Kassenabrechnung
Mit der Kassenabrechnung werden alle Einnahmen und Ausgaben aus der Kasse aufgelistet und in einen Kassenbericht als Ergebnis dokumentiert. Die Kassenabrechnung ist daher der Vorgang zum Erstellen des Kassenberichts. Alle Kassenberichte werden in deinem Kassenbuch aufbewahrt.
Du kannst deine Kassenabrechnung täglich erstellen, wenn du zum Beispiel tägliche Bareinnahmen hast. Bei Vereinen zum Beispiel ist eine Kassenabrechnung vierteljährlich oder sogar nur jährlich ebenso üblich.
Darum ist eine Kassenabrechnung wichtig
Gerade in bargeldintensiven Branchen wie dem Einzelhandel ist die tägliche Kassenabrechnung nicht nur wichtig, sondern auch vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Die Kassenabrechnung dient folgenden Zwecken:
- die Tageseinahmen in Form des täglichen Kassenberichts zu messen.
- trägt dazu bei, dass du mehr oder minder große Abweichungen vom Soll-Kassenbestand zeitnah ermittelst und mögliche Ursachen dafür schnell findest.
Kassenabrechnung – Schritt-für-Schritt
Falls du für deine Abrechnung eine Registrierkasse oder PC-Kasse einsetzt, nimmt dir die Technik einen großen Teil der Kassenabrechnung ab. Falls du keine benutzt, musst du deine tägliche Abrechnung samt Kassenbericht manuell erstellen.
Egal ob du deine Abrechnung mit oder ohne Technik abwickelst: In den meisten Fällen machst du deine Kassenabrechnung täglich und meist nach Geschäftsschluss.
Ob du nun zuerst den Kassenbestand ermittelst oder zuerst den Journalstreifen ausdruckst, bleibt im Prinzip aber dir überlassen. Der Journalstreifen speichert über den Tag sämtliche Verkaufsdaten und stellt somit den Soll-Kassenbestand dar.
sevdesk rät dir bei deiner Kassenabrechnung zu folgender Vorgehensweise:
- Zähle das Geld in deiner Kasse. Und zwar am besten sortiert nach Münzen und Scheinen mit Hilfe eines Zählprotokolls, das heißt, du trägst die Anzahl der jeweiligen Münzen und Scheinen mit ihrem jeweiligen Gesamtwert in dein Zählprotokoll ein.
Wichtig: Nutze für jede Geldsorte eine eigene Zeile. Schreibe den Gesamtwert je Geldsorte in eine extra Spalte, sodass die Summen aller Geldsorten in einer Spalte übereinanderstehen und du alle Einzelsummen dieser Spalte einfach addieren kannst. - Drucke nun den Journalstreifen deiner Kasse aus.
- Vergleiche nun deinen tatsächlichen Kassenbestand aus dem Zählprotokoll mit deinem Soll-Kassenbestand aus dem Journalstreifen.
Stimmt beides überein, ist das perfekt. Falls nicht, musst du die Differenz berechnen.
Die Formel lautet ganz einfach: Kassenbestand-Soll minus Kassenbestand-Ist = Fehlbetrag bzw. Überschuss. Ist die Differenz negativ, hast du im Vergleich zu den gespeicherten Werten deiner Verkäufe zu viel Geld in der Kasse. - Trage deinen Soll-Kassenbestand sowie deinen Ist-Kassenbestand samt Differenz in deinen Kassenbericht ein und ermittle mit Hilfe deiner Kassenabrechnung nun deine Tageseinnahmen, auch Tageslosung genannt.
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Journalstreifen: Soll-Kassenbestand bei Kassenabrechnung
Der Journalstreifen speichert sämtliche Verkaufsdaten deiner PC-Kasse bzw. Registrierkasse. Die neuesten Kassen-Modelle enthalten eine sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die verhindert, dass man die eingegebenen Daten, auch Fehleingaben und Stornierungen, im Nachhinein ändern kann. Somit ist deine Kasse GoBD-konform.
Differenzen bei der Kassenabrechnung
In der Regel wird es bei deiner Kassenabrechnung immer wieder zu Differenzen zwischen Ist-Kassenbestand und Soll-Kassenbestand kommen. Das ist bis zu einem gewissen Grad normal, denn Fehler passieren. Falls du aber dauerhaft hohe Fehlbeträge hast, musst du die Ursache dafür finden. Denn jeder Fehlbetrag reduziert deine Tageseinnahmen und damit deinen Gewinn. Hohe Kassendifferenzen können entstehen:
- durch das Herausgeben von zu viel Wechselgeld oder
- auch durch Diebstahl
In jedem Fall machen hohe Differenzen bei deiner Abrechnung auch das Finanzamt misstrauisch.
Bei einer offenen Ladenkasse ohne technische Hilfsmittel und ohne Einzelaufzeichnungspflicht hast du allerdings keinen Journalstreifen. Daher steht dir für deinen Kassenbericht nur der Ist-Kassenbestand aus dem Zählprotokoll zur Verfügung. Bei einer offenen Ladenkasse ist also dein Kassenbericht gleichzeitig auch deine tägliche Kassenabrechnung.
Fehlbeträge oder Übergewinne werden bei einer offenen Ladenkasse in deinen Kassenberichten allenfalls über die Zeit sichtbar, wenn z.B. deine Tageseinnahmen so gar nicht mit deinem Wareneinsatz oder deinen Betriebsausgaben übereinstimmen.
Hier ist eine Übersicht zu den wesentlichen Punkten einer Kassenabrechnung:
Zusammenführung von Kassenbestand und Journalstreifen
Mit dem täglichen Kassenbericht ermittelst du deine Bareinnahmen und Barausgaben.
