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Bilanzbuchhaltung: So machst du bei Bilanz und GuV alles richtig

Frau tippt auf rosa Taschenrechner

In kleineren Unternehmen ist die Erstellung des Jahresabschlusses recht einfach. Vielleicht musst du sogar nur eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen – aber auch die Bilanzierung ist bei einem kleinen Einzelunternehmen kein Hexenwerk. Anspruchsvoller wird es in mittleren und größeren Unternehmen, die womöglich mehrere Geschäftssparten umfassen oder international Geschäfte tätigen. Erfahre in diesem Beitrag, wie die Bilanzbuchhaltung funktioniert und worauf du dabei achten musst.

Definition und Funktion der Bilanzbuchhaltung

Bei der Bilanzbuchhaltung handelt es sich um einen Teilbereich der Buchhaltung. Sie konzentriert sich auf die Ergebnisse, die die Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens wie etwa die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung oder die Lohnbuchhaltung hervorbringen. Die Bilanzbuchhaltung fasst diese in einer einzigen Buchführung zusammen und errechnet daraus das Jahresergebnis. Die einzelnen Geschäftsvorfälle eines Jahres sind hier weniger von Belang.

Funktion der Bilanzbuchhaltung ist, den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen, die Steuerlast zu berechnen sowie den Steuerpflichten in korrekter Weise nachzukommen. Zudem erfüllt die Bilanzbuchhaltung eine interne und externe Informationsfunktion, indem sie Aussagen über den Erfolg des Unternehmens trifft.

Aufgaben der Bilanzbuchhaltung

Zu den wichtigsten Aufgaben der Bilanzbuchhaltung gehören:

  • Erstellung von Bilanz und GuV unter Einhaltung nationaler und internationaler Rechnungslegung (z. B. IFRS)
  • bei Bedarf Erstellung unterjähriger Abschlüsse (z. B. Monatsabschluss, Quartalsabschluss)
  • Zusammenstellung der Anlagen, z. B. Lagebericht, Kapitalflussrechnung oder Anhang
  • öffentliche Darlegung des Jahresabschlusses mit Bilanz sowie GuV (externes Rechnungswesen)
  • Rechenschaftsbericht über den Erfolg des Unternehmens gegenüber der Geschäftsleitung, Investoren und anderen Dritten
  • Ermittlung der Grundlage für strategische und operative Entscheidungen der Geschäftsleitung
  • Aufbau eines internen Kontrollsystems, um eine negative Entwicklung frühzeitig zu erkennen
  • Berechnung und Auswertung von wirtschaftlichen Kennzahlen (z. B. Eigenkapitalquote, Eigenkapitalrentabilität, Liquidität, Cashflow)
  • Ermittlung der Steuerpflichten des Unternehmens auf Basis der Bilanz

Warum müssen Unternehmen eine Bilanzbuchhaltung erstellen?

Die Bilanzbuchhaltung ist wesentliche Voraussetzung für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Große Unternehmen beschäftigen hierzu meist hauptamtliche Bilanzbuchhalter. In kleineren Unternehmen kümmert sich oft die Geschäftsleitung selbst darum oder sie delegiert die Aufgabe an den Steuerberater. Die Bilanzbuchhaltung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Welche Unternehmen müssen eine Bilanzbuchhaltung erstellen?

Zur Bilanzbuchhaltung sind alle Unternehmen verpflichtet, die bilanzieren müssen und buchführungspflichtig sind. Bist du als Freiberufler tätig oder führst ein kleineres Einzelunternehmen mit einem Umsatz von unter 800.000 Euro und einem Gewinn von unter 80.000 Euro, kannst du deinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln und musst keine Bilanzbuchhaltung durchführen. Du kannst in dem Fall aber auch freiwillig bilanzieren.

Unterschied zwischen Bilanzbuchhaltung und Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung besteht aus den Teilbereichen Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung. Ein Finanzbuchhalter muss sich demnach nur mit einem kleineren Teil der gesamten Buchführung auskennen.

Für die Berufsbezeichnung „Bilanzbuchhalter“ ist hingegen ein spezieller Lehrgang erforderlich. Bilanzbuchhalter verfügen über besonderes Detailwissen in verschiedensten Gebieten der Buchhaltung und Steuern, weil sie alle Bereiche des betrieblichen Rechnungswesens vereinen müssen. Entsprechend ist die Bilanzbuchhaltung um einiges komplexer als die Finanzbuchhaltung.

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Die Finanzbuchhaltung (als Grundlage für die Bilanzbuchhaltung) für ein buchführungspflichtiges Unternehmen kannst du problemlos selbst übernehmen. Du brauchst dafür lediglich eine Software, in der du deine Ausgaben und Einnahmen mühelos erfasst. Teste jetzt kostenlos die Jahresabschluss-Software von sevdesk und verbuche deine Belege in Sekundenschnelle.

