Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch dokumentiert stets deinen Kassenbestand und fasst deine gesamte Kassenbuchführung eines Geschäftsjahres in physischer Form zusammen. Daher enthält dein Kassenbuch eine Übersicht über alle baren Geschäftsvorfälle, die du natürlich mit Einzelaufzeichnungen wie Rechnungen und Quittungen sowie Eigenbelegen dokumentieren musst.
Auch falls du täglich nach Geschäftsschluss mit Hilfe eines Kassenberichts deine Tageslosung berechnest, gehört dieser Tageskassenbericht samt Zählprotokoll zu deiner Kassenbuchführung. Alle Kassenberichte eines Geschäftsjahrs heftest du – entweder physisch als Blatt oder virtuell per Software - in deinem Kassenbuch ab. Sie sind damit Bestandteil deiner Kassenbuchführung.

Am Ende des Jahres ermittelst du mit Hilfe aller Einzelaufzeichnungen und deinem Kassenbuch deinen Kassenbestand. Falls du bilanzierungspflichtig bist, steht dieser Kassenbestand am Jahresende als Einzelposition im Umlaufvermögen auf der Aktiv-Seite deiner Bilanz.

Aufbau des Kassenbuches

Ein Kassenbuch zeigt alle Bareinnahmen und alle Barausgaben. Die Reihenfolge ist chronologisch, jeden Geschäftsvorfall schreibst du in eine neue Zeile, es muss stets auf den ersten Blick ersichtlich sein, ob es sich um eine Bareinnahme oder Barausgabe handelt. Jeder Geschäftsvorfall muss folgende Angaben haben:

• Datum
• Belegnummer
• Buchungstext (Zweck der Bareinnahme oder Barausgabe, z.B. Privatentnahme oder Drucker-Kauf)
• Bruttosumme
• Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer
• Aktueller Kassenbestand

Mit dem Kassenbuch ermittelst du nicht deinen Tagesumsatz, auch Tageslosung genannt. Deine Tageslosung ermittelst du separat mit deinem Kassenbericht samt Zählprotokoll. Einfacher ist es mit einer Kassenbericht Vorlage, die du kostenlos herunterladen kannst.

Kassenbuch führen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten wie du dein Kassenbuch gestaltest. In jedem Fall sollte deine Kassenbuchführung insgesamt übersichtlich sein und sämtliche Einzelaufzeichnungen, Buchungsbelege und Eigenbelege enthalten. Das gilt insbesondere auch für Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihre Kasse als offene Ladenkasse führen und bei Kleinstumsätzen mit vielen, unbekannten Kundinnen und Kunden von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit sind.

Zu einem gut geführten Kassenbuch gehört beispielsweise:

• dass du sämtliche Geschäftsvorfälle fortlaufend nummerierst.
• Ebenfalls hat es sich bewährt, Bareinnahmen und Barausgaben jeweils in getrennten Spalten einzutragen, sodass du am Ende des Monats Bareinnahmen und Barausgaben einfach addieren kannst.

Falls du dein Kassenbuch nur lückenhaft führst, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt bei einer Kassennachschau eine Hinzuschätzung deiner Bareinnahmen vornimmt. Eine Hinzuschätzung durch einen Betriebsprüfer fällt für dich meist ungünstig aus. Daher solltest du deine Kassenbuchführung sorgfältig und gemäß GoBD führen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Du musst gemäß Abgabenordnung (AO) ein Kassenbuch führen, falls

• du durch die Wahl deiner Unternehmensform buchführungspflichtig bzw. bilanzierungspflichtig bist, z.B. als Inhaber einer GmbH oder Aktiengesellschaft (AG)
• dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
• dein Gewinn über 80.000 Euro liegt oder dein Jahresumsatz in zwei aufeinander folgenden Jahren 800.000 Euro übersteigt

Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende müssen kein Kassenbuch führen. Die Befreiung von der Kassenbuchführung gilt bei Freiberuflerinnen und Freiberuflern unabhängig davon, wie viel Umsatz sie erzielen.

