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Kosten

Aktualisiert am
24
.
11
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2023

Das Verstehen und Verwalten von Kosten ist wichtig für jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein. In diesem Artikel erklären wir dir, was Kosten genau sind und wie sie eingeteilt werden. Wir unterscheiden auch zwischen den Ausgaben eines Unternehmens und den eigentlichen Kosten. Diese Unterscheidung ist wichtig, damit du deine Preise richtig festlegst und deine Finanzen im Griff hast. Außerdem zeigen wir, wie du Kosten richtig zuordnest und geben Tipps, wie du deine Kosten senken kann. Das erwartet dich:

Was genau sind Kosten?

Kosten sind die Aufwendungen, die ein Unternehmen hat, um Produkte herzustellen oder Dienstleistungen anzubieten, also zur Erstellung sogenannter betrieblicher Leistungen beitragen. Dazu gehören zum Beispiel Geld für Materialien, Gehälter und Miete.

Um die Übersicht über die Kosten zu behalten, werden sie in spezifische Kategorien eingeteilt. Diese Einteilung erfolgt meistens durch zwei Methoden:

  • Einteilung nach Beziehung zum Aufwand: Hier werden Kosten in Grund-, Anders- und Zusatzkosten unterschieden.
  • Kosten in Bezug zum Verursacher: Kosten, die sich einer Leistung direkt zuweisen lassen, werden als direkte Kosten bezeichnet. Kannst du das nicht, spricht man von indirekten Kosten, die über die Kostenstellenrechnung verteilt werden müssen.

Was sich dahinter verbirgt, schauen wir uns jetzt genauer an.

Unterscheidung zwischen Ausgaben und Kosten

Im Alltag meinen wir mit Ausgaben und Kosten oft dasselbe. Das ist jedoch nicht ganz korrekt und so ist es aus unternehmerischer Sicht wichtig, zwischen Ausgaben und Kosten zu unterscheiden. Ein gutes Beispiel dafür sind Spenden, die zwar Ausgaben darstellen, aber keine Kosten sind, da sie keinen Beitrag zur Erstellung betrieblicher Leistungen leisten.

Wieso diese Unterscheidung zwischen Ausgaben und Kosten wichtig ist

Die Kenntnis deiner Unternehmenskosten ist entscheidend für die Preisgestaltung deiner Produkte oder Dienstleistungen. Eine klare Trennung zwischen Kosten und anderen Ausgaben ist bei der Preiskalkulation notwendig, um wettbewerbsfähige Preise zu gestalten und nicht den steuerlich relevanten Gewinn künstlich zu erhöhen, da das Finanzamt nur die Kosten anerkennt. Merke dir: Ausgaben solltest du bei deiner Preiskalkulation nicht berücksichtigen. Rechne hier nur mit den tatsächlichen Kosten.

Trennung von Kosten und Ausgaben in der Praxis

Kosten und Ausgaben sind nicht zwingend identisch. Ausgaben, die nicht als Kosten zählen, fallen oft unter den neutralen Aufwand. Dies beinhaltet auch Investitionen, die dem Unternehmen einen finanziellen Vorteil bringen sollen, wie beispielsweise der Kauf von Wertpapieren, die nicht direkt mit der Erstellung betrieblicher Leistungen zusammenhängen. Kosten im engeren Sinne hingegen zählen zum Zweckaufwand.

Kategorisierung des neutralen Aufwands

Der neutrale Aufwand, also Ausgaben, die keine Kosten sind, lässt sich in drei Kategorien gliedern:

  1. Betriebsfremder Aufwand: Ausgaben ohne Bezug zur betrieblichen Leistung, wie Spenden.
  2. Außerordentlicher Aufwand: Unvorhersehbare Ausgaben, wie Verluste durch Diebstahl.
  3. Bewertungsbedingter neutraler Aufwand: Kosten, die aufgrund unterschiedlicher Bewertungsansätze in Bilanz und Kostenrechnung entstehen, wie überhöhte Abschreibungen aus steuerlichen Gründen.

Zweckaufwand und dessen Zusammensetzung

Zweckaufwand beinhaltet die Kosten, die nicht als neutraler Aufwand gelten. Er unterteilt sich in Grundkosten und kalkulatorische Kosten:

  • Grundkosten: Diese Aufwendungen werden in der Finanzbuchhaltung als Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen verbucht. Beispiele sind Material- und Personalkosten.
  • Kalkulatorische Kosten: Diese Kosten werden in der Kostenrechnung berücksichtigt, um Kosten zu erfassen, die zwar betriebsnotwendig sind, aber in der Finanzbuchhaltung nicht auftauchen. Dazu zählen etwa der kalkulatorische Unternehmerlohn oder kalkulatorische Zinsen. Man bezeichnet sie auch als Zusatzkosten.

