In der Regel sind diese Belege für eine Dauer von 10 Jahren aufzubewahren.
Von der GoBD betroffen sind jegliche Unternehmensformen, sowie Freiberufler und Selbständige. Buchhaltungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind dieser Regelung untergeordnet.

In der heute geltenden GoBD sind die gleichen Anforderungen enthalten, wie dies bei der vorher gültigen GDPdU der Fall war. GDPdU steht für den Begriff „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“.
Sie wurde zum 01.01.2015 als Grundsatz durch die GoBD abgelöst.

Wie lauten die GoBD Richtlinien?

Die GoBD definieren im digitalen Zeitalter die Anforderungen an eine korrekte Buchführung. Ein besonderes Augenmerk wird auf die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form gelegt.

Einfacher ausgedrückt: Die GoBD beschreibt, wie Belege heutzutage erfasst und archiviert werden müssen.

Durch die Einhaltung der Grundsätze wird sichergestellt, dass die Buchführung vollständig, fehlerfrei und lückenlos nachzuvollziehen bzw. nachzuprüfen ist.

Viel Ärger wegen mangelnder GoBD-Konformität? Das muss nicht sein!

Schnittstelle zum Finanzamt

Warum die GoBD wichtig sind

Anforderungen des BMF an eine IT-gestützte Buchführung

Beachtest du diese Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen nicht, hat das Konsequenzen.

Dein zuständiges Finanzamt wird nämlich durch einen Betriebsprüfer kontrollieren, ob die GoBD in deinem Unternehmen eingehalten wurde. Bei Nichteinhaltung der GoBD kommt es häufig zu Schätzungen von Einnahmen.

Nachforderungen durch das Finanzamt sind das Resultat. Willst du diese Nachzahlungen nicht leisten, bleibt dir nur Gang vor das Finanzgericht, welches nur in den seltensten Fällen zu deinen Gunsten entscheidet.

GoBD-Konfirmität kann nicht rückwirkend umgesetzt werden. Jahre, in denen die GoBD nicht eingehalten wurde, können nicht mehr korrigiert werden.

Neuerungen der GoBD ab 2020

Seit dem 01.01.2020 gilt für die GoBD die Neufassung, welche durch das Fortschreiten der Digitalisierung nötig geworden ist. Im Einzelnen handelt es sich um folgende wichtige Neuerungen.

  • Mobiles Scannen erfährt eine Gleichstellung mit dem stationären Scanvorgang. Du kannst also auch von unterwegs aus Dokumente scannen.
  • Im Ausland ist für dich die bildliche Erfassung von Dokumenten mit mobilen Endgeräten erlaubt.
  • Unter bestimmten definierten Voraussetzungen ist es ausreichend, die Aufbewahrung einer Konvertierung vorzunehmen. So ist es nicht mehr erforderlich, dass du die ursprüngliche Version aufbewahrst.
  • Cloudsysteme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der Vorschriften nach GoBD aufgenommen.
  • Alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen zwingend nachvollziehbar sein und zwar in historischer Reihenfolge.
Buchhaltung welche sich von alleine macht

GoBD Pflicht

Was bedeutet das für dich?

Als steuerpflichtiger Selbstständiger haftest du selbst für die ordnungsmäßige Buchführung deines Unternehmens – daran ändert auch ein Steuerberater oder deine Buchhaltungssoftware nichts. In Bezug auf die GoBD ist deshalb Sorgfalt geboten. Klingt nach zusätzlichem Aufwand, oder?

Nicht mit uns! sevDesk erfüllt die Anforderungen der GoBD automatisch:

  • Buchungen und Belege können unveränderbar gespeichert werden
  • Zeitnahe Festschreibung steuerrelevanter Daten
  • Lückenlose Archivierung der Daten
  • Nachvollziehbare und nachprüfbare Dokumentation von Änderungen

Kein zusätzlicher Aufwand in puncto GoBD Zertifikat!

