Lohnabrechnung erstellen – Schritt für Schritt zur korrekten Lohnabrechnung

Als Arbeitgeber hast du gewisse Pflichten und musst für jeden deiner Mitarbeiter eine Lohnabrechnung erstellen. Diese musst du jedem Mitarbeiter auch aushändigen. Auch wenn die meisten deiner Mitarbeiter nur einen kurzen und flüchtigen Blick darauf werfen, so sollte sich doch jeder über die Wichtigkeit einer Lohnabrechnung bewusst sein, denn sie dient beispielsweise als Einkommens- und Abgabennachweis gegenüber dem Finanzamt. Das bedeutet aber auch für dich als Arbeitgeber einiges an Verpflichtung, denn du musst dafür sorgen, dass eine Lohnabrechnung immer korrekt ausgestellt wird.

Das erwartet dich heute:

• Was ist eine Lohnabrechnung?
• Definition: Lohnsteuer
• Wer muss eine Lohnabrechnung erstellen?
• Wie musst du eine Lohnabrechnung erstellen?
• Pflichtangaben auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Beispiel einer Lohnabrechnung 2021
• Lohnabrechnung online erstellen
• Tipps für das Erstellen der Lohnabrechnung
• Typische Fehler bei der Entgeltabrechnung vermeiden
• Fazit

Was ist eine Lohnabrechnung?

Doch was genau ist unter dem Begriff Lohnabrechnung eigentlich zu verstehen? Wie eingangs schon erwähnt, stellt die Lohnabrechnung für jeden Arbeitnehmer ein wichtiges Dokument dar. Die Lohnabrechnung ist eine genaue Aufstellung des Lohns und gibt Aufschluss darüber, aus welchen Posten er sich zusammensetzt. Aus der Lohnabrechnung lassen sich folgende Daten entnehmen:

• Wie hoch ist der Bruttolohn?
• Wie hoch ist die gezahlte Lohnsteuer?
• Welche Sozialversicherungsbeiträge wurden gezahlt und in welcher Höhe?
• Was für ein Nettogehalt ergibt sich?

Die Lohnabrechnung ist also genau genommen ein Dokument, welches Auskunft über die Höhe des Lohns gibt, welcher einem Arbeitnehmer zusteht. Hinzu ergibt sich aus der Lohnabrechnung, wie viele und welche Leistungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger geleistet wurden. Aus diesem Grund sollte der Empfänger einer Lohnabrechnung diese auch stets abheften und nicht wegwerfen. In der Regel werden vom Lohn eines Arbeitnehmers folgende Posten abgezogen:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Beiträge zur Krankenversicherung
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung
• Rentenversicherungsbeiträge
• Pflegeversicherungsbeiträge
• Solidaritätszuschlag

In diesem Video erfährst du noch mehr zum Thema Lohnabrechnung und worauf du bei der Erstellung achten musst:

Unterschied zur Gehaltsabrechnung

Manche Leute werfen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung in einen Topf und verwenden diese beiden Begriffe als Synonym. Aber dies ist nicht korrekt, denn Lohn und Gehalt sind nicht das Gleiche. Unter einem Gehalt versteht man eine Summe, die mit einem Mitarbeiter fest vereinbart wurde und die nicht abhängig von seinen geleisteten Stunden ist. Beim Lohn können die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von Monat zu Monat unterschiedlich sein und deshalb kann auch die Höhe des Lohns variieren. Suchst du nach einem Begriff, der alternativ für beide, also für Lohnabrechnung und für Gehaltsabrechnung zu verwenden ist, kannst du Entgeltabrechnung nehmen.

Definition der Lohnsteuer

Unter dem Begriff Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer zu verstehen. Es handelt sich also nicht um eine eigenständige Art von Steuer. Lohnsteuer muss von allen Arbeitnehmern bezahlt werden, welche Einkünfte aus einer nicht selbstständigen Arbeit beziehen. Die Lohnsteuer wird immer abhängig von der Höhe des Arbeitslohns und den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers berechnet. Das Finanzamt zieht die Lohnsteuer direkt vom Gehalt des Arbeitnehmers ab.

