Umfirmierung – So gehst du vor!

Eine Umfirmierung erscheint oft eine hervorragende Idee zu sein, um ein Unternehmen aus einer Krise zu befreien oder neu auszurichten. Der Namenswechsel ist allerdings mit mehr Arbeit verbunden, als die meisten auf den ersten Blick glauben – und birgt auch viele Risiken.

Das erwartet dich heute:

• Was ist eine Umfirmierung?
  ↳ Umfirmierung vs. Umwandlung
  ↳ Wie und wo ändere ich den Firmennamen?
  ↳ Sonderfall GmbH – Von UG zu GmbH
• Erfolg durch Umfirmierung
  ↳ Gründe für eine Firmierung
  ↳ Vorteile der Umfirmierung
• Kosten & Risiken einer Umfirmierung
• Checkliste für eine Umfirmierung
  ↳ Umfirmierung als Option auskundschaften
  ↳ Umfirmierung vorbereiten
  ↳ Umfirmierung einleiten
  ↳ Umfirmierung nachbereiten
• Folgen
• Einfluss auf die Rechtsform einer Gesellschaft
• Einfluss auf Arbeitsverträge
• Beispiel mit Musterschreiben
• Fazit

Was ist eine Umfirmierung?

Eine Umfirmierung ist im Deutschen der Fachbegriff zur Namensänderung einer Firma. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ein-Mann-Betrieb, ein national oder sogar international agierendes Unternehmen handelt. Ob eine Umfirmierung nur den Namenswechsel betrifft oder ob auch Zielgruppe, Branche oder Markenimage überarbeitet werden, liegt alleine im Ermessen der jeweiligen Verantwortlichen. Auf den offiziellen Prozess hat dies keinen Einfluss. Auch ob lediglich kleine Anpassungen am Namen vorgenommen werden oder dieser ganz ausgetauscht wird, macht in Sachen Verwaltung keinen Unterschied.

Im Englischen gibt es für die Umfirmierung keine spezielle Bezeichnung. Meist werden in der Definition die Nomen Renaming oder Change of name verwendet. Ändert ein Unternehmen nicht nur den Namen, sondern auch andere wesentliche Eigenschaften, wird oft von einem Rebranding gesprochen. Dabei überarbeitet die jeweilige Firma ihren gesamten öffentlichen Auftritt. Dazu gehören dann oft auch Logo, Slogan und andere Teile der Corporate Identity.

Umfirmierung vs. Umwandlung

Streng von der Umfirmierung abzugrenzen ist die Umwandlung – auch wenn die Begriffe von Unwissenden teilweise synonym genutzt werden. Eine Umwandlung bezeichnet den Wechsel der Geschäftsform eines Unternehmens. Wenn zum Beispiel eine AG in eine GmbH umgewandelt wird, spricht der Fachmann von einer Umwandlung. Diese kann mit einer Namensänderung, also einer Umfirmierung einhergehen. Das ist aber kein Muss.

Im Englischen ist bei einer Umwandlung oft von einem Change of the company’s legal state die Rede. Die Begriffe Conversion oder Change of legal form sind aber auch geläufig.

Wie & wo ändere ich den Firmennamen?

Wie die Umfirmierung genau abläuft, hängt wesentlich von der Art des Unternehmens ab. Einzelunternehmer und Freiberufler müssen die Namensänderung in der Regel nirgendwo offiziell bekanntgeben. Sie können sich einfach einen neuen Namen geben und dann mit dem Tagesgeschäft fortfahren.

Anders sieht das natürlich bei größeren Firmen oder GmbHs aus. Hier muss die Umfirmierung gut vorbereitet werden, um später reibungslos durchgeführt werden zu können. Bei einer UG oder GmbH muss für eine Namensänderung der Gesellschaftervertrag geändert werden. Dafür bedarf es einer Gesellschafterversammlung mit entsprechendem Beschluss. Dieser muss außerdem notariell beglaubigt werden.

