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Zuverlässiges Mahnwesen – so mahnst du rechtssicher

Aktualisiert am
01
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03
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2024
Ein Kalender mit roten Pins, die auf das Datum zeigen

Wenn deine Kunden ihre Rechnungen nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist zahlen, ist das für dich ärgerlich. Schließlich warten auch deine Lieferanten auf ihr Geld. Damit du nicht selbst in Zahlungsschwierigkeiten kommst, ist ein durchdachtes Mahnwesen besonders wichtig. Erfahre hier, wie du ein zuverlässiges Mahnwesen aufbaust und was du tun kannst, wenn ein Kunde nicht zahlt.

Kunde zahlt Rechnung nicht: die Ausgangssituation im Mahnwesen

Mit deiner Rechnung setzt du dem Schuldner in der Regel ein Zahlungsziel, bis zu dem er den Rechnungsbetrag überweisen muss. Doch selbst wenn es kein konkretes Fälligkeitsdatum gibt, ist die Rechnung irgendwann fällig. 

Erfolgt keine Zahlung, greift das Mahnwesen: Du verschickst eine Zahlungserinnerung und Mahnschreiben. Welche Möglichkeiten du noch hast, erfährst du in unserem Beitrag dazu, was zu tun ist, wenn ein Kunde die Rechnung nicht zahlt.

Mahnwesen: Schuldner- und Zahlungsverzug müssen vorliegen

Eines ist im Mahnwesen von größter Wichtigkeit: Damit du später bei Bedarf ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten und dem Schuldner deinen Verzugsschaden (Mahnkosten, Verzugszinsen) in Rechnung stellen kannst, musst du ihn in Verzug setzen.

Wenn du bei der Rechnungsstellung eine genaue Zahlungsfrist angibst, tritt der Zahlungsverzug automatisch ein. In allen anderen Fallen musst du eine Mahnung schicken. Mehr dazu erfährst du in unseren Detailbeiträgen zum Schuldnerverzug und Zahlungsverzug.

Das außergerichtliche Mahnverfahren im Mahnwesen

Um deine offene Forderung eintreiben zu können, versendest du zunächst eine Zahlungserinnerung und dann ein bis zwei weitere Mahnungen. Das außergerichtliche Mahnverfahren läuft im Regelfall in drei Mahnstufen ab.

Grafische Darstellung des Dreistufigen Mahnsystems - Welche Stufen durchläuft eine Mahnung?
Grafische Darstellung des Dreistufigen Mahnsystems

Stufe 1: Die freundliche Zahlungserinnerung / Erste Mahnung

Zunächst einmal solltest du den säumigen Zahler freundlich an die Außenstände erinnern. Denn eine Rechnung kann im hektischen Alltag schon einmal untergehen. Dazu versendest du eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung.

Das bietet sich an, wenn sich der Schuldner bereits im Zahlungsverzug befindet. Ist das nicht der Fall, solltest du besser ein richtiges Mahnschreiben verschicken, um den Schuldnerverzug herbeizuführen. Tipps und Formulierungsvorschläge findest du in unseren Beiträgen zur Zahlungserinnerung und Zahlungsaufforderung.

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Stufe 2: Zweite Mahnung schreiben

Hat die Zahlungserinnerung keinen Erfolg, solltest du die zweite Mahnung verschicken. Sie stellt eine explizite Zahlungsaufforderung dar. Außerdem darfst du ab dieser Mahnstufe in jedem Fall Mahngebühren und Verzugszinsen an den Kunden berechnen. Setze in der Mahnung unbedingt eine neue Zahlungsfrist, bis zu der du die Zahlung des Schuldners erwartest.

Stufe 3: Letzte Mahnung schreiben

Die dritte Mahnung sollte zugleich auch die letzte sein – mehr Erinnerungen braucht wirklich niemand. Formuliere sie mit Nachdruck und setze eine kurze Zahlungsfrist. Der säumige Zahler sollte spätestens jetzt mitbekommen, dass es dir mit deiner Forderung ernst ist.

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Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen

Als Gläubiger hast du ab dem Zahlungsverzug das Recht, deine Mahnkosten in Rechnung zu stellen. Du kannst also zum einen deine Mahngebühren (z. B. für Porto und Briefkuverts), zum anderen aber auch die Verzugszinsen berechnen. Deine Forderung wird mit 5 oder 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verzinst – und diese Zinsen muss dir der Schuldner zahlen.

Lies in unseren Beiträgen „Mahngebühren berechnen“ und „Verzugszinsen berechnen“, wie du die Beträge korrekt ermittelst.

