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Rechnung schreiben als Fotograf: So berechnest du dein Honorar

Aktualisiert am
01
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02
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2024

Die schönsten Momente in Bildern einfangen – als Fotograf zu arbeiten, ist für viele ein Traum. Indem du dich haupt- oder nebenberuflich selbstständig machst, kannst du dir diesen erfüllen. Allerdings besteht der Job nicht nur aus Hochzeiten, bezaubernden Kindern oder Business-Fotos – wie alle anderen Selbstständigen auch musst du als Fotograf Rechnungen schreiben und deine Buchhaltung erledigen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, worauf du bei der Rechnungsstellung achten solltest und wie du den Aufwand dafür reduzieren kannst.

Pflichtangaben in der Rechnung von Fotografen

Auch als Fotograf ist es sehr wichtig, dass du deine Rechnungen richtig aufbaust. Deine Rechnungen sollten dabei nicht nur schick aussehen (was als Fotograf natürlich ein nettes Extra ist), sondern vor allem alle wichtigen Infos beinhalten. Das Ganze soll deine Professionalität unterstreichen und für klare Verhältnisse mit deinen Kunden sorgen.

Das Umsatzsteuergesetz macht genaue Vorgaben, welche Rechnungselemente und Pflichtangaben in deiner Rechnung enthalten sein sollten (§ 14 UStG):

  • dein vollständiger Vor- und Nachname (optional auch der Firmenname)
  • Name und Anschrift deines Kunden (Rechnungsadresse genannt)
  • deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • eine einzigartige fortlaufende Rechnungsnummer
  • das Rechnungsdatum
  • das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung (z. B. Tag des Shootings oder Auslieferung der Fotos)
  • Beschreibung der Leistung und das zugehörige Honorar
  • Rechnungsbetrag netto und brutto
  • Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer
Wichtig: Besondere Umsatzsteuerregelungen beachten!

Möchtest du als nebenberuflicher Fotograf eine Rechnung schreiben, kannst du je nach erwirtschaftetem Umsatz die Kleinunternehmerregelung nutzen, das musst du direkt bei deiner ersten Rechnung berücksichtigen, ein nachträglicher Wechsel ist lediglich unter bestimmten Voraussetzungen und mit bürokratischem Aufwand möglich. Du darfst hier nicht über einen gewissen Jahresumsatz oder -gewinn kommen. Hältst du die Grenzen ein, brauchst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und gibst den Betrag einfach nur netto an. Mehr dazu erfährst du weiter unten im Beitrag.

  • Du schreibst eine Rechnung als Freiberufler
  • Du schreibst eine Rechnung als Freiberufler

Optionale Angaben für deine Rechnung als Fotograf

Neben den Pflichtangaben für deine Rechnung als Fotograf wie dem Rechnungsdatum und -betrag kannst du auch einige optionale Informationen angeben:

  • Zahlungsziel
  • Kundennummer
  • Bankverbindung
  • Kontaktdaten (z. B. für Kontakt per Telefon oder E-Mail)

Natürlich darfst du in deine Rechnung als Fotograf auch zusätzliche Informationen wie Hinweise auf deine Instagram-Seite oder aktuelle Angebote aufnehmen.

Tipp: Optionale Rechnungsangaben sind sinnvoll!

Gib immer ein Zahlungsziel an, auch wenn es nicht zu den Pflichtangaben gehört. Dadurch gerät die Kundin oder der Kunde nämlich automatisch in Zahlungsverzug, wenn die Frist abgelaufen ist. So müsstest du rechtlich gesehen keine Mahnungen schreiben, um weitere Maßnahmen ergreifen zu können, dein Geld einzutreiben.

