Handelsregister

Wer sich über regionale Unternehmen informieren möchte, wirft einen Blick ins Handelsregister. Dort sind alle wichtigen Informationen zu finden. Dies schafft Transparenz und Sicherheit. Für einige Unternehmen ist der Eintrag Pflicht, andere können sich freiwillig eintragen lassen.

Das erwartet dich heute:

Definition und Erklärung: Was ist ein Handelsregister?

Ein Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis. Dort werden angemeldete Kaufleute aus einer bestimmten Region gelistet. Es sind Informationen über den Firmensitz, den Unternehmensgegenstand, die Niederlassungen oder Rechtsform und Kapital des Unternehmens hinterlegt.

Dem Handelsregister obliegt eine Publikations- und Beweisfunktion. Weiterhin dient das Register Kontrolle und Schutz.

Wo finde ich das Handelsregister?

In Deutschland sind die Amtsgerichte zuständig. Das Handelsregister ist dort hinterlegt und wird vom Amtsgericht geführt. In Österreich sind die Landesgerichte die richtigen Ansprechpartner. In der Schweiz obliegt die Aufgabe dem Handelsregisteramt und in Großbritannien fällt die Führung des Handelsregisters in die Zuständigkeit des Companies House.

Aufgaben und Funktionen des Handelsregisters

Das öffentliche Register gestaltet den Geschäftsverkehr transparenter und sicherer. Da das Handelsregister von jedermann kostenlos eingesehen werden kann, haben du als Unternehmer wie auch Privatpersonen die Möglichkeit, sich über potentielle Geschäftspartner zu informieren.

Das Einholen von rechtlichen Informationen über eingetragene Kaufleute ist vor Vertragsabschlüssen eine hilfreiche Option. Im Gegenzug können Kaufleute gegenüber Dritten durch einen Verweis auf den Eintrag im Handelsregister für ihre Legitimierung sorgen.

Ein Handelsregister erfüllt vier Grundfunktionen:

FunktionErläuterung
PublikationsfunktionAlle hinterlegten Informationen können ohne Einschränkungen eingesehen werden.
Dies betrifft sowohl aktuelle Angaben als auch Einträge aus der Vergangenheit.
BeweisfunktionDie Einsichtnahme in das Handelsregister ist durch den Datenschutz nicht eingeschränkt.
Dies erleichtert in rechtlichen Angelegenheiten die Beweisführung.
PublizitätsfunktionDas deutsche Handelsregister genießt Vertrauensschutz.
Auf die Korrektheit der Einträge kann vertraut werden, da vorab eine Prüfung durch das Registergericht durchgeführt wurde.
KontrollfunktionDie Prüfung der Angaben vor der Veröffentlichung dient auch der staatlichen Kontrolle.

Gliederung und Inhalt des Handelsregisters

Das Handelsregister gliedert sich in zwei Abteilungen.

Handelsregister Gliederung in Abteilung A und Abteilung B
Abteilungen im Handelsregister

In Abteilung A werden eingetragen:

  • Einzelkaufleute
  • Kommanditgesellschaften (KGs)
  • Offene Handelsgesellschaften (OHGs)
  • kaufmännische Eigenbetriebe, geführt von juristischen Personen

In Abteilung B werden eingetragen:

  • Kapitalgesellschaften (Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaften auf Aktien, Aktiengesellschaften)
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG)

Das Handelsregister enthält folgende Angaben:

Handelsregister AbteilungAngaben
Abteilung A– Rechtsform des Unternehmens
– Firmensitz
– Inhaber, Gesellschafter und deren Vertreter
– Höhe der Kommanditeinlage bei Kommanditgesellschaften
– möglicher Haftungsausschluss bei einer Geschäftsübernahme
– Bestellung oder Abberufung der Prokuristen- Insolvenzeröffnung, Insolvenzeinstellung und Insolvenzaufhebung
– Erlöschen der Firma
– Auflösung der Gesellschaft
– Geschäftsführer und Mitglieder von wirtschaftlichen Interessenvereinigungen innerhalb der EU mit ihren Befugnissen
Abteilung B– Rechtsform des Unternehmens
– Firmensitz
– Unternehmensgegenstand
– Bestellung oder Abberufung von Prokuristen
– Insolvenzeröffnung, Insolvenzeinstellung und Insolvenzaufhebung
– Erlöschen der Firma
– Auflösung der Gesellschaft
– GmbH – Geschäftsführer
– Höhe des Stammkapitals
– AG – Vorstand
– Höhe des Grundkapitals
– KG – haftende Gesellschafter
– Höhe des Grundkapitals

Rechtlich greifen das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Aktiengesetz zusätzlich für AG und KG.

