Rechnungsablage

Warum ist eine ordentliche Rechnungsablage so wichtig?

Eines der wichtigsten Themen, die ein Unternehmer beherrschen muss oder die in seinem Betrieb hohe Bedeutung hat, ist die Buchhaltung. Du musst nicht nur die gesetzlichen Bedingungen an die Buchhaltung beachten, sondern auch auf die bestmögliche Ordnung achten. Um dies zu erreichen, brauchst du ein vernünftiges Rechnungsablage System. Nur so lassen sich wichtige Informationen schnell finden und weitergeben oder Rechnungen digital verarbeiten. Ein gut durchdachtes Rechnungsablage System bringt dir einige Vorteile:

• Du findest deine Unterlagen schneller. Wenn du dir von Beginn deiner Selbstständigkeit ein System für deine Rechnungsablage angewöhnst, musst du nicht immer suchen. Am besten hat sich das System erwiesen, bei dem du für deine Belegbearbeitung eine Reihenfolge einführst. Am sinnvollsten ist eine Reihenfolge nach Datum.
• Damit deine Buchführung immer auf dem aktuellen Stand ist und auch die Bezahlung deiner Rechnungen immer pünktlich durchgeführt wird, ist eine Rechnungsablage für Kasse und Bank zu empfehlen. Auf diese Weise mit der Belegabarbeitung nach Reihenfolge vom Datum kannst du alles in kurzer Zeit sortieren, erfassen und erledigen.
• Du sparst dir Mehrkosten beim Steuerberater. Wenn du die Unterlagen deiner Buchführung für den Steuerberater vorbereitest, muss er diese nicht selbst sortieren und kann seine Arbeit schneller machen. Das bedeutet, du musst weniger für seine Arbeit bezahlen.

Digitale Rechnungsablage

Es dürfte dir nicht entgangen sein, dass wir uns im Zeitalter der Digitalisierung befinden. Diesem Umstand solltest du auch in deinem Unternehmen gerecht werden. Das heißt konkret, dass ein papierloses Büro das Ziel sein sollte, falls du es nicht schon umgesetzt hast. Das bedeutet aber auch, dass du mit einer digitalen Rechnungsablage arbeiten solltest.

Damit ist deine Buchhaltung nicht nur stets aktuell, sondern du sparst auch sehr viel Zeit damit. Zeit, die du sinnvoll für deine Kernarbeiten nutzen kannst. Eine elektronische Rechnungsablage hat dir einiges an Vorteilen zu bieten.

Vorteile der digitalen Rechnungsablage

Nachfolgend nur ein paar Vorteile, welche dir die digitale Rechnungsablage bietet:

• Du gewinnst Zeit: Zeitersparnis ist ein sehr großer Vorteil. Je früher du deine Rechnungen an deine Kunden versenden kannst, desto schneller hat er sie in Händen. Das geht heute ganz einfach per Mail und du sparst dir schon die Zeit auf dem Postweg. Je schneller er die Rechnung hat, desto schneller kann er dich bezahlen. Das wirkt sich selbstverständlich auch auf deine Liquidität aus. Je schneller das Geld auf deinem Konto ist, desto besser ist diese.
• Du sparst Kosten: Kostenersparnis ist genauso wichtig wie die Zeitersparnis. Beides bringt dir Geld. Mit einer digitalen Rechnungsablage versendest du deine Rechnungen per Mail und sparst dir damit das Porto. Überdies brauchst du kein teures Geschäftspapier, keine Briefumschläge und keine Ordner, um alle deine Rechnungskopien abzuheften. Je mehr Rechnungen du versendest, desto mehr Ressourcen kannst du auch im Bereich Mitarbeiter sparen. Es muss keiner mehr eintüten und dann zur Post bringen.
• Ständige Verfügbarkeit: Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Rechnungsablage ist, dass du jederzeit und von jedem Ort aus auf deine Dokumente zugreifen kannst. So kannst du beispielsweise auch interne Prozesse, beispielsweise Rechnungsfreigaben, deutlich einfacher und effizienter gestalten. Außerdem sind bei der elektronischen Rechnungsablage deine Rechnungen immer vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Hohes Optimierungspotenzial: Mit deiner elektronischen Rechnungsablage in Kombination mit einer modernen Buchhaltungssoftware hast du viel Potenzial für Optimierungen in deinen Geschäftsprozessen. Du kannst vieles ganz automatisch erledigen, ohne dass du oder deine Mitarbeiter selbst eingreifen müssen. So werden beispielsweise Rechnungen vollautomatisch ausgelesen und der Übertrag in dein Buchungssystem erfolgt ebenfalls automatisch. Intern kannst du viele Prozesse und Abläufe besser lenken und machst dich weniger abhängig von Urlaub oder Krankheit deiner Mitarbeiter.
• Archivierung leicht gemacht: Nichts musst du mehr in Aktenschränken oder zahllosen anderen Büroschränken archivieren und lagern. Alles wird auf Servern gespeichert. Deine Unterlagen sind leicht und schnell zu finden, sie geschützt und du kannst einfach und ohne Kopfzerbrechen die Vorschriften nach GoBD einhalten. Besser und sicherer geht es nicht.

Was muss alles abgelegt werden?

Der Weg zum papierlosen Büro führt selbstverständlich nur über die digitale Ablage. Auf anderem Weg sind Papierstapel auf den Schreibtischen kaum zu vermeiden. Das bedeutet aber auch, dass du einige Dokumente ablegen musst. Dies betrifft sowohl deine Eingangsrechnungen als auch deine Ausgangsrechnungen. Doch auch Kontoauszüge, Lieferscheine oder Angebote darfst du nicht vergessen. Du kannst mit System alle Unterlagen in die digitale Rechnungsablage überführen.