  • Du schreibst eine Rechnung als Freiberufler
  • Du schreibst eine Rechnung als Freiberufler

Was du als Fotograf bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Beachte folgende Tipps:

  • Wenn du eine vorgefertigte Rechnungsvorlage für Fotografen verwendest, solltest du sie optisch an dein Unternehmen anpassen (z. B. Logo, Farben).
  • Du musst Rechnungen nicht mit der Post verschicken – per E-Mail reicht rein rechtlich auch.
  • Mache auf der Rechnung einen Vermerk zu den Nutzungsrechten, die du übertragen willst. Sonst kommt es möglicherweise später zu Problemen, wenn du etwa nur ein zeitlich beschränktes Nutzungsrecht übertragen wolltest, der Kunde jedoch von einer unbeschränkten Nutzung ausgeht. Bestenfalls nutzt du eine entsprechende Rechnungsvorlage, dann musst du nicht jeden Mal aufs Neue auf diesen Hinweis achten.
  • Du musst alle Rechnungen für zehn Jahre aufbewahren, weil sie für deinen Jahresabschluss relevant sind. Digitalisiere deine Rechnungen dafür am besten und lege sie geordnet ab – und zwar so, dass du auch dann noch Zugriff darauf hast, wenn du dir einen neuen Computer oder Laptop anschaffst. Mit einer Buchhaltungssoftware für Fotografen wie sevdesk kannst du deine Rechnungen erstellen und direkt rechtssicher online abspeichern bzw. archivieren.
  • Bleibt eine Zahlung aus, solltest du zügig eine Zahlungserinnerung und / oder Mahnung verschicken.
  • Achte darauf, dass du deine Umsatzsteuer immer richtig ausweist und entsprechend abführst. Ansonsten gibt es schnell Probleme mit dem Finanzamt.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Fotografen

Eine Rechnungsvorlage ist besonders für Einsteiger eine gute Möglichkeit, um schnell deine Rechnungen zu erstellen. Das Grundgerüst steht und die wichtigsten Rechnungselemente sind bereits enthalten. Lade die Rechnungsvorlage für Fotografen von sevdesk jetzt kostenlos herunter, bearbeite sie und schon kannst du deine Rechnung als Fotograf ausdrucken.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Fotografen von sevdesk zum Download für Word und Excel
Kostenlose Rechnungsvorlage für Fotografen

Doch Achtung: Du musst hier die Adressdaten, Details zu Bankverbindung und Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungs- und Rechnungsdaten sowie Leistungen und Preise händisch eintragen. Dabei dürfen dir keine Fehler passieren, sonst ist die Rechnung unter Umständen nicht rechtskonform. Viele selbstständige Fotografen nutzen daher ein professionelles Rechnungsprogramm für Fotografen. Ob beispielsweise sevdesk zu dir passt, kannst du in unserer kostenlosen und unverbindlichen Testphase entscheiden – und das 2 Wochen lang!

Tipp für unentschlossene Fotografen:

Du möchtest dich nicht mit Word oder Excel herumschlagen, bist aber noch nicht bereit für ein online Rechnungsprogramm wie sevDesk?  Dann ist der kostenlose sevDesk Rechnungsgenerator die richtige Wahl für dich. Der fragt Schritt für Schritt alle wichtigen Daten ab und erzeugt anschließend eine PDF-Rechnung für dich.

Zum Rechnungsgenerator

So schreiben Fotografen eine Rechnung als Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt, ist jedoch bei der Rechnungsstellung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer Pflicht.

Dieser könnte beispielsweise so aussehen: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung).“ Inhaltlich spielt es dabei für die Rechnung keine Rolle, ob du ein Kleingewerbe betreibst oder als Freiberuflerin oder Freiberufler tätig bist.

Rechnung schreiben als freiberuflicher Fotograf

Ob du als Fotograf freiberuflich tätig werden kannst, hängt vom Schwerpunkt deiner Arbeit ab: Dieser muss künstlerisch oder journalistisch sein. Fotografierst du also zum Beispiel auf Hochzeiten, solltest du eher ein Gewerbe anmelden. Wenn du dir unsicher bist, hol dir am besten Rat bei einem Steuerberater oder dem Finanzamt.

