Forderungsmanagement: So vermeidest du wirkungsvoll Zahlungsausfälle
Was passiert, wenn ein Kunde nicht zahlt? Du schreibst eine Zahlungserinnerung und später eine Mahnung. Leider reicht das manchmal nicht. Um dein Unternehmen erfolgreich zu führen und Zahlungsausfälle zu vermeiden, ist ein effektives Forderungsmanagement notwendig. Dieses beginnt schon bei der Vertragsgestaltung mit deinen Kunden und endet erst, wenn du dein Geld erhalten hast. Was du bei deinem Forderungsmanagement beachten musst, erfährst du in diesem Artikel.
Definition: Was ist das Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement gilt als professionelles Mahnwesen mit dem Ziel, die Liquidität deines Unternehmens zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Das Forderungsmanagement ist Teil des innerbetrieblichen Rechnungswesens.
Im Kern erfasst und ordnest du hier deine offenen Forderungen. Kommt es zu einem Zahlungsverzug, erinnerst du den Kunden an seine Zahlungspflicht. Zum Forderungsmanagement zählen also alle Aufgaben, die in Verbindung mit der Zahlung deiner erbrachten Leistungen und gelieferten Waren anfallen. Das schauen wir uns gleich noch im Detail an.
Das Forderungsmanagement besteht aus mehreren Stufen:
- Mahnwesen
Teil des Forderungsmanagements ist das Mahnwesen. Dieses ist stufenweise aufgebaut und erinnert deine Debitoren mit zunehmender Dringlichkeit an ihre Außenstände. - Inkasso
Wenn das Mahnverfahren keinen Erfolg bringt, kommt es zum Inkasso. Damit kannst du einen externen Partner (Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt) beauftragen. Diese Unternehmen treiben die Schulden ein, verursachen aber Kosten für den Schuldner. Das Inkasso geht bis hin zur Beantragung eines Mahnbescheids und schließlich eines Vollstreckungsbescheids, mit dem du die Außenstände eintreiben kannst.
Allerdings beginnt ein effizientes Forderungsmanagement nicht erst mit dem Eintreiben von Forderungen bei Überschreitung des Zahlungsziels. Am Anfang steht vielmehr die Prüfung der Bonität des Kunden. Das Ganze nennt sich auch Debitorenmanagement und umfasst alle Abläufe innerhalb des Rechnungswesens. So sollen Forderungsausfälle schon von Anfang an vermieden werden. Auch ein gutes Vertragsmanagement kann Teil des Forderungsmanagements sein.
Welche Aufgaben das Forderungsmanagement übernimmt
Das Forderungsmanagement beruht auf einer Vielzahl einzelner Aufgaben:
- Bonitätsprüfung: Mit einer Bonitätsprüfung überprüfst du die Kreditwürdigkeit deines Geschäftspartners. Die notwendigen Informationen erhältst du beispielsweise aus Geschäftsberichten und Jahresabschlüssen, von der Schufa, dem Portal der Insolvenzbekanntmachungen oder von Wirtschaftsauskunfteien.
- Vertragsgestaltung: Beuge Zahlungsausfällen vor, indem du bei der (am besten schriftlichen) Vertragsgestaltung die Zahlungsziele kurzhältst und Kreditsicherungsmittel wie einen Eigentumsvorbehalt oder eine Sicherungsübereignung nutzt. Auch die Wahl der Zahlungsbedingungen kann so geregelt werden.
- Rechnungsstellung: Stelle deine Rechnung zügig nach der Leistungserbringung. Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, um einem Zahlungsverzug wegen einer notwendigen Rechnungskorrektur vorzubeugen.
- Zahlungsabwicklung: Ordne die Zahlungseingänge regelmäßig den Forderungen zu und behalte die Zahlungsbereitschaft deiner Kunden im Blick. So kannst du das Risiko deiner Debitoren immer wieder neu bewerten und bei Bedarf z.B. Zahlungsfristen verkürzen.
- Mahnverfahren und Inkasso: Der größte Erfolgsfaktor im Mahnwesen ist Konsequenz. Auch wenn du die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten möchtest, solltest du bei einem Zahlungsverzug nach dem Fälligkeitsdatum zügig eine Zahlungserinnerung und dann in festgelegten Abständen Mahnschreiben verschicken – auch wenn du den Kunden persönlich gut leiden kannst. Schaltest du einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro ein, stelle sicher, dass du in engem Austausch bleibst.
- Informationsmanagement: Das Informationsmanagement zeigt dir, ob dein Debitorenmanagement richtig aufgestellt ist und wie groß das Risiko von Forderungsausfällen ist. Sammle hier also immer wieder wichtige Details zu deinen Kunden.
Wie das Forderungsmanagement abläuft
Zunächst einmal musst du wissen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Im Forderungsmanagement erfasst du daher all deine offenen Forderungen, etwa in einer OPOS-Liste. Immer wenn eine Zahlung eingeht, kannst du den Eintrag aus der Liste entfernen. Überprüfe und aktualisiere diese Liste am besten einmal pro Woche.
