Doppelte Buchführung: Das musst du als Selbstständiger wissen
Wenn du ein Unternehmen führst und nicht mehr nur mit einem Kleingewerbe unterwegs bist, kommt die doppelte Buchführung auf dich zu. Du bist also buchführungspflichtig. Was im ersten Moment vielleicht vor allem mehr Arbeit bedeutet, eröffnet dir gleichzeitig auch viel mehr Optionen, um deine Finanzen noch besser im Blick zu haben. Und die gute Nachricht: Mit dem richtigen Vorwissen kannst du auch die doppelte Buchführung selbst erledigen.
In diesem Artikel erfährst du, was genau die doppelte Buchführung ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie hat. Zudem lernst du, was der Unterschied zwischen doppelter und einfacher Buchführung ist.
Definition: Was versteht man unter der doppelten Buchführung?
Bei der doppelten Buchführung, auch Doppik oder doppelte Buchhaltung genannt, verbuchst du jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten: dem Konto und dem Gegenkonto. Diese Konten bilden immer die zwei Seiten einer Buchung ab, jeweils im Soll und Haben. Die Summe der Sollbuchungen muss dabei immer der Summe der Habenbuchungen entsprechen. Verkaufst du zum Beispiel ein Produkt für 10 Euro, reduziert sich der Wert deines Lagerbestands um 10 Euro und dein Kassenbestand steigt um 10 Euro.
Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
Die Buchungen in der Doppik dienen schlussendlich der Gewinnermittlung, indem sie in die Bilanz sowie in die Gewinn- und Verlustrechnung, die zwei Teile des Jahresabschlusses, einfließen:
- Du schließt die Bestandskonten über das Bilanzkonto ab. Die Aktivkonten geben in der Bilanz auf der Aktivseite über das Vermögen deines Unternehmens Auskunft. Die Passivkonten hingegen weisen in der Bilanz auf der Passivseite das Kapital deines Unternehmens aus.
- Die Erfolgskonten dienen der Aufzeichnung deiner Erlöse und Aufwendungen. Du schließt die Ertragskonten und Aufwandskonten über das Gewinn- und Verlustkonto ab. Aus den Schlussbeständen zum Abschlussstichtag setzen sich die einzelnen Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung zusammen.
Du siehst bereits: Die Doppik ist für die Gewinnermittlung wichtig. Einerseits kannst du den Erfolg deines Unternehmens über die Bilanz messen, zum anderen kannst du ihn durch die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge deiner GuV ermitteln.
Die Finanzbehörde verwendet neben deiner Einkommensteuererklärung die aus der doppelten Buchführung generierten Informationen (Jahresabschluss, Bilanz sowie GuV) für die Besteuerung deines Unternehmens. Außerdem sind diese Infos auch für dich wertvoll – als Entscheidungsgrundlage oder um Investoren und Kapitalgebern die finanzielle Situation deines Unternehmens nachzuweisen.
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Wer muss die doppelte Buchführung machen?
Nicht alle Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht nach § 238 HGB. Zum Beispiel sind Freiberufler von der doppelten Buchführung befreit und können die einfache Buchhaltung verwenden. Es gibt aber drei Faktoren, die i.d.R die doppelte Buchführung nach sich ziehen:
- Eintragung im Handelsregister (nach § 242 HGB),
- die Rechtsform des Unternehmens und
- das Überschreiten gewisser Umsatz- und Gewinngrenzen (nach § 141 AO)
In der folgenden Übersicht kannst du ganz leicht herausfinden, ob du mit deinem Unternehmen buchführungspflichtig bist:
Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss in jedem Fall eine Schlussbilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Alle anderen Unternehmen können im Rahmen der einfachen Buchführung die vereinfachte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anfertigen.
Du bist dir noch nicht ganz sicher, ob du mit der doppelten Buchführung arbeiten musst? Dann mach hier den Test:
Aufgaben der doppelten Buchführung
Mithilfe der Doppik erfüllst du mehrere Aufgaben:
- Du erarbeitest die Informationsgrundlage für die Erstellung deiner Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, also deines Jahresabschlusses.