Neben den internen Prozessen ist außerdem die Ummeldung beim Gewerbeamt und eine Änderung des Firmennamens im Handelsregister notwendig. Ist das Unternehmen in Verbänden oder andere Organisationen Mitglied, muss auch dort der Name geändert werden. Hinzu kommen Einträge in Telefonbüchern, Branchenregistern und ähnlichen Verzeichnissen.

Sonderfall GmbH – Von UG zu GmbH umfirmieren

Eine Besonderheit ist der Wechsel von einer UG zu einer GmbH und vice versa. Dabei handelt es sich nämlich nicht, wie man erwarten würde, um eine Umwandlung. Eine Rechtsformänderung im eigentlichen Sinne findet nämlich nicht statt. Unternehmergesellschaften basieren nämlich auf der gleichen Grundlage wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Eine UG ist genauer betrachtet eine besondere Form der GmbH. Ist das für letztere nötige Stammkapital erreicht, kann eine Umwandlung als freiwillige Umfirmierung abgewickelt werden.

Erfolg durch Umfirmierung – Gründe & Vorteile

Die Entscheidung für eine Umfirmierung kann viele Gründe haben. Zu den häufigsten gehören eine Umorientierung, Neuausrichtung oder schlicht und einfach eine Expansion des Unternehmens. Da der Firmenname in den Köpfen der Kunden eng mit den angebotenen Produkten und Dienstleistungen verknüpft ist, sollte er bei der Zielgruppe positive Assoziationen wecken. Wer alleine durch seine Namensgebung schon potentielle Kunden abschreckt, verliert dadurch wertvolle Marktanteile.

Gründe für eine Umfirmierung

Die möglichen Gründe für eine Umfirmierung sind vielfältig. Treten Probleme mit dem alten Namen auf, ist ein klarer Cut und eine Umfirmierung oft die bessere Lösung als aufwendige Marketingkampagnen mit unklarem Ausgang. Weitere Anlässe für eine Umfirmierung sind:

• Markenrecht: Wenn Unternehmen wachsen, stellt sich unter Umständen heraus, dass der Name zu Konflikten mit bereits bestehenden Firmen führt. Um einen langwierigen und oft teuren Markenrecht-Streit zu verhindern, ist eine Umfirmierung angeraten.
• Fehler bei der früheren Namenswahl: Der bisherige Firmenname bleibt einfach nicht im Kopf, weil er zu lang oder kompliziert ist. Außerdem schreiben sowohl Kunden als auch Medien ihn immer wieder falsch – dann ist es definitiv Zeit für eine Umfirmierung.
• Wahrnehmung: Der Name eines Unternehmens sollte vor allem positive und ansprechende Assoziationen wecken. Ist das durch problematische Entwicklungen in der Firma oder einen geänderten Zeitgeist nicht mehr der Fall, wird es Zeit für eine Umfirmierung.
• Ansprache: Der Firmenname sollte idealerweise immer die gewünschte Zielgruppe ansprechen. Diese kann sich im Laufe der Zeit jedoch ändern oder verändern. Ist dies der Fall, sollte ein zu spezifischer Name angepasst werden.
• Neuausrichtung: Egal, ob es um das Ansprechen einer anderen Zielgruppe, einen Branchenwechsel oder die Konzentration auf einen anderen Markt geht – große Veränderungen können eine Umfirmierung notwendig machen.
• Expansion: Regionale Anbieter können oft mit einem Namen, der Bezug auf den Standort nimmt, punkten. Wächst die Firma und will in Zukunft national, international oder sogar global agieren, kann ein solcher Name aber hinderlich sein.