Zu dieser Berufsgruppe zählen typischerweise Ärzte und Ärztinnen, Steuerberaterinnen und Steuerberater, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, aber auch Designerinnen und Designer, Schriftstellerinnen und Schriftsteller sowie Journalistinnen und Journalisten.

Gesetzliche Vorgaben für das Kassenbuch

Damit das Finanzamt dein Kassenbuch als vorschriftsgemäß einstuft, muss es verschiedene Anforderungen erfüllen:

• Vollständigkeit und Chronologie: Nach § 238 Abs. 2 HGB muss du dein Kassenbuch stets chronologisch führen. Alle Einträge dürfen also nur in der zeitlich richtigen Reihenfolge stehen.
• Revisionssicherheit: Ganz gleich, ob du dein Kassenbuch digital per Kassenbuch-Software führst oder handschriftlich – du musst dein Kassenbuch so führen, dass du die Einträge hinterher nicht mehr verändern kannst.
• Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre: Gemäß § 257 Abs. 1 und 4 HGB gelten für Kassenbücher und die dazugehörigen Belege die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
• Zeitnahe Bearbeitung: Mit § 146 Abs. 1 AO regelt der Gesetzgeber die Bearbeitungsfrist deiner täglichen Bareinnahmen. Hat ein Bargeschäft stattgefunden, solltest du die Buchungen spätestens am nächsten Tag eintragen. Nur so kannst du beweisen, dass du nicht irgendwann Einträge hinzugefügt und damit deine Bilanz nachträglich aufgebessert hast.
• Verständlichkeit: Ein sachverständiger Dritter, also z.B. ein Betriebsprüfer, muss sich laut § 145 AO in angemessener Zeit einen Überblick über dein Kassenbuch, die enthaltenen Geschäftsvorfälle und über die Lage deines Unternehmens verschaffen können.
• In deutscher Sprache: Laut § 146 Abs. 3 AO darfst du dein Kassenbuch grundsätzlich nur in deutscher Sprache führen. Verwendest du eine andere Sprache, wird dich das Finanzamt auf deine Kosten um eine Übersetzung bitten. Symbole und Abkürzungen musst du ebenfalls auf Nachfrage erklären können.
• Keine Buchung ohne Beleg: Nach § 238 Abs. 2 HGB darfst du keine Buchung vornehmen, wenn die dazugehörigen Rechnungen, Quittungen oder Kassenzettel nicht vorhanden sind.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Du musst alle Buchungen einzeln im Kassenbuch aufführen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Betriebe, die täglich sehr viele Bargeschäfte abwickeln. In diesem konkreten Fall ist es ausreichend, den Tagessaldo einzutragen. Mithilfe einer Registrierkasse kannst du sämtliche Ein- und Ausgänge revisionssicher als Kassenbericht nachweisen.

Diese gesetzlichen Anforderungen gelten für alle, die ein Kassenbuch führen. Kleinunternehmer und Freiberufler, die freiwillig ihr Kassenbuch aufstellen, müssen sich bei ihrer Kassenbuchführung ebenfalls an die Vorschriften der GoBD halten.

Kassenbuch handschriftlich oder mit Software führen?

Ob du dein Kassenbuch handschriftlich führst oder per Software erstellst, ist wohl eine Typfrage. Wer eine offene Ladenkasse ohne Registrierkasse führt, wird wohl eher zum handschriftlich geführten Kassenbuch neigen. Eine Kassenbuchführung per Software hat allerdings mehrere Vorteile:

• du ersparst dir viel Arbeit, da die Software einmal eingegebene Daten aus anderen Formularen wie etwa Kassenberichten übernimmt
• eine Kassenbuch-Software ermittelt Differenzen automatisch, sodass du bei der Fehlersuche viel Zeit sparst
• bei sevdesk steht dir steht per Cloud immer eine Sicherheitskopie zur Verfügung

Falls du zum ersten Mal ein Kassenbuch führst und du dir noch unsicher bist, ob eine Kassenbuch-Software zu dir und deinem Unternehmen passt, kannst du dir zum Einstieg einfach unsere kostenlose Excel-Kassenbuch-Vorlage herunterladen und deine Kassenbuch-Eintragungen dort handschriftlich vornehmen:

Häufig gestellte Fragen zum Kassenbuch