Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen – So geht’s ganz einfach

Definition: Was ist die EÜR?

Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung für Selbstständige und Kleinunternehmer. Mit ihr berechnest du leicht und transparent pro Geschäftsjahr, ob deine Einnahmen die Ausgaben übersteigen und du somit Gewinn erzielt hast oder Verluste verbuchen musst. Du rechnest also:

Gewinn / Verlust = Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben

Und das war's schon. Auf dieser Basis berechnet das Finanzamt dann deine Steuern. Das bedeutet für dich:

• Es ist sehr wichtig, dass deine EÜR keine Fehler enthält
• Wenn du alles richtig angibst, kannst du Steuern sparen.

Deine Einnahmenüberschussrechnung fügst du als Anlage EÜR deiner jährlichen Steuererklärung bei. So kann das Finanzamt direkt nachvollziehen, wie sich deine Einnahmen und Ausgaben zusammensetzen und woher sie stammen. Der große Vorteil gegenüber der Bilanz bzw. doppelten Buchführung ist, dass du hier sehr viel weniger Aufwand hast.

Du hast keine Lust zu lesen? Dann hol dir alle wichtigen Infos im Video:

Wer darf bzw. muss eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen?

In der Regel ist jedes Unternehmen buchführungspflichtig und muss eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Manche sind jedoch davon befreit. Ob du die Einnahmenüberschussrechnung zur Gewinnermittlung deines Geschäftsbetriebs nutzen darfst, hängt von der Unternehmensform sowie ggf. Gewinn und Umsatz deines Unternehmens ab. Folgende Unternehmer sind nach § 4 Abs. 3 EStG zur Abgabe der EÜR als Gewinnermittlungsart berechtigt:

* Diese Grenzen sind vom Gesetzgeber festgelegt und beziehen sich immer auf zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre.

Wechsel der Gewinnermittlungsart

Du hast es schon gelesen: Bist du Gewerbetreibender, musst du besonders auf bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen achten. Wird nur eine dieser beiden Grenzen überschritten, bist du zur doppelten Buchführung (nach Steuerrecht § 141 AO) verpflichtet. Du erhältst dann Post vom Finanzamt und wirst dazu aufgefordert, für das kommende Geschäftsjahr deinen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu machen.

Unterliegst du mit deinem Unternehmen nicht der Buchführungspflicht, darfst du als Gewinnermittlungsmethode die Einnahmenüberschussrechnung nutzen.

Wenn du berechtigt bist, eine EÜR zu erstellen, hast du immer auch das Wahlrecht, freiwillig die doppelte Buchführung zu machen und eine Bilanz einzureichen. In dem Fall darfst du dann keine EÜR mehr erstellen.

Andersrum geht der Wechsel natürlich auch: Wenn du die Bedingungen erfüllst, kannst du zur Einnahmenüberschussrechnung wechseln.

Gut zu wissen: Änderst du deine Art der Gewinnermittlung, musst du immer darauf achten, dass du Geschäftsvorfälle nicht doppelt erfasst und daher einen Übergangsgewinn berechnen. 

Wann und wie muss die EÜR eingereicht werden?

In der Regel musst du deine EÜR bis zum Stichtag 31. Juli des Folgejahres online über ELSTER an das für dich zuständige Finanzamt übermitteln. Versäumst du diese Frist, musst du mit Versäumniszuschlägen rechnen.  

Lässt du deine Buchführung von einem Steuerberater machen, genießt du ein Sonderrecht. In diesem Fall reicht es, wenn die Steuererklärung bis spätestens 28. Februar des übernächsten Jahres beim Finanzamt eintrifft. 

Infolge der Corona-Pandemie hat es in beiden Fällen Verschiebungen der Abgabefristen für die Steuerjahre 2022 und 2023 gegeben:

Solltest du bereits frühzeitig wissen, dass du die Frist zur Abgabe der EÜR nicht einhalten kannst, hast du die Möglichkeit, eine Fristverlängerung zu beantragen. Der Aufschub kann theoretisch bis zum 31. Dezember des Folgejahres reichen – das ist aber Ermessenssache des Sachbearbeiters. Eine Garantie, dass das zuständige Finanzamt dir diese Fristverlängerung gewährt, gibt es daher nicht.