- Du bildest die Basis für die Besteuerung, die auf der Grundlage deines Jahresabschlusses erfolgt.
- Die doppelte Buchführung ermöglicht die Gewinnermittlung entweder durch die Betrachtung der Ertragskonten und Aufwandskonten (Gewinn- und Verlustrechnung) oder mittels Bestandsvergleich zwischen Eröffnungs- und Schlussbilanz.
- Anhand der doppelten Buchführung kannst du überprüfen, ob du alle Geschäftsvorfälle richtig verbucht hast. Dafür müssen nämlich in der Bilanz die Aktivseite und die Passivseite ausgeglichen sein.
Vorteile der doppelten Buchführung
Auf den ersten Blick kostet dich die doppelte Buchführung vor allem eines: Zeit. Im Gegenzug bekommst du aber einige Vorteile, die selbst nicht-buchführungspflichtige Unternehmer immer wieder dazu bringen, sich freiwillig für die Doppik zu entscheiden.
Ein schlagendes Argument ist die Informationsbasis. Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus der einfachen Buchführung stellt lediglich deine Einnahmen und Ausgaben aus deinen Geschäftsvorfällen gegenüber. Du kannst damit jedoch nicht so richtig nachvollziehen, ob dein Unternehmen wächst, sondern nur, ob du im letzten Geschäftsjahr einen Gewinn oder Verlust gemacht hast.
Die Ergebnisse der doppelten Buchführung kannst du hingegen nutzen, um zukunftsgerichtete Entscheidungen auf Basis von detaillierten und tagesaktuellen Fakten zu treffen. Denselben Vorteil hast du gegenüber Investoren oder Kapitalgebern, wenn du Fremdkapital für größere Investitionen benötigst. Anders als bei der EÜR können sie nämlich aus deiner Schlussbilanz und deiner GuV einiges herauslesen und sich so über die Unternehmensentwicklung informieren.
Das verbessert auch deine Chancen auf Kredite, weil die Kreditgeber deine Kreditwürdigkeit genauer einschätzen können. Aus den Daten kannst du bspw. auch den Anteil von Eigen- oder Fremdkapital ableiten sowie den Cashflow, die Liquidität oder auch den Wert deines Lagerbestands.
Unter folgenden Gesichtspunkten kann eine Doppik sinnvoll sein:
- Du befindest dich im Wachstum und wirst demnächst die EÜR-Grenzen überschreiten
- Du hast viele Buchungen und benötigst einen besseren Überblick über deine aktuellen Unternehmenszahlen
- Du benötigst in nächster Zeit Fremdkapital von Investoren oder Banken für größere Investitionen
Beispiel für die doppelte Buchführung
Schauen wir uns nun an, wie die doppelte Buchführung in der Praxis funktioniert. Bevor wir starten (und damit du die Doppik richtig umsetzen kannst) solltest du das Grundprinzip von Soll und Haben bzw. Aktiva und Passiva kennen. Denn ein Buchungssatz wird immer als "Soll an Haben" gebucht. Falls du damit noch nicht so vertraut bist, lies dir am besten vorher unsere Detail-Artikel durch.
Um dir die Grundsätze der doppelten Buchführung zu zeigen, sehen wir uns gleich einige Details anhand des folgenden Beispiels an: Du unterhältst ein Bekleidungsgeschäft, für das du Ware einkaufst und an Endkunden verkaufst.
Bilanz in der doppelten Buchführung
Die Bilanz stellt zu jedem beliebigen Stichtag, bspw. dem Ende des Geschäftsjahres, dein Vermögen deinem Kapital gegenüber und ist damit die Grundlage der doppelten Buchhaltung. Sie wird in T-Konto-Form dargestellt, wobei die zwei Seiten folgende Bedeutung haben:
In unserem Beispiel kaufst du auf Ziel eine neue Einrichtung im Wert von 10.000 Euro für deinen Laden ein. Das betrifft zwei Bestandskonten, nämlich das Aktivkonto „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ und das Passivkonto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“. Dadurch erhöht sich sowohl die Summe der Aktiva als auch der Passiva um jeweils 10.000 Euro, weil sich beide Bestandskonten direkt auf das Ergebnis der Schlussbilanz auswirken, welche immer ausgeglichen sein muss.