Vorteile der Umfirmierung

Neben dem Logo ist der Name einer Firma oft ihr wichtigstes Erkennungsmerkmal. Im Kopf von Kunden und potentiellen Neukunden muss dieser mit möglichst vielen positiven Assoziationen verknüpft sein. Ist dies, aus welchen Gründen auch immer, nicht der Fall, läuft es wirtschaftlich meist schlecht. Eine einmal gebildete Meinung lässt sich oft nur schwer revidieren. Je schlechter das Bild der Firma im Kopf ist, desto weniger lassen sich die Menschen auf neue Informationen über sie ein und desto festgefahrener sind sie in ihrer Ansicht. Eine Umfirmierung ist dann meist weniger aufwendig und vor allem günstiger als eine groß angelegte Imagekampagne, deren Erfolg zudem ungewiss ist.

Ein neuer Firmenname kann außerdem durch eine leicht andere Ausrichtung und Ansprach helfen, neue Marktanteile zu generieren oder verlorene Kunden zurückzugewinnen. Ändern sich die Bedürfnisse und Wünsche von Kunden und reagiert man zu spät darauf, setzt sich der alte Firmenname oft als rückständig und langsam fest. Mit einer Umfirmierung lässt sich neuer Wind ins Unternehmen und die Wahrnehmung der Kunden bringen.

Kosten und Risiken einer Umfirmierung

Leider bringt eine Umfirmierung nicht immer nur Vorteile mit sich. Je nachdem, welchen Stand der bisherige Name hat, ist der Wechsel mit mehr oder weniger Risiken verbunden. Außerdem entstehen durch die Umfirmierung Kosten. Die Ausgaben für die nötigen Leistungen der Verwaltungen sind festgelegt und daher gut planbar. Maßnahmen zur Information von Bestandskunden und der Überarbeitung von Logo, Werbematerialien, Firmenauftritt und vielem mehr, verursachen oft aber viel weitreichendere Kosten, die sich auch nur schwer kalkulieren und von vornherein festlegen lassen.

Kosten – für Handelsregister, Notar und Gewerbeummeldung

Die voraussichtlichen Kosten für formale Änderungen im Rahmen einer Umfirmierung lassen sich leicht planen. Dazu zählen:

• Änderung im Handelsregister: 50 bis 70 Euro
• Gewerbeummeldung: 30 bis 40 Euro
• Notarkosten bei Umfirmierung einer GmbH: 300 bis 400 Euro
• Ummeldung bei Verbänden und Vereinen: je nach deren Satzung

Risiken – Aufwand, Image, Zeit

Leider ist eine Umfirmierung nicht immer automatisch erfolgreich. Sie muss vom Vorstand und der Marketing-Abteilung des Unternehmens gut geplant und eng begleitet werden, damit die erhofften Vorteile auch wirklich erzielt werden können. Die größten Risiken im Rahmen einer Umfirmierung sind:

• Verlust bisher aufgebauter Reputation
• Bestandskunden verlieren das Interesse
• Die Neuausrichtung vermittelt Unsicherheit
• Social-Media-Kanäle verlieren an Reichweite
• Kundenempfehlungen unter altem Namen werden wertlos
• Kosten sprengen bei schlechter Kalkulierung das Budget

Viele dieser Risiken lassen sich mit einer guten Planung und Kalkulation im Vorfeld minimieren. Wer Bestandskunden schon lange im Vorfeld auf die Umfirmierung vorbereitet und Geschäftspartner im persönlichen Gespräch von einer weiteren Zusammenarbeit überzeugen kann, muss hier keine Verluste fürchten.

Wenn der alte Firmenname eine große Reputation und Bekanntheit hatte, lohnt es sich oft, in deren Mitnahme zu investieren. Der Unterhalt mehrerer Domains im Internet mit entsprechenden Weiterleitungen auf die neue Präsenz ist zwar mit zusätzlichen Kosten verbunden. Diese amortisieren sich durch das Abgreifen sonst verlorener Kunden in der Regel aber schnell wieder.