Übrigens: Es gibt noch mehr Termine, die du als Selbstständige oder Selbstständiger im Blick haben solltest. Welche das sind, zeigen wir dir hier: Steuertermine 2024. 

Aufbau der EÜR: Welche Informationen gehören hinein?

Der Aufbau der Einnahmenüberschussrechnung richtet sich nach dem amtlichen Formular „Anlage EÜR“. Dieses ist nämlich Pflicht, wenn du deine Betriebseinnahmen und -ausgaben im Rahmen der Steuererklärung gegenüber den Finanzbehörden erklären willst. Im Detail sieht der Aufbau wie folgt aus:

Eine ausführliche Ausfüllhilfe für die einzelnen Zeilen findest du in diesem Artikel: Anlage EÜR.

Neben der Anlage EÜR gibt es noch weitere Anlagen, die du je nach Unternehmen bei deiner Steuererklärung mit einreichen musst:

Weitere Anlagen zur Anlage EÜR

Kostenlose EÜR Vorlage

Du kannst deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ganz einfach in Excel erstellen. Hierzu eignet sich beispielsweise unsere kostenlose EÜR-Vorlage zum Download. Du trägst hier einfach deine Betriebseinnahmen und -ausgaben ein und sieht am Ende direkt deinen Gewinn.

Allerdings musst du in der Vorlage deine gesamten Einnahmen und Ausgaben händisch notieren, weshalb eine EÜR-Software die bessere Wahl sein kann.

Was ist das Zufluss und Abflussprinzip?

Bevor wir uns nun genau angucken, wie du deine Einnahmenüberschussrechnung erstellst, fehlt noch ein wichtiger Punkt: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG). Danach darfst du Einnahmen und Ausgaben erst dann berücksichtigen, wenn das Geld auch auf deinem Konto eingegangen bzw. davon abgegangen ist. 

Beispiel: Du erledigst für einen Kunden im Dezember einen Auftrag und erstellst dafür im gleichen Monat eine ordnungsgemäße Rechnung. Bezahlt wird diese Rechnung aber vom Kunden aufgrund des Zahlungsziels erst im Januar.

Nach dem Zuflussprinzip spielt in diesem Fall nicht das Rechnungsdatum die entscheidende Rolle, sondern das Datum, an dem der Rechnungsbetrag auf deinem Geschäftskonto eingegangen ist bzw. verbucht wurde. Der Zufluss wird also im Januar erfasst und taucht somit erst in der EÜR des nächsten Geschäftsjahres auf.

Ausnahme: Hast du Einnahmen und Ausgaben, die regelmäßig wiederkehren (wie Mietzahlungen oder Gehälter) und innerhalb eines Zeitraums von 10 Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel auftreten, werden sie dem jeweiligen Wirtschaftsjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Das nennt sich “10-Tage-Regelung”.

Auch hier ein Beispiel: Du überweist die Miete für eine Büroräume, die am 1. Januar fällig ist, bereits am 27. Dezember. Die Ausgabe gehört demnach erst in das Folgejahr und damit auch erst in die nächste EÜR.

Anleitung: Wie erstelle ich eine EÜR?

Schauen wir uns jetzt mal an, wie du bei der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung vorgehen solltest.

1. Relevante Daten sammeln
2. Betriebseinnahmen auflisten
3. Betriebsausgaben auflisten
4. Gewinn ermitteln bei der EÜR
5. EÜR übermitteln via ELSTER

Schritt 1: Relevante Daten sammeln

Bevor du mit der EÜR beginnst, sammle alle relevanten Belege und Dokumente, die deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben belegen. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen.

Um alle Betriebseinnahmen und -ausgaben zu erfassen, brauchst du ein Journal (oder auch Grundbuch) und ggf. ein Kassenbuch. Sie sind die Grundlage der Einnahmenüberschussrechnung.

In einem Journal musst du alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einzeln auflisten und sie gemäß der Anlage EÜR immer der jeweils passenden Kategorie zuordnen. Das bedeutet konkret zum Beispiel: Tankst du mit deinem Firmenwagen, trägst du diese Ausgabe ein und ergänzt als Kategorie Fahrtkosten – oder noch genauer: Spritkosten.

