<style> body{ visibility: unset } </style>
Nach Artikeln suchen
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Mit dem Online Rechnungsprogramm von sevDesk werden deine wiederkehrenden Rechnungen ganz automatisch im gewünschten Intervall erzeugt und du versendest sie mit wenigen Klicks! Einfach, schnell und sicher - teste sevDesk jetzt 14 Tage kostenlos!

Mehr zu sevDesk
Geraldine Friedrich

Geraldine Friedrich

November 23, 2022

Wiederkehrende Rechnungen

Du findest Buchhaltung ungefähr so spannend wie die alljährliche Steuererklärung? Das können wir verstehen. Trotzdem ist es wichtig, dass du bei deinen wiederkehrenden Rechnungen ein paar Dinge beachtest. Das erspart dir nicht nur Stress, sondern verschafft dir Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens.

Was wiederkehrende Rechnungen sind und was du dabei beachten musst, erfährst du hier in unserem Ratgeber.

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen sind Zahlungen über einen fixen Betrag, die ein Dienstleister oder eine Dienstleisterin demselben Kunden in gleichbleibenden Intervallen berechnet.

Häufig wollen sich Auftraggeberinnen und Auftraggeber mit einer wiederkehrenden Rechnung eine fixe Leistung zu einem fixen Preis für eine längere Zeit sichern. 

Typische Beispiele für wiederkehrende Rechnungen sind:

  • Abonnements jeglicher Art, wie beispielsweise Abos für Zeitschriften und Zeitungen, aber auch der Beitrag fürs Fitness Studio
  • Versicherungen
  • Der Wartungsvertrag für den geleasten Kaffee-Vollautomaten
  • Aber auch Dienstverträge, mit denen eine Rechtsanwaltskanzlei die wöchentliche Reinigung der Büroräume outsourct oder die Gartenpflege an eine Gärtnerei vergibt.

Du fragst dich nach dem Zweck von wiederkehrenden Rechnungen? Ganz einfach: Firmen sichern sich mit wiederholenden Abo-Rechnungen gleichbleibende Umsätze für einen bestimmten Zeitraum.

Voraussetzungen wiederkehrender Rechnungen

Diese Grafik gibt dir nochmal einen Überblick, welche Bedingungen für wiederkehrende Rechnungen gelten:

wiederkehrende-rechnungen
Voraussetzungen für wiederkehrende Rechnungen

Was muss man bei wiederkehrenden Rechnungen beachten?

Im Prinzip gelten für wiederkehrende Rechnungen dieselben Pflichtangaben, wie für einmalige Rechnungen, deren Höhe sich stets ändern.

  • Jede Rechnung muss neben dem Rechnungsbetrag eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten
  • Natürlich gehört auch das aktuelle Rechnungsdatum dazu
  • Ebenso musst du deine Rechnungspositionen aufschlüsseln, also für welche Leistungen du wieviel in Rechnung stellst
  • Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, gehört das separate Ausweisen der Umsatzsteuer in Euro und der für dich geltenden Umsatzsteuersatz in deine Rechnung
  • Auch solltest du nicht vergessen neben deiner Firmenadresse deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, abgekürzt USt.-ID, einzutragen. Sie gehört zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Die Angabe, wann eine Rechnung fällig ist, zählt zwar nicht zu den Pflichtangaben. Aber es erspart dir Zeit und Nerven, wenn du dir angewöhnst in jede deiner Rechnungen ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist einzutragen. Denn dann herrscht Klarheit darüber, wann du die Zahlung erwartest und wann dein Schuldner oder deine Schuldnerin in Verzug gerät. Steht nichts drin, gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Mehr zum Thema Rechnungen

Du möchtest mehr Infos rund um das Thema Rechnungen? Dann sind die folgenden Ratgeberartikel sicherlich relevant für dich und geben dir einen guten Überblick zur Rechnungsstellung:

Worin besteht der Unterschied zwischen einer wiederkehrenden Rechnung und einer einmaligen Rechnung?

Bis auf Namen und Firmenadresse sowie gegebenenfalls deine USt-ID schreibst du eine einmalige Rechnung jedes Mal neu. 

Bei wiederkehrenden Rechnungen wiederholt sich dagegen das meiste. Kunde, Adresse, Rechnungsbetrag und Rechnungspositionen, also die Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen, bleiben gleich.

Auch für wiederkehrende Rechnungen: Vorlage nutzen und Zeit sparen

Keine Lust deine Rechnungen jedes Mal selbst in Word zu verfassen? Lade dir einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben herunter. Aber Achtung, Rechnungsvorlagen sind nicht automatisch GoBD-konform. Vergiss nicht alle Platzhalter zu ersetzen und die fortlaufende Rechnungsnummer händisch zu ergänzen!

Rechnungsvorlage-sevDesk
Kostenlose Rechnungsvorlage

So erstellst du wiederkehrende Rechnungen einfach und rechtssicher

Wer wiederkehrende Rechnungen stets händisch erstellt, braucht dafür Zeit. Zudem bieten wiederholende Rechnungen allerlei Fehlerquellen

  • So kann es dir als Unternehmer bzw. Unternehmerin leicht passieren, dass du Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum nicht aktualisierst
  • Zudem verlierst du bei stets gleichbleibenden Beträgen von ein und denselben Kunden möglicherweise deine Forderungen aus dem Blick

Kurzum: Du vergisst schlicht und ergreifend deine Rechnungsstellung. Falls du das zu spät merkst, kann deine Forderung verjährt sein. Das heißt, du hast keinen Anspruch mehr, dass dein Kunde oder deine Kundin dich für deine erbrachte Leistung bezahlt.

Einfacher geht es mit einem Online-Rechnungsprogramm

Mit einer cleveren Rechnungssoftware wie sevDesk kannst du ganz einfach deine Rechnungen  wiederkehrend erstellen und zudem jederzeit Änderungen an der Rechnung vornehmen sowie dein individuelles Zeitintervall auswählen.

Wiederkehrende Rechnungen mit sevDesk
wiederkehrende-rechnungen-mit-sevdesk
Wiederkehrende Rechnungen mit sevDesk erstellen

  • Das erspart dir einerseits Zeit, weil du nicht jedes Mal eine neue Rechnung bzw. ein neues Rechnungsdokument erstellen musst. Zudem sorgt eine Buchhaltungssoftware wie sevDesk dafür, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben erhalten.
  • Dank der Buchhaltungssoftware behältst du stets den Überblick, an wen du bereits Rechnungen verschickt hast und an wen nicht.
  • Du behältst den Überblick über deine Zahlungseingänge und kannst deinen säumigen Kunden Mahnungen schicken. Diesen Schritt kannst du per Post oder per Email vornehmen – ganz wie du magst.

Weitere interessante Artikel für dich

Stornorechnung
Buchhaltung & Finanzen

Stornorechnung

Mehr zu den Inhalten und der Erstellung einer Stornorechnung.

Rechnungsarten
Buchhaltung & Finanzen

Rechnungsarten

Eine Übersicht und mehr Infos über verschiedene Rechnungsarten findest du hier!

Rechnungen schreiben
Buchhaltung & Finanzen

Rechnungen schreiben

So schreibst du korrekt Rechnungen mit allen wichtigen Pflichtangaben!

Lieferschein
Buchhaltung & Finanzen

Lieferschein

Alles rund um Lieferscheine und warum diese wichtig sind.