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Gerichtliches Mahnverfahren einleiten: Ablauf, Mahnbescheid & Kosten

Aktualisiert am
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03
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2024
Holzhammer und Holzscheibe auf weißem Marmorhintergrund

Dein Kunde zahlt seine Rechnung nicht, obwohl du bereits mit einer oder mehreren Mahnungen dazu aufgefordert hast? Dann ist jetzt die Zeit gekommen, per gerichtlichem Mahnverfahren einen Mahnbescheid zu beantragen. Damit kannst du deine offenen Forderungen vom Gerichtsvollzieher eintreiben lassen. In diesem Beitrag erfährst du, wie das gerichtliche Mahnverfahren abläuft und mit welchen Kosten du rechnen musst.

Was ist ein gerichtliches Mahnverfahren?

Das gerichtliche Mahnverfahren dient der Durchsetzung der Geldforderungen und ist ein zivilrechtliches Gerichtsverfahren. Es ist nicht mit dem außergerichtlichen Mahnwesen durch das Unternehmen selbst, durch Rechtsanwälte oder Inkassobüros gleichzusetzen. Um das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, stellst du beim zuständigen Gericht einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids.

Allerdings gibt es einige Voraussetzungen, damit du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten kannst:

  • Dein Anspruch ist berechtigt und deine Leistung ist erbracht.
  • Deine Forderung ist durchsetzbar. Das wäre beispielsweise nicht der Fall, wenn bereits die Verjährung eingetreten wäre.
  • Die Forderung ist fällig und der Schuldner befindet sich im Verzug. Vor Ablauf der Zahlungsfrist und ohne erfolgte Mahnung kannst du gewöhnlich keinen Mahnbescheid beantragen.
  • Du kennst die Anschrift des Schuldners. Andernfalls kann der Mahnbescheid nicht öffentlich zugestellt werden.

Du musst im Mahnantrag die Forderung nicht nachweisen – es reicht die Angabe der Forderungshöhe und der zugehörigen Rechnungsnummer. Ob eine Forderung berechtigt ist oder nicht, entscheidet notfalls ein Gericht.

Gut zu wissen:

Deine Mahnungen musst du nicht zwingend schriftlich versenden, doch ist die Schriftform sinnvoll. So hast du einen Nachweis über die erfolgten Mahnungen, wenn du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten musst.

Mit sevdesk kannst du ganz einfach schriftliche Mahnungen verschicken.

Möchtest du dir gleich einen Überblick zu gerichtlichen Mahnverfahren verschaffen? In unserem Video erfährst du in wenigen Minuten das Wichtigste dazu:

Wann du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten solltest

Es gibt mehrere Fälle, in denen sich ein gerichtliches Mahnverfahren lohnt:

  • Du hast deinem Kunden bereits Mahnungen geschickt. Es ist jedoch weder eine Reaktion noch eine Zahlung erfolgt.
  • Du wartest schon länger auf die Zahlung deiner Rechnung und die Verjährung steht kurz bevor. Das ist in der Regel nach drei Jahren der Fall. Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren wird die Verjährung ausgesetzt.
  • Du rechnest nicht mit Widerspruch des Antragsgegner. Bei strittigen Forderungen hingegen ist das gerichtliche Mahnverfahren meist nicht erfolgreich – dann bleibt dir noch der Klageweg vor dem Prozessgericht. Eine strittige Forderung liegt vor, wenn der Schuldner der Meinung ist, nicht bezahlen zu müssen, weil er mit deiner Leistung nicht zufrieden ist.

Der Antrag beim Mahngericht lohnt sich auch dann, wenn der Kunde zahlungsunfähig ist. Denn: Ist der Mahnbescheid erfolgreich, so erhältst du einen 30 Jahre gültigen Vollstreckungstitel. Das bedeutet, dass du künftig sogar Wertgegenstände oder den Lohn des Kunden pfänden lassen kannst. Sehr viele Betroffene reagieren spätestens mit Erhalt des Mahnbescheides. Schließlich wird eine Lohn- oder Kontopfändung weitere Probleme verursachen.

Tipp: Nutze unsere Mahnungsvorlage

Viele gerichtliche Mahnverfahren lassen sich durch ein außergerichtliches Mahnverfahren vermeiden. Sobald sich dein Kunde im Zahlungsverzug befindet, solltest du daher Mahnungen verschicken. Lade dafür einfach unsere kostenlose Mahnungsvorlage herunter – damit klappt es schnell und einfach.

Kostenlose Mahnungsvorlage von sevdesk zum Download für Word und Excel
Mahnungsvorlage zum Download

So läuft ein gerichtliches Mahnverfahren ab

Ehe du einen Mahnbescheid beantragst, wirst du es vermutlich mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, einer zweiten oder gar dritten Mahnung oder einem persönlichen Anruf beim Schuldner versuchen. Zahlt er deine Geldforderung dennoch nicht, kannst du mit einem gerichtlichen Mahnverfahren einen Mahnbescheid beantragen. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid vom Amtsgericht nicht, so darfst du die Forderung per Vollstreckungsbescheid durchsetzen.

Der Vollstreckungstitel erlaubt dir, das Gehalt oder diverse Wertgegenstände des Kunden zu pfänden. Einen Mahnbescheid zu beantragen, ist nicht schwierig – das kannst du in wenigen Minuten von zu Hause aus erledigen.

Darstellung des Ablaufs eines gerichtlichen Mahnverfahrens anhand unterschiedlicher Gruppen
Ablauf eines gerichtlichen Mahnverfahrens

1. Schritt: Mahnbescheid beantragen

Möchtest du einen Mahnbescheid beantragen, solltest du dich vorab umfangreich informieren. Die wichtigsten Infos geben wir dir im Folgenden:

  • Wo finde ich den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids?
    Die deutschen Mahngerichte stellen dir einen offiziellen „Online-Mahnbescheid“ zur Verfügung, den du online aufrufen kannst. Hier musst du nur das Bundesland auswählen, in dem du deinen Sitz hast. Der Online-Antrag ist schnell ausgefüllt, denn du musst nur einige Informationen zu deinem Schuldner, deiner Person und deiner Forderung eintragen. Alternativ stellst du den Antrag mit einem amtlichen Vordruck in Papierform.
  • Wer darf einen Mahnbescheid beantragen?
    Einen Mahnbescheid darf jeder beantragen, der eine überfällige Forderung gegenüber einem Kunden hat und diesen Schuldner in Verzug gesetzt hat.
  • Was brauche ich für die Beantragung?
    Für den Antrag brauchst du abgesehen vom richtigen Formular keine besonderen Unterlagen oder Nachweise. Du benötigst allerdings eine aktuelle Anschrift des Schuldners sowie Informationen zu deiner Forderung (z. B. deren Höhe). Falls du den Antrag direkt online stellen willst, ist ein Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion erforderlich.
  • Wo muss ich den Vordruck einreichen?
    In jedem Bundesland gibt es ein zentrales Mahngericht, das für deinen Mahnantrag zuständig ist. Wo du deinen Vordruck einreichen kannst, erfährst du in der Übersicht der Mahngerichte. Wenn du den Mahnantrag online ausfüllst, wird er automatisch richtig adressiert.
  • Welche Formalitäten sind bei einem Mahnantrag zu beachten?
    Damit du erfolgreich einen Mahnbescheid beantragen kannst, sollte die Forderung berechtigt und unbestritten sein. Für einen formal korrekten Antrag müssen alle nötigen Informationen vorhanden sein. Dazu gehören die Kontaktdaten des Antragstellers und des Schuldners sowie gegebenenfalls deines Prozessbevollmächtigten, Informationen zur Art des Mahnverfahrens, Angaben zu deiner Forderung und den Auslagen für das Mahnverfahren. Außerdem solltest du eine elektronische Signatur verwenden.
  • Welche Fristen muss ich beachten?
    Zum einen muss deine Forderung fällig und der Kunde im Verzug sein, damit du den Antrag stellen kannst. Außerdem darf die Verjährung noch nicht eingetreten sein (in der Regel nach drei Jahren).

Das zuständige Gericht prüft deinen eingereichten Antrag lediglich auf formale Fehler. Sind keine vorhanden, erlässt es den Mahnbescheid und stellt ihn dem Schuldner zu.

Gut zu wissen:

Kennst du die Adresse deines Kunden nicht bzw. unterreichst ihn an der dir bekannten Adresse nicht, kannst du auch ein Inkassounternehmen beauftragen, die Adresse zu recherchieren und deine Forderung einzutreiben.

2. Schritt: Reaktion der Gegenseite abwarten

Der Antragsgegner hat ab der Zustellung zwei Wochen Zeit, um auf den zugestellten Mahnbescheid zu reagieren. Je nachdem, wie diese Reaktion ausfällt, kommen auf dich unterschiedliche Folgen zu:

Reaktion Folge
Dein Kunde zahlt die Rechnung. Wenn dein Kunde die Forderung bezahlt, ist die Sache erledigt und das Mahnverfahren abgeschlossen.
Dein Kunde legt Widerspruch ein. Legt der Schuldner innerhalb von zwei Wochen Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO), geht das gerichtliche Mahnverfahren automatisch in ein Gerichtsverfahren über, wenn das Gericht die Zulässigkeit des Widerspruchs und die Berechtigung der Forderung feststellt. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem du deine Forderung beweisen musst. Für den Klageweg beim Prozessgericht ziehst du am besten einen Rechtsanwalt zurate. Der kann dich dabei unterstützen, Widersprüche zu entkräften, die erforderlichen Nachweise einzureichen und einen Vollstreckungsbescheid durchzusetzen.
Dein Kunde reagiert gar nicht. Meldet sich der Kunde nicht und erhebt auch keinen Widerspruch, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen.

3. Schritt: Vollstreckungsbescheid beantragen

Allein mit dem zugestellten Mahnbescheid kommst du noch nicht an dein Geld. Damit du den Gerichtsvollzieher bestellen kannst, musst du zuerst einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dafür hast du ab der Zustellung an den Schuldner sechs Monate Zeit.

Du darfst den Antrag allerdings frühestens zwei Wochen nach der Zustellung des Mahnbescheids beantragen, weil dem Kunden ja noch Zeit für die Zahlung oder den Widerspruch eingeräumt wird. Du bekommst dann einen Vollstreckungstitel. Dieser weist eine Gültigkeit von 30 Jahren auf.

4. Schritt: Zwangsvollstreckung durchführen lassen

Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kann dein Schuldner binnen zwei Wochen Widerspruch einlegen. Diese Frist musst du ebenfalls abwarten, bevor du die Zwangsvollstreckung in Auftrag geben kannst. Legt dein Kunde Widerspruch ein, mündet das gerichtliche Mahnverfahren wiederum in einen Gerichtsprozess.

Legt der Antragsgegner keinen Widerspruch ein, kannst du endlich einen Gerichtsvollzieher bestellen. Es folgen Geld- und Kontopfändungen oder die Pfändung von Wertgegenständen.

Mit diesen Kosten musst du beim gerichtlichen Mahnverfahren rechnen

Ist der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim Amtsgericht angekommen, werden Gerichtskosten für das gerichtliche Mahnverfahren fällig. Die Höhe richtet sich nach dem Streitwert, also nach der Höhe deiner Forderung. Wie viel du zahlen musst, kannst du mit diesem Kostenrechner ermitteln. Bei einer Forderung von 1.000 Euro liegen die Gerichtskosten bei 36 Euro. Beträgt sie 8.000 Euro, steigen die Kosten auf 112 Euro.

Leider musst du die Mahnbescheid-Kosten selbst bezahlen. Sollte das Gericht den Antrag ablehnen, bekommst du die Gebühr nicht zurück. Bei einem erfolgreichen Verlauf darfst du die Kosten des Mahnverfahrens von deinem Kunden in Form eines Verzugsschadens zurückverlangen.

Kannst du die Kosten nicht selbst tragen, beantragst du beim Gericht Prozesskostenhilfe. Dann besteht die Chance, dass die Kosten übernommen werden.

Tipp: Offene Rechnungen immer im Blick

Die Kosten für das gerichtliche Mahnverfahren kannst du unter Umständen vermeiden, indem du fortlaufend den Überblick über deine offenen Posten behältst und deine Kunden rechtzeitig an ihre fälligen Rechnungen erinnerst. Das funktioniert am einfachsten mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk.

Das europäische Mahnverfahren

Befindet sich der Schuldner mit seinem Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in einem anderen EU-Mitgliedstaat (außer Dänemark), so kannst du ein europäisches Mahnverfahren durchführen, auch europäischer Zahlungsbefehl genannt.

Diese Art des Verfahrens kommt überwiegend für Forderungen über 5.000 Euro infrage. Für niedrigere Beträge gibt es alternativ das europäische Verfahren für geringfügige Forderungen. Den Titel, den du über das EU-Mahnverfahren erhältst, ist in der gesamten EU gültig.

Auch hier kann der Antrag ohne einen Anwalt gestellt werden. Die Kosten des Gerichtsverfahrens hängen von den jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften ab. In Deutschland kommt es beispielsweise auf die Höhe der Forderung an.

Mahnverfahren mit Buchhaltungssoftware rechtssicher vorbereiten

Damit du das Antragsformular für das gerichtliche Mahnverfahren richtig ausfüllen kannst, benötigst du genaue Informationen zu der offenen Forderung, den Verzugstagen und den angefallenen Mahnkosten. Stellst du deine Buchhaltung auf ein professionelles Fundament, musst du im Falle eines Zahlungsverzugs nicht erst aufwendig die nötigen Daten zu deiner Forderung zusammentragen. Nutze daher eine Buchhaltungssoftware, um den Überblick über deine Rechnungen und dein betriebliches Mahnwesen zu behalten.

Mit sevdesk siehst du immer, welche Forderungen fällig sind, verschickst Mahnungen auf Knopfdruck und hast für ein eventuell erforderliches gerichtliches Mahnverfahren gleich die passenden Daten zum Antragsgegner und der Forderung parat.

sevdesk Desktop Übersicht über offene Rechnungen und Rechnungsstatus in sevdesk
Offene Posten in sevdesk

Fazit zum gerichtlichen Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist für dich eine gute und einfache Möglichkeit, um eine Geldforderung zunächst ohne Klageverfahren einzutreiben. Das kannst du selbst erledigen oder einen Prozessbevollmächtigten damit beauftragen, z. B. einen Anwalt oder ein Inkassobüro. Oft entscheidet sich der Antragsgegner schon durch diesen Druck für die Zahlung. Erhebt er allerdings Widerspruch, musst du ein Klageverfahren vor dem zuständigen Prozessgericht anstrengen, um zu deinem Geld zu kommen.

Häufig gestellte Fragen zum gerichtlichen Mahnverfahren

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