In deinem Journal notierst du immer jeweils Bruttobeträge, Nettobeträge und die Umsatzsteuer. Vom Grundsatz her spricht nichts dagegen, wenn du dein Journal in einer Excel-Tabelle führst. Mit einer entsprechenden EÜR-Software ist es aber einfacher, weil automatisch alle Einnahmen und Ausgaben gleich in die EÜR übertragen werden.

Hast du mit Bargeld zu tun, brauchst du auch ein Kassenbuch. Das ist Pflicht. Im Kassenbuch musst du den gesamten Barbestand von deinem Unternehmen erfassen. Wenn ein Kunde also zum Beispiel bar bezahlt oder du Geld aus der Kasse nimmst, um Büromaterial zu kaufen. Bei elektronischen Kassen musst du dabei einige gesetzliche Vorgaben zu beachten.

Zusätzlich können noch weitere Bücher wie das Wareneingangs- und Warenausgangsbuch nötig sein.

Erfasse und archiviere deine Belege digital

Wer kennt es nicht: In kürzester Zeit stapelt sich schon wieder ein riesiger Papierberg mit all deinen Rechnungen & Co. auf dem Schreibtisch. Dabei muss das gar nicht sein.

Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du deine Belege ganz einfach digitalisieren: Fotografiere sie einfach mit der App ab oder lade sie per Drag & Drop hoch. Die Software macht dir dann automatisch einen Vorschlag zur Kategorisierung.

Mehr zur Buchhaltungssoftware

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Schritt 2: Betriebseinnahmen auflisten

Gehe nun alle deine betrieblichen Einnahmen durch und liste sie detailliert auf – getrennt nach Nettoeinnahmen und Umsatzsteuer. Achte darauf, nichts zu vergessen und alle Einnahmen korrekt zu erfassen. Abgesehen von bezogenen Darlehensbeträgen und Privateinlagen zählt prinzipiell alles als Betriebseinnahme, was deinem Unternehmen in Form von Geld oder Waren zufließt und in direktem Zusammenhang mit deiner betrieblichen Tätigkeit steht.

Grundsätzlich gilt:

Einnahmen = Betriebseinnahmen + vereinnahmte Umsatzsteuer 

Unter die Betriebseinnahmen fallen:

• Honorare und Sachentnahmen
• alle Betriebseinnahmen, die zum normalen oder zum ermäßigten Umsatzsteuersatz anfallen und auch die, die gänzlich ohne Umsatzsteuer sind
• private KFZ-Nutzung
• private Nutzung des Telefons, denn beide stellen ein Plus für dein Unternehmen dar
• aufgelöste Rücklagen
• vereinnahmte Umsatzsteuer

Schritt 3: Betriebsausgaben auflisten

Nachdem du deine Einnahmen sortiert hast, mache jetzt auch eine Liste aller betrieblichen Ausgaben. Hierzu gehören alle Aufwendungen im Zusammenhang mit deinem Geschäft.

Ausgaben = Betriebsausgaben + gezahlte Vorsteuer

Konkret können das folgende Positionen sein:

• Personalkosten und -nebenkosten
• Abschreibungen und Investitionen
• Auch Dienstleistungen, die du selbst beziehst
• Wareneinkäufe musst du mit ihrem Nettowert zu den Betriebsausgaben rechnen
• Kosten für das KFZ
• Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
• Mieten
• eingeschränkt abziehbare Ausgaben
• die abziehbare Vorsteuer
•  gezahlte Umsatzsteuer

Stelle sicher, dass du auch kleinere Betriebsausgaben nicht übersiehst, und trenne zwischen Nettoausgaben und Vorsteuer.

Beachte auch, dass nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Grundstücke in einem Anlagenverzeichnis geführt werden müssen. Für abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Computer, Maschinen und Firmenfahrzeuge benötigst du zudem eine Abschreibungsübersicht, aus der die jeweiligen Abschreibungen hervorgehen. Diese Informationen trägst du dann in die Anlage AVEÜR ein.