Ordnungsgemäße Aufbewahrungspflicht? Für viele Selbstständige bedeutet das: Unterlagen ausdrucken und abheften. Digitale Buchhaltung ist so aber nicht mehr digital. Mit sevDesk sparst du dir diese Prozedur. Daten und Informationen, die durch sevDesk erfasst oder erstellt wurden, sind GoBD-konform aufgezeichnet.

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GoBD-konforme Archivierung

Jeder steuerpflichtige Unternehmer ist für das Einhalten der ordnungsgemäßen Buchführung selbst verantwortlich. Wenn Rückfragen des Finanzamtes aufkommen, müssen alle Daten mit steuerlicher Relevanz vorgelegt werden.

Das heißt: alle Unterlagen, die zur Überprüfung uns zum Verständnis der Aufzeichnung dienen, müssen unveränderbar aufbewahrt werden. Sie dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht vernichtet werden.
Diese Regelung betrifft vor allem Belege und Rechnungen. Daher ist es besonders wichtig, diese von Anfang an ordnungsgemäß zu erstellen und archivieren.

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Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?

Kurz und Knapp: Ja!

Vor allem für Kleinunternehmen, die noch mit Office-Programmen, beispielsweise Excel oder Word, Rechnungen erstellen, stellt die GoBD eine besondere Herausforderung dar. Abgelegt werden diese Dokumente dann in Dateiordner unter Windows oder in Systeme wie beispielsweise Dropbox. Ein GoBD-konformes Vorgehen ist damit in vielen Fällen nicht mehr gegeben.

Auch die erforderliche lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie ist diesem Ordnersystem nicht mehr möglich. Sollte das Finanzamt bei dir eine Betriebsprüfung durchführen und der Prüfer geht davon aus, dass du dich nicht an die GoBD hältst, droht dir eine Steuerschätzung, die richtig teuer werden kann.

Eine Buchhaltungslösung ist für Kleinunternehmer eine preiswerte Lösung und garantiert, dass sämtliche rechtlichen und steuerlichen Grundsätze eingehalten werden.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer
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Verfahrensdokumentation GoBD

Die Verfahrensdokumentation der GoBD garantiert, dass mit den Daten der Kunden vertrauensvoll gearbeitet wird. So sollen Unternehmen auf die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sowie gegen deren Verlust sichern.

Zudem muss beim Digitalisieren folgendes vom Dokument gegeben sein:

  • Lesbarkeit: Digitalisierte Dokumente müssen mit dem Originaldokument in Papierform eine bildliche Übereinstimmung erzielen
  • Maschinelle Auswertung und jederzeit verfügbar
  • Umgehende Prüfung und ggf. sofortige Korrektur bei Auswertung per Texterkennung (OCR)

Seit dem 01.01.2020 ist auch das Scannen mit einem Smartphone erlaubt. Diese Regelung gilt auch für den Scanvorgang im Ausland. Für den Scanvorgang musst du die Vorgaben der GoBD unbedingt beachten. Alle möglichen Veränderungen an dem oder den Dokumenten müssen ausgeschlossen sein.

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sevDesk – Software mit GoBD-Zertifizierung

Bei jeder Steuerprüfung durch das Finanzamt wurde sevDesk bisher als ordnungsgemäß eingestuft. Über unsere Buchhaltungssoftware wurden steuerrelevante Daten also seit jeher GoBD-konform erfasst und archiviert. So musst du dir auch keine Sorgen um deine bereits erstellten Rechnungen machen, ebenso ist deine bis jetzt erstellte Buchhaltung mit sevDesk GoBD-konform.

Diese GoBD-Konformität haben wir uns nun zertifizieren lassen. Wenngleich ein GoBD Zertifikat keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzbehörde hat, war uns dieser Schritt wichtig!

Deine Daten waren und sind bei uns in guten Händen. Die sich ständig ändernden GoBD News haben wir für dich im Blick, ebenso kümmern wir uns um die dauerhafte elektronische Aufbewahrung deiner Buchhaltung.

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