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Rechnung schreiben für Coachings

Aktualisiert am
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2024

Stell dir vor, du bist ein erfolgreicher Life Coach, Unternehmens-Coach oder Business-Coach, der Klienten hilft, ihre Ziele zu erreichen und ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Neben deiner Coaching-Arbeit gibt es jedoch noch eine weitere wichtige Aufgabe, die oft übersehen wird: die korrekte Rechnungsstellung. Ob du nun ein erfahrener Coach bist oder gerade erst startest, das Erstellen einer professionellen Rechnung ist ein wesentlicher Teil deines Geschäfts.

Aber was genau gehört in eine Rechnung für Coaching-Services? Lass uns einen Blick darauf werfen, welche Pflichtangaben du machen musst und wie du sicherstellst, dass deine Rechnung nicht nur rechtsgültig, sondern auch hilfreich für deine Kunden und dein eigenes Unternehmen ist.

Pflichtangaben in der Rechnung für Coachings

Wenn du als Coach dein Honorar berechnest, ist es wichtig, eine professionelle Rechnung zu schreiben. Eine Rechnung dient nicht nur der Dokumentation deiner Leistungen und deines Umsatzes, sondern auch der Transparenz gegenüber deinen Kunden und dem Finanzamt.

Die Rechnung für Coachings muss bestimmte Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) enthalten. Diese Angaben sind entscheidend, damit deine Rechnung rechtsgültig ist und deine Kunden und Auftraggeber die notwendigen Informationen für ihre Buchhaltung haben. Die Pflichtangaben gemäß § 14 UStG sind:

  • Vollständiger Vor- und Nachname (optional auch der Firmenname): Dein Name oder der Name deines Unternehmens muss auf der Rechnung stehen.
  • Name und Anschrift deines Kunden: Die Rechnung sollte auch den Namen und die Anschrift deines Kunden enthalten, um eine eindeutige Identifikation zu gewährleisten.
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer: Diese Nummer ist erforderlich, um steuerliche Fragen zu klären, wenn du steuerpflichtig bist.
  • Einzigartige fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung sollte eine eindeutige Nummer tragen, um Verwechslungen zu vermeiden.
  • Rechnungsdatum: Ergänze das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
  • Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung: Dies sollte das Datum oder der Zeitraum sein, in dem das Coaching stattgefunden hat.
  • Beschreibung der erbrachten Leistung und das zugehörige Honorar: Eine klare Beschreibung der Coaching-Leistung und das entsprechende Honorar müssen aufgeführt sein.
  • Rechnungsbetrag netto und brutto: Hier sollte der Betrag ohne und mit Umsatzsteuer ausgewiesen sein.
  • Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer: Um deine Steuerpflichten als Coach zu erfüllen, solltest du auf der Rechnung den Steuersatz und den Betrag für die ausgewiesene Umsatzsteuer aufschreiben.

Es besteht die Möglichkeit, einige Angaben gemäß den Erleichterungsvorschriften für Rechnungen unter 250 Euro nach §33 UStDV wegzulassen. Das ist die sogenannte Kleinbetragsrechnung, zu der wir später noch kommen. Aber auch bei kleineren Rechnungsbeträgen ist es trotz der Erleichterungsvorschrift nicht verkehrt, alle Angaben in die Rechnung aufzunehmen, da sie heutzutage Standard für jede Rechnung sind.

Gut zu wissen

Möchtest du als Coach nebenberuflich arbeiten und eine Rechnung schreiben, kannst du je nach erwirtschaftetem Umsatz die Kleinunternehmerregelung nutzen. Als Kleinunternehmer erstellst du deine Rechnungen ohn Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer und gibst den Betrag einfach in netto an. Mehr dazu erfährst du gleich noch.

Ein spezielles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer kann dir dabei helfen deine Buchhaltung und Rechnungsstellung als Kleinunternehmer schnell und sicher zu erledigen.

Optionale Angaben für deine Rechnung als Coach

Zusätzlich zu den Pflichtangaben wie dem Rechnungsdatum und der Rechnungsnummer kannst du als Coach auch weitere optionale Informationen in deine Rechnung aufnehmen:

  • Zahlungsziel: Du kannst ein Zahlungsziel angeben, bis zu dem deine Kunden die Rechnung begleichen müssen. So setzt du sie im Zweifel automatisch in Zahlungsverzug, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird.
  • Kundennummer: Wenn du Kundennummern verwendest, ist dies eine hilfreiche Information zur einfacheren Kundenverwaltung.
  • Bankverbindung: Gib deine Bankverbindung an, damit deine Kunden wissen, wohin sie die Zahlung überweisen sollen.
  • Kontaktinformationen: Du kannst auch deine Kontaktdaten wie deine Telefonnummer oder E-Mail für Rückfragen oder Informationen angeben.
  • Hinweise auf Zusatzleistungen oder Werbungskosten: Wenn du Zusatzleistungen wie z.B. eine Beratung oder Coaching bei beruflicher und persönlicher Neuorientierung anbietest oder deinen Auftraggebern bestimmte Kosten in Rechnung stellst, die sie womöglich als Werbungskosten absetzen können, kannst du auch diese Informationen auf deiner Rechnung hinzufügen. Beispielsweise können berufsbezogene Coachings bei der Einkommensteuer im Rahmen der Werbungskosten als Fortbildung geltend gemacht werden.

Was du als Coach bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Wenn du als Coach arbeitest, ist es wichtig, eine professionelle und ansprechende Rechnung zu erstellen. Ein spezielles Rechnungsprogramm für Coaches kann dich dabei unterstützen. Eine gut gestaltete Rechnung trägt dabei dazu bei, dass deine Kunden dich als seriösen und zuverlässigen Dienstleister wahrnehmen. Hier sind 5 Dinge, die du als steuerpflichtiger Coach bei der Erstellung einer Rechnung für dein Coaching-Business beachten solltest:

  • Genaue Angaben zu deiner Leistung und dem Betrag, den du berechnest – inklusive Umsatzsteuer, wenn du diese erhebst.
  • Detaillierte Rechnung: Schreibe immer eine detaillierte Beschreibung deines Coachings auf – das gibt deinem Kunden ein besseres Verständnis für deine Arbeit.
  • Optische Anpassung: Du kannst deine Rechnung optisch an dein Coaching-Unternehmen anpassen, indem du z.B. dein Logo und passende Farben definierst.
  • Rechnungsversand: Die Rechnung kann per E-Mail versendet werden, was rechtlich ausreichend ist.
  • Aufbewahrung: Alle Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, daher ist es sinnvoll, sie digital zu archivieren.
  • Mahnungen: Wenn eine Zahlung ausbleibt, solltest du rechtzeitig eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken.
Kostenlose Rechnungsvorlage für Coachings

Für einen schnellen Einstieg in die Rechnungsstellung als Coach bietet sevdesk eine kostenlose Rechnungsvorlage an. Diese Vorlage enthält bereits die grundlegenden Elemente und Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Du kannst die Vorlage herunterladen, anpassen und sofort verwenden.

Kostenlose Rechnungsvorlage von sevdesk zum Download für Word, Excel und PDF
Kostenlose Rechnungsvorlage
Achtung:

Bitte beachte, dass du die Pflichtangaben wie Adressdaten, Bankverbindung, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Preise selbst eintragen musst, damit deine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Du hast keine Lust deine Coaching-Rechnung selbst zu erstellen? Der kostenlose sevdesk Rechnungsgenerator kann hier schon im ersten Schritt die Arbeit erleichtern. Viele selbstständige Coaches nutzen jedoch ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk, um noch einfacher Rechnungen zu schreiben und zu verwalten.

So schreiben Coaches eine Rechnung als Kleinunternehmer

Als Coach hast du unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Diese Regelung befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht, solange du die festgelegten Umsatzgrenzen von 22.000 Euro im letzten Jahr und 50.000 Euro im aktuellen Jahr nicht überschreitest.

Wichtig: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest, musst du dies bereits bei deiner ersten Rechnung als Kleinunternehmer berücksichtigen. Ein späterer Wechsel ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Erfahre in unserem speziellen Artikel mehr zur Kleinunternehmerreglung.

Bei der Kleinunternehmerregelung weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, sondern nur den Nettobetrag. Dies kann für deine Endkunden attraktiv sein, da keine zusätzlichen Steuern anfallen. Dafür musst du jedoch eine entsprechende Kleinunternehmer-Klausel auf deinen Rechnungen vermerken.

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer unterstützt dich in deinem Businessalltag als (nebenberuflicher) Coach.

Schreiben einer Rechnung als Coach ohne Gewerbe

Arbeitest du nur gelegentlich nebenbei als Coach ohne Gewerbeanmeldung? In diesem Fall kannst du eine Quittung ausstellen, um den erhaltenen Betrag zu dokumentieren. Beachte jedoch, dass es Einkommensgrenzen für Privatpersonen gibt, die ohne Gewerbeschein nicht überschritten werden dürfen.

Hol dir am besten rechtzeitig professionellen Rat einzuholen, zum Beispiel von einem Steuerberater oder vom Finanzamt, um zu besprechen, ab wann es notwendig ist, ein Gewerbe anzumelden.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Coachings

Als Coach hast du möglicherweise auch Rechnungsbeträge, die den Betrag von 250 Euro brutto nicht überschreiten. In solchen Fällen kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese vereinfachte Form der Rechnung erfordert weniger Pflichtangaben und kann besonders praktisch sein. Die Kleinbetragsrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • deinen Namen und deine Adresse
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung oder des Belegs
  • die Bezeichnung der Dienstleistung
  • den Rechnungsbetrag
  • den angewandten Steuersatz oder einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Eine Kleinbetragsrechungsvorlage und weitere Informationen dazu findest du in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung von Coaches

Bei der Rechnungsstellung können dir natürlich auch als Coach Fehler passieren. Hier einige häufige Fehler, die du vermeiden solltest:

  • Ungenaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistung: Es reicht nicht aus, nur von "Coaching" zu sprechen. Besser ist es, die konkreten Inhalte zumindest grob zu benennen, damit sich der Kunde ein besseres Bild machen kann. Vergiss nicht, den Preis pro Stunde und die Gesamtzahl der geleisteten Stunden anzugeben.
  • Vergessene Pflichtangaben: Achte darauf, dass deine Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben enthält, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
  • Doppelte Rechnungsnummern: Verwende für jede Rechnung eine eindeutige Nummer, um Verwechslungen zu vermeiden.
  • Rechtschreibfehler in der Kundenadresse: Prüfe die Kundenadresse auf Rechtschreibfehler, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt zugestellt wird.
  • Rechenfehler bei der Berechnung des Honorars und des Steuerbetrags: Stelle sicher, dass die Berechnungen korrekt sind, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
  • Falsche Ausweisung der Umsatzsteuer: Wenn du Umsatzsteuer ausweisen musst, überprüfe, ob der Betrag korrekt ist. Als Coach berechnest du in der Regel 19% Umsatzsteuer.
  • Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, vergiss nicht, dies auf deinen Rechnungen anzugeben.

Sollte dir oder deinem Kunden doch ein Fehler auffallen, musst du eine Rechnungskorrektur machen.

Um diesen Extra-Aufwand vermeiden, kannst du eine geeignete Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm wie sevdesk nutzen. Du hast die Möglichkeit sevdesk jetzt 14 Tage lang kostenlos zu testen!

Rechnung für Coachings mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden 

Als Coach kannst du von der Verwendung eines professionellen Rechnungsprogramms profitieren. Ein Rechnungsprogramm mit CRM ist ein praktisches Hilfsmittel für deine Kundenverwaltung. Damit lassen sich Kundendaten einfach anlegen, Rechnungen erstellen und Zahlungseingänge kontrollieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, Mahnungen direkt aus dem Programm zu verschicken. Dies erleichtert die Rechnungserstellung erheblich und bietet viele Vorteile:

  • Einfache und schnelle Rechnungserstellung: Du kannst Rechnungen schnell und einfach erstellen, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.
  • Rechtssicherheit: Ein gutes Rechnungsprogramm stellt sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt und vollständig sind
  • Wiederkehrende Rechnungen: Wiederkehrende Rechnungen kannst du automatisch erstellen.
  • Übersichtliche Rechnungsverwaltung: Alle Rechnungen werden an einem Ort gespeichert und sind leicht zugänglich.
  • Individuelles Rechnungslayout: Du kannst das Layout deiner Rechnungen an dein Coaching-Unternehmen anpassen.
  • Einfacher Rechnungsversand: Rechnungen können direkt aus der Software per E-Mail verschickt werden.

Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk bietet zusätzliche Funktionen wie die Anbindung deines Bankkontos für eine effizientere Zahlungsabwicklung, die automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie die Möglichkeit, deine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen.

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Du bist Coach und willst dich nicht groß mit Rechnungen und Buchhaltung beschäftigen? Dann nutze das Rechnungsprogramm von sevdesk.

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