Schritt 4: Gewinnermittlung bei der Einnahmenüberschussrechnung

Um den Gewinn bzw. Verlust deines Unternehmens in der EÜR zu berechnen, musst du einfach nur deine Betriebsausgaben von deinen Betriebseinnahmen abziehen. Es gilt also folgende Formel:

Gewinn / Verlust = Einnahmen - Ausgaben

Dieser Schritt ist simpel, oder? Eine Sache musst du hierzu noch kennen: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip.

Schritt 5: Übermittlung der EÜR via ELSTER

Sobald deine EÜR vollständig ist und du deinen Gewinn ermittelt hast, kannst du ihn in der Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln. Dies erfolgt in der Regel elektronisch über die Plattform ELSTER.

Du musst dabei folgende Formulare ausfüllen:

• Anlage EÜR
• Weitere Anlagen zur Anlage EÜR

Exkurs: Die Steuererklärung

Du weißt jetzt schon, dass die EÜR ein (wichtiger) Teil der Steuererklärung für Unternehmer ist. Aber was gehört da eigentlich noch dazu?

• Mantelbogen zur Steuererklärung: Hier werden grundlegende Informationen wie Name, Anschrift, Steuernummer und Familienstand eingetragen.
• Anlage G (für Gewerbetreibende) oder Anlage S (für Freiberufler): Die Wahl zwischen Anlage G für Einkünfte aus Gewerbebetrieb und Anlage S für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit hängt von der Unternehmensform ab.
• Umsatzsteuerjahreserklärung: Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 müssen Kleinunternehmer zukünftig keine Nullmeldung mehr machen. Alle anderen geben eine klassische Jahreserklärung ab.
• Gewerbesteuererklärung: Gewerbetreibende müssen auf ihren Gewinn die Gewerbesteuer zahlen und eine entsprechende Gewerbesteuererklärung einreichen. Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind hiervon befreit.
• Ggf. weitere Anlage wie die Anlage KAP (für Kapitalvermögen) oder die Anlage V (wenn du vermietest oder verpachtest)

Einnahmenüberschussrechnung für Kleinunternehmen

Bist du Kleinunternehmer, kommst du deinen Aufzeichnungspflichten noch unkomplizierter nach. Da du nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du einfach deine Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben mit dem jeweiligen Rechnungsbetrag eintragen. Du musst dir also keinen Kopf um Brutto- und Nettobeträge machen

Erfahre in unserem Beitrag zu EÜR für Kleinunternehmer, worauf du bei der Einnahmenüberschussrechnung als Kleinunternehmer achten solltest.

EÜR selbst erstellen oder auslagern – das sind deine Optionen

Vielleicht stellst du dir jetzt die Frage: Soll ich die Einnahmenüberschussrechnung selbst erstellen oder doch lieber an einen Steuerberater auslagern? Die kurze Antwort: Wie du magst. Schauen wir uns deine Optionen aber noch einmal genauer an.

EÜR mit Buchhaltungssoftware sevdesk erstellen

Mit unserer Buchhaltungssoftware kannst du deine EÜR ganz leicht vorbereiten und dann auch an dein Finanzamt übermitteln. Das funktioniert so:

1. Registriere dich bei sevdesk, indem du deine 14-tägige kostenlose Testphase startest.
2. Erfasse deine Betriebseinnahmen und -ausgaben im Laufe des Jahres, beispielsweise für Wareneinkäufe und Dienstleistungen. Fotografiere die Belege einfach mit der App ab, scanne sie ein oder importiere die Daten direkt aus E-Mails. Das dauert nur wenige Sekunden pro Vorgang. Ähnlich einfach führst du das Kassenbuch oder das Anlageverzeichnis mit deinen abnutzbaren Anlagegütern. Hier erfasste Ausgaben werden im Hinblick auf die Abschreibung richtig verbucht.
3. Am Ende des Wirtschaftsjahres ist die Gewinnermittlung ganz einfach. Abschreibungen sind bereits richtig gebucht. Die Buchhaltungssoftware ermittelt deine Einnahmenüberschussrechnung automatisch aus deinen Einzelaufzeichnungen und du kannst dir die EÜR herunterladen. Das Zufluss- und Abflussprinzip wird dabei natürlich berücksichtigt.
4. Wechsle zu ELSTER in die Anlage EÜR und trage hier alle Daten ein. Dank sevdesk hast du alles übersichtlich und nach Kategorien sortiert aufgelistet. Damit du noch besser weißt, welche Kosten du wo eintragen musst, haben wir einen Spickzettel für dich vorbereitet: Ausfüllhilfe EÜR. 