Wenn du siehst, dass Zahlungsziele überschritten wurden, verschickst du Zahlungserinnerung oder Mahnungen. So gibst du deinem Kunden noch einmal die Chance, seine Rechnung zu begleichen. Rein rechtlich gesehen müsstest du das jedoch gar nicht, wenn du auf deiner Ausgangsrechnung ein Zahlungsziel angegeben hast.
Bringen diese nichts, solltest du zeitnah ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung der Forderung beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten und einen Mahnbescheid und gegebenenfalls einen Vollstreckungsbescheid erwirken.
Du willst mehr Überblick über deine offenen Posten – und das ohne ständig deine Excel-Datei zu aktualisieren? Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevDesk ist das kein Problem! Dort siehst du tagesaktuell deine noch unbezahlten Rechnungen mit ihren Zahlungsfristen und weißt so genau, wo du tätig werden musst.
Weshalb ein Forderungsmanagement nötig ist
Jedes Unternehmen sollte ein professionelles Forderungsmanagement führen. Der Grund ist einfach: Forderungsausfälle bedeuten, dass du selbst irgendwann deinen Zahlungspflichten gegenüber deinen Lieferanten nicht mehr nachkommen kannst. Häufen sich die Zahlungsausfälle, kann der hohe Forderungsbestand sogar bis hin zu deiner eigenen Insolvenz führen. Mit einem professionellen Forderungsmanagement sicherst du deine eigene Liquidität.
Typische Maßnahmen im Forderungsmanagement
Wenn Mahnungen keinen Erfolg bringen, heißt es für dich tätig zu werden und weitere Schritte einzuleiten. Folgende Maßnahmen können dich dabei vor einem endgültigen Zahlungsausfall bewahren.
Inkasso
Inkasso bezieht sich auf den Prozess der Eintreibung von ausstehenden Forderungen. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen, entweder intern durch das Unternehmen selbst oder durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Das Inkasso umfasst die Kommunikation mit säumigen Kunden, die Verhandlung von Ratenzahlungsvereinbarungen und gegebenenfalls die Einleitung rechtlicher Schritte, um die offenen Beträge einzutreiben.
Du willst wissen, wie genau das funktioniert? Dann lies jetzt unseren Detailartikel zum Inkasso beauftragen.
Factoring
Factoring ist eine Finanzdienstleistung, bei der ein Unternehmen seine offenen Forderungen an ein Factoring-Unternehmen verkauft, um sofortige Liquidität zu erhalten. Das Factoring-Unternehmen zahlt dem ursprünglichen Unternehmen einen Teil des Forderungsbetrags im Voraus und übernimmt die Verantwortung für die Einziehung der Forderungen von den Kunden. Factoring kann Unternehmen helfen, ihre Cashflow-Probleme zu lösen und das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren.
Mehr Details dazu bekommst du in unserem Artikel zum Factoring.
Warenkreditversicherung
Eine Warenkreditversicherung ist eine Versicherungspolice, die Unternehmen gegen das Risiko von Zahlungsausfällen durch Kunden schützt. Wenn ein Kunde nicht zahlen kann oder in Insolvenz geht, erstattet die Warenkreditversicherung dem Unternehmen einen Teil oder den gesamten ausstehenden Betrag. Dies hilft Unternehmen, ihre Forderungsausfälle zu minimieren und ihre finanzielle Stabilität zu wahren.
Was du dabei beachten solltest, erklären wir dir im Detail in unserem Artikel zur Warenkreditversicherung.
Kennzahlen im Forderungsmanagement
Die Kennzahlen zeigen dir auf, wie erfolgreich dein Forderungsmanagement ist. Wie die Berechnung solcher Kennzahlen und die Aussage dazu aussehen, zeigen wir dir anhand der nachstehenden Tabelle:
Forderungsmanagement outsourcen: intern oder extern erledigen?
Grundsätzlich führst du dein Debitorenmanagement selbst, denn du kennst deine Kunden am besten. Du kannst aber bei Bedarf externe Dienstleister ins Boot holen, die dir diesen Bereich ganz oder teilweise abnehmen. Der Standardfall bei den meisten kleinen und mittleren Unternehmen dürfte sein, dass sie ihre offenen Posten zwar selbst verwalten und auch das Mahnwesen selbst übernehmen. Sobald jedoch ein Zahlungsausfall droht, beauftragen sie ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt mit der Eintreibung der Forderung.
Auch ein Factoring-Vertrag kann für dich eine sinnvolle Option sein. Dabei kümmert sich dein Factoring-Anbieter vollständig um das Forderungsmanagement – zieht dafür aber Gebühren ab. So kannst du selbst entscheiden, ob du beim Forderungsmanagement nur ein wenig Unterstützung brauchst oder dich gar nicht selbst darum kümmern möchtest.
Fazit zum Forderungsmanagement
Nun weißt du, wie du ein effektives Forderungsmanagement betreibst. Wenn du dich immer an die einzelnen Punkte hältst und deine Debitorenbuchhaltung, den Forderungsbestand und deine Kunden im Blick hast, sollte es im besten Fall gar nicht erst zu Forderungsausfällen kommen. Unsere Buchhaltungssoftware kann dir dabei einiges an Arbeit abnehmen.
Und mit etwas Glück musst du dich also mit der Vollstreckung offener Forderungen nicht beschäftigen.
