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Buchhaltung für Selbstständige: in wenigen Schritten zur eigenen Buchführung

Laptop auf Holztisch zusammen mit einer Lampe und einer Pflanze

Buchhaltung für Selbstständige – als Unternehmer kommst du nicht darum herum, deine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren. Wenn du deine Buchhaltung selber machen willst, wirkt das am Anfang aber gar nicht so leicht. Wo fange ich an und wie erfasse ich meine Geschäftsvorfälle richtig? Wie schreibe ich Rechnungen? Und was, wenn mein Kunde nicht zahlt? Erfahre in diesem Beitrag, was zur Buchhaltung für Selbstständige gehört und welche häufigen Fehler du nicht machen solltest.

Funktion der Buchhaltung bei Selbständigen und Freiberuflern

Die Buchhaltung hat für Selbstständige den Zweck, sich einen Überblick über die Finanzen des Unternehmens zu verschaffen. Hältst du deine Buchführung aktuell, weißt du immer, wie es um deine Liquidität steht und ob du im laufenden Jahr einen Überschuss oder einen Verlust ansteuerst.

Die meisten Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht und müssen dementsprechend bilanzieren. Das zieht einen enormen Aufwand nach sich und ist ziemlich komplex – für Einsteiger mit nur wenigen Vorkenntnissen ist das nicht einfach. Bevor du jetzt aber schon die Flinte ins Korn wirfst, solltest du zuerst einmal prüfen, ob du überhaupt der Buchführungspflicht unterliegst.

Insbesondere kleinere Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro bzw. einem Überschuss unter 80.000 Euro sowie Freiberufler dürfen eine vereinfachte Form der Buchhaltung für Selbstständige anfertigen. Dabei musst du lediglich deine Einnahmen und Ausgaben wie in einem Kassenbuch gegenüberstellen und per Einnahmenüberschussrechnung deinen Gewinn ermitteln. 

Wichtig zu wissen: Zu den Freiberuflern gehören nur spezielle Berufsgruppen wie Ärzte, Rechtsanwälte und Künstler. Eine detaillierte Übersicht findest du in unserem Artikel zum Freiberufler.

Buchführungspflicht aufgeteilt in die verschiedenen Themen
Übersicht Buchführungspflicht

Du willst mehr zur einfachen und doppelten Buchführung wissen und die Unterschiede in der Gewinnermittlung verstehen? Dann lies dir am besten unsere folgenden Ratgeber-Artikel durch:

Erstelle deine UStVA oder EÜR schnell & einfach mit sevdesk!

Die Buchhaltung für Selbstständige muss nicht kompliziert sein. Erfasse deine Geschäftsvorfälle einfach per Smartphone-App mit der sevdesk Buchhaltungssoftware für KMU. Die nötigen Auswertungen und Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Einnahmenüberschussrechnung erzeugst du mit unserer Software kinderleicht auf Knopfdruck.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜR in sevdesk erstellen und exportieren

Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler: diese Aufgaben fallen an

Damit du deine Buchhaltung immer im Griff behältst, ist es wichtig, dass du die wichtigsten Aufgaben von vornherein einplanst. Die folgenden Themen betreffen nahezu alle Unternehmer.

Belege erfassen für Selbständige

Das A und O einer aktuellen Buchhaltung ist die regelmäßige Erfassung deiner Buchhaltungsbelege. Im einfachsten Fall sammelst du sie chronologisch geordnet in einem Ordner und erfasst die Geschäftsvorfälle in einer Liste oder einer Excel-Aufstellung, in der du auch die Zahlungseingänge oder -ausgänge vermerkst.

Willst du es dir leichter machen, nutzt du ein modernes Buchhaltungsprogramm. Damit kannst du die Belege digitalisieren, korrekt archivieren und gleich kategorisieren, um dir die Steuererklärungen zu vereinfachen. Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zur Belegbuchhaltung.

sevdesk archiviert deine Belege GoBD-konform in nur wenigen Sekunden!

Mit sevdesk brauchst du nur wenige Sekunden, um deine Belege zu erfassen. Einfach Foto von der Rechnung machen, Buchungsvorschlag übernehmen – fertig. Und ganz nebenbei sind deine Belege so auch noch GoBD-konform archiviert, sodass du dir über die Formalitäten keine Gedanken mehr machen musst.

sevdesk Desktop Ausgaben und Belege erfassen, importieren und bearbeiten

Rechnungen schreiben für Selbständige und Freiberufler

Sobald du deine Leistungen erbracht hast, solltest du diese deinen Kunden auch in Rechnung stellen. Achte dabei darauf, alle rechtlichen Vorgaben wie die Pflichtbestandteile aus § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu berücksichtigen. Gib außerdem immer ein konkretes Zahlungsziel an, denn darauf basiert das Mahnwesen für den Fall, dass dein Kunde mal nicht zahlt.

Am einfachsten klappt das mit einer Buchhaltungssoftware, wo du alle deine Unternehmens- und Steuerdaten nur einmalig hinterlegen musst. Sie tauchen dann auf jeder Rechnung wieder auf. Außerdem kannst du die Stammdaten deiner Kunden und Produkte erfassen und sie immer wieder verwenden. Wie du alles richtig machst, liest du in unserem Artikel zum Schreiben von Rechnungen.