Gleichzeitig verhilft eine intensive Werbekampagne der neuen Marke zu weitreichender Bekanntheit und schafft Interesse bei den erhofften Neukunden. Damit der Erfolg aufgrund von kurzfristig beim Werbeetat nötigen Einsparungen nicht auf der Strecke bleibt, ist eine umfassende und großzügige Planung in Sachen Rücklagen nötig.

Checkliste für eine Umfirmierung – dein Weg zum neuen Namen

Mit dieser praktischen Checkliste werden Vorbereitung und Abwicklung der Umfirmierung beinahe zum Kinderspiel. Auf jeden Fall hilft sie dir, keinen der wichtigen Punkte auf dem Weg zum neuen Firmennamen zu vergessen.

Umfirmierung als Option auskundschaften

• Marktforschung betreiben
  • Zielgruppen analysieren
  • Alleinstellungsmerkmal herausarbeiten
  • Konkurrenten beobachten
• Passenden Firmennamen finden
  • Bezug zum Tätigkeitsfeld
  • Ansprechend für die Zielgruppe
  • Keine markenrechtlichen Probleme
  • Einfach, leicht zu merken
  • Prägnant
  • Unique

Umfirmierung vorbereiten

• Mitarbeiter auf die Umfirmierung vorbereiten
  • Voraussichtliche Timeline aufstellen und zur Verfügung stellen
  • Nötige Hintergrundinformationen liefern
  • Chancen aufzeigen und Sicherheit vermitteln
• Kunden über die bevorstehende Umfirmierung informieren
  • Für bisherige Zusammenarbeit bedanken
  • Sicherheit vermitteln
  • Angebote für die weitere Zusammenarbeit aushandeln
  • Falls nötig im persönlichen Gespräch überzeugen
• Marketingkampagne zur Umfirmierung vorbereiten
  • Bekanntschaft des neuen Namens fördern
  • Alleinstellungsmerkmal präsentieren
  • Neue Kunden gewinnen
  • Social-Media-Strategie zur Umfirmierung erarbeiten
• Namensänderung vorbereiten
  • Neue Werbematerialien bestellen
  • Neue Verbrauchsmaterialien mit Firmennamen
    • Briefpapier
    • Stempel
    • Visitenkarten
    • Verpackungen
    • Versandmaterial
  • Adressschilder und ähnliches mit neuem Firmennamen
  • Neue Internetdomain kaufen
• Optional: Neues Firmenimage ausarbeiten
  • Neues Motto finden
  • Website anpassen
  • Neue Werbematerialien ausarbeiten

Umfirmierung einleiten

• Falls nötig: Gesellschafterversammlung einberufen
  • Mehrheitlicher Beschluss für die Namensänderung
  • Gesellschaftervertrag ändern
  • Notarielle Beglaubigung
• Eintrag im Handelsregister ändern lassen
• Gewerbeummeldung
• Internetdomain umziehen
  • Weiterleitung auf der alten Domain einrichten
  • Neue Domain geht online
  • Links anpassen
  • Suchmaschinenoptimierung an neuen Firmennamen anpassen
• Bestandskunden über Umfirmierung informieren
• Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringen
• Einträge in Branchenverzeichnissen, Telefonbüchern u.a. aktualisieren
• Werbe- und Marketingkampagnen launchen
• Social-Media-Arbeit intensivieren und Umfirmierung bekanntgeben

Optional: Umfirmierung nachbereiten

• Stand des Unternehmens erheben
  • Entwicklung bei den Bestandskunden
  • Entwicklung bei Neukunden
  • Image des Unternehmens
  • Alleinstellungsmerkmal erfolgreich transportiert?
  • Allgemeiner Stand des Unternehmens
  • Weitere Maßnahmen ableiten
• Noch nicht erreichte Zielgruppen intensiver ansprechen
• Rückgewinnungsaktion für verlorene Stammkunden
• Eventuell weitere Imagekampagne
  • Mitarbeiter über den Stand informieren und für ihre Unterstützung bedanken
  • Dank an treue Kunden