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Bilanz und GuV für externes Rechnungswesen

Hauptaufgabe der Bilanzbuchhaltung ist, die Bilanz und die GuV aufzustellen. Neben einer internen Informationsfunktion sind diese vor allem für das externe Rechnungswesen relevant. Das Finanzamt benötigt die Bilanz sowie die GuV für die Ermittlung der zu zahlenden Steuern. Daneben interessieren sich weitere Stellen für das Ergebnis des Geschäftsjahres. Dazu gehören etwa Anteilseigner, Investoren sowie auch Geschäftspartner (z. B. für die Entscheidung, ob sie mit dem Unternehmen Geschäfte machen wollen). Wie die Bilanz und der Jahresabschluss funktionieren und wie man eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, erfährst du in gesonderten Beiträgen.

Mit der Bilanzbuchhaltung die eigene Steuerlast berechnen

Normalerweise musst du als Unternehmer auf den Steuerbescheid warten, bis du weißt, wie viele Steuern du zu zahlen hast. Bilanzbuchhalter hingegen sind in der Lage, deine Steuerlast schon im Vorfeld auf der Basis der Zahlen aus dem Rechnungswesen zu berechnen. So kannst du dich schon lange vor dem Erlass des Steuerbescheids auf die voraussichtliche Steuerhöhe einstellen und entsprechende liquide Mittel aufbauen oder bereithalten.

Diese Standards musst du in der Bilanzbuchhaltung einhalten

Deine Bilanz und GuV darfst du nicht beliebig gestalten. Achte insbesondere auf diese Standards und Vorschriften:

  • § 266 HGB macht genaue Vorgaben dazu, wie du bei der Bilanzierung vorgehen musst.
  • Details zum Aufbau der GuV findest du in § 275 HGB.
  • Daneben gibt es noch international anerkannte Standards wie die IFRS (International Financial Reporting Standards). Vor allem in Kapitalgesellschaften sind diese anzuwenden, um die internationale Vergleichbarkeit von Jahresabschlüssen sicherzustellen. Der IFRS-Standard weicht in einigen Bereichen von den Vorschriften des Handelsgesetzbuches ab, beispielsweise durch die englischen Postenbezeichnungen in der Bilanz.
  • Zusätzlich musst du in der Bilanzbuchhaltung auch rechtliche Vorschriften wie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) einhalten. Sie gelten nämlich auch für Geschäftsberichte, Bilanzen und die GuV.

Diese Sonderfälle in der Bilanzbuchhaltung musst du kennen

Wie du bei der Bilanzierung genau vorgehen musst, hängt mit der Größe deines Unternehmens zusammen. Erleichterungen gelten für Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) und Kleinkapitalgesellschaften (267 HGB). Sie dürfen in der Bilanz einige Positionen der Vereinfachung halber zusammenfassen (§ 266 Abs. 1 HGB). Dasselbe gilt für die GuV (§ 276 HGB).

Führst du eine Klein- oder Kleinstkapitalgesellschaft, musst du also die Bilanz für das Geschäftsjahr nicht in all ihren Einzelheiten aufstellen. Konkret bedeutet das, dass du beispielsweise die Vorräte nicht noch weiter in Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Anzahlungen sowie fertige und unfertige Erzeugnisse untergliedern musst, sondern alles in einer Summe angeben darfst. Das gilt entsprechend für die Forderungen im Umlaufvermögen, das Anlagevermögen und die Verbindlichkeiten auf der Passivseite der Bilanz.

Häufige Fehler in der Bilanzbuchhaltung

Die Bilanzbuchhaltung ist ein komplexes Feld. Häufig kommt es zu Fehlern, die sich mitunter auch steuerlich auswirken können:

  • Vermögensgegenstände werden falsch bewertet oder abgeschrieben.
  • Anstelle einer Inventur werden die Bestände grob geschätzt.
  • Bei der Durchführung einer Kapitalerhöhung wird die Erstellung einer Sonderbilanz vergessen.
  • Die Jahresabschlüsse und Berichte dazu werden nicht wie gesetzlich vorgeschrieben für mindestens zehn Jahre aufbewahrt.
  • Die eigenen Fähigkeiten im Bereich der Bilanzbuchhaltung werden überschätzt.

Bilanzbuchhaltung mit Buchhaltungssoftware erstellen

Bilanzbuchhalter bedienen sich heute stets moderner Buchhaltungssoftware, die sie bei ihrer Arbeit unterstützt. Sie sammelt die Ergebnisse aus den verschiedenen Teilbereichen des Rechnungswesens wie der Finanzbuchhaltung oder der Anlagenbuchhaltung in einem internen Kontrollsystem. Von hier aus können die Experten weitere Aufgaben erledigen wie etwa die Bewertung offener Posten, Einzel- und Pauschalwertberichtigungen oder die Ausnutzung von Sonderabschreibungen.

Führst du lediglich ein kleineres Unternehmen, benötigst du keine umfangreiche ERP-Software. Eine spezielle Buchhaltungssoftware für KMU bietet dir genau die Funktionen, die du für deinen vereinfachten Abschluss brauchst – ohne sie unnötig aufzublähen. So wird die Vorbereitung deines Abschlusses zum Kinderspiel. Hast du alles so weit verbucht? Mithilfe der DATEV-Schnittstelle übermittelst du die Daten kurzerhand an deinen Steuerberater, der dann alles Weitere übernimmt.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema

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