Darum ist ein Eintrag ins Handelsregister nötig

Betreibst du ein Gewerbe, stellt sich die Frage nach dem Eintrag in das Handelsregister. Für einige Geschäftsformen ist der Eintrag vorgeschrieben. Lohnen kann sich der Eintrag auch für Kleingewerbetreibende oder GbRs. Wer im Handelsregister erscheint, kann sein wirtschaftliches Ansehen stärken und erhöht die Wahrscheinlichkeit, von der breiten Öffentlichkeit als Unternehmer wahrgenommen zu werden.

Folgende Rechtsformen müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen:

Für die meisten Unternehmen ist die Eintragung jedoch Pflicht. Da im Handelsregister alle relevanten Firmendaten festgehalten werden, ist dies ein Vorteil für den Ablauf eines sicheren und transparenten Rechtsverkehrs.

Bevor du Verträge unterschreibst und Geschäftsbeziehungen eingehst, kannst du den Handelsregistereintrag des potentiellen Geschäftspartners studieren. Damit werden die Geschäftslage offengelegt und Zweifel aus der Welt geschafft.

Wer sich ins Handelsregister eintragen lässt, schützt gleichzeitig seinen Firmennamen. Alle nach dir eingetragenen Firmen müssen sich zwingend von deinem Firmennamen deutlich abgrenzen.

Eintragspflichtige Eintragungen

Bist du der Ansicht, als Einzelunternehmer von einem Eintrag ins Handelsregister befreit zu sein, muss dies nicht zwingend den Tatsachen entsprechen. Es kommt darauf an, wieviel dein Unternehmen einbringt. Die Finanzämter prüfen den Jahresumsatz oder die Anzahl der im Geschäftsjahr getätigten Geschäftsvorgänge.

Wann ein Kleinbetrieb zum Eintrag ins Handelsregister verpflichtet ist, erscheint rechtlich nicht genau definiert. Ausschlaggebend sind die persönliche Situation und die Wirtschaftslage.

Folgende Punkte rechtfertigen die Eintragspflicht:

  • kaufmännische Organisation der Firma
  • keine freiberufliche Tätigkeit
  • notwendige Buchhaltung
  • Beschäftigung von Prokuristen
  • Jahresumsatz
    • Einzelhandel = 250.000 Euro
    • Produktion und Großhandel = 400.000 bis 500.000 Euro

Kannst du die meisten der angeführten Punkte mit „Ja“ beantworten, bist du vermutlich ein Kaufmann und damit zum Eintrag ins Handelsregister verpflichtet. Nach erfolgter Eintragung wirst du folgende Zusätze erhalten:

Folgen einer Nichteintragung

Nicht jeder Gründer ist von Beginn an zum Eintrag verpflichtet. In der Praxis sind es nicht selten Bewertungen der zuständigen Finanzbehörde und die gewählte Rechtsform, welche über die Eintragspflicht entscheiden.

Eine individuelle Prüfung durch das Finanzamt berücksichtigt folgende Kriterien:

  • Unternehmensgegenstand
  • Beschäftigung von Mitarbeitern
  • Beschäftigung von mehr als fünf Mitarbeitern
  • zu erwartender Jahresumsatz
  • Betriebsvermögen
  • Kredithöhe
  • Niederlassungen

Entsteht nach der Prüfung dieser Kriterien eine nachträgliche Pflicht zum Registereintrag, wird dich das Finanzamt darüber in Kenntnis setzen. Reagierst du nicht darauf, machst du dich strafbar. Nach §15 HGB wird jeder, der sich dieser Auflage widersetzt mit einem Zwangsgeld belegt. Die Strafe kann bis zu 5.000 Euro betragen. Rechtlich möglich ist auch eine Zwangshaft, um die Registrierung zu erwirken.

