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Inkasso beauftragen – so geht’s

Aktualisiert am
01
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03
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2024

Wenn deine Mahnungen erfolglos bleiben und dein Unternehmen womöglich sogar in Schwierigkeiten kommt, ist der Zeitpunkt gekommen, einInkasso zu beauftragen. Schließlich sind unbezahlte Rechnungen nicht nur lästig, sondern gefährden zugleich deine eigene Liquidität. Ein Inkassounternehmen hat die Aufgabe, dich beim Eintreiben der offenen Forderungen zu unterstützen. Erfahre hier, wann und wie du ein Inkasso beauftragen kannst und welche Kosten entstehen.

Wann du ein Inkasso beauftragen kannst

Ehe du ein Inkassounternehmen beauftragst, solltest du die Voraussetzungen prüfen. Inkasso ist nämlich erst dann möglich, wenn der Schuldner in Zahlungsverzug ist. Das passiert in diesen drei Fällen:

  • Mahnung: Du hast deinem Kunden bereits eine Mahnung zukommen lassen. Zwei- oder dreimal zu mahnen ist für den Zahlungsverzug nicht erforderlich – weitere Mahnschreiben stellen lediglich Kulanz dar.
  • Feste Zahlungsfrist: Hast du deinem Kunden zum Beispiel eine Frist von 14 Tagen gesetzt, gerät der Schuldner automatisch in Zahlungsverzug, wenn er nicht pünktlich gezahlt hat. Eine Mahnung ist dafür nicht erforderlich.
  • 30-Tages-Frist: Hast du auf deiner Rechnung kein Zahlungsziel angegeben, geraten Unternehmer automatisch in Zahlungsverzug, wenn sie 30 Tage nach Erhalt der Rechnung nicht gezahlt haben. Bei Privatpersonen gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du sie auf der Rechnung darauf hingewiesen hast.

Ist so also der Zahlungsverzug eingetreten, kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen.

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Inkassodienstleistungen: So arbeitet ein Inkassobüro

Als Gläubiger kannst du dich zwischen drei Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro entscheiden:

  • Beauftragter Forderungseinzug: Du beauftragst ein Inkassounternehmen, welches sich im Anschluss darum kümmert, dass die offene Rechnung bezahlt wird. Das Inkassobüro agiert in diesem Fall im Namen deines Unternehmens.
  • Abtretung der offenen Posten: Hier kommt es zu einem Wechsel der Gläubiger. Du trittst die Forderung an das von dir beauftragte Inkassounternehmen ab. Fortan hast du mit dieser Forderung nichts mehr am Hut, denn das Inkassobüro treibt diese im eigenen Namen ein.
  • Verkauf der Forderung: Du verkaufst deine Forderung (Factoring). Diese Möglichkeit des Inkassos beeinflusst deine Liquidität positiv. Mit dem Verkaufsabschluss fließt sofort Geld in dein Unternehmen zurück.
  • Erfolgsprovisionen: Bei diesem selteneren Modell kümmert sich das Inkassobüro um dein Mahnwesen und kassiert im Gegenzug lediglich Erfolgsprovisionen.

Ablauf des Inkassoverfahrens

Das Inkassoverfahren läuft bei der Bearbeitung eines Inkassofalls in mehreren Schritten ab:

  1. Vorgerichtliche Maßnahmen: Nachdem du online ein Inkasso beauftragt hast, nimmt der Dienstleister schriftlich und telefonisch Kontakt zum Schuldner auf. Ziel ist, die Forderungen ohne gerichtliche Schritte erfolgreich einzufordern. Dazu gehören ebenso eine Bonitätsprüfung des Schuldners und eine Prüfung der Legitimität der Forderung.
  2. Außergerichtliches Mahnverfahren: Hier werden die Inkassomaßnahmen an das Schuldnerprofil angepasst. Unter Umständen können nun auch alternative Zahlungsmethoden wie zum Beispiel eine Ratenzahlung vereinbart werden.
  3. Gerichtliches Mahnverfahren: Bleiben sämtliche Bemühungen erfolglos, beantragt der Inkassodienstleister einen Mahnbescheid. Dieser ist Voraussetzung für die Beantragung eines Vollstreckungsbescheids und die Kontopfändung (Zwangsvollstreckung)
  4. Nachgerichtliches Inkassoverfahren: In diesem Schritt räumt das Inkassobüro dem Schuldner letztendlich eine ultimative Zahlungsmöglichkeit ein. Sollte weiterhin kein Zahlungseingang ersichtlich sein, wird der bereits vorhandene Titel der Zwangsvollstreckung umgesetzt. Das Inkassounternehmen beauftragt einen Gerichtsvollzieher mit der Pfändung.
  5. Überwachungsverfahren: Wenn ohne Erfolg vollstreckt wurde, geht die gesamte Forderung ins Überwachungsverfahren über. Dabei wird der Schuldner über viele Jahre hinweg vom zuständigen Inkassobüro überwacht. Sollte sich die Finanzlage des Schuldners deutlich verbessern, sodass die bestehende Forderung problemlos zu begleichen ist, beauftragt das Inkassounternehmen erneut einen Gerichtsvollzieher mit der Eintreibung der Geldforderungen.
Ablauf des Inkassoverfahrens
Ablauf des Inkassoverfahrens

Welche Inkassogebühren fallen bei einem Inkassobüro an?