Beispiel der Lohnsteuerabgaben

Nehmen wir einmal an, du hast dein Unternehmen im Bundesland Baden-Württemberg. Dort beschäftigst du einen Mitarbeiter, der über 23 Jahre alt ist, nicht verheiratet ist, keine Kinder hat, in Steuerklasse 1 ist und keine Kirchenzugehörigkeit hat. Er bezieht von dir ein Bruttogehalt von 2.500 Euro im Monat. Folgende Lohnsteuerabgaben würden für diesen Mitarbeiter fällig.

Im Klartext heißt das, dass dich dein Mitarbeiter als Unternehmer und Arbeitgeber bei einem Bruttogehalt von 2.500 Euro im Monat tatsächlich fast 3.000 Euro im Monat kostet.

Verschiedene Steuerabgaben

Alle Abgaben musst du direkt als Arbeitgeber abführen. Dabei wird unterschieden zwischen den Abgaben, die jeweils an dein zuständiges Finanzamt abzuführen sind und den Abgaben, welche an die Krankenkasse gehen, bei der dein Arbeitnehmer versichert ist.

An das Finanzamt gehen folgende Abgaben:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag, falls zu entrichten
• Kirchensteuer, falls Mitgliedschaft vorliegt

An die Krankenkasse sind folgende Abgaben abzuführen:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Beiträge zur Rentenversicherung
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung

Das mag dich jetzt vielleicht verwundern, denn was hat die Krankenkasse mit der Arbeitslosenversicherung zu tun? Aber die Krankenkasse prüft die Beiträge und gibt sie dann weiter an die Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung und Pflegeversicherung.

Wer muss eine Lohnabrechnung erstellen?

Die Erstellungspflicht für eine Lohnabrechnung oder eine Gehaltsabrechnung ist gesetzlich geregelt. § 108 der Gewerbeordnung (GewO) besagt, dass jeder Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet ist. Es gibt nur zwei bestimmte Fälle, in denen dies nicht der Fall ist:

• Du leistest keine Zahlung an den Arbeitnehmer.
• Das Arbeitsentgelt fällt in jedem Arbeitszeitraum identisch aus.

Im zweitem Fall musst du als Arbeitgeber nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Lohnabrechnung erstellen und dann erst wieder, wenn sich Beträge oder Daten verändern.

Wie musst du eine Lohnabrechnung erstellen?

Je nachdem, mit welchem Tool du eine Lohnabrechnung erstellst, so unterschiedlich kann deren Gestaltung oder die Anordnung bestimmter Daten sein. Das heißt aber nicht, dass ganz zentrale Daten voneinander abweichen und unterschiedlich sind. Die stimmen alle grundsätzlich überein.

Schritt 1: Allgemeine Angaben

Bei den allgemeinen Angaben hast du im oberen Drittel der Lohnabrechnung oder der Gehaltsabrechnung folgende Punkte aufzuführen:

• Arbeitnehmerdaten: Hier handelt es sich um persönliche Angaben von deinem Arbeitnehmer, wie etwa das Geburtsdatum. Hinzu kommen steuerliche Merkmale, z.B. Lohnsteuerklasse und Angaben, welche seine Sozialversicherung betreffen.
• Übersicht zur Arbeitszeit und Urlaubszeit: Unter diese Punkte fallen Angaben wie beispielsweise das Eintrittsdatum in dein Unternehmen, seine Zeiten in denen er anwesend oder abwesend war und eventuell eine Übersicht über seine noch vorhandenen Urlaubstage.
• Kontaktdaten: Dies betrifft die private Adresse von deinem Arbeitnehmer, seinen Namen und die eventuelle Personalnummer oder Abteilungsnummer.
• Hinweise zur Abrechnung: Im oberen Drittel sind auch die Hinweise zur Abrechnung zu finden. Dazu gehören etwa die wöchentliche Arbeitszeit des Arbeitnehmers, sein Stundenlohn und, wenn vorhanden, seine Kostenstelle. Angeben kannst du hier auch Krankheit oder beispielsweise Elternzeit.

Schritt 2: Beiträge ausfüllen

Im nächsten Schritt erfolgt das Befüllen der Lohnabrechnung mit Zahlen. Das bedeutet, dass du sowohl den Lohn als auch die entsprechenden Abzüge mit Werten versehen musst.