Vor- und Nachteile der freiwilligen Eintragung ins Handelsregister

Als Kleingewerbetreibender oder Freiberufler musst du dich nicht zwingend ins Handelsregister eintragen lassen. Sich freiwillig dafür zu entscheiden, bringt Vor- und Nachteile. Rechtlich gesehen greift dann nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch, sondern ein eingetragener Kaufmann unterliegt dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Dies zieht einige bürokratische Dinge nach sich. Die Buchführung wird aufwendiger und die Bilanzierungspflicht ist gegeben. Im Gegenzug kann sich die Registrierung lohnen, um an Ansehen bei den Geschäftspartnern zu gewinnen und allgemein als Kaufmann zu gelten.

Vor dem freiwilligen Eintrag gilt es, die Vor- und Nachteile abzuwägen.

Vorteile des Eintrags ins HandelsregisterNachteile des Eintrags ins Handelsregister
Ansehen bei Geschäftspartnern steigtOffenlegung sensibler Daten
Schutz des Firmennamensdoppelte Buchführung
Bestellen von ProkuristenBilanzierung
Eröffnung von Filialen und Zweigstellenanfallende Kosten

Kriterien der Handelsregisternummer

Jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen bekommt eine Handelsregisternummer zugewiesen. Wie wir bereits erläutert haben, braucht nicht jedes Gewerbe automatisch eine Handelsregisternummer. Diese wird erst notwendig, wenn eine Führung nach kaufmännischen Regeln gegeben ist.

Im Handelsgesetzbuch wie auch in der Abgabenordnung werden zwei entscheidende Kriterien genannt, die eine Handelsregisternummer notwendig machen.

  • Kriterium 1 – ein Jahresumsatz von 600.000 Euro und mehr
  • Kriterium 2 – ein Jahresüberschuss von 60.000 Euro und darüber

Dies kannst du unter § 241a HGB und unter § 141 Abs. 1 AO nachlesen. Weiter konkrete Bedingungen werden in den Gesetzestexten nicht erwähnt.

Die IHK-Berlin macht in diesem Zusammenhang deutlich, dass eine „Gesamtschau“ des Unternehmens notwendig wird, um darüber zu entscheiden, ob eine Handelsregisternummer vergeben werden muss.

Folglich fließen in die Betrachtung eine ganze Reihe von Faktoren ein:

  • Geschäftstätigkeiten
  • Geschäftsbeziehungen
  • Fremdfinanzierungen
  • Lagerhaltung
  • Umfang der Werbung
  • Anzahl der Beschäftigten
  • Betriebsgröße
  • Betriebsvermögen
  • Kreditvolumen

Wer eine Handelsregisternummer braucht, muss sein Unternehmen kaufmännisch führen. Dies gilt es, anhand der genannten Faktoren nachzuweisen.

Wie erhalte ich einen Handelsregisterauszug?

Es bieten sich verschiedene Möglichkeiten, einen Handelsregisterauszug zu erhalten. Der klassische Weg führt in das zuständige Registergericht. Dort kannst du Einsicht nehmen. Es kostet dich nichts. Möchtest du allerdings einen Ausdruck erhalten, fallen Gebühren an.

Für einen unbeglaubigten Handelsregisterauszug sind zehn Euro zu zahlen. Ein beglaubigter Handelsregisterauszug kostet das Doppelte. Die Gebühren sind im Voraus zu entrichten.

Ein einfacher und unbürokratischer Weg führt über das Internet. Abhängig von der Auftragsart dauert es nur ein paar Minuten, bis der gewünschte Handelsregisterauszug per E-Mail zugeschickt wird.