Bei der Rechnungsstellung gelten als Freiberufler die gleichen Pflichtangaben wie für andere Selbstständige. Auch hier kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn deine Umsätze die entsprechenden Grenzen nicht überschreiten. Zur Erinnerung: Die Pflichtangaben findest du weiter oben im Beitrag übersichtlich aufgelistet.

Dich interessiert der Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Gewerbetreibende? Dann erfahre mehr dazu in unserem Beitrag Steuerliche Unterschiede: Selbstständig oder Freiberuflich.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Solange du nur hin und wieder kleinere Fotoarbeiten übernimmst, musst du nicht zwangsläufig ein Gewerbe anmelden und professionelle Rechnungen erstellen. Dann reicht es völlig, über den erhaltenen Betrag eine Quittung auszustellen. Du darfst als Privatperson allerdings pro Jahr nur wenige hundert Euro ohne Kleingewerbe verdienen.

Wichtig: Es lässt sich nicht pauschal sagen, wann du als Fotograf ein Gewerbe anmelden musst. Konsultiere hier am besten einen Experten, wie beispielsweise einen Steuerberater.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Fotografen

Bei Fotografen sind Rechnungen mit geringeren Honoraren durchaus an der Tagesordnung. Wenn der Betrag 250 Euro brutto nicht überschreitet, kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese schreibt weniger Pflichtangaben vor und muss neben deinem Namen und deiner Anschrift nur das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Quittung, die Bezeichnung der Leistung und die Höhe des Honorars enthalten. Außerdem musst du den angewendeten Steuersatz oder alternativ den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vermerken. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung von Fotografen

Egal, ob du als Freiberufler tätig bist oder als Fotograf ein Einzelunternehmen betreibst, die Formvorschriften für deine Rechnung sind weitgehend dieselben. Um keinen Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen, solltest du diese Fehler vermeiden:

  • vergessene Pflichtangaben (z. B. Ausstellungsdatum)
  • doppelte Vergabe von Rechnungsnummern
  • Rechtschreibfehler bei der Kundenadresse
  • Rechenfehler bei der Ermittlung des Honorars und des Steuerbetrags
  • fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer
  • fehlender Hinweis auf Kleinunternehmerregelung, falls du ein Kleingewerbe betreibst

Gerade, wenn du mit Geschäftskunden arbeitest, die die Kosten ihrerseits beim Finanzamt geltend machen wollen, ist es wichtig, dass deine Rechnungen korrekt ausgestellt sind. Andernfalls kann es zu Problemen kommen.

Rechnung für Fotografen mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Freiberufler profitieren ebenso wie Einzelunternehmen davon, ein professionelles Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm für Fotografen, statt einer einfachen Musterrechnung zu verwenden. Das verschafft dir jede Menge Vorteile:

  • einfache und schnelle Rechnungserstellung
  • Rechtssicherheit durch Einhaltung aller Pflichtangaben
  • einfache Erzeugung wiederkehrender Rechnungen
  • übersichtliche Rechnungsverwaltung
  • individuelles Rechnungslayout mit deinem Logo und Design
  • simpler Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Software heraus

Die sevdesk Buchhaltungssoftwarekann sogar noch mehr und nimmt dir so im Alltag viel Arbeit ab. Binde dein Bankkonto online an und gleiche die Zahlungen noch effizienter ab. Verschicke Zahlungserinnerungen direkt aus dem Programm heraus, erstelle in wenigen Minuten deine Angebote und reiche deine Umsatzsteuervoranmeldungen auf Knopfdruck ein, falls du umsatzsteuerpflichtig bist. Teste sevdesk mit allen Funktionen jetzt ganz einfach: kostenlos und unverbindlich, 14 Tage lang. So vermeidest du Experimente bei deiner Buchhaltung – egal, ob als gründender oder schon erfahrener selbstständiger Fotograf - und hast endlich wieder mehr Zeit für dein eigentliches Business.

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