Wie genau die Buchungssätze in der doppelten Buchführung aussehen, siehst du gleich noch.
Konten der doppelten Buchführung
Zur Verbuchung deiner Geschäftsvorgänge benötigst du in der doppelten Buchführung eine Vielzahl von Kontenarten. Ganz grundsätzlich unterscheiden wir zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten:
Bestandskonten weisen zu Beginn des Jahres einen Anfangsbestand auf, der mit dem Endbestand des Vorjahres übereinstimmt (Schlussbilanz letztes Jahr = Eröffnungsbilanz dieses Jahr). Dieser Anfangsbestand hängt damit zusammen, dass die Bestandskonten den aktuellen Stand deines Vermögens aufzeigen. Die Erfolgskonten starten hingegen jedes Jahr bei null und haben keinen Anfangsbestand, weil sie die Summe der Aufwendungen oder Erträge des jeweiligen Wirtschaftsjahres aufsummiert anzeigen sollen.
Dazu kommt das Eigenkapitalkonto, auf das du die Bestandskonten abschließt, und das Gewinn- und Verlustkonto, auf das du die Erfolgskonten abschließt.
Ein Kunde kauft in deinem Laden zwei Hosen und drei Hemden zum Gesamtpreis von 549 Euro. Um den Buchungssatz für den Geschäftsvorfall zu bilden, benötigst du wiederum zwei Konten. In diesem Fall betrifft es die Konten „Kasse“ auf der Sollseite und „Umsatzerlöse“ auf der Habenseite.
Der Einsatz von Kontenrahmen
Möglicherweise fragst du dich jetzt, wo du die benötigten Konten für die Buchung deiner finanziellen Transaktionen überhaupt herbekommst. Diese findest du in einem sogenannten Kontenrahmen, der sämtliche Buchungskonten für alle Geschäftsvorgänge enthält, die du in deinem Unternehmen vornehmen kannst. Er ist somit ein standardisiertes Gerüst, mit dem du deine Buchführung organisieren kannst und für einen Wirtschaftsprüfer oder das Finanzamt kontrollierbar machst.
Die am häufigsten verwendeten Kontenrahmen sind dabei die Standardkontenrahmen (kurz: SKR). Besonders häufig eingesetzt werden dabei der SKR 03 und der SKR 04:
- SKR 03: Der SKR 03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip. Er orientiert sich somit an den Betriebs- und Prozessabläufen in deinem Unternehmen.
- SKR 04: Der SKR 04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip. Er orientiert sich daher an der Struktur und Anordnung der Konten im Jahresabschluss, also daran, wie sie in der Bilanz und der GuV vorkommen.
Manche Branchen besitzen zudem eigene Kontenrahmen, wie zum Beispiel die Hotellerie (SKR 70) oder der Einzelhandel (SKR 30), die an die speziellen Gegebenheiten der Unternehmen angepasst sind.
Wenn du dir nicht sicher bist, welchen Kontenrahmen du einsetzen willst, solltest du Rücksprache mit einem Buchhaltungsexperten oder Steuerberater halten.
Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du deine Belege ganz leicht auf die richtigen Konten verbuchen: Lade einfach deinen Beleg hoch oder scanne ihn mit der App ein und weise sie dank der automatischen Belegerkennung direkt den richtigen Konten zu.