• Bezüge in brutto: Bei monatlichen Bezügen, welche beispielsweise aus Stundenlohn, Lohn aus Feiertagen, Urlaubslohn oder Urlaubsgeld bestehen, musst du jeden einzelnen Posten mit einem Hinweis zur Steuerpflicht und Sozialversicherungspflicht ergänzen.
• Abzüge: Unter Abzüge fallen neben der Lohnsteuer auch die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag.
• Netto-Bezüge und Netto-Abzüge: Als nächstes musst du die Summe aller Abzüge ermitteln.
• Auszahlungsbetrag: Den wichtigsten Wert, zumindest für den Arbeitnehmer, stellt der Betrag dar, denn er für seine Arbeitszeit erhält.

Schritt 3: Weitere Angaben

Gehen wir nun in der Lohnabrechnung nach unten. Bei den meisten Abrechnungen sind hier die weiteren Angaben zu finden. Zu diesen gehören folgende Vermerke:

• Gesamte Kosten für den Arbeitgeber. Diese Angaben sind optional.
• Bankverbindung und Kontodaten vom Arbeitnehmer.
• Als Fußzeile der Hinweis, dass die Lohnabrechnung erstellt wurde, wie es § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung vorschreibt.
• Angaben zur betrieblichen Altersversorgung, sofern diese besteht.

Pflichtangaben auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Alle oben genannten Angaben sind nicht zwingend für dich verpflichtend und du musst bei der Lohn- oder Gehaltsabrechnung nicht alle aufführen. Es gibt aber laut § 108 Abs. 3 Satz 1 Gewerbeordnung bestimmte Mindestangaben, welche du an deinen Arbeitnehmer übermitteln musst. Unter anderem gehören hier einige allgemeine Angaben dazu.

• Namen und genaue Anschrift von Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer
• Versicherungsnummer und Geburtsdatum vom Arbeitnehmer
• Beginn der Beschäftigung des Arbeitnehmers mit Datum und falls notwendig auch das Ende des Beschäftigungsverhältnisses mit genauem Datum
• Genauer Abrechnungszeitraum mit den darin enthaltenen Steuertagen und Sozialversicherungstagen

Neben den eben genannten Angaben müssen weitere Dinge angegeben werden. Diese sind:

• Art von Zuschlägen, Zulagen oder sonstigen Vergütungen und deren genaue Höhe.
• Zusammensetzung vom Arbeitsentgelt. Dieses Entgelt muss inklusive der Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Abzug der Kirchensteuer etc. genannt werden.
• Genaue Angaben zu Abzügen, zu Vorschüssen oder Abschlägen und deren genaue Höhe.
• Einzugsstelle, Gesamtsozialversicherungsbeitrag und Beitragsgruppenschlüssel.

Beispiel einer Lohnabrechnung 2021

Nachfolgend haben wir ein Beispiel, wie du eine Lohnabrechnung erstellen kannst und aus welchen Teilen und Beträgen sich diese zusammensetzt.

Dein führender Marketing-Mitarbeiter erhält von dir ein monatliches Gehalt in Höhe von 5.000 Euro/brutto. Zusätzlich stellst du ihm noch einen Firmenwagen zur Verfügung, welcher einen Bruttolistenpreis von 30.000 Euro hat. Die Entfernung zwischen dem Wohnort deines Mitarbeiters und deinem Unternehmen beträgt 14 km. Zu versteuern ist dieser Firmenwagen als geldwerter Vorteil. Bei Anwendung der 1%-Regelung würde sich ein Vorteil von 426 Euro ergeben, welcher zu versteuern ist und auch sozialversicherungspflichtig ist. Damit würde sich ein versteuerungspflichtiges Bruttogehalt von 5.426 Euro monatlich ergeben. Dein Unternehmen mit der Arbeitsstätte des Arbeitnehmers liegt in West-Berlin und es gilt für ihn die Beitragsbemessungsgrenze West. In Berlin beläuft sich zudem der Satz zur Zugehörigkeit einer Kirche auf 9 Prozent.