Zusätzlich kannst du auch noch Anderskosten betrachten. Das sind Kosten, die zwar in der Finanzbuchhaltung und in der Kostenrechnung beide erfasst werden, jedoch in unterschiedlicher Höhe. Dies liegt daran, dass in der Kostenrechnung oft ein anderer Bewertungsansatz als in der Finanzbuchhaltung gewählt wird. Dazu gehören zum Beispiel Abschreibungen.

Unser Extra-Tipp: Es ist ratsam, auf eine realitätsnahe Darstellung im Jahresabschluss zu achten, um internationale Rechnungslegungsstandards zu erfüllen.

Zuordnung der Kosten zu Verursachern

Als Unternehmer oder Selbstständiger ist es nicht nur wichtig, welche Kosten entstehen, sondern auch wo diese entstehen. Die Verteilung von Kosten in einem Unternehmen erfolgt durch die Zuordnung von direkten und indirekten Kosten.

  • Direkte Kosten sind jene Ausgaben, die direkt mit der Herstellung eines Produktes zusammenhängen, wie Material- und Fertigungslohnkosten. Diese lassen sich den Produkten direkt zuordnen.
  • Indirekte Kosten, auch Gemeinkosten genannt, wie Verwaltungskosten, lassen sich hingegen nicht direkt einem einzelnen Produkt zuweisen. Sie werden stattdessen über Kostenstellen auf die einzelnen Produkte verteilt. Typischerweise handelt es sich hierbei um Materialgemeinkosten.

Diese Verteilung wird in der Kostenrechnung durchgeführt und ist entscheidend für genaue Kalkulationen und das Verständnis der Kostenstruktur eines Unternehmens.

Praxistipp: Scheue nicht den Aufwand einer detaillierten Kostenstellenrechnung. Mit einer genauen Zuordnung der Kosten zu den verantwortlichen Bereichen gewinnst du wertvolle Einsichten, die dir ermöglichen, gezielt Verbesserungen vorzunehmen und Kosten zu senken.

Abgrenzung von Kosten

In der Finanzbuchhaltung werden Kosten akribisch aufgezeichnet und den entsprechenden Konten zugeordnet. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind hierbei maßgebend und fordern eine exakte Zuordnung der Kosten zu den Erträgen der gleichen Periode.

Zeitliche und sachliche Abgrenzung

Bei der zeitlichen Abgrenzung geht es darum, Kosten zeitgerecht zu erfassen und zuzuordnen. Manchmal fallen in einem Unternehmen Kosten an, die nicht dem aktuellen Abrechnungszeitraum entsprechen. Nehmen wir als Beispiel Versicherungen: Ihre Beiträge werden oft für ein ganzes Jahr im Voraus bezahlt. Falls das Geschäftsjahr eines Unternehmens nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, kann es zu Unstimmigkeiten kommen. Um das zu regeln, nutzt man die Rechnungsabgrenzung. Damit werden Kosten anteilig dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet.

Es ist wichtig, dass Kosten, die eigentlich früheren Zeiträumen angehören, nicht das aktuelle Jahr belasten. Manchmal muss man für Kosten, die noch nicht feststehen, eine Rückstellung bilden. Wenn unerwartete Kosten entstehen und dafür keine Rückstellung gemacht wurde, beeinflussen sie das Ergebnis des aktuellen Jahres. Sie werden als außergewöhnliche Aufwendungen verbucht und wirken sich auf das Gesamtergebnis, aber nicht auf das reguläre Betriebsergebnis aus.

Die sachliche Abgrenzung stellt sicher, dass Kosten den richtigen betrieblichen Vorgängen zugeordnet werden. Die Finanzbuchhaltung verbucht Kosten nach spezifischen Kostenarten, während die Kostenrechnung kalkulatorische Kostenarten berücksichtigt und sie den zutreffenden Kostenstellen und Kostenträgern zuweist.

Strategien zur Kostensenkung

Die Reduzierung der Kosten ist ein zentrales Ziel jedes Unternehmens, um die Profitabilität zu steigern. Dies kann durch Verhandlung günstigerer Einkaufspreise oder durch effizientere Nutzung der Ressourcen erreicht werden.

Zur Senkung der direkten Kosten könnten folgende Maßnahmen ergriffen werden:

  • Überarbeitung des Produkts bzw. Designs
  • Optimierung der Produktionsprozesse
  • Modifikation der eingesetzten Maschinen
  • Ersatz teurer Bauteile durch kostengünstigere Alternativen

Die Reduzierung der indirekten Kosten, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen, gestaltet sich schwieriger. Zur Analyse und Verringerung der Gemeinkosten haben sich zwei Ansätze bewährt:

  • Gemeinkostenwertanalyse: Hier wird auf einer übergeordneten Ebene geschaut, wo die größten Kosten entstehen und wie diese reduziert werden können
  • Prozesskostenrechnung: Hier wird analysiert, welche Gemeinkosten bei welchen Prozessen entstehen.

Wichtig ist immer, erst einmal zu verstehen, was bzw. wer hohe oder vermeidbare Kosten verursacht, um dann Lösungen zur Kostensenkung zu finden.

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