Eingangsrechnungen

Beginnen wir mit der Ablage deiner Eingangsrechnungen. Hier sind drei Systeme der Rechnungsablage zu empfehlen. Zunächst einmal musst du alle Eingangsrechnungen nummerieren und danach alphabetisch ablegen. Die zweite Option wäre für deine Rechnungsablage das amerikanische System. Bei diesem System liegt in deiner Rechnungsablage die neueste Rechnung immer oben. Die dritte Option für dich wäre, das sogenannte behördliche System zu verwenden. Dies entspricht ganz genau dem Gegenteil vom amerikanischen System und immer die älteste Rechnung kommt zuerst. Egal welches Rechnungsablage System du für deine Eingangsrechnungen auch verwenden willst, du hast bei allen genannten Optionen immer die Gewissheit, dass du eine Rechnung sehr schnell findest.

Ausgangsrechnungen

Nachdem du ein System für deine Eingangsrechnungen gefunden hast, musst du dir eines für deine Ausgangsrechnungen suchen. Bei den Ausgangsrechnungen handelt es sich um alle Rechnungen, die an deine Kunden verschickt werden. Hier hast du die Auswahl zwischen zwei möglichen Systemen. Du kannst deine Ausgangsrechnungen oder deine Quittungen sortieren, indem du diese Sortierung nach dem Alphabet vornimmst. Dabei musst du natürlich auf eine einheitliche Vorgehensweise innerhalb von einem Buchstaben achten. Empfehlenswert ist hier, dass die älteste Rechnung oder Quittung sich ganz unten befindet und die neueste an erster Stelle liegt. Alternativ aber kann das Ausgangsrechnungen sortieren oder das Quittungen sortieren nach der Rechnungsnummer bzw. Quittungsnummer erfolgen. Damit hast du zwar auch eine Sortierung im chronologischen Sinne, doch diese Methode ist etwas umständlicher als alphabetisch zu sortieren.

Kontoauszüge

Auch bei der Ablage der Kontoauszüge ist das oben erwähnte amerikanische System wie bei den Eingangsrechnungen zu empfehlen. Der älteste Kontoauszug ist wieder ganz unten zu finden und der neueste befindet sich in der Reihenfolge immer ganz oben. Hast du Konten bei mehreren Banken, so musst du dieses Ablagesystem natürlich für jede Bank einzeln anwenden.

Lieferscheine

Lieferscheine abheften und dann in einem Ordner aufbewahren gehört schon längst der Vergangenheit an. In der heutigen Zeit werden immer mehr Lieferscheine elektronisch erstellt. Mindestens sollte der Anspruch sein, dass du deine Lieferscheine digitalisierst und dann entsprechend elektronisch archivierst.

Du kannst zum Beispiel eine kostenlose Lieferschein Vorlage verwenden und diese mittels einer Archivierungssoftware revisionssicher archivieren oder direkt aus der Software heraus erstellen.

Du solltest dabei aber darauf achten, dass diese Ablage der Lieferscheine immer mit der entsprechenden Rechnung passiert. Beides musst du zusammen archivieren. Dann hast du immer alles sofort zur Hand. Diese ist die empfehlenswerte Variante für deine Ablage.

Sonstige Dokumente

In deinem Unternehmen kommen sicherlich noch viel mehr Dokumente zusammen als hier beschrieben. Für alle musst du natürlich auch ein Ablagesystem wählen. Dies gilt auch für Unterlagen, die eine besondere Bedeutung haben. Die Rede ist von deinen Steuerunterlagen.

Wie und wo legt man Belege und Rechnungen ab?

Ein bisschen kannst du das Ablegen von Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten in deiner Buchhaltung mit dem Führen von einem Tagebuch vergleichen. Bevor du dir aber Gedanken über die Art und Weise des Dokumenten ablegen machst, musst du dir das richtige Rechnungsablage System überlegen. Die Rechnungsablage der Buchhaltung kannst du sicherlich nicht mit deiner Rechnungsablage privat vergleichen, denn in der Buchhaltung muss alles ganz genau und absolut korrekt sein. Ablegen solltest du alle deine Rechnungen und Belege in einer digitalen Rechnungsablage. Diese bietet dir die meisten Vorteile.

Ein Rechnungsprogramm bietet dir einige Möglichkeiten und legt offen, wie viel Optimierungspotenzial sich für deine Geschäftsprozesse in einer elektronischen Rechnungsablage verbergen. Beim Ablegen solltest du folgende Punkte beachten:

• Rechnungen und Quittungen solltest du immer zusammen mit den passenden Lieferscheinen oder Aufträgen ablegen. Fehlt dir eine Rechnung zu einem Auftrag, dann solltest du einen Eigenbeleg erstellen.
• Deine Kontoauszüge musst du ebenfalls mit einem Rechnungsablage System ablegen, sodass du sie bei jeder Nachfrage sofort findest.

Fazit

In Zeiten der Digitalisierung ist nicht nur eine digitale Rechnungsablage unabdingbar, sondern eine digitale Ablage grundsätzlich. Doch vor allem in deiner Buchführung hast du mit einer elektronischen Rechnungsablage sehr viel Möglichkeiten. In Verbindung mit einer guten Buchführungssoftware kannst du in deinem Unternehmen einiges durch automatische Abläufe optimieren. Mit einer Rechnungsablage kannst du Kosten und Zeit einsparen und dir deine Buchführungsarbeit deutlich erleichtern. Für die Ablage kannst du dir verschiedene Systeme überlegen, ganz, wie es für dein Unternehmen am besten ist. Die Rechnungsablage in der Buchhaltung sorgt auch dafür, dass du immer GoBD-konform bist, alle Unterlagen für deinen Steuerberater oder das Finanzamt sofort parat hast und nicht alles mühsam zusammensuchen musst.

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