Schau dir das Ganze gerne auch nochmal in unserem Video an:

EÜR vom Steuerberater erstellen lassen

Du überlegst, die Einnahmenüberschussrechnung an einen Steuerberater auszulagern? Das hat definitiv seine Vorteile:

• Ein Steuerberater hat nicht nur das Know-how, um Fehler zu vermeiden, sondern kann auch steuerliche Vorteile für dich optimal nutzen.
• Du sparst wertvolle Zeit, die du in dein Kerngeschäft investieren kannst, und bekommst Sicherheit in einer oft komplexen Materie.

Allerdings kommen damit auch nicht unerhebliche Kosten auf dich zu. Es gilt daher abzuwägen, ob die Investition in einen Experten im Verhältnis zu den potenziellen Einsparungen und deinem eigenen Zeitaufwand steht. 

Deine Buchhaltung bereitet dir ständig Kopfzerbrechen? Dann überleg doch mal, ob du sie oder Teile davon auslagern willst. Was Sinn macht und wie du am besten abgibst, erklären wir dir in diesem Artikel: Buchhaltung outsourcen. 

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich gibt es im § 4 Abs. 3 EStG keine gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung deiner Geschäftsvorfälle. Du bist aber nach GoBD gut beraten, alles fein säuberlich zu dokumentieren.  Merke dir einfach den Leitspruch:

 Keine Buchung ohne Beleg.

Zusätzlich gibt es auch noch ein paar Vorgaben, die du nicht übersehen solltest:

Übrigens: Spätestens für die Umsatzsteuererklärung brauchst du nach § 22 UStG eine Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle

Bei den Aufbewahrungspflichten gelten in der Einnahmenüberschussrechnung die Vorgaben aus § 147 AO. Bestimmte Unterlagen, die im § 147 Abs. 1 AO genannt werden, musst du 10 Jahre lang aufheben. Andere wichtige Unterlagen, die für die Steuer relevant sind, bewahrst du 6 Jahre auf. Mehr Details hierzu bekommst du in unserem Artikel zu den Aufbewahrungsfristen.

Aber Achtung: Manchmal gibt's in anderen Steuergesetzen kürzere Fristen. Daher ist es immer gut, auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass du alle Dokumente so lange wie nötig behältst.

EÜR vs. Bilanzierung – Was ist besser?

Wir haben oben bereits erwähnt, dass du dich grundsätzlich auch für die Bilanzierung (oder auch: doppelte Buchführung) entscheiden kannst. Zum Abschluss wollen wir dir beiden Optionen deshalb noch kurz miteinander vergleichen.

Aufgrund der Einfachheit der Einnahmenüberschussrechnung entscheiden sich die meisten Unternehmer für diese Option, sofern sie ein Wahlrecht haben. Wenn du gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, gilt dieses Wahlrecht nicht.

Zusammenfassung

Du weißt jetzt alles, was du wissen musst, um deine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erstellen. Fassen wir die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen:

• Mit der EÜR kannst du ganz einfach den Gewinn deines Unternehmens ermitteln. Die Formel lautet: Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben = Ergebnis.
• Grundsätzlich können Freiberufler, Gewerbetreibende als Einzelunternehmen oder GbR und Land- und forstwirtschaftliche Betriebe die Gewinnermittlung nach EÜR nutzen. Es gelten aber Umsatz- und Gewinngrenzen.
• Die EÜR ist in der Regel am 31.07. des Folgejahres einzureichen.
• Um deine EÜR zu erstellen, kannst du sevdesk nutzen und die sogenannte Anlage EÜR anschließend über ELSTER direkt an das Finanzamt übermitteln.
• Alle Belege zu deinen Geschäftsvorfällen bewahrst du am besten sicher auf (z.B. in einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk).

Du willst dir keinen Stress mehr machen, wenn die nächste EÜR fällig ist? Dann erledige deine Buchhaltung jetzt mit sevdesk und erstelle deine EÜR jederzeit mit nur einem Klick.