Mahnungen schreiben als Freiberufler oder Selbständiger

Um deine Liquidität zu sichern, solltest du deine offenen Rechnungen immer im Blick behalten. Richte dir deshalb am besten eine Offene-Posten-Liste ein, die du wöchentlich überprüfst. Gerät ein Kunde  in Zahlungsrückstand bzw. Zahlungsverzug, solltest du sofort Zahlungserinnerungen und / oder Mahnungen verschicken. Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag zu Mahnungen.

Umsatzsteuervoranmeldung als Selbständiger erstellen

Als Unternehmer musst du monatlich oder quartalsweise (oder teilweise nur jährlich) deine Umsätze erklären und die eingenommene Umsatzsteuer abführen. Diese Umsatzsteuervoranmeldung musst du allerdings nicht machen, wenn du der Kleinunternehmerregelung unterliegst. Die kannst du in Anspruch nehmen, wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr höchstens 22.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 50.000 Euro beträgt.

Darstellung der Pflichten für das beantragen einer Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmerregelung Pflichten

Bei der Kleinunternehmerregelung weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und darfst keine Vorsteuer abziehen – dafür musst du aber auch keine Erklärungen beim Finanzamt einreichen. Erfahre mehr dazu in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung.

Einnahmenüberschussrechnung erstellen für Selbständige

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) dient dazu, am Jahresende im Rahmen der einfachen Buchführung deinen Überschuss zu ermitteln. Dazu stellst du deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Du kannst deine Einnahmen und Ausgaben dabei in einer Excel-Datei erfassen (z.B. mit unserer EÜR-Vorlage) oder du überlässt die Ermittlung des Gewinns deiner Buchhaltungssoftware und reichst das Ergebnis  mit dem amtlichen Vordruck des Finanzamts, der sogenannte Anlage EÜR, ein.

So kann eine Einnahmenüberschussrechnung aussehen:

Excel Tabelle zu der Einnahmenüberschussrechnung erstellen
Beispiel Einnahmenüberschussrechnung

Wie du sie richtig erstellst, erfährst du in unserem Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.

Aber Achtung: Bist du buchführungspflichtig, reicht eine EÜR als Jahresabschluss nicht aus. Dann musst du mindestens eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlustrechnung erstellen.

Als Selbständige Angebote schreiben

Um Aufträge zu generieren, solltest du regelmäßig Angebote schreiben. So kannst du dich absichern und beugst Missverständnisse über Preise und Leistungen vor. Achte neben dem Inhalt des Angebots insbesondere auf die Angebotsbindung. Am sichersten bist du mit freibleibenden Angeboten, mit denen du nicht auf den Inhalt verpflichtet bist. Erfahre in unserem Beitrag mehr dazu, wie du ein Angebot schreiben kannst.

Steuererklärungen als Selbstständiger

Wenn du selbstständig bist, kommst du auch an gewissen Steuerklärungen nicht vorbei. Folgende Dokumente musst du zum jeweiligen Stichtag bei deinem Finanzamt einreichen:

Mehr Details dazu, welche Angaben du in den entsprechenden Erklärungen machen musst, findest du in unserem Ratgeber-Artikel "Steuererklärung für Einzelunternehmer".

Häufige Fehler in der Buchhaltung bei Selbständigen und Freiberuflern

Schon Kleinigkeiten können in der Buchhaltung von Selbstständigen große Fehler hervorrufen. Achte insbesondere auf diese häufigen Fehler:

  • Belege auf Thermopapier, die mit der Zeit verblassen (unbedingt Kopien machen!)
  • ein nicht täglich geführtes Kassenbuch mit nachträglichen Änderungen
  • falsche Einschätzung der Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung
  • Deklaration von privaten Ausgaben als Betriebsausgaben und Abzug der Vorsteuer
  • Verstoß gegen die GoBD, die Vorgaben zur gesetzeskonformen Aufbewahrung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen und Belegen

Noch mehr typische Fehler und wie du sie vermeidest zeigen wir dir in unserem Ratgeber-Artikel zu den Buchhaltungsfehlern.

Damit dir die erst gar nicht passieren, solltest du dich auf jeden Fall mit den Grundlagen der Buchhaltung vertraut machen – egal, ob du deine Buchhaltung selber machst oder sie an einen Steuerberater outsourcest. Die Basics zeigen wir dir in diesem Video:

Buchhaltung für Selbständige und Freiberufler leicht gemacht

Mit einem Buchhaltungsprogramm machst du dir die Buchführung besonders einfach. In nur wenigen Minuten kannst du deine Geschäftsvorfälle korrekt erfassen, kategorisieren und ganz ohne Wälzen von Kontenrahmen verbuchen. Auswertungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung erzeugst du ohne weiteren Aufwand auf Knopfdruck – ebenso wie die EÜR zum Jahresende.

Bist du zur Bilanzierung verpflichtet, hilft dir die sevdesk Buchhaltungssoftware ebenfalls weiter. Du kannst deine Daten zu Umsätzen, Vorsteuer und Umsatzsteuer ganz einfach per DATEV-Schnittstelle an deinen Steuerberater übermitteln.

Insgesamt sparst du mit sevdesk jede Menge Zeit, Kosten für die Steuerkanzlei und bekommst das gute Gefühl, alles richtig gemacht zu haben. Wie das funktioniert? Teste jetzt gleich die sevdesk Buchhaltungssoftware und fühle dich mit deiner Buchhaltung für Selbstständige endlich sicher.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

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