Bei einem Bruttoentgelt von 5.426 Euro im Monat übersteigt dieses die für Krankenversicherung und Pflegeversicherung geltende Beitragsbemessungsgrenze von 4.350 Euro. Die Beitragsbemessungsgrenze für die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung liegt hingegen bei 6.350 Euro. Das bedeutet, dass du die Beiträge zu den Sozialversicherungen für die Pflegeversicherung und die Krankenversicherung nur anteilig für den Betrag in Höhe von 4.350 Euro berechnen musst. Für die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung hingegen wird zum vollen Bruttobetrag in Höhe von 5.426 Euro berechnet. Du als Arbeitgeber behältst diese Beiträge zur Sozialversicherung ein und führst sie zusammen mit deinem Anteil als Arbeitgeber an den Sozialversicherungsträger ab. Das heißt, dass deine Kosten als Arbeitgeber höher sind als der Betrag vom steuerlichen Brutto.

Sind alle Steuern und Sozialversicherungen abgezogen, dann bleibt, natürlich unter Berücksichtigung des Firmenwagens, für deinen Mitarbeiter ein Betrag in Höhe von 2.587,73 Euro übrig, den dieser ausbezahlt bekommt.

Um alles noch ein bisschen verständlicher zu machen, hier die genaue Erklärung von einigen Begriffen.

Bruttobezüge

Die Bruttobezüge stellen immer die Ausgangsbasis für die steuerlichen Berechnungen in deiner Lohnabrechnung dar. Neben den Einmalzahlungen wie beispielsweise Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld etc., gehören auch geldwerte Vorteile dazu. Unterschieden werden die steuerlichen Abzüge in Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Lohnsteuer

Aus dem steuerpflichtigen Brutto, der gültigen Steuerklasse und weiteren Parametern ergibt sich die Lohnsteuer. Wie dies auch bei der Einkommensteuer der Fall ist, so ist auch die Lohnsteuer in bestimmten Einkommenszonen progressiv ausgestaltet. Darunter musst du verstehen, dass mit jedem weiteren Euro die Steuer prozentual zunimmt.

Kirchensteuer

In den Bundesländern Bayern und Baden-Württemberg beträgt die Kirchensteuer 8 % von der Einkommensteuer. In allen anderen Bundesländern liegt dieser Satz bei 9 %.

Solidaritätszuschlag

Ab einem bestimmten Einkommen liegt der Solidaritätszuschlag bei 5,5 % der Einkommensteuer und muss von jedem, der steuerpflichtig ist, auch entrichtet werden.

Steuer-/ Sozialversicherung

Für die Sozialversicherung berechnen sich die Prozentpunkte jeweils aus dem Bruttobetrag, der auch sozialversicherungspflichtig ist. Es gibt hier allerdings eine Deckelung durch die sogenannten Beitragsbemessungsgrenzen. Diese besteht für die Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung sowie Krankenversicherung und die Pflegeversicherung. Zu beachten ist, dass es bei der Arbeitslosenversicherung und der Rentenversicherung eine Unterscheidung zwischen alten und neuen Bundesländern gibt.

Lohnabrechnung online erstellen

Es gibt durchaus Gründe dafür, dass du die Lohnabrechnung selbst erstellst. Dies kann einerseits dann der Fall sein, wenn du gerade dein eigenes Unternehmen gegründet hast und noch wenige Mitarbeiter beschäftigst. Wenn du dann auch noch deine Kosten so gering wie möglich halten willst, ist es eine gute Option, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen.

Lohnabrechnung selbst erstellen – darauf solltest du achten

Entscheidest du dich dafür, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, dann musst du natürlich einiges beachten. Im Vorfeld ist es zunächst einmal wichtig, dass du dich gut in die Thematik einliest und dich intensiv damit befasst. Beim Erstellen der Lohnabrechnung solltest du dann folgendes beachten:

• Du musst unterscheiden, ob du deinem Mitarbeiter Lohn oder Gehalt bezahlst.
• Auf der Lohnabrechnung sind bestimmte Pflichtangaben notwendig. Diese musst du zwingend beachten.
• Achte als Arbeitgeber genau darauf, was du an das Finanzamt abführen musst und welche Beiträge an die Krankenkasse gehen.
• Achte darauf, dass du gesetzlich immer auf dem aktuellen Stand bist.

Lohnabrechnung erstellen lassen – Lohnbüro oder Steuerberater?

