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Zahlungsaufforderung schreiben einfach erklärt

Aktualisiert am
01
.
03
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2024

Als Unternehmer bist du darauf angewiesen, dass deine Rechnungen pünktlich bezahlt werden – ansonsten kommst du vielleicht selbst bald in Zahlungsschwierigkeiten bei deinen Lieferanten. Überschreitet ein Kunde die auf der Rechnung angegebene Zahlungsfrist, solltest du zügig eine Zahlungsaufforderung verschicken. In diesem Beitrag erfährst du, was du zur Zahlungsaufforderung wissen musst und wie du sie richtig schreibst.

Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Bei einer Zahlungsaufforderung handelt es sich um ein Schreiben, mit dem du den Schuldner daran erinnerst, dass noch Zahlungen offen sind. Dafür kommt es allerdings darauf an, wie du das Schreiben formulierst.

Wichtig: Möchtest du rechtlich gesehen den Zahlungsverzug herbeiführen, der dich beispielsweise dazu berechtigt, deine Mahnkosten in Rechnung zu stellen? Dann bezeichne die Zahlungsaufforderung als Mahnung und setze eine neue Zahlungsfrist, bis zu der der Schuldner zahlen muss. Tust du das nicht, hat das Schreiben mehr die Funktion einer Zahlungserinnerung und führt nicht zwingend den Schuldnerverzug herbei.

Hast du in deiner Rechnung jedoch ein Zahlungsziel angegeben, ist dein Kunde mit dem Ablauf des Datums automatisch in Verzug. Dann kannst du dein Schreiben auch als Zahlungsaufforderung bezeichnen.

Üblich sind insgesamt drei Schreiben bevor du weitere Schritte einleitest. Ist dein Kunde in Verzug, sind weitere Aufforderungen allerdings reine Kulanz und nicht vorgeschrieben.

Grafische Darstellung des Dreistufigen Mahnsystems - Welche Stufen durchläuft eine Mahnung?
Grafische Darstellung des Dreistufigen Mahnsystems
Merke dir: Mahnung statt Zahlungsaufforderung!

Hast du bei der Rechnungsstellung kein Zahlungsziel angegeben? Dann schicke nach Fälligkeit der Rechnung statt einer Zahlungsaufforderung besser eine Mahnung, damit der Verzug eintritt. Bei Angabe einer konkreten Zahlungsfrist auf der Rechnung ist das nicht zwingend erforderlich.

Zahlungsaufforderung, Mahnung und Zahlungserinnerung: die Unterschiede

Im Alltag werden die drei Begriffe Zahlungsaufforderung, Mahnung und Zahlungserinnerung oft synonym verwendet. Das ist jedoch nicht ganz korrekt.

Eine Zahlungsaufforderung stellt eine Aufforderung zur Zahlung der Forderung dar. Sie dient ebenso wie ein Mahnschreiben und eine Zahlungserinnerung zunächst dazu, einen Kunden an die fällige Rechnung zu erinnern. Sie unterscheiden sich allerdings mitunter in ihrer rechtlichen Wirkung.

Die Mahnung ist das einzige der drei Schreiben, das rechtlich konkret geregelt ist. In § 286 BGB heißt es, dass der Schuldner durch das Mahnschreiben in Zahlungsverzug gerät. Für die Zahlungserinnerung und -aufforderung ist diese rechtliche Wirkung nicht gesetzlich verankert. Deshalb solltest du als Gläubiger sicherheitshalber immer eine Mahnung schicken, wenn die Rechnung zwar fällig, aber der Schuldner noch nicht im Verzug ist.

Formal können alle drei Dokumente gleich aussehen. Wichtig ist aber, dass du eine Mahnung auch wirklich als "Mahnung" bezeichnest, wenn du anschließend weitere Schritte (wie ein gerichtliches Mahnverfahren) einleiten willst.

Diese Inhalte gehören in die Zahlungsaufforderung

Der Gesetzgeber macht keine konkreten Angaben dazu, welche Informationen deine Zahlungsaufforderung enthalten sollte. Hier einige Tipps für sinnvolle Inhalte:

  • Fordere deinen Kunden konkret dazu auf, die fällige Rechnung zu zahlen.
  • Beziehe dich auf die offene Forderung. Gib dafür die Nummer, das Datum und den Betrag der Rechnung an.
  • Setze eine neue Zahlungsfrist, bis zu der der Schuldner seine Rechnung zahlen muss.
  • Erwähne konkret, dass du bei Nicht-Zahlung weitere Schritte einleiten wirst.

Damit du deine Zahlungsaufforderung auch als Nachweis im gerichtlichen Mahnverfahren nutzen kannst, solltest du sie unbedingt schriftlich verschicken. Dafür bereitest du dir am besten eine Vorlage vor, die du dann nur noch mit den Kunden- und Rechnungsdaten füllen musst.

Wichtig: Betitel deine Zahlungsaufforderung am besten als Mahnung, damit es auch vom Gericht voll anerkannt wird.

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Wenn die Zahlungsaufforderung nicht hilft: gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Nach der Zahlungsaufforderung ist mit deinem Forderungsmanagement noch nicht Schluss: Die meisten Gläubiger verschicken noch weitere Mahnschreiben mit Mahngebühren. Zahlt der Kunde dann aber immer noch nicht, musst du härtere Geschütze auffahren.

Wenn die Forderung unstrittig ist, der Schuldner der Rechnung also nicht widersprochen hat, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das Gericht erlässt dann einen Mahnbescheid. Schon kurze Zeit später kannst du als Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen und deine Forderung vollstrecken lassen. Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zum gerichtlichen Mahnverfahren.

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Voraussetzung für das gerichtliche Mahnverfahren ist, dass sich dein Kunde im Zahlungsverzug befindet. Mit sevdesk verschickst du als Gläubiger rechtssichere Mahnungen ganz einfach mit nur wenigen Mausklicks.

Zahlungsaufforderung mit Buchhaltungssoftware automatisch erstellen

Wenn du jedes Mahnschreiben von Hand erstellen musst, kann das ganz schön viel Zeit verschlingen. Deshalb verzichten viele Unternehmer auf ein Forderungsmanagement – es geht im Alltag aus Zeitmangel einfach unter. Das kann deine Liquidität einer harten Probe unterziehen.

Mit der professionellen Buchhaltungssoftware von sevdesk siehst du immer auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind, und versendest automatisiert eine Zahlungsaufforderung. Erfahre mehr darüber, welche Funktionen sevdesk dir bietet.

Fazit zur Zahlungsaufforderung

Überschreiten Kunden das vereinbarte Zahlungsziel, solltest du zügig reagieren, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. Mit einer Zahlungsaufforderung erinnerst du sie daran, dass sie ihrer Zahlungspflicht nachkommen sollten. Alternativ kannst du auch gleich eine Mahnung verschicken, um den Zahlungsverzug herbeizuführen. Zögere nicht, weitere Schritte einzuleiten, wenn die Zahlungsaufforderung nicht zur Zahlung führt. Sonst verlierst du wertvolle Zeit.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Zahlungsaufforderung

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