Die Inkassogebühren variieren je nach Inkassounternehmen und den Schritten des Inkassoverfahrens. Grundsätzlich solltest du dich für den Forderungseinzug auf diese Inkassokosten einstellen:

  • Schreibgebühren und Auslagen
  • Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen
  • Verzugszinsen auf deine Forderung (Verzinsung mit 5 oder 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz)
  • Gerichtskosten (für das gerichtliche Mahnverfahren zum Erlass eines Mahnbescheids und Vollstreckungsbescheids)
  • Kosten für die Zwangsvollstreckung (bzw. für den Gerichtsvollzieher)
  • ggf. zusätzliche Entgelte für die Ermittlung der korrekten Anschrift des Schuldners

Die Inkassogebühren für das gerichtliche Mahnverfahren berechnen sich nach dem Gegenstandswert, also der Höhe deiner Forderung. Je höher diese also ist, desto teurer wird auch das Inkassoverfahren.

Das Inkassobüro unterliegt allerdings einer Schadensminderungspflicht. Es darf die Inkassogebühren nicht willkürlich festlegen. Die maximale Höhe der Kosten richtet sich nach dem, was eine Rechtsanwaltskanzlei für Inkassodienstleistungen berechnen dürfte, und damit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Möchtest du beispielsweise eine Forderung von 1.500 Euro eintreiben lassen, dürfen die Gebühren bis zu 127 Euro betragen. Weitere Abstufungen findest du in der Anlage 2 zum RVG.

Gut zu wissen: Sobald dein Schuldner in Verzug ist, darfst du bzw. darf das Inkassounternehmen Mahnkosten wie Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellen, die der Kunde noch zusätzlich zur Hauptforderung zahlen muss.

Wer trägt die Inkassogebühren?

Grundsätzlich kommt der Schuldner für die Kosten des Inkassoverfahrens auf. Es kann dennoch passieren, dass du zur Kasse gebeten wirst, etwa wenn der Schuldner insolvent ist oder deine Rechnung falsch ausgestellt war.

Stelle daher immer sicher, dass du deine Rechnungen richtig schreibst.

Inkasso beauftragen: So findest du ein geeignetes Inkassounternehmen

Denkst du bei dem Wort Inkasso an „Inkasso Moskau“? So schlimm sieht die Wirklichkeit nicht aus. Dennoch solltest du Wert darauf legen, ein seriöses Inkassobüro auszuwählen, das dein Forderungsmanagement zuverlässig übernimmt und die Inkassokosten im Rahmen hält.

Seriöses Inkassounternehmen erkennen

Ein seriöses Inkassounternehmen zeichnet sich durch mehrere Eigenschaften aus:

  • Registrierung bei einer Registrierungsbehörde (z. B. Rechtsdienstleistungsregister)
  • Ausstellung ordnungsgemäßer Rechnungen
  • eine gewissenhafte Arbeitsweise
  • eine kundenorientierte Beratung
  • gute Erreichbarkeit des Inkassobüros
  • transparente Gebühren
  • seriöse Methoden (ohne „Inkasso Moskau“-Machenschaften)
  • regelmäßige Informationen für dich zum Stand des Inkassofalls
  • seriöse Allgemeine Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien
Unser Tipp für eine gute Zusammenarbeit

Ruf doch einfach bei dem gewählten Inkassobüro an und lass dich beraten und dir den Ablauf des Inkassos erklären. Ist das Unternehmen dazu nicht bereit, lass besser die Finger davon.

Wie du das Inkassounternehmen beauftragst

Ein Inkasso zu beauftragen, ist nicht besonders kompliziert. Zunächst erteilst du den Auftrag. Dafür gibt es bei den meisten Inkassounternehmen einen entsprechenden Vordruck, in dem du die wichtigsten Angaben ausfüllst. Falls es sich um die Inkasso-Variante mit Abtretung der Forderung handelt, musst du zusätzlich eine Abtretungserklärung ausfüllen und unterschreiben.

Der Rechtsdienstleister benötigt von dir außerdem die zugehörigen Belege. Das sind zum einen die betreffende Rechnung und bereits ausgestellte Mahnungen, zum anderen mitunter auch Nachweise über die (unstreitige) Leistungserbringung (z. B. Schriftverkehr mit deinem Kunden).

Alternative zur Inkassobeauftragung: gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Du musst nicht zwingend ein Inkassounternehmen beauftragen, wenn dein Kunde nicht zahlt. Du kannst das gerichtliche Mahnverfahren auch direkt selbst einleiten – das ist günstiger und du behältst die Fäden in der Hand. Wie der Weg vom Mahnbescheid über den Vollstreckungsbescheid bis hin zur Zwangsvollstreckung genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zum gerichtlichen Mahnverfahren.

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Fazit zum Inkasso beauftragen

Die Unterstützung von professionellen Rechtsdienstleistern im Forderungsmanagement bringt dank deren enormer Erfahrung zahlreiche Vorteile. So lassen sich schnell und mit geringem Aufwand bestehende Zahlungsstörungen bei Geldforderungen beheben. Die Beauftragung eines Inkassounternehmens kann dir helfen, deine innerbetrieblichen Kosten zu senken, indem sich deine Mitarbeiter ungestört ihren eigentlichen Kernaufgaben widmen können.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Inkasso beauftragen

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