Im Gegensatz zu einem großen Unternehmen haben kleine Unternehmen keine eigene Lohnbuchhaltung. Deshalb vergeben sie die Erstellung der Lohnabrechnung an externe Kräfte. Dafür besteht die Möglichkeit, dies von einem Lohnbüro oder dem Steuerberater machen zu lassen.

Laufende Lohnabrechnungen und Anmeldungen der Lohnsteuer können von einem Lohnbüro unter Beachtung von Paragraf 6 Nr. 3 und 4 StBerG durchaus erstellt werden. Das Einrichten von Lohnkonten und auch die anfallenden Abschlussarbeiten für die Lohnsteuer solltest du dem Steuerberater überlassen.

Tipps für das Erstellen der Lohnabrechnung

Um eine Lohnabrechnung zu erstellen, gibt es zahlreiche Tipps und Tricks, die dir dabei helfen können.

Lohnabrechnung erstellen mit einer Excel Muster oder Vorlage

Hast du Erfahrung mit Excel und dir auch nützliches Wissen rund um die Lohnabrechnung angeeignet, kannst du die Lohnabrechnung auch recht einfach mit Excel machen. Es ist empfehlenswert, dass du dir ein kostenloses Excel Muster oder eine Vorlage herunterlädst. Diese kannst du dann mit den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters befüllen und die fälligen Abgaben und den fälligen Nettolohn ermitteln. Wichtig ist, dass du alle notwendigen Pflichtangaben ausfüllst.

Lohnabrechnung erstellen mit einem Online-Lohnrechner

Bei einem Online-Lohnrechner musst du keine Datei herunterladen, sondern kannst die Lohnabrechnung kostenlos im Browser erstellen. Dadurch hast du die Möglichkeit, alle Daten von deinem Arbeitnehmer direkt auf der Website des Online-Lohnrechners einzugeben. Alle entsprechenden Abgaben und Nettobeträge werden dort dann automatisch ermittelt. Wichtig ist auch hier, dass du alle deine Angaben noch einmal genau prüfst und genau kontrollierst, ob die Berechnungen auch stimmig sind.

Verschiedene Tools

Es gibt auch einige Software und Tools, welche dir bei der Lohnabrechnung helfen können. Zwei davon stellen wir im Folgenden kurz vor.

DATEV

Das Programm DATEV Lohn und Gehalt hilft dir dabei, vor Ort die Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu erstellen. Du bekommst außerdem die Gelegenheit, alle Abrechnungen im Rechenzentrum von DATEV zu speichern und dort zu archivieren. Es gibt das Programm in drei verschiedenen Ausführungen.

LODAS

Auch das Programm LODAS stammt von DATEV und auch dieses Tool bekommst du in drei verschiedenen Varianten:

Typische Fehler bei der Entgeltabrechnung vermeiden

Es gibt einige Fehler, welche bei der Erstellung der Entgeltabrechnung immer wieder gemacht werden. Die fünf typischsten Fehler hier für dich auf einen Blick:

• Unter Stress nicht die notwendige Sorgfalt an den Tag legen.
• Die Sozialversicherungspflicht wird fehlerhaft eingeschätzt.
• Bei einer Abrechnung für einen Gesellschafter-Geschäftsführer werden nicht die Besonderheiten beachtet.
• Es wird nicht auf die Abrechnung von pauschal besteuerten oder steuerfreien Bestandteilen vom Lohn geachtet.
• Zwischen Minijob und kurzfristigen Mitarbeitern wird falsch unterschieden.

Fazit

Für dich als Gründer wird die Lohnabrechnung wahrscheinlich als eine eher lästige Pflichtaufgabe empfunden. Du kannst dies zwar mit einem Buchhaltungsprogramm angehen, musst aber dennoch eine Lohnabrechnung erstellen. Es mag für die Zeit in Ordnung sein, wenn du noch wenige Mitarbeiter hast. Auf längere Sicht gesehen wirst du diese Aufgabe aber sehr wahrscheinlich an deinen Steuerberater oder ein Lohnbüro vergeben. Wichtig ist für dich zu wissen, dass du bei der ersten Erstellung einer Lohnabrechnung auf Muster oder Vorlagen zurückgreifen kannst. Ganz besonders sorgfältig musst du darauf achten, dass deine erstellte Lohnabrechnung auch alle Mindestangaben bzw. Pflichtangaben enthält.