Folgen der Umfirmierung

Eine Umfirmierung hat nicht nur in Sachen Außenwirkung und Kundenbeziehungen weitreichende Folgen. Auch interne Prozesse und Regelungen können von dem Namenswechsel betroffen sein. Daher sollten neben Geschäftspartnern auch die eigenen Mitarbeiter frühzeitig über den anstehenden Namenswechsel informiert und möglichst weitreichend eingebunden werden. So kann auch in der Belegschaft Verunsicherung über die Veränderungen minimiert und ein sicheres Klima geschaffen werden.

Einfluss auf die Rechtsform der Gesellschaft

Eine Umfirmierung hat keinerlei Einfluss auf die Rechtsform einer Gesellschaft oder eines Unternehmens. Wer diese wechseln möchte, muss eine Umwandlung durchlaufen. Natürlich können Umwandlung und Umfirmierung auch gleichzeitig passieren. Dann wechselt die Firma sowohl ihren Namen als auch ihre Rechtsform.

Arbeitsverträge – was passiert damit?

Bei einer Umfirmierung behalten die bisherigen Arbeitsverträge ihre Gültigkeit. Der Abschluss neuer Verträge unter dem neuen Firmennamen ist nicht nötig. Jedoch sollten neue Verträge natürlich ausschließlich unter dem neuen Namen abgeschlossen werden.

Eine Umfirmierung führt bei den Mitarbeitern häufig zu einer gewissen Unsicherheit. Um dem vorzubeugen ist es wichtig, so früh wie möglich umfassend zu informieren. Darunter fällt auch die Information, dass die alten Arbeitsverträge auch unter dem neuen Namen ihre Gültigkeit behalten.

Beispiel für eine Umfirmierung Mitteilung

Vielen Geschäftsführern fällt die Kommunikation mit den Mitarbeitern und Kunden im Rahmen einer Umfirmierung schwer. Dass alle jederzeit gut informiert sind, ist jedoch eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreich verlaufende Namensänderung. Wer nicht weiß, wo er oder sie mit ihrem Schreiben beginnen soll, kann eine Umfirmierung-Vorlage nutzen.

Natürlich ist es sinnvoll, nicht nur die jeweiligen Firmendaten zu ergänzen, sondern auch weitere kunden- und branchenspezifische Informationen hinzuzufügen. Als Faustregel gilt: Kunden und Mitarbeiter so umfassend wie möglich über alle Vorgänge informieren, dabei aber nicht mit unnötigen Informationen zumüllen.

Fazit

Eine Umfirmierung ist ein einfaches und doch oft recht erfolgreiches Mittel, um ein schlechtes Image hinter sich zu lassen, sich neu auf dem Markt zu positionieren oder ein Unternehmen neu auszurichten. Veränderungen gehen aber oft auch mit einer großen Unsicherheit einher. Das betrifft sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch Bestandskunden. Eine umfassende Kommunikation ist daher unerlässlich, wenn die Umfirmierung von Erfolg gekrönt sein soll.

Betrachtet man nur den offiziell notwendigen Verwaltungsaufwand, ist eine Umfirmierung bei den meisten Rechtsformen sehr einfach möglich. Eine Ausnahme bilden hier lediglich GmbH und UG, weil hier eine Gesellschafterversammlung einberufen und eine positive Abstimmung durchgeführt werden muss. Oft wesentlich größer ist der Aufwand im Hintergrund der Umfirmierung: Das Finden des richtigen Firmennamens, die Entwicklung und Produktion neuer Werbe- und Verbrauchsmaterialien sowie das Erstellen von Image- und Werbekampagnen ist oft teuer und aufwendig. Damit ist eine Umfirmierung letztendlich oft alles andere als günstig – kann sich, insofern sie erfolgreich ist und neue Märkte erschließt, aber bereits innerhalb kürzester Zeit lohnen.