Kunde zahlt trotz Mahnung nicht: Inkasso beauftragen

Ignoriert der Schuldner deine Mahnschreiben und zahlt immer noch nicht, leitest du weitere Schritte ein. Jetzt kannst du beispielsweise ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses übernimmt für dich die Eintreibung deiner Außenstände und hat dafür ein breites Portfolio an Möglichkeiten zur Verfügung, vom Versand von Mahnschreiben über Anrufe bis hin zu persönlichen Besuchen vor Ort.

Lies in unserem gesonderten Beitrag, worauf du achten solltest, wenn du ein Inkasso beauftragen möchtest.

Gerichtliches Mahnverfahren

Leider gibt es Fälle, in denen auch das Inkassounternehmen nicht weiterkommt. Dann wird es Zeit, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Dieses zielt darauf ab, einen Mahnbescheid und schließlich einen Vollstreckungsbescheid zu erwirken. Damit kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen, der beim Schuldner den Lohn oder auch Gegenstände pfändet, um deine Rechnung zu begleichen. Allerdings kann es ein langer Weg vom Mahnbescheid bis zum Vollstreckungsbescheid sein.

Welche Voraussetzungen du erfüllen musst und wie es funktioniert, erfährst du in unserem Artikel zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Forderungsmanagement zur Absicherung von Zahlungsausfällen

Ein umfangreiches Forderungsmanagement ist für dein Unternehmen wichtig, um deine Liquidität zu sichern. Es umfasst alle Maßnahmen rund um die Eintreibung deiner Außenstände. Dazu gehört viel mehr als nur der Versand von Mahnschreiben. Im Forderungsmanagement prüfst du etwa die Bonität neuer Kunden, behältst Zahlungsziele im Blick und leitest frühzeitig Maßnahmen ein, wenn Zahlungen ausbleiben. Zwei Möglichkeiten, dein Forderungsmanagement effizient abzuwickeln, stellen Factoring und Warenkreditversicherungen dar.

Stufen des Forderungsmanagements
Die vier Stufen, die zum Forderungsmanagement gehören

Factoring

Beim Factoring verkaufst du deine Forderungen an ein Factoringunternehmen. Es zahlt dir einen Großteil der Rechnungsbeträge aus und kümmert sich dann um das Forderungsmanagement rund um die angekauften Forderungen. Damit bekommst du einen richtigen Schub für deine Liquidität und musst dich um weniger Dinge selbst kümmern.

Lies in unserem Beitrag zum Factoring, wie es genau funktioniert und welche Vorteile es hat.

Warenkreditversicherung

Eine Warenkreditversicherung ist eine Versicherung gegen Zahlungsausfälle. Sie leistet, wenn dein Schuldner seine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, allerdings nicht in voller Höhe. Je nachdem, für welchen Tarif du dich entscheidest, erhältst du höchstens 90 Prozent des Rechnungsbetrags – den Rest bekommst du nur, wenn der Kunde doch noch zahlt.

Erfahre hier mehr dazu, wie die Warenkreditversicherung funktioniert.

Buchhaltungssoftware nutzen und rechtssicher mahnen

Das außergerichtliche Mahnwesen ist zwar sehr effektiv, kostet aber leider auch viel Zeit. Du kannst dir das Leben leichter machen, wenn du eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk nutzt. Damit behältst du die automatisch zugeordneten Zahlungen im Blick, siehst sofort, welche Rechnungen überfällig sind, und verschickst Zahlungserinnerungen und Mahnungen einfach auf Knopfdruck. 

So übersiehst du nie mehr offene Rechnungen und kannst frühzeitig weitere Maßnahmen wie ein Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Teste jetzt sevdesk und verschicke deine Mahnungen künftig einfach online.

Fazit zum Mahnwesen

Behalte immer im Blick, ob deine Kunden pünktlich zahlen, und verliere keine Zeit, wenn Zahlungen ausbleiben. Verschicke Mahnungen, beauftrage ein Inkasso oder leite das gerichtliche Mahnverfahren ein. Mit einem durchdachten und konsequenten Mahnwesen beugst du Zahlungsausfällen in vielen Fällen wirksam vor.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

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Alle Beiträge zum Thema Mahnwesen
Forderungsmanagement
1.3.2024 1:27 PM
Zahlungsverzug
1.3.2024 1:04 PM
Zahlungsaufforderung
1.3.2024 1:12 PM
Schuldnerverzug
1.3.2024 1:07 PM
Mahnung schreiben
1.3.2024 1:14 PM
Mahngebühren berechnen
1.3.2024 1:18 PM
Factoring
1.3.2024 1:33 PM
Verzugszinsen berechnen
1.3.2024 1:21 PM
Inkasso beauftragen
1.3.2024 1:29 PM
Warenkreditversicherung
1.3.2024 1:38 PM
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