Dabei wird in zwei Formen von Handelsregisterauszügen unterschieden:

Chronologischer HandelsregisterauszugHistorischer Handelsregisterauszug
Dieses Dokument ist in Tabellenform aufgebaut.
Es verschafft einen umfassenden Überblick über das Unternehmen.
Alle Daten sind übersichtlich und in zeitlicher Abfolge aufgeführt.
Dieser Auszug umfasst alle Informationen zum gewünschten Unternehmen, beginnend mit seiner Gründung.
Originaldokumente auf Papier wurden gescannt und liegen nun in digitaler Form vor.

Kosten einer Eintragung ins Handelsregister

Der Eintrag ins Handelsregister bedarf der notariellen Beglaubigung. Fertige Anmeldetexte sind online verfügbar und müssen nur noch mit der eigenen Unterschrift versehen werden. Die Beglaubigung durch den Notar kostet circa 25 Euro.

Entwirft der Notar das Schreiben selbst, was eigentlich gemeinhin die Regel ist, sind etwa 60 Euro zu zahlen.

Die Kosten für den Eintrag ins Handelsregister richten sich nach dem jeweiligen „Geschäftswert“, gemessen an der Unternehmensgröße oder der gewählten Rechtsform. Als eingetragener Kaufmann ist mit Kosten zwischen 200 und 300 Euro zu rechnen. Für eine GmbH erhöht sich die Summe auf etwa 600 bis 800 Euro.

Rechenbeispiel

Eine GmbH besitzt ein Stammkapital von 25.000 Euro. Die Gebühren des Registergerichts liegen bei 145 Euro. Der Notar verlangt für die Anmeldung 55 Euro. Für die Beurkundung des Gesellschaftervertrages und die Geschäftsführerbestellung sind 320 Euro an den Notar zu zahlen. Die Erstellung der Gesellschafterliste kostet 90 Euro. Auf diese Kosten werden noch 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig. Die Rechnung beläuft sich auf  726 Euro.

Änderungen des Handelsregistereintrags

Ergeben sich Änderungen in den beim Notar hinterlegten Angaben, führt dich der Weg erneut dorthin. Änderungen der Eintragungen können ausschließlich über den Notar erfolgen. Anschließend werden die Änderungen im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht.

Wer einen Handelsregistereintrag besitzt, ist verpflichtet, die gemachten Angaben stets aktuell zu halten. Ergeben sich Änderungen betreffs des Firmenstandortes, der gewählten Rechtsform, der Vertretungsberechtigten oder stehen Umfirmierung oder Insolvenz ist Haus, ist dies dem zuständigen Registergericht umgehend mitzuteilen.

Löschen des Handelsregistereintrags

Soll der Eintrag in das Handelsregister gelöscht werden, muss das Unternehmen einen entsprechenden Antrag stellen und erneut einen Notar einschalten. Dies ist in § 2 Satz 3 des Handelsgesetzbuches festgeschrieben.

Firmen müssen gelöscht werden, wenn:

  • Das Geschäft aufgegeben wird.
  • Der Kaufmann zum Freiberufler wird.
  • Das Handelsgewerbe fortan als nicht kaufmännischer Gewerbebetrieb geführt wird.

Die Löschung von Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaften oder haftungsbeschränkter Unternehmergesellschaften und Genossenschaften ohne Vermögen wird von Amtswegen vorgenommen. Neben der Löschung im Handelsregister sind die Firmen auch beim örtlichen Gewerbe- und Ordnungsamt abzumelden.

Fazit

Jeder interessierter Bürger kann sich im Handelsregister über die eingetragenen Unternehmen informieren. Für die meisten Firmen ist der Eintrag in das Handelsregister vorgeschrieben. Bei Nichteinhaltung droht eine Geldbuße.

Kleingewerbetreibende oder Freiberufler benötigen keinen Eintrag ins Handelsregister. Ein freiwilliger Eintrag ist möglich und verschafft Unternehmern einen Wettbewerbsvorteil. Professionalität und Rechtssicherheit sind die Eckpfeiler der Nennung im Handelsregister.

Eingetragene Unternehmen sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen. Der Eintrag ins Handelsregister muss beim Notar beglaubigt werden und ist kostenpflichtig.