Buchungssatz in der doppelten Buchführung
Der Buchungssatz zeigt besonders anschaulich das Prinzip der Doppik: Es sind stets zwei Konten beteiligt – das Konto und das Gegenkonto. Jeder Buchungssatz beruht auf dem Prinzip von Soll (Konto) und Haben (Gegenkonto). Er verdeutlicht zum einen, woher das Geld kommt, und zum anderen, wofür es eingenommen bzw. ausgegeben wird. Durch das doppelte Buchen stellst du zudem die Richtigkeit der Geschäftsvorgänge sicher.
Welches Konto auf der Soll- und Habenseite stehen muss, hängt von der Kontenart (Aktiv- oder Passivkonto bzw. Aufwands- oder Ertragskonto) sowie vom Geschäftsvorfalls (Zugang vs. Abgang, Aufwand vs. Ertrag) ab. Als Faustformel kannst du dir merken:
- Aktivkonten werden im Soll mehr, im Haben weniger
- Passivkonten werden im Haben mehr und im Soll weniger
Beispiel: Du bezahlst die Löhne für deine Angestellten. Das betrifft die Konten „Bank“ (Aktivkonto) und „Löhne und Gehälter“ (Aufwandskonto). Du bist dir nicht sicher, wie herum der Buchungssatz stehen muss? Orientiere dich am Konto „Bank“. Als Aktivkonto wird es im Haben weniger (du bezahlst ja die Löhne von deinem Konto). Es muss also das Gegenkonto sein und steht im Haben. Das Aufwandskonto muss entsprechend auf der Sollseite stehen. Der Buchungssatz lautet daher:
Löhne und Gehälter an Bank
Analog lautet der Buchungssatz aus dem obigen Beispiel, in dem du die Geschäftsausstattung gekauft hast:
Betriebs- und Geschäftsausstattung an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Was ist der Unterschied zwischen doppelter und einfacher Buchführung?
Die einfache und die doppelte Buchführung unterscheiden sich deutlich. Während du bei der einfachen Buchführung die Einnahmen und Ausgaben nach Datum sortiert nur einmal erfasst, erfasst du sie bei der doppelten Buchführung gleich zweimal. Bei Letzterer siehst du auch sofort, auf welchem Konto eine Bewegung stattgefunden hat und wozu du das Geld verwendet hast. Und nicht nur, ob dir ein Verlust oder Gewinn entstanden ist.
Hier hast du die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
Doppelte Buchführung: einfach und schnell erledigt mit einer Buchhaltungssoftware
Theoretisch könntest du die doppelte Buchführung sogar händisch auf Papier erledigen. Praktisch ist das aber nicht, zeitsparend schon gar nicht – und fehleranfällig noch dazu. Wir empfehlen dir daher, eine professionelle Software zu nutzen.
Die Buchhaltungssoftware von sevdesk ermöglicht dir beispielsweise, deine Einnahmen und Ausgaben ganz unkompliziert und ohne die Suche nach dem passenden Buchungssatz zu erfassen – den schlägt dir die Software nämlich automatisch vor. Möchtest du deinen Jahresabschluss von deiner Steuerkanzlei erstellen lassen? Dann bietet dir sevdesk für die Zusammenarbeit eine DATEV-Schnittstelle, über die dein Steuerberater die Daten unkompliziert täglich abrufen kann.
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Zusammenfassung
Bei der doppelten Buchführung buchst du deine Geschäftsvorfälle immer auf zwei Konten: einmal im Soll und einmal im Haben. Diese Buchungen sind Grundlage für eine Bilanz und für deine GuV und damit wichtig für die Gewinnermittlung. Grundsätzlich sind alle Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Es gibt allerdings Ausnahmen wie Freiberufler oder Kleinunternehmer. Die dürfen zur Gewinnermittlung auch die einfache Buchhaltung mit EÜR erstellen.
Auch, wenn diese Doppik auf den ersten Blick kompliziert wirkt, kannst du sie mit der entsprechenden Buchhaltungssoftware selbst machen und deine vorbereitende Buchhaltung dann für den Jahresabschluss an deinen Steuerberater übergeben. Mit den detaillierten Daten kannst du dein Unternehmen dann noch besser steuern.
