Rechnung schreiben als Fotograf: So berechnest du dein Honorar

Pflichtangaben in der Rechnung von Fotografen

Auch als Fotograf ist es sehr wichtig, dass du deine Rechnungen richtig aufbaust. Deine Rechnungen sollten dabei nicht nur schick aussehen (was als Fotograf natürlich ein nettes Extra ist), sondern vor allem alle wichtigen Infos beinhalten. Das Ganze soll deine Professionalität unterstreichen und für klare Verhältnisse mit deinen Kunden sorgen.

Das Umsatzsteuergesetz macht genaue Vorgaben, welche Rechnungselemente und Pflichtangaben in deiner Rechnung enthalten sein sollten (§ 14 UStG):

• dein vollständiger Vor- und Nachname (optional auch der Firmenname)
• Name und Anschrift deines Kunden (Rechnungsadresse genannt)
• deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• eine einzigartige fortlaufende Rechnungsnummer‍
• das Rechnungsdatum
• das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung (z. B. Tag des Shootings oder Auslieferung der Fotos)
• Beschreibung der Leistung und das zugehörige Honorar
• Rechnungsbetrag netto und brutto
• Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer

Optionale Angaben für deine Rechnung als Fotograf

Neben den Pflichtangaben für deine Rechnung als Fotograf wie dem Rechnungsdatum und -betrag kannst du auch einige optionale Informationen angeben:

• Zahlungsziel
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (z. B. für Kontakt per Telefon oder E-Mail)

Natürlich darfst du in deine Rechnung als Fotograf auch zusätzliche Informationen wie Hinweise auf deine Instagram-Seite oder aktuelle Angebote aufnehmen.

Was du als Fotograf bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Beachte folgende Tipps:

• Wenn du eine vorgefertigte Rechnungsvorlage für Fotografen verwendest, solltest du sie optisch an dein Unternehmen anpassen (z. B. Logo, Farben).
• Du musst Rechnungen nicht mit der Post verschicken – per E-Mail reicht rein rechtlich auch.
• Mache auf der Rechnung einen Vermerk zu den Nutzungsrechten, die du übertragen willst. Sonst kommt es möglicherweise später zu Problemen, wenn du etwa nur ein zeitlich beschränktes Nutzungsrecht übertragen wolltest, der Kunde jedoch von einer unbeschränkten Nutzung ausgeht. Bestenfalls nutzt du eine entsprechende Rechnungsvorlage, dann musst du nicht jeden Mal aufs Neue auf diesen Hinweis achten.
• Du musst alle Rechnungen für zehn Jahre aufbewahren, weil sie für deinen Jahresabschluss relevant sind. Digitalisiere deine Rechnungen dafür am besten und lege sie geordnet ab – und zwar so, dass du auch dann noch Zugriff darauf hast, wenn du dir einen neuen Computer oder Laptop anschaffst. Mit einer Buchhaltungssoftware für Fotografen wie sevdesk kannst du deine Rechnungen erstellen und direkt rechtssicher online abspeichern bzw. archivieren.
• Bleibt eine Zahlung aus, solltest du zügig eine Zahlungserinnerung und / oder Mahnung verschicken.
• Achte darauf, dass du deine Umsatzsteuer immer richtig ausweist und entsprechend abführst. Ansonsten gibt es schnell Probleme mit dem Finanzamt.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Fotografen

Eine Rechnungsvorlage ist besonders für Einsteiger eine gute Möglichkeit, um schnell deine Rechnungen zu erstellen. Das Grundgerüst steht und die wichtigsten Rechnungselemente sind bereits enthalten. Lade die Rechnungsvorlage für Fotografen von sevdesk jetzt kostenlos herunter, bearbeite sie und schon kannst du deine Rechnung als Fotograf ausdrucken.

Doch Achtung: Du musst hier die Adressdaten, Details zu Bankverbindung und Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungs- und Rechnungsdaten sowie Leistungen und Preise händisch eintragen. Dabei dürfen dir keine Fehler passieren, sonst ist die Rechnung unter Umständen nicht rechtskonform. Viele selbstständige Fotografen nutzen daher ein professionelles Rechnungsprogramm für Fotografen. Ob beispielsweise sevdesk zu dir passt, kannst du in unserer kostenlosen und unverbindlichen Testphase entscheiden – und das 2 Wochen lang!

So schreiben Fotografen eine Rechnung als Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt, ist jedoch bei der Rechnungsstellung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer Pflicht.

Dieser könnte beispielsweise so aussehen: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung).“ Inhaltlich spielt es dabei für die Rechnung keine Rolle, ob du ein Kleingewerbe betreibst oder als Freiberuflerin oder Freiberufler tätig bist.

Rechnung schreiben als freiberuflicher Fotograf

Ob du als Fotograf freiberuflich tätig werden kannst, hängt vom Schwerpunkt deiner Arbeit ab: Dieser muss künstlerisch oder journalistisch sein. Fotografierst du also zum Beispiel auf Hochzeiten, solltest du eher ein Gewerbe anmelden. Wenn du dir unsicher bist, hol dir am besten Rat bei einem Steuerberater oder dem Finanzamt.

Bei der Rechnungsstellung gelten als Freiberufler die gleichen Pflichtangaben wie für andere Selbstständige. Auch hier kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn deine Umsätze die entsprechenden Grenzen nicht überschreiten. Zur Erinnerung: Die Pflichtangaben findest du weiter oben im Beitrag übersichtlich aufgelistet.

Dich interessiert der Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Gewerbetreibende? Dann erfahre mehr dazu in unserem Beitrag Steuerliche Unterschiede: Selbstständig oder Freiberuflich.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Solange du nur hin und wieder kleinere Fotoarbeiten übernimmst, musst du nicht zwangsläufig ein Gewerbe anmelden und professionelle Rechnungen erstellen. Dann reicht es völlig, über den erhaltenen Betrag eine Quittung auszustellen. Du darfst als Privatperson allerdings pro Jahr nur wenige hundert Euro ohne Kleingewerbe verdienen.

Wichtig: Es lässt sich nicht pauschal sagen, wann du als Fotograf ein Gewerbe anmelden musst. Konsultiere hier am besten einen Experten, wie beispielsweise einen Steuerberater.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Fotografen

Bei Fotografen sind Rechnungen mit geringeren Honoraren durchaus an der Tagesordnung. Wenn der Betrag 250 Euro brutto nicht überschreitet, kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese schreibt weniger Pflichtangaben vor und muss neben deinem Namen und deiner Anschrift nur das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Quittung, die Bezeichnung der Leistung und die Höhe des Honorars enthalten. Außerdem musst du den angewendeten Steuersatz oder alternativ den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vermerken. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung von Fotografen

Egal, ob du als Freiberufler tätig bist oder als Fotograf ein Einzelunternehmen betreibst, die Formvorschriften für deine Rechnung sind weitgehend dieselben. Um keinen Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen, solltest du diese Fehler vermeiden:

• vergessene Pflichtangaben (z. B. Ausstellungsdatum)
• doppelte Vergabe von Rechnungsnummern
• Rechtschreibfehler bei der Kundenadresse
• Rechenfehler bei der Ermittlung des Honorars und des Steuerbetrags
• fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer
• fehlender Hinweis auf Kleinunternehmerregelung, falls du ein Kleingewerbe betreibst

Gerade, wenn du mit Geschäftskunden arbeitest, die die Kosten ihrerseits beim Finanzamt geltend machen wollen, ist es wichtig, dass deine Rechnungen korrekt ausgestellt sind. Andernfalls kann es zu Problemen kommen.

Rechnung für Fotografen mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Freiberufler profitieren ebenso wie Einzelunternehmen davon, ein professionelles Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm für Fotografen, statt einer einfachen Musterrechnung zu verwenden. Das verschafft dir jede Menge Vorteile:

• einfache und schnelle Rechnungserstellung
• Rechtssicherheit durch Einhaltung aller Pflichtangaben
• einfache Erzeugung wiederkehrender Rechnungen
• übersichtliche Rechnungsverwaltung
• individuelles Rechnungslayout mit deinem Logo und Design
• simpler Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Software heraus

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