Wenn der Bargeldbestand zu hoch oder zu niedrig ist
Bis zu einem gewissen Grad sind Differenzen beim Kassenbestand normal. Typische Fehlerquellen sind
- zu viel oder zu wenig Wechselgeld herausgegeben
- wertloses Falschgeld erhalten, aber echtes Wechselgeld herausgegeben
- jemand hat dich bestohlen
Falls dein tatsächlicher Bargeldbestand zu hoch ist, fällt der Fehler zu deinen Gunsten aus. Vielleicht hast du aber einfach vergessen, einen Eigenbeleg für dein Wechselgeld in die Kasse zu legen, welches du zuvor von einem Bankguthaben abgehoben hast? Falls dein Kassenstand niedriger ausfällt als er gemäß gemäß Kassenbuchhaltung sein sollte, hast du vielleicht einem Kunden oder einer Kundin zu viel Wechselgeld herausgegeben.
Falls hohe Kassendifferenzen mehr als einmal bei einer unangekündigen Kassennachschau durch einen Betriebsprüfer vorkommen, ist das schlecht. Denn aus Sicht des Finanzamts weisen größere Kassendifferenzen auf einen möglichen Steuerbetrug hin.
Daher will das Finanzamt, dass du Kassendifferenzen täglich dokumentierst. Die Motivation ist klar: Das Finanzamt will verhindern, dass du systematisch Bargeld steuerfrei entnimmst und so deine Steuerschuld reduzierst.
- Bei einer Registrierkasse oder PC-Kasse funktioniert die Kassenabrechnung über den Vergleich des automatisch ermittelten Soll-Kassenbestands im Kassenjournal mit dem nach Geschäftsschluss gezählten physisch vorhandenen Endbestand an Bargeld in der Kasse. Die Differenz trägst du in den Tageskassenbericht ein.
- Bei einer offenen Ladenkasse musst du zunächst die Geldmenge in der Kasse zählen. Ausgehend vom Kassenendbestand in deinem Tageskassenbericht musst du anschließend mit einer sogenannten retrograden Berechnung, also einer Rückwärtsrechnung, wieder den Anfangsbestand erreichen. Der Anfangsbestand deines Bargeldbestands entspricht immer dem Endbestand des Kassenbestands vom Vortag. Ist das nicht der Fall, muss du diese Differenz in deinen Kassenbericht eintragen.