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Mahngebühren berechnen: So geht's richtig

Aktualisiert am
01
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03
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2024
Weißer Taschenrechner auf einem Tisch zusammen mit Stiften und einer Tastatur

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, ist das einfach nur lästig. Mahnschreiben zu verschicken, kostet Zeit und auch Geld, beispielsweise für das Porto. Für diesen finanziellen Schaden kannst du Mahngebühren berechnen. Wie das funktioniert, wann es erlaubt ist und wie du die Mahngebühren richtig berechnest, erfährst du in diesem Beitrag.

Was sind Mahngebühren?

Mahngebühren darfst du immer dann berechnen, wenn dein Kunde sich bereits im Zahlungsverzug befindet. Du kannst dir damit den Verzugsschaden bzw. die Kosten für deine Mahnungen ersetzen lassen. Diese entstehen z.B. durch das Briefpapier, den Umschlag und das Porto für den Versand des Mahnschreibens.

Wichtig zu wissen: Die Arbeitszeit von dir oder deinen Mitarbeitern darfst du bei den Mahngebühren nicht berücksichtigen.

Was du bei Mahnungen alles beachten musst, erklären wir dir in unserem Ratgeber-Artikel zum Mahnung schreiben.

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Unterschied zwischen Mahngebühren und Verzugszinsen

Der Verzugsschaden hat noch eine andere Komponente – nämlich die dir entgangenen Zinsgewinne, wenn du das Geld für die unbezahlte Rechnung angelegt hättest. Dieser Schaden entsteht dir für jeden Tag, an dem die Zahlung überfällig ist.

Um die Verzugszinsen zu berechnen, ziehst du nach § 288 BGB den Basiszinssatz heran. Für Verbraucher liegt der Zinssatz für die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszins, für Geschäftsleute 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank.

Bist du unsicher, wie die Berechnung mit dem Basiszins genau funktioniert? In unserem Beitrag zeigen wir dir, wie du die Verzugszinsen berechnest.

Unterschied zwischen Mahngebühren und Säumniszuschlägen

Mit einem Säumniszuschlag berechnen Behörden ihre Mahngebühren, wenn du dich selbst im Zahlungsverzug befindest, beispielsweise weil du vergessen hast, deine Einkommensteuernachzahlung pünktlich zu überweisen.

In der Interaktion von Unternehmen bzw. Unternehmen und Kunden haben Säumniszuschläge keine Relevanz.

Ab wann du Mahngebühren berechnen darfst

Mahngebühren darfst du erst berechnen, wenn sich der Schuldner in Zahlungsverzug befindet. Das kann auf verschiedenen Wegen passieren:

  • Du hast ein Zahlungsziel bzw. einen klaren Zeitpunkt zur Bezahlung in der Rechnung angegeben, aber der Kunde hat nicht innerhalb dieser Frist gezahlt.
  • Du hast eine Mahnung verschickt und deinen Kunden so noch einmal zur Zahlung aufgefordert.
  • Die Rechnung ist seit über 30 Tagen fällig (bei Unternehmern) bzw. hast du den Kunden in der Rechnung auf diese Frist hingewiesen (bei Privatpersonen).

Sobald einer dieser Fälle eingetreten ist, darfst du Mahnkosten berechnen. 

Du möchtest mehr zu den Voraussetzungen wissen? Lies in unserem Beitrag nach, wann der Zahlungsverzug eintritt.

In der Praxis verzichten die meisten Unternehmen im ersten Schritt noch auf Mahngebühren und schicken zunächst eine "kostenlose" Zahlungserinnerung bzw. Mahnung.

Grafische Darstellung des Dreistufigen Mahnsystems - Welche Stufen durchläuft eine Mahnung?
Grafische Darstellung des Dreistufigen Mahnsystems

Wie hoch Mahngebühren sein dürfen

Die Höhe der Mahngebühren lässt sich nicht pauschal angeben – klare gesetzliche Vorgaben zu den Mahnkosten fehlen nämlich. Wie hoch die Mahngebühren sein dürfen, hat die deutsche Gesetzgebung inzwischen zumindest ein wenig konkretisiert:

  • Du darfst lediglich den tatsächlichen Aufwand berechnen und dir keine Mahngebühren ausdenken. Infrage kommen die Mahnkosten für das Briefpapier, die Umschläge und das Porto, nicht jedoch für deine Arbeitszeit oder den Verwaltungsaufwand.
  • Die Höhe der Mahnkosten muss angemessen sein.
  • Von der Rechtsprechung anerkannt werden im Regelfall 2 bis 3 Euro, in Ausnahmefällen bis zu 5 Euro. Höhere Beträge haben Gerichte bereits abgewiesen. Auch wenn es in deinen AGB hinterlegt ist, darfst du nicht pauschal höhere Mahnkosten in Rechnung stellen.

In einem BGH-Urteil (Az. VIII ZR 95/18 vom 26. Juni 2019) wurde eine Mahnpauschale von 2,50 Euro als unzulässig angesehen. Die tatsächlichen Mahnkosten betrugen in dem Fall nämlich lediglich 0,76 Euro. Du solltest also im Zweifelsfall immer in der Lage sein, dem Schuldner die Höhe deiner Mahngebühren detailliert zu erklären.

Tipp: Mahnkosten pauschal berechnen

Ist der Schuldner ein Geschäftskunde oder eine öffentliche Behörde? Dann darfst du nach Ablauf des Fälligkeitsdatums unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro berechnen (§ 288 Abs. 5 BGB). Die tatsächlichen Mahnkosten sind in diesem Fall egal.

Inkassokosten erstatten lassen

Lässt der Schuldner die Zahlungsfrist deiner Mahnungen verstreichen, kannst du dein Geld mithilfe eines Inkassounternehmens oder Anwalts eintreiben. Die Inkassokosten kannst du dir in den meisten Fällen von deinem Kunden zurückholen.

Wie das funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zur Beauftragung eines Inkassos.

Beispiele: Mahngebühren berechnen

In welcher Höhe du Mahngebühren berechnen kannst, hängt von deinen tatsächlichen Kosten und dem Schuldner selbst ab. Unsere zwei Beispiele zeigen dir, wie es funktioniert.

Beispiel 1: Rechnung an eine Privatperson

Für eine Mahnung fallen bei dir Kosten in Höhe von 0,88 Euro an:

0,02 Euro Bogen Briefpapier

0,01 Euro Briefkuvert

0,85 Euro Porto

----------------------------

0,88 Euro Mahngebühren

Zusätzlich zum Rechnungsbetrag darfst du also nur 0,88 Euro an Mahngebühren berechnen.

Beispiel 2: Rechnung an ein Unternehmen oder eine Behörde

In diesem Beispiel sind die Ausgaben für die Mahnungen immer noch die gleichen. Dennoch darfst du für deine Mahnkosten eine Pauschale von 40 Euro zusätzlich zum Rechnungsbetrag in Rechnung stellen.

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Fazit zur Berechnung der Mahngebühren

Am besten rechnest du einmal genau aus, welche Kosten eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung bei dir verursacht. So kannst du die Mahngebühren einmalig festlegen und diesen Betrag künftig immer verwenden (zumindest bis zur nächsten Portoanpassung). Auf diese Weise ist es einfach, die Mahngebühren richtig zu berechnen